6 Tipps für besseres Zeitmanagement

Kennst du das Problem? Du kommst morgens ins Büro, schreibst dir eine lange To-Do-Liste und hast am Ende des Tages gerade einmal die Hälfte davon geschafft. Und während die Kollegen in den Feierabend gehen, sitzt du immer noch vor dem PC. Das geht vielen Arbeitnehmern ähnlich.

Während eine solche Situation manchmal tatsächlich ein Hinweis auf zu viele Aufgaben und Verantwortlichkeiten ist, liegt das Problem oft woanders – bei einem mangelnden Zeitmanagement. Du nutzt deine Zeit nicht effektiv, lässt dich ablenken oder schiebst wichtige Aufgaben vor dir her. In diesem Artikel geben wir dir Tipps, die dir helfen, deine Zeit besser einzuteilen.

Warum ein gutes Zeitmanagement so wichtig ist

Für viele Arbeitnehmer dauert der Arbeitstag etwas mehr als acht Stunden. Eigentlich gar nicht so wenig Zeit – für viele trotzdem nicht genug, um alles zu schaffen. Das liegt in vielen Fällen daran, dass die Zeit nicht effektiv genutzt wird. Würde man genau notieren, welche Zeit man mit welcher Tätigkeit verbracht hat, könnte man die vielen Zeitfresser aufdecken –etwa das Feilen an Formulierungen in E-Mails, Meetings, die sich ziehen wie Kaugummi oder das vermeintlich kurze Gespräch mit dem Kollegen.

Wenn du das Gefühl hast, ständig allem hinterherzuhinken, können wir dich beruhigen: Zeitmanagement kann jeder lernen. Gutes Zeitmanagement ist unverzichtbar für einen gut strukturierten Arbeitsalltag, in dem du die wichtigen Aufgaben rechtzeitig erledigst. Es hilft dir, deine Leistung zu steigern und deine beruflichen Ziele zu erreichen. Nicht zuletzt resultiert eine gute Selbstorganisation in eine bessere Work-Life-Balance, die wiederrum deine Zufriedenheit und Gesundheit verbessern kann.

Grund genug, dich damit zu beschäftigen, wie du deine Zeit effektiver nutzen kannst – um das zu erledigen, was wirklich wichtig ist. Mit unseren sechs Tipps kannst du dein Zeitmanagement verbessern.

1. Prioritäten setzen

An jedem Arbeitstag haben die meisten Arbeitnehmer eine ganze Reihe von Aufgaben. Manches ist sehr wichtig, anderes hat keinen ganz so hohen Stellenwert, muss aber dennoch erledigt werden. Und dann sind da noch die vielen Dinge zwischendurch, die Zeit kosten. Wenn du ein Konzentrationstief hast und „nur kurz“ bei Facebook reinschaust oder auf Nachrichtenseiten surfst. Das Telefon, das ständig klingelt und dich bei deiner Arbeit unterbricht. Die eingehenden E-Mails, die mit einem Signalton deine Aufmerksamkeit einfordern.

Viele kurze Unterbrechungen erscheinen für sich genommen nicht gravierend. Sie summieren sich jedoch auf – und am Ende hast du das Gefühl, nichts geschafft zu haben, und fragst dich, wo die Zeit hin ist.

Einer der wichtigsten Tipps beim Zeitmanagement besteht darin, Prioritäten zu setzen. Dafür musst du dir zunächst im Klaren über deine verschiedenen Aufgaben werden. Kennst du sie gar nicht, sondern machst das, was dir gerade in den Sinn kommt, ist das wenig zielführend. Mache dir lieber das Eisenhower-Prinzip zunutze, um Aufgaben einzustufen und deine Vorgehensweise zu planen.

Das Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower, stuft Aufgaben in eine Matrix ein. Sie werden danach sortiert, ob sie wichtig und dringend sind. Die höchste Priorität sollten Tätigkeiten haben, die sowohl wichtig als auch dringend sind. Diese Aufgaben erledigst du zuerst. Anschließend folgen Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Es hilft, dir einen Zeitplan für diese Tätigkeiten zu machen. Was dringend, aber unwichtig ist, kannst du delegieren – oder in dritter Priorität erledigen. Schließlich gibt es noch die Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Diese Aufgaben kannst du außer Acht lassen, weil sie nur Zeit kosten würden, aber keinen Nutzen hätten.

Mit einem detaillierten Plan weißt du, wie du vorgehst. Halte dich daran und bearbeite Aufgaben nach ihrer Priorität. Damit du Aufgaben schnell erledigen kannst, solltest du lernen, nicht zu perfektionistisch zu sein. Perfektionismus ist einer der größten Zeitfresser. Er kann dich an einer effizienten Arbeitsweise hindern.

Halte dich lieber an das Pareto-Prinzip. Es besagt, dass du in 20 Prozent der Zeit 80 Prozent schaffen kannst. Umgekehrt ausgedrückt: 80 Prozent der Zeit befasst du dich mit Details, die am Ende keinen großen Unterschied mehr machen. Natürlich gibt es Aufgaben, bei denen es sich lohnt, die „extra mile“ zu gehen. Bei den meisten Tätigkeiten ist das jedoch nicht sinnvoll. Du verlierst dabei so viel Zeit, dass du zwangsläufig mit deinem Zeitplan ins Hintertreffen gerätst.

2. E-Mails zu festen Zeiten bearbeiten

Gehörst du auch zu den Menschen, die ihr Mailprogramm ständig geöffnet haben? Trudelt eine neue E-Mail ein, erfährst du das durch einen eingeblendeten Hinweis oder einen Hinweiston. Instinktiv klicken viele dann sofort auf die neue E-Mail. Sie wird überflogen und wieder geschlossen oder aber direkt beantwortet. Selbst, wenn du die Mail gleich wieder schließt, kostet dich das Zeit – und ist ein Killer für deine Produktivität.

Angenommen, ein Kollege schildert dir in der Mail ein Problem. Oder jemand bittet dich, eine zusätzliche Aufgabe zu übernehmen. Oder ein Kunde verlangt eine dringende Rückmeldung. Wetten, dass dich diese Inhalte zumindest unterbewusst beschäftigen und von deiner eigentlichen Tätigkeit ablenken?

Ein kurzer Klick kann alles sein, was es braucht, um dich aus deinem Fokus herauszureißen. Du hast dann viel mehr verloren als die zwei Minuten, die du mit dem Lesen der Mail verbracht hast. Wenn deine Konzentration verlorengegangen ist, brauchst du mit deiner eigentlichen Aufgabe wesentlich länger.

E-Mails sind ein großer Zeitfresser – direkt und indirekt. Es ist deshalb nicht sinnvoll, das Mailprogramm ständig im Hintergrund geöffnet zu haben. Lies deine E-Mails lieber zu festen Zeiten, etwa morgens, mittags und eine Stunde vor dem Feierabend. In diesen Zeitfenstern antwortest du auf Mails oder entscheidest, was anderweitig damit zu tun ist. Die übrige Zeit arbeitest du deine Prioritätenliste ab.

3. Plane deinen Tag durchdacht

Ob du viel schaffst, hängt von einer sinnvollen Planung ab. Sie sollte deshalb zu deinem Arbeitsalltag fest dazugehören. Nur, wenn du weißt, was du schaffen willst – oder musst –, stehen die Chancen gut, dass du es auch schaffst. Das gilt für einzelne Tage ebenso wie für deine Wochen- oder Monatsplanung.

Dabei kannst du dir die ALPEN-Methode zunutze machen. Die hat mit dem Gebirge nichts zu tun, sondern steht für bestimmte Kürzel. So geht es: Am Ende des Arbeitstags schreibst du dir auf, was du am nächsten Tag erledigen möchtest. Welche Aufgaben (A), Aktivitäten und Termine stehen an? Schätze ab, wie lange die jeweiligen Punkte dauern werden (Länge – L). Bei deiner Planung ist wichtig, Puffer (P) einzuplanen, denn es passieren immer unvorhergesehene Dinge. Aufgaben und Puffer sollten bei 60 beziehungsweise 40 Prozent der Zeit liegen. Bei der Umsetzung geht es darum, zu entscheiden (E), welche Aufgaben wirklich wichtig sind. Setze Prioritäten.

Am Ende des Tages überprüfst du, wie alles geklappt hat – mit der Nachkontrolle (N). Was hat gut geklappt, wofür hast du länger gebraucht als gedacht? Hast du alles geschafft, was du schaffen wolltest? Wenn du diese Methode über einen längeren Zeitraum anwendest, siehst du mit der Zeit sehr klar, wo deine Zeitfresser liegen. Dadurch kannst du Abläufe verbessern und deine Zeit effektiver nutzen.

Berücksichtige bei deiner Tagesplanung, wann deine produktivsten Zeiten sind. Ist man im Fokus, schafft man wesentlich mehr. Diese Zeiten solltest du für die wichtigen Dinge nutzen. Hast du hingegen ein Aufmerksamkeitstief – etwa nach der Mittagspause oder kurz vor dem Feierabend –, beschäftigst du dich in dieser Zeit lieber mit weniger wichtigen Dingen, etwa der Beantwortung von Mails.

Wenn es sinnvoll ist, beginne deinen Tag mit den lästigen, aber wichtigen Aufgaben. Wenn sie schon früh erledigt sind, hebt das deine Stimmung und wirkt motivierend. Plane außerdem unbedingt genügend Pausen ein. Pausen sind keine verschwendete Zeit, sondern helfen dir, anschließend wieder konzentriert zu arbeiten. Wenn du in hektischen Zeiten an den Pausen sparst, schaffst du am Ende vermutlich weniger als mit Pausen.

4. Multitasking ist tabu

Multitasking galt mal als erstrebenswert. Wer multitaskingfähig war, der schien mehr schaffen zu können. Inzwischen ist klar, dass das Gegenteil oft der Fall ist. Meist schafft man durch Multitasking nicht mehr, sondern weniger. Denn du kannst nicht tatsächlich mehrere Dinge gleichzeitig machen, sondern nur in kurzen Abständen zwischen Aufgaben wechseln. Das verhindert jedoch, dass du dich ganz auf eine Aufgabe einlässt. Du kannst dich nicht fokussieren, wenn du gedanklich noch bei drei anderen Aufgaben bist.

Dadurch gerätst auch leichter in Stress, weil die Ergebnisse ausbleiben. Du hast viele Aufgaben angefangen, aber noch keine beendet. Erledige Aufgaben lieber anhand ihrer Prioritäten – und zwar eine nach der anderen. So weißt du immer, wie weit du schon bist und was noch erledigt werden muss.

5. Lästige Aufgaben in mehreren Etappen angehen

Jeder kennt sie: die lästigen Aufgaben, die man immer wieder vor sich herschiebt. Leider sind das auch oft die wichtigen Aufgaben. Werden sie ständig nach hinten geschoben, kann das belastend wirken. Wir wissen schließlich, dass wir längst angefangen haben sollten, und geraten immer weiter unter Druck.

In solchen Situationen kannst du einen einfachen Trick anwenden: Fang einfach an. Oft wirken große Aufgaben wie ein unüberwindbares Hindernis. Und so machen wir nicht mal den Anfang. Genau das gibt uns jedoch ein so schlechtes Gefühl. Zerlege die Aufgabe in überschaubare Teile. So kannst du besser planen, bis wann die Tätigkeit erledigt ist. Plane diese Etappen zu festen Zeiten ein. Es ist sinnvoll, zunächst kleine Zeiteinheiten anzusetzen, zum Beispiel eine halbe Stunde.

In dieser halben Stunde machst du dann tatsächlich nichts anderes. Es ist in Ordnung, wenn du nach diesen 30 Minuten wieder einer anderen Tätigkeit nachgehst. Es kann jedoch gut sein, dass du dich noch länger mit der ungeliebten Aufgabe beschäftigst. Wenn der Anfang gemacht ist, wirkt das befreiend. Die Aufgabe verliert ihren Schrecken.

Bist du einmal drin, läuft es meist einfacher als gedacht. Und so schaffst du meist auch mehr, als du es dir eigentlich vorgenommen hattest. Und wenn nicht? Dann weißt du trotzdem, bis wann du die Aufgabe nach deinem Zeitplan erledigt haben wirst. Diese Gewissheit wirkt Stress und negativen Gefühlen entgegