Bewerbungsmappe – Vollständige Unterlagen & richtige Verpackung

Wenn eine Bewerbung in gedruckter Form eingereicht wird, sollte die Bedeutung der Bewerbungsmappe keinesfalls unterschätzt werden. Damit der mögliche Chef einen guten ersten Eindruck gewinnt, sollten diese Aspekte beachtet werden.

Eine Bewerbung wird inzwischen in den meisten Fällen digital versandt oder über ein Formular im Internet abgeschickt. Wenn sich Bewerber dazu entscheiden, ihre Unterlagen per Post zu versenden oder anderweitig gedruckt abzugeben, spielt die äußere Form eine große Rolle. Wer einen guten Eindruck hinterlassen möchte, benötigt eine ordentliche und ansprechende Bewerbungsmappe. Darauf kommt es dabei an.

Die Bewerbungsmappe liefert einen Vorgeschmack auf den Kandidaten

Zwar wünschen sich die meisten Unternehmen mittlerweile, Bewerbungsunterlagen per E-Mail zu erhalten. Oft steht dies bei der Stellenausschreibung explizit dabei. Besonders bei großen Unternehmen hat sich eine digitale Übermittlung von Bewerbungen durchgesetzt. In diesen Fällen ist es wenig vielversprechend, sich selbständig für eine gedruckte Bewerbung in einer Bewerbungsmappe zu entscheiden.

Anders verhält es sich, wenn der mögliche Arbeitgeber dem Bewerber die Methode des Versands offenlässt. Manche mittelständischen und kleineren Unternehmen sowie Einrichtungen des öffentlichen Diensts bevorzugen hingegen nach wie vor Bewerbungsmappen.

Bewerber unterschätzen bei einer gedruckten Bewerbung häufig die Bedeutung der Bewerbungsmappe. Zwar zählt letztlich der Inhalt der Bewerbung. Die äußere Form der Bewerbungsmappe ist aus Sicht von Personalverantwortlichen und Chefs jedoch aufschlussreicher, als viele Bewerber meinen. Ob sie Knicke aufweist oder geringe Druckqualität und der Zustand der Mappe selbst spielen für den ersten Eindruck eine entscheidende Rolle. Die Mappe stellt den ersten Kontakt mit dem Bewerber dar. Ihre äußere Form vermittelt dem Personalverantwortlichen insofern ein erstes Bild vom Kandidaten.

Wer sich entscheidet, seine Bewerbungsunterlagen in einer Mappe abzugeben, sollte unbedingt eine hochwertige, neue Bewerbungsmappe verwenden. Es fällt dem Personaler sofort auf, wenn die Mappe bereits zum x-ten Mal verschickt wird – sie ist abgerieben oder hat Knicke und im schlimmsten Fall sogar Flecken. Die Bewerbungsmappe darf keinerlei optische Makel aufweisen. Außerdem sollte die Art der Mappe einen guten Eindruck hinterlassen. Natürlich sollten auch die in der Mappe befindlichen Unterlagen in einem makellosen Zustand sein.

Eine passende Bewerbungsmappe auswählen

Es gibt verschiedene Arten von Bewerbungsmappen. Die eine, in jedem Fall optimale Bewerbungsmappe gibt es nicht. Welche passend ist, hängt einerseits vom individuellen Geschmack des Bewerbers ab. Auch die praktischen Eigenschaften der einzelnen Mappen spielen jedoch eine wichtige Rolle. Erhältlich sind etwa Klemmhefter, mehrteilige Bewerbungsmappen und Bewerbungsmappen mit Sichtfenster. Auch ungewöhnlichere Varianten und andere Formate werden angeboten.

Interessenten um eine Stelle müssen sich zudem zwischen unterschiedlichen Materialien entscheiden. Meist sind Bewerbungsmappen aus Karton oder Plastik gefertigt. Karton wirkt dabei hochwertiger und hat meist eine bessere Haptik, ist jedoch meist auch teurer.

Die Auswahl einer geeigneten Bewerbungsmappe hängt nicht nur von persönlichen Präferenzen, sondern auch von der angestrebten Stelle und dem Unternehmen ab. Eine mehrteilige Bewerbungsmappe hinterlässt meist einen professionelleren Eindruck als ein einfacher Klemmhefter. Während sie für Jobs in Führungspositionen oder Tätigkeiten bei Firmen, die offensichtlich Wert auf diesen äußeren Eindruck legen, bevorzugt werden sollte, reicht in anderen Fällen eine einfachere Mappe aus.

