Arbeitszeugnis selber schreiben: Tipps & häufige Fehler

„Bereiten Sie doch selbst einen Entwurf vor.“ Diese Bitte hören Arbeitnehmer, die um ein Arbeitszeugnis gebeten haben, immer wieder von ihrem Vorgesetzten. Wenn Chefs zu beschäftigt oder noch nicht lange in der Abteilung sind, kommt es vor, dass Beschäftigte ihre Beurteilung selbst verfassen müssen – oder dürfen.

Arbeitszeugnis selber schreiben

Für die Angestellten ist das nicht selten eine Last, weil sie nicht wissen, wie selbstbewusst sie auftreten können. Auch besteht das Risiko, aus Unwissenheit ärgerliche Fehler einzubauen – oder eine ungewollt negative Bewertung zu verfassen. Dabei birgt die Möglichkeit, das Arbeitszeugnis selbst zu verfassen, eine enorme Chance – wenn die folgenden Aspekte beachtet werden.

Das Arbeitszeugnis – Türöffner für den neuen Job

In der Schule, im Studium – und im Beruf. Unser Leben lang sind wir immer wieder mit Leistungsbeurteilungen konfrontiert, die über unsere Zukunft (mit)entscheiden. Im Arbeitsleben ist das nicht anders. Arbeitnehmer benötigen Arbeitszeugnisse, um sich für einen anderen Job zu bewerben. Sie haben ein Recht darauf, eine solche Beurteilung ausgestellt zu bekommen. Wie positiv sie ausfällt, wirkt sich massiv darauf aus, wie gut ihre Chancen auf den angestrebten Job stehen.

Dabei muss die Leistungsbeurteilung und Tätigkeitsbeschreibung immer der Wahrheit entsprechen und wohlwollend für den Beschäftigten formuliert sein. Das führt dazu, dass selbst ein schlechtes Zeugnis auf den ersten Blick positiv wirkt. Der Teufel liegt jedoch im Detail – wie überschwänglich das Lob ist, sagt viel darüber aus, wie gut der Angestellte wirklich war. Ebenso aussagekräftig ist das, was gerade nicht erwähnt wird. Hier vermuten Entscheidungsträger Schwierigkeiten – etwa, wenn das Verhältnis zum Chef nicht kommentiert wurde.

In jedem Arbeitszeugnis gibt es eine abschließende Bewertung. Diese kann in Schulnoten umgewandelt werden – während ein „Die ihm übertragenen Aufgaben erfüllte er stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ eine 1 ist, ist „Im Großen und Ganzen erfüllte er die ihm übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit“ eine 5. Wer sein Arbeitszeugnis selbst schreibt, sollte die üblichen Abstufungen kennen.

Das Arbeitszeugnis selbst schreiben

Normalerweise ist es der Vorgesetzte oder ein Mitarbeiter der Personalabteilung, der das Arbeitszeugnis verfasst. In manchen Fällen werden Angestellte jedoch gebeten, ihre Bewertung selbst zu schreiben – oder zumindest einen Entwurf anzufertigen. Auf diesen Informationen baut der Verantwortliche dann seinen eigenen Text auf.

Für Beschäftigte kann es sehr vorteilhaft sein, wenn er sein Zeugnis selbst schreibt. Niemand weiß schließlich so gut wie man selbst, wo die eigenen Qualitäten liegen. Und niemand erinnert sich so gut an die größten beruflichen Erfolge. Wer sein Zeugnis selbst schreibt, legt auch selbst fest, welche Aspekte er hervorhebt. Er kann sich ins bestmögliche Licht rücken.

Auch die Gefahr, dass man sich über ein weniger wohlwollendes Zeugnis ärgert, ist geringer. Es kommt seltener zu Diskussionen mit dem Chef darüber, welche Punkte noch fehlen oder was in Wahrheit anders ist als von diesem dargestellt. Hinzu kommt, dass der Vorgesetzte gerade in größeren Unternehmen den betreffenden Mitarbeiter häufig gar nicht gut kennt. Insofern ist seine Fähigkeit, ein treffendes Arbeitszeugnis zu verfassen, von vornherein verringert.

