Produktivität steigern: Wie Sie Ihre Produktivität erhöhen können

Wer es schafft, seine Arbeitsproduktivität zu steigern, hat viele Vorteile: Er erreicht mehr, liefert bessere Ergebnisse und gerät weniger in Stress. Dabei ist es nicht nur auf individueller Ebene wichtig, seine Produktivität zu verbessern. Steigerungen der Produktivität bei Beschäftigten helfen auch Unternehmen dabei, erfolgreicher zu sein. Erfahren Sie mehr über die Strategien, mit denen es gelingen kann, produktiver zu werden.

Ein aufgeräumter Schreibtisch, wie kann man die Produktivität steigern?

Was ist Produktivität und welche Vorteile hat sie?

Klären wir zunächst, was man unter Produktivität eigentlich versteht. Der Duden liefert die folgende Definition: Demnach ist Produktivität „das Hervorbringen von Produkten, konkreten Ergebnissen, Leistungen [oder Ähnlichem]“, aber auch Ergiebigkeit und gute Leistungsfähigkeit, schöpferische Kraft und Schaffenskraft.

Wenn von Produktivität die Rede ist, geht es häufig um einen beruflichen Kontext. Gemeint ist dann, was jemand in einer bestimmten Zeit schafft. Im Fokus steht ein effizientes Arbeiten, mit dem jemand seine Ziele möglichst zufriedenstellend erreicht. Wer produktiv ist, der schafft viel. Er braucht dafür womöglich vergleichsweise wenig Zeit und kommt in vielen Fällen zu guten Ergebnissen.

Aus Sicht von Arbeitgebern sind produktive Mitarbeiter wünschenswert. Es sind die fleißigen Arbeiterbienen, die emsig eine Aufgabe nach der anderen abarbeiten, ohne es dabei an der nötigen Qualität vermissen zu lassen. Oft zeichnen sie sich durch Engagement, Tatendrang und eine positive Einstellung aus. Solche Mitarbeiter machen spürbar einen Unterschied und bringen oft das ganze Team voran. Je mehr Beschäftigte eine hohe Produktivität an den Tag legen, desto besser ist es für Unternehmen. Wenn Mitarbeiter ihre Produktivität steigern, hilft das Unternehmen dabei, den Output zu erhöhen. Das kommt nicht zuletzt der Wettbewerbsfähigkeit zugute.

Auf persönlicher Ebene sorgt Produktivität dafür, dass alles in der dafür vorgesehenen Zeit abgearbeitet wird. Beschäftigte, die produktiv sind, geraten nicht ins Hintertreffen – vorausgesetzt, die Vorgaben des Arbeitgebers sind angemessen –, und haben entsprechend weniger Stress. Es wird unwahrscheinlicher, dass sie Überstunden machen müssen. Dadurch bleibt ihnen mehr Freizeit, die sie mit ihrer Familie, Freunden und Hobbys verbringen können. Die Arbeit selbst läuft womöglich glatter und angenehmer. Wer seine Aufgaben effizient und mit guten Ergebnissen erledigt, legt damit außerdem den Grundstein für den beruflichen Aufstieg.

Wie kann man produktiver werden?

Produktivität ist für Beschäftigte im Job sehr nützlich und bei Arbeitgebern immer gerne gesehen. Soweit die Theorie – in der Praxis hapert es bei vielen Arbeitnehmern am produktiven Arbeiten. Aufgaben ziehen sich ewig oder werden immer wieder aufgeschoben. Die Betroffenen wären vielleicht gerne produktiver, wissen aber nicht, wo sie ansetzen können.

Die gute Nachricht: Sie müssen nicht zwingend bestimmte Persönlichkeitsmerkmale mitbringen, um Ihre Produktivität steigern zu können. Die folgenden Ansätze und Tipps eignen sich für jeden, der seine Produktivität verbessern möchte. Sie können sowohl auf den Job als auch auf private Vorhaben angewendet werden.