Letzteres ist etwa bei Bewerbungen um einfachere Praktika der Fall. Auch bei Bewerbungen für wenig umkämpfte Jobs oder Bewerbungen um einen Ausbildungsplatz reicht ein solcher Hefter häufig aus. Gegen die Verwendung von Klemmordnern spricht, dass diese durch das Plastik-Material etwas billig wirken. Auch müssen die Dokumente zum Lesen meist herausgenommen werden, weil breite Klammern verhindern, dass die Seiten beim Umblättern optimal zu sehen sind.

Mehrteilige Bewerbungsmappen wirken hingegen besonders hochwertig. Der Vorteil von mehrteiligen Bewerbungsmappen besteht auch darin, dass die enthaltenen Dokumente besser geordnet werden. Die relevantesten Bestandteile einer Bewerbung, Bewerbungsschreiben, Lebenslauf und (ein) Zeugnis, sind sofort zu sehen. Die Übersichtlichkeit wird mit dieser Variante erhöht, auch die Präsentation der Unterlagen ist ansprechender als in einem Klemmhefter. Eine zweiteilige Bewerbungsmappe ist dabei weniger umständlich zu handhaben, dafür verschafft eine dreiteilige Bewerbungsmappe einen besseren Überblick.

Manche Personalverantwortlichen empfinden mehrteilige Mappen jedoch als zu sperrig und unhandlich und bevorzugen Klemmhefter, aus denen sie alle Dokumente leichter herausnehmen können. Weil die Praktikabilität für die Entscheidungsträger häufig wichtiger ist als hochwertige Mappen, kann es deshalb sinnvoll sein, sich für einen einfacheren Hefter zu entscheiden. Auch eine Mappe, die zwei- und nicht dreiteilig ist, kann einen Kompromiss darstellen.

Auch Mappen mit Sichtfenster sind erhältlich. Durch diese sind wichtige Informationen auch dann zu sehen, wenn die Mappe noch nicht aufgeklappt ist.

Neben diesen klassischen Varianten von Bewerbungsmappen sind auch ungewöhnlichere Formen erhältlich, etwa solche im quadratischen Format. Diese sind etwas auffälliger; ob sie im Bewerbungsprozess förderlich sind, hängt jedoch von der Persönlichkeit des Bewerbers und dem ausschreibenden Unternehmen ab. Gerade in konservativen Branchen kann es sinnvoller sein, eine neutralere Mappe zu wählen. Ungewöhnliche Formate erfordern zudem eine andere Formatierung des Textes und gegebenenfalls auch die Verwendung von anders formatiertem Papier.

Die Farbwahl bei der Bewerbungsmappe

Bei der Auswahl der Farbe sollten Bewerber zurückhaltend sein. Grelle und besonders intensive Farben fallen zwar auf – oft jedoch eher negativ. In diesem Fall schmälert der Bewerber seine Chancen auf die gewünschte Stelle ohne Not. Dezente Farben sind generell besser geeignet. Wer möchte, dass seine Bewerbungsmappe aus dem Gros des Bewerbungsstapels hervorsticht, kann ein dunkles Blau oder Weinrot wählen.

In manchen Fällen ist eine ungewöhnlichere Farbe jedoch auch von Vorteil – etwa in kreativen Berufen, zum Beispiel bei der Bewerbung als Grafiker, Designer oder Gestalter. Die Bewerbungsmappe muss jedoch unbedingt zur Persönlichkeit des Bewerbers passen und das Bild abrunden, das dieser dem potenziellen Chef von sich vermitteln möchte. Es kann zudem sinnvoll sein, sich bei der Auswahl der Farbe am Corporate Design der Firma zu orientieren. Das fällt häufig positiv auf und zeigt, dass sich der Bewerber mit dem Unternehmen beschäftigt hat.

So werden die Bewerbungsunterlagen in der Bewerbungsmappe angeordnet

Wie die Bewerbungsunterlagen in der Bewerbungsmappe angeordnet werden, hängt von der Art der Bewerbungsmappe ab. Bei einem Klemmhefter aus Kunststoff werden alle Unterlagen in der richtigen Reihenfolge einsortiert – bis auf das Anschreiben. Das heißt, von vorn betrachtet findet sich zuerst der Lebenslauf, dann Arbeitszeugnisse oder Referenzen. Abschlusszeugnisse und weitere relevante Nachweise werden dahinter angeordnet. Die Anlagen sollten anti-chronologisch sortiert werden, damit die wichtigsten Belege an oberster Stelle zu finden sind.

Falls optionale Bestandteile der Bewerbung beigefügt werden, werden diese ebenfalls eingeklemmt. Ein Deckblatt wird dann an oberster Stelle, also noch vor dem Lebenslauf, angeordnet. Eine Dritte Seite hingegen gehört, wie der Name schon sagt, an dritte Stelle hinter Anschreiben und Lebenslauf. Auch ein Motivationsschreiben würde hier einsortiert.

Das Anschreiben selbst liegt auf, wird also nicht in den Klemmhefter einsortiert. Es kann auch mit einer Büroklammer befestigt werden.

Bei einer mehrteiligen Bewerbungsmappe hängt die richtige Anordnung der Unterlagen davon ab, ob die Mappe zwei- oder dreiteilig ist. Auf der linken Seite wird in beiden Fällen das Anschreiben einsortiert. Alternativ kann das Anschreiben bei der zweiteiligen Mappe auch auf die Mappe aufgelegt werden.

Bei einer zweiteiligen Mappe wird das optionale Deckblatt auf der zweiten Seite einsortiert, alternativ der Lebenslauf. Alle weiteren Dokumente gehören entsprechend auf die rechte Seite der Bewerbungsmappe.

Nicht jede zweiteilige Bewerbungsmappe hat auf der linken Seite überhaupt eine Befestigungsmöglichkeit. Falls sich dort keine Einschubtaschen oder eine Klemmschiene finden, wird das Anschreiben entsprechend aufgelegt.

Die dreiteilige Bewerbungsmappe hat auf der linken Seite Platz für das Anschreiben. In die Mitte gehört der Lebenslauf, gefolgt von Zeugnissen und weiteren Anhängen.

Bewerbungsmappen mit Sichtfenster ähneln der zweiteiligen Bewerbungsmappe, lassen jedoch auch im verschlossenen Zustand einen ersten Blick auf die Unterlagen des Bewerbers zu. Das Anschreiben liegt auch hier in der Regel auf. Durch das Sichtfenster ist das oberste Dokument der Bewerbungsunterlagen zu sehen. Es empfiehlt sich bei dieser Variante, hierfür ein entsprechend formatiertes Deckblatt zu erstellen – mit einem überzeugenden Foto und den wichtigsten Aspekten, die der Bewerber von sich vermitteln möchte.

Diese Varianten sind für den Versand von Bewerbungsunterlagen ungeeignet

Es gibt theoretische Möglichkeiten, Bewerbungsunterlagen zu verschicken, die nicht geeignet sind, wenn der Bewerber einen professionellen Eindruck beim möglichen Arbeitgeber hinterlassen möchte. Dazu zählt die denkbar simpelste Variante, Bewerbungsdokumente zu verschicken: lose in einem Briefumschlag. Auch eine einfache Klarsichthülle ist keine gute Idee, auch wenn dies in vielen englischsprachigen Ländern durchaus üblich ist, weil dort weniger Wert auf eine Mappe gelegt wird.

Ebenfalls nicht empfehlenswert sind Schnellhefter, wie man sie aus der Schule kennt. Eine günstige Alternative stellen Schnellhefter mit Klemm-Element dar, die wesentlich besser geeignet sind.

Checkliste zur Auswahl der Bewerbungsmappe

Folgende Fragen können helfen, bei der Auswahl der Bewerbungsmappe die richtige Wahl zu treffen:

  • Passt die Bewerbungsmappe zum Job, dem Unternehmen und der Branche im Allgemeinen?
  • Passt die Bewerbungsmappe zur Persönlichkeit des Bewerbers?
  • Unterstreicht die Bewerbungsmappe den Eindruck, den der Bewerber hinterlassen möchte?
  • Lassen sich die Bewerbungsunterlagen in der Bewerbungsmappe ordentlich und übersichtlich anordnen?
  • Ist die Bewerbungsmappe einfach zu handhaben?
  • Können die Unterlagen bei Bedarf leicht aus der Mappe herausgenommen werden?