So gelingt das Schreiben des Arbeitszeugnisses

Bevor Arbeitnehmer den ersten Satz ihres Arbeitszeugnisses schreiben, müssen sie zuerst überlegen, welche Informationen überhaupt enthalten sein sollen. Was muss unbedingt Platz finden, was ist weniger bedeutsam? Welche Tätigkeiten sind entscheidend, und welche Erfolge sollten genannt werden? Letztlich ist die entscheidende Frage: Welches Bild möchte man von sich zeichnen?

Beim Verfassen des Arbeitszeugnisses ist es essenziell, dass man alle Gepflogenheiten kennt. So sollten Angestellte mit dem typischen Aufbau ebenso vertraut sein wie mit üblichen inhaltlichen Bestandteilen und Formulierungen. Wer sich nicht ausreichend damit beschäftigt, riskiert, dass er sich selbst wegen mangelndem Wissen ein schlechtes Zeugnis schreibt. Schon eine einzige weniger überschwängliche Formulierung kann einen sehr negativen Effekt haben.

Auch die Form zählt

Wenn alle Informationen beisammen sind, geht es ans Formulieren. Angestellte sollten sich dabei immer vor Augen halten, dass das Zeugnis wohlwollend sein soll. Das gilt nicht nur, wenn der Chef es verfasst, sondern genauso, wenn der Beschäftigte selbst dafür verantwortlich zeichnet. Die Behauptungen müssen gleichermaßen der Wahrheit entsprechen.

Falls das Zeugnis für einen bestimmten Job benötigt wird, der dem Beschäftigten sehr wichtig ist, kann es auch speziell auf die damit verbundenen Anforderungen zugeschnitten werden. So können Arbeitnehmer in den Vordergrund rücken, was besonders relevant erscheint. Das gilt sowohl für die Tätigkeitsbeschreibung als auch bei der Frage, welche Qualitäten – etwa Soft Skills – erwähnt werden.

Auch die Form spielt eine wichtige Rolle. Das Dokument muss optisch ansprechend gestaltet und unbedingt übersichtlich sein.

Zuletzt ist es wichtig, das Arbeitszeugnis erneut zu lesen und gegebenenfalls zu überarbeiten. Auch Hinweise Dritter sind häufig wertvoll, weil sie einen distanzierteren und nicht selten klareren Blick darauf haben. Schließlich wird das fertige Zeugnis dem Chef vorgelegt, damit er es unterzeichnet.

So ist ein Arbeitszeugnis aufgebaut

Wer sein Arbeitszeugnis selbst verfasst, muss den typischen Aufbau kennen. Das üblicherweise ein- oder zweiseitige Dokument ist grundsätzlich so gegliedert:

  • Überschrift (etwa „Arbeitszeugnis“ oder „Zwischenzeugnis“)
  • Einleitung mit Angaben zum Beschäftigten wie Name, Geburtsdatum und -ort, Angaben darüber, von wann bis wann und wo der Angestellte beschäftigt war, Nennung der Position
  • Beschreibung des Arbeitgebers, etwa Beschreibung des Tätigkeitsfelds
  • Eigene Tätigkeitsbeschreibung
  • Beurteilung von beruflicher Leistung und Sozialverhalten, inklusive Angaben zum Verhältnis zu Vorgesetzten, Kollegen, gegebenenfalls Kunden, Mitarbeitern
  • Wünsche für die Zukunft, Dank, Bedauern
  • Datum, Unterschrift des Verantwortlichen

Die obenstehende Gliederung bezieht sich auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, das eine Leistungsbeurteilung und detailliertere Tätigkeitsbeschreibung enthält. Es gibt jedoch auch einfache Arbeitszeugnisse. Diese enthalten nur die grundlegenden Eckdaten des Beschäftigungsverhältnisses. Eine Beurteilung gibt es hier nicht.

Zwischen Eigenlob und falscher Bescheidenheit

Für viele Arbeitnehmer ist es vor allem deshalb eine Herausforderung, das Arbeitszeugnis selbst zu verfassen, weil sie sich mit Werbung in eigener Sache schwertun. Viele Beschäftigte wollen sich nicht über den grünen Klee loben, wissen aber auch um die Bedeutung des Arbeitszeugnisses – und dass ihnen Nachteile drohen, wenn sie darin zu zurückhaltend auftreten.

Beim Verfassen des Arbeitszeugnisses besteht die Schwierigkeit darin, die goldene Mitte zu finden. Weder sollten Angestellte den Mund zu voll nehmen und sich Bestleistungen in jeder Hinsicht zuschreiben. Falsche Bescheidenheit kann jedoch ebenso verhängnisvoll sein. Wichtig ist, dass das Zeugnis am Ende glaubwürdig klingt und die Chancen bei einer Bewerbung steigert.

Angestellte sollten sich davor hüten, sich allzu positiv darzustellen. Wenn jede einzelne Formulierung der Bestnote entspricht, wirkt das unglaubwürdig – und vermittelt den Eindruck, dass der Bewerber die Bewertung selbst geschrieben hat. Wer andererseits zu stark einschränkt und zu viel relativiert, katapultiert sich damit möglicherweise im Rennen um einen möglichen künftigen Job ins Aus. Das liegt vor allem daran, dass Beschäftigte ehrlich sein wollen – diese Ehrlichkeit aber aufgrund der in Arbeitszeugnissen verbreiteten Codes eine noch negativere Realität suggeriert.

Diese häufigen Fehler sollten beim Verfassen des Arbeitszeugnisses vermieden werden

Es bietet Angestellten viele Chancen, wenn sie ihr Arbeitszeugnis selbst schreiben dürfen. Diese Möglichkeit kann sich jedoch auch nachteilig auswirken, wenn die Verfasser mangelnde Kenntnisse über Arbeitszeugnisse haben oder einen der häufigen Fehler begehen.

So müssen im Arbeitszeugnis unbedingt alle Informationen enthalten sein. Wer wichtige Aspekte vergisst, riskiert, dass das suggeriert, dass diese nicht enthalten sind, weil sie negativ gewesen wären. Ebenso wichtig ist es, die enthaltenen Informationen richtig zu gewichten. Irrelevante Dinge oder grundlegende Tätigkeiten, die in jedem Fall erwartet werden können, sollten hingegen keinen Eingang in das Arbeitszeugnis finden.

Das Dokument sollte übersichtlich aufgebaut sein und dabei der üblichen Struktur folgen. Es erleichtert die Lesbarkeit, wenn die Sätze kurz und die Formulierungen aktiv sind.

Es mag verlockend sein, einen Arbeitszeugnis-Generator im Internet zu nutzen. Nachdem Beschäftigte ihre Daten eingegeben haben, bekommen sie ein fertiges Zeugnis. Diesem merkt man in aller Regel jedoch deutlich an, dass es nicht individuell verfasst worden ist. Das kann die Chancen bei einer Bewerbung schmälern.

Alle im Arbeitszeugnis enthaltenen Informationen müssen der Wahrheit entsprechen – und sich mit den Angaben im Lebenslauf decken. Auch Rechtschreib- oder Grammatikfehler sollten keinesfalls enthalten sein, wenn der Bewerber einen professionellen Eindruck hinterlassen möchte.

Üblicherweise sind Arbeitszeugnisse auf Firmenpapier gedruckt. Das sollten Angestellte beachten, wenn sie das Dokument ausdrucken, um es dem zuständigen Verantwortlichen zur Unterschrift vorzulegen.

Was, wenn der Chef Änderungswünsche hat?

Das Zeugnis ist in mühevoller Arbeit verfasst, korrekturgelesen, möglicherweise überarbeitet – und liegt nun dem Chef vor. Der aber hat plötzlich Änderungswünsche – schließlich muss auch er hinter der Beurteilung stehen. Angestellte sollten sich davon nicht aus der Ruhe bringen lassen. Es empfiehlt sich, mit dem Vorgesetzten sachlich über dessen Beweggründe zu sprechen. Am besten hat man dazu schon vorher einen möglichen Kompromissvorschlag im Kopf.

Bei strittigen Passagen ist es sinnvoll, wenn beide Seiten überlegen, wie sie diesbezüglich positioniert sind. Warum kann der Chef die entsprechende Formulierung nicht absegnen? Oft müssen nur Kleinigkeiten geändert werden, bis der Vorgesetzte zufrieden ist. Das kann am besten gemeinsam geklärt und erarbeitet werden.