Bewerbung per E-Mail

Bewerbungsunterlagen per E-Mail einzureichen, ist heute eher die Regel als die Ausnahme. Da für die meisten Stellenausschreibungen viele Bewerbungen eingehen – besonders bei größeren Unternehmen können das durchaus hundert und mehr sein – erleichtert die digitale Form das Bearbeiten und Archivieren. Für den Bewerber hat sich eines dabei allerdings nicht geändert: Der erste Eindruck zählt schon. Anders als bei Unterlagen per Post, kann man hier jedoch weit weniger durch Äußerlichkeiten, wie ein besonderes Papier oder eine schöne Bewerbungsmappe, punkten.

E-Mails sind im normalen Leben eine weniger formale Art der Kommunikation. Sie stehen für Schnelligkeit – und das schlägt sich oft in nachlässigem Umgang mit Aufbau und Rechtschreibung nieder. Bei einer Bewerbung per Mail müssen aber die gleichen hohen Qualitätsansprüche in jedem Detail gelten, wie bei einer Bewerbung per Post.

Ganz wichtig: Bewerbungen dürfen nur per E-Mail geschickt werden, wenn der potentielle Arbeitgeber dazu auffordert, beziehungsweise es als eine der Bewerbungsmöglichkeiten angibt. Sollten die Alternativen E-Mail oder Post zur Auswahl gestellt werden, empfiehlt es sich, den Weg per E-Mail zu wählen: Es ist einfach die moderne Form der Bewerbung und erleichtert dem Arbeitgeber, wie eingangs erwähnt, die Arbeit.

Welchen Umfang hat eine Bewerbung per E-Mail?

Sofern in der Stellenanzeige nicht ausdrücklich etwas anderes steht, sind die geforderten Unterlagen die gleichen, wie bei einer Bewerbung per Post: Anschreiben, Foto, Lebenslauf, Zeugnisse und eventuell Nachweise für Weiterbildungen.

Gerade, wenn man schon länger im Berufsleben steht, sammeln sich einige Zeugnisse an. Es bringt dem Arbeitgeber jedoch kaum Mehrwert an Informationen, wenn er zehn Zeugnisse aus dreißig Berufsjahren erhält. Deshalb ist es sinnvoll, nur die letzten zwei oder drei Zeugnisse beizufügen, mit dem Hinweis im Anschreiben, dass die restlichen Zeugnisse auf Wunsch natürlich nachgereicht werden können.

Schulzeugnisse gehören nur bei Berufsanfängern zu den Unterlagen. Sobald man das erste Berufszeugnis hat, sind die schulischen Leistungen nicht mehr relevant. Abschlüsse einer Berufsausbildung müssen nach einigen Jahren Berufserfahrung auch nur noch im Lebenslauf erwähnt werden. Nachweise für einen akademischen Abschluss sollten dagegen immer beigefügt werden.

Bei den Nachweisen für Weiterbildungen sollte wieder das Prinzip der Arbeitgeber-Entlastung gelten: Die Auflistung im Lebenslauf plus einem Hinweis im Anschreiben, dass die Belege auf Wunsch gerne vorlegt werden können, reicht aus. Eine Ausnahme sind Dokumentationen, die für den ausgeschriebenen Job unbedingt erforderlich sind, wie zum Beispiel ein Staplerfahrerschein, Schweißerprüfungen und Ähnliches. Ein weiterer Grund kann sein, dass man bestimmte Fähigkeiten unterstreichen möchte, die ungewöhnlich sind und eine besondere Qualifikation für die ausgeschriebene Stelle bedeuten. Beispielsweise eine Mediatoren-Ausbildung bei einer Bewerbung für eine Stelle in der Personalabteilung.

An welche E-Mail-Adresse wird die Bewerbung adressiert?

Bewerbungen sollten nur an die in der Stellenanzeige angegebene Adresse gesandt werden. Sollte keine Adresse erwähnt sein, unbedingt nachfragen und nicht einfach die Bewerbung an eine allgemeine kontakt@-Adresse des Unternehmens schicken. Wird ein Ansprechpartner genannt, muss dieser auch persönlich in der E-Mail angesprochen werden, ansonsten gilt die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ wie im normalen Schriftverkehr. Lesebestätigungen anzufordern empfiehlt sich nicht, das kann vom Empfänger eine zusätzliche Aktion notwendig machen – muss er viele solcher Mails bearbeiten, wird das lästig.

Bewerbung per E-Mail: Der Betreff

Auch hier ist das Vorgehen das gleiche, wie bei der Bewerbung per Brief: In der Betreffzeile steht das Stichwort „Bewerbung“, die ausgeschriebene Stelle und, falls angegeben, unbedingt die Referenznummer. Vor allem, wenn nur eine allgemeine info@-Adresse genannt wird, statt einer persönlichen Adresse oder einer spezifischen wie „personal@…“, ist es wichtig, das Wort „Bewerbung“ an die erste Stelle der Betreffzeile zu setzen, damit die Weiterleitung der Mail problemlos erfolgen kann.

Der Nachrichtentext bei einer Bewerbung per E-Mail

Der Mail-Text selbst ist nur die Einleitung der Bewerbung – das eigentliche Anschreiben gehört in den Anhang. Der Nachrichtentext sollte positiv sein, etwa: „Ich freue mich über eine so interessante Stellenausschreibung“ oder „Ihre Stellenanzeige hat mich sofort angesprochen“ und dann folgt nur noch der Hinweis auf die beigefügten Unterlagen. Wie bei einem Brief stehen unter dem Text die Grußformel, der vollständige Name und die Adresse sowie die Telefonnummer.

Der Anhang bei einer Bewerbung per E-Mail

In manchen Fällen werden in der Stellenanzeige die gewünschten Dateiformate genannt. Im Allgemeinen sind das die Standards Word, PDF und Bildformate wie jpg.

Damit sich durch unterschiedliche Programme bei Sender und Empfänger die Darstellung der Inhalte nicht verschiebt, sollten Anschreiben und Lebenslauf als PDF verschickt werden. Die Zeugnisse sind ohnehin Scans im PDF-Format.

Das Foto wirkt besser, wenn es als separate Datei geschickt wird und nicht in den Lebenslauf integriert ist. Hier sollte man also abwägen, wie wichtig das Bewerbungsfoto ist, beispielsweise wenn ein besonders gepflegtes Erscheinungsbild eine wichtige Rolle für den neuen Arbeitsplatz spielt. Auch Fotos lassen sich als PDF speichern, in Bildformaten ist die Qualität aber besser. Hier kann jedoch schnell ein sehr großes Dateiformat von mehreren MB entstehen. Das lässt sich durch eine Verkleinerung des Bildformates vermeiden, ein Anhaltspunkt für die Größe ist maximal 1 MB. 3 – 5 MB sind ein guter Maßstab für den Maximalumfang des kompletten Anhanges. Zip-Dateien sind allerdings kein guter Weg, die Größe des Anhangs zu verringern. Es kann zu Problemen beim Öffnen führen oder die Mail wird vom Sicherheitssystem blockiert.

Unbedingt auf die Reihenfolge der Unterlagen achten: Wie bei der Bewerbung per Post kommt zuerst das Anschreiben, dann Foto (falls man sich dafür entscheidet, dieses separat zu versenden) und Lebenslauf, den Abschluss bilden die Zeugnisse und Weiterbildungsnachweise. Falls ein Deckblatt verwendet wird, so sollte dies an erster Stelle, noch vor dem Anschreiben eingereiht werden. Alles sollte nach Möglichkeit in einer zusammenhängenden Datei versendet werden. Dadurch muss der Empfänger der Bewerbung nicht jede Datei einzeln öffnen, archivieren, ausdrucken, etc. Um den Anhang übersichtlich zu halten, sollten die Zeugnisse in einem Scan zusammengefasst sein – das jüngste Zeugnis ist dabei das erste. Das gleiche gilt für die Weiterbildungsnachweise. Bei den Scans ist es wichtig, dass die Dokumente gerade eingescannt und gut lesbar sind.

Alle Dokumente müssen zumindest mit dem Inhalt und dem Namen des Bewerbers benannt werden, das Datum ist ebenfalls sinnvoll. Idealerweise wird auch noch die Stellenbezeichnung ergänzt – das sollte aber davon abhängig gemacht werden, wie lange die Bezeichnung dadurch wird. Also: „bewerbung-max-mustermann-23052016“ oder „bewerbung-aussendienstmitarbeiter-max-mustermann-23052016“.

Bewerbung per E-Mail: Die seriöse Absenderadresse

Bei Bewerbungen zählen auch Details. Ein solches Detail ist die eigene E-Mail-Adresse. Das muss auf jeden Fall eine private Adresse sein, keinesfalls die des derzeitigen Arbeitgebers. Denn das bedeutete, dessen Ressourcen für private Zwecke zu nutzen. Für private E-Mails werden oft Spitznamen oder sonstige Begriffe verwendet, die für den Absender eine Bedeutung haben. „Teddybär2“ fällt aber für eine Bewerbung sicher nicht unter den Begriff seriös… Auch Kombinationen mit individuellen Domains wie „max@familie-abcxyz.de“ eignen sich nicht für eine professionelle Bewerbung. Dafür sollte dann ein zusätzlicher E-Mail-Account bei einem neutralen, seriösen Anbieter eingerichtet werden. Die geeignete Variante ist, den eigenen Namen im Lokalteil zu verwenden, also max.mustermann@ oder m.mustermann@.