Ansatz 1: Besseres Zeitmanagement

Ein gutes Zeitmanagement ist essenziell, wenn Sie Ihre Produktivität erhöhen möchten. Im Job, aber auch im Privatleben warten auf viele Menschen unzählige Aufgaben. Das Problem: Zeit ist begrenzt. Oft ist es schlicht nicht möglich, alles in der dafür anvisierten Zeit zu schaffen. Dann ist es unabdingbar, Prioritäten zu setzen. Selbst wenn Sie am Ende doch mehr schaffen, ist es wichtig, dass die wirklich relevanten Dinge in jedem Fall erledigt werden.

Um Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit einzuteilen, können Sie zum Beispiel ein Tool wie die Eisenhower-Matrix nutzen. Dabei teilen Sie To-dos in vier Kategorien ein:

wichtig und dringend
wichtig, aber nicht dringend
dringend, aber nicht wichtig
weder wichtig noch dringend

Was wichtig und dringend ist, erledigen Sie zuerst. Was wichtig, aber nicht dringend ist, sollten Sie zeitlich einplanen. Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben sollten nach Möglichkeit delegiert werden. Und was weder wichtig noch dringend ist, können Sie gedanklich oder tatsächlich in den Papierkorb befördern – es würde Sie nur unnötig aufhalten. Wenn Sie Ihre Prioritäten geordnet haben, können Sie Ihre To-do-Listen entsprechend ordnen.

Apropos To-do-Listen: Es ist zwar sehr sinnvoll, aufzuschreiben, was erledigt werden muss. Viele Menschen machen jedoch den Fehler, dass sie zu viel notieren – mehr, als sie realistisch schaffen können. Das sorgt für vermeidbaren Frust, wenn am Ende vieles liegenbleibt. Halten Sie Ihre To-do-Listen deshalb übersichtlich.

Zeitmanagement: Leistungsfähige Zeiten nutzen

Wichtig ist außerdem, dass Sie Ihren Tag gut planen. Berücksichtigen Sie dabei, wann Sie besonders leistungsfähig sind und wann weniger. Vielleicht haben Sie morgens Ihre fokussierteste Zeit – dann widmen Sie sich in dieser Phase den wichtigsten oder anspruchsvollsten Aufgaben.

Um leistungsfähig zu bleiben, sollten Sie zudem genug Pausen machen. Mit Pausen dauert es nicht länger, oft geht die Arbeit sogar gerade wegen der Pausen insgesamt schneller. Sie können sich zum Beispiel am Pomodoro-Modell orientieren: Sie arbeiten dann für 25 Minuten und machen anschließend fünf Minuten Pause. Nach vier solcher Einheiten legen Sie eine längere Pause von mindestens 20 Minuten ein, um Ihrem Gehirn Zeit zur Regeneration zu geben.

Produktivität steigern mittels Pareto-Prinzip

Zum Zeitmanagement gehört auch die Frage, wie Sie Ihre Aufgaben angehen. Sind Sie perfektionistisch veranlagt? Dann brauchen Sie womöglich länger als nötig, weil Sie so hohe Ansprüche haben. In diesem Fall können Sie sich die 80-20-Regel zu eigen machen, auch bekannt als Pareto-Prinzip. Der Gedanke dahinter: Man braucht für 80 Prozent des Ergebnisses 20 Prozent des Einsatzes. Die übrigen 20 Prozent zu erreichen, kostet hingegen überproportional viel Zeit – 80 Prozent. Manchmal ist es jedoch gar nicht nötig, 100 Prozent zu erreichen. Es kann manchmal sinnvoll sein, lieber weniger als mehr Zeit in eine Aufgabe zu stecken – das Ergebnis leidet darunter womöglich nicht spürbar.

Um Ihre Zeit besser zu nutzen, sollten Sie außerdem versuchen, Zeitfresser in Ihrem Arbeitsalltag zu identifizieren. Womit verbringen Sie mehr Zeit als nötig? Was bringt Sie nicht wirklich voran? Solche Dinge sollten Sie nach Möglichkeit aus Ihrem Arbeitstag verbannen.

Ansatz 2: Konzentrierter arbeiten

Wer sich gut konzentrieren kann, kann seine Aufgaben oft mit besseren Ergebnissen abschließen und kommt zügiger voran. Deshalb ist Konzentration ein wichtiger Eckpfeiler der Produktivität. Genau das bereitet jedoch vielen Beschäftigten Probleme. Dabei ist es gar nicht mal verwunderlich, dass es wohl den wenigsten gelingt, über den üblichen Acht-Stunden-Tag hinweg konzentriert zu sein.

Experten zufolge kann sich ein Mensch maximal vier bis sechs Stunden lang konzentrieren – pro Tag. Danach verringert sich die Konzentrationsfähigkeit immer weiter, mit der Folge, dass Aufgaben länger dauern und schwerer fallen. Das passt natürlich nicht zu den typischen acht Stunden, die ein Vollzeitbeschäftigter in der Regel täglich am Arbeitstag verbringt. Kein Wunder also, dass viele Beschäftigte sich besonders kurz vor Feierabend nicht mehr konzentrieren können.

Sie sollten deshalb nicht den Anspruch haben, den gesamten Arbeitstag über maximal leistungsfähig und fokussiert zu sein. Nutzen Sie lieber die Zeit, in der Konzentration tatsächlich möglich ist, optimal. Das bedeutet vor allem, eine produktive Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Ablenkungen jeder Art sind dafür Gift, besonders, wenn Sie gerade richtig im Flow sind und dadurch aus Ihrer Arbeit herausgerissen werden. Die Ablenkung mag nur wenige Minuten oder sogar Sekunden umfassen, aber es kann anschließend lange dauern, bis Sie wieder richtig drin sind in Ihrer Aufgabe.

Eine gesunde Lebensweise hilft, sich zu konzentrieren

Ideal ist ein ruhiger Arbeitsplatz ohne viele äußere Reize. Ein Einzelbüro ist dafür optimal, aber auch ein kleines Büro mit wenigen Kollegen ist besser als ein Open-Space-Büro. Wenn Sie im Homeoffice arbeiten, können Sie dabei im besten Fall ein eigenes Arbeitszimmer nutzen. Schließen Sie nach Möglichkeit die Tür, wenn Sie sich besonders konzentrieren müssen, und lassen Sie Ihr E-Mail-Programm nicht im Hintergrund geöffnet.

Ablenkung reduzieren

Viele Menschen lenken sich selbst ab, wenn ihre Konzentration nachlässt. Das ist nicht verwunderlich, aber wenn Sie noch etwas zu erledigen haben, sollten Sie Ablenkungen nicht nachgeben – es dauert sonst gefühlt ewig und Ihre Stimmung leidet womöglich spürbar. Schalten Sie, wenn nötig, das WLAN aus und legen Sie Ihr Handy beiseite.

Auf eine Aufgabe fokussieren

Auch Multitasking ist keine gute Idee, wenn Sie konzentriert arbeiten möchten. Dass Menschen sich auf mehrere komplexe Aufgaben gleichzeitig konzentrieren können, ist ein Mythos. Vielmehr schaltet das Gehirn blitzschnell zwischen den verschiedenen Aufgaben hin und her – mit entsprechenden Kosten, die zulasten der geistigen Kapazität gehen. Machen Sie also lieber ruhig eins nach dem anderen.

Es ist außerdem wichtig, die Grundlagen für Konzentration zu schaffen. Dazu gehören ausreichend Schlaf und Bewegung, eine gesunde Ernährung und eine ausreichende Flüssigkeitszufuhr. Lüften Sie regelmäßig und machen Sie nach überschaubaren Arbeitsabschnitten Pausen, in denen Sie neue Energie tanken können. Auch kurze Gymnastikübungen am Arbeitsplatz können dabei helfen, gedanklich am Ball zu bleiben, weil sie die Durchblutung verbessern.

Ansatz 3: Sich motivieren

Mit Motivation ist es leichter, die eigene Produktivität zu steigern. Wenn Sie voller Tatendrang, vielleicht sogar mit Freude an eine Aufgabe herangehen, fällt sie Ihnen leichter. Das führt dazu, dass Sie schneller vorankommen und womöglich auch bessere Ergebnisse abliefern. Bloß: Wie schafft man es, sich für etwas zu motivieren, wenn das bislang schwierig ist?

Es gibt zwei grundlegende Arten der Motivation: intrinsische und extrinsische Motivation. Intrinsische Motivation entsteht aus einem inneren Antrieb heraus. Sie hängt unmittelbar mit der betreffenden Tätigkeit zusammen, die einem Freude bereitet. Ein Beispiel: Sie gehen gerne schwimmen, weil Sie dabei so richtig abschalten können.

Anders extrinsische Motivation: Hier bestimmt ein äußerer Faktor über das Maß, in dem Sie sich zu etwas motiviert fühlen. Nicht die Tätigkeit an sich ist bereichernd, sondern eine damit verbundene Sache. Das kann zum Beispiel eine Gehaltserhöhung sein, nachdem Sie im Job einen hohen Einsatz erbracht haben.

Um sich zu motivieren, überlegen Sie, was ein Anreiz für Sie sein könnte. Sie können sich zum Beispiel für bestimmte Aufgaben belohnen. Oder Sie verknüpfen eine leidige Aufgabe mit etwas Positivem. Das kann zum Beispiel so aussehen, dass Sie im Homeoffice bei gutem Wetter auf dem Balkon arbeiten, wo Ihre Stimmung gleich besser ist und sich die Arbeit weniger anstrengend anfühlt.

Apropos gute Stimmung: Wer gut gelaunt ist, ist oft automatisch motivierter. Deshalb ist auch das ein Ansatz, wenn Sie Ihre Motivation erhöhen wollen, um Ihre Produktivität zu verbessern. Wie Sie es schaffen können, öfter gut gelaunt zu sein, ist eine sehr individuelle Frage. Es ist jedoch grundsätzlich hilfreich, die eigene Freizeit so zu gestalten, dass Sie dabei neue Kraft tanken und schöne Erlebnisse haben.

Ansatz 4: Eine gute Organisation

Eine gute Organisation ist eine weitere Voraussetzung für produktives Arbeiten. Wer organisiert ist, kann nicht nur zügiger arbeiten, sondern die Arbeit fällt ihm womöglich auch leichter. Organisation kann dabei vieles bedeuten. Es geht zum Beispiel darum, die nötige Ordnung am Arbeitsplatz zu schaffen. Ein gut strukturiertes Ablagesystem hilft dabei enorm – so wissen Sie sofort, was Sie wo finden. Auch digitale Ordnung ist wichtig.

Ordnung ermöglicht nicht nur rasches Arbeiten, sie sorgt auch für mentale Klarheit und Ruhe. Es kann sehr befreiend sein, nur vom Nötigsten umgeben zu sein und die eigenen Strukturen so gestaltet zu haben, dass es keinen überflüssigen Ballast gibt. Das ermöglicht es, den Blick auf das Wesentliche zu richten. Praktisch kann das bedeuten, dass es einfacher wird, sich in eine Aufgabe zu vertiefen, weil Sie nicht durch Unordnung oder eine überfüllte tatsächliche oder digitale Umgebung abgelenkt werden.

Gut organisiert zu sein bedeutet auch, zu wissen, was man wann und wie erledigen möchte, und die nötigen Vorbereitungen dafür getroffen zu haben. Je klarer und realistischer Ihr Plan, desto weniger steht einem produktiven Arbeiten im Weg. Dazu hilft es, sich für jeden Tag zumindest einen groben Zeitplan zu machen. Nicht nur Termine sollten einfließen, sondern auch alle anderen Aufgaben.

Organisation im Job betrifft auch die Absprache mit anderen. Je effektiver Sie mit anderen kommunizieren, desto reibungsloser kann Ihnen die Arbeit von der Hand gehen. Klären Sie wichtige Angelegenheiten rechtzeitig, damit Sie nicht auf Rückmeldungen von anderen warten müssen und dadurch Zeit verlieren. Wichtig ist nicht zuletzt, dass Sie Ihre Grenzen kennen und sich nicht scheuen, Nein zu sagen, wenn Sie keine Kapazitäten für Extra-Aufgaben haben.

Ansatz 5: Für Entspannung und Ausgleich sorgen

Wer seine Produktivität steigern möchte, muss die Grundlagen für produktives Arbeiten schaffen. Das umfasst auch etwas, das viele Menschen als im Zweifel verzichtbar oder gar Luxus empfinden: Entspannung und Auszeiten. Genau das brauchen Sie aber, um im Job leistungsfähig zu sein. Wenn Ihnen der Ausgleich fehlt, sind Sie leichter gestresst, vielleicht schlechter gelaunt, weniger konzentrationsfähig und liefern womöglich auch schlechtere Arbeit ab.

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Freizeit als wertvolle Ressource betrachten, die Sie möglichst aktiv gestalten. Das heißt nicht, dass Sie auch nach Feierabend noch so produktiv wie möglich sein sollten. Wichtiger ist es, dass Sie zur Ruhe kommen und bei schönen Erlebnissen abschalten. Dafür kann es wertvoller sein, Sport zu treiben, Freunde zu treffen oder ein spannendes Buch zu lesen, als sich nach der Arbeit von einem wahllosen Fernsehprogramm berieseln zu lassen oder sich durch soziale Netzwerke zu scrollen.

Überlegen Sie, womit Sie sich eine Freude machen können und was Sie wirklich entspannt. Auch Entspannungstechniken können dazu sehr nützlich sein, zum Beispiel Meditation oder Yoga – oder einfach ein ausgedehnter Spaziergang in der Natur.

Digital Detox ist ein weiterer Ansatz, der Ihr Wohlbefinden verbessern kann. Viele Menschen starren jeden Tag von morgens bis abends fast pausenlos auf Geräte – den PC oder Laptop bei der Arbeit, später das Handy und den Fernseher. Gönnen Sie sich Pausen vom Bildschirm, indem Sie Offline-Zeiten einplanen. Das mag anfangs gewöhnungsbedürftig sein, ist aber oft sehr wohltuend.

Welche Hindernisse dem produktiven Arbeiten im Weg stehen können – und wie Sie sie überwinden können

Viele Menschen möchten ihre Produktivität verbessern. In der Praxis kann das an verschiedenen Dingen scheitern. Die Rahmenbedingungen stimmen nicht oder die Betroffenen verhalten sich unbeabsichtigt in einer Art und Weise, die einem produktiven Arbeiten im Weg steht.

Das kann viele Dinge betreffen: Es kann zum Beispiel sein, dass jemand nicht gut organisiert ist. Er steht vielleicht vor einem Berg an Aufgaben und weiß nicht, wo er anfangen soll. Der Druck einer hohen Arbeitsbelastung kann lähmen, und es ist auch nicht hilfreich, wenn man keine Prioritäten setzt. Dadurch steigt das Risiko, sich im Klein-Klein des Alltags zu verlieren, weil man kopflos irgendetwas macht. Andere arbeiten in einer suboptimalen Arbeitsumgebung, in der es laut und hektisch ist und wo viele Ablenkungen lauern. Auch von außen vorgegebene Strukturen wie zum Beispiel ständige Meetings können die Produktivität stören.

Woran hakt es – und wie können Sie das Problem lösen?

Entscheidend ist, dass Sie herausfinden, was einer besseren Produktivität im Weg steht. So können Sie überlegen, wie Sie diese Hürden überwinden können. Wenn Sie zum Beispiel vor lauter Arbeit nicht wissen, wo Ihnen der Kopf steht, ist es hilfreich, zuerst zu überlegen, was wirklich wichtig ist. Damit fangen Sie dann einfach an – ohne ständig all die anderen Aufgaben im Hinterkopf zu haben, die noch auf Sie warten. Machen Sie möglichst ruhig eins nach dem anderen, statt in hektisches Multitasking zu verfallen, das Sie nicht weiterbringt.

Oder nehmen wir an, eine Aufgabe ist besonders lästig oder schwierig. Sie haben sie vielleicht schon öfter aufgeschoben, was aber nichts daran ändert, dass sie erledigt werden muss. Dann kann ein simpler Trick helfen: Nehmen Sie sich vor, fünf bis zehn Minuten in die Aufgabe zu investieren. Danach dürfen Sie wieder aufhören. Dadurch wirkt die Aufgabe weniger bedrohlich, und womöglich stellen Sie nach dieser Zeit fest, dass es gar nicht so schlimm ist und machen einfach weiter. Und selbst wenn nicht, ist der Anfang immerhin gemacht – das ist oft die größte Hürde.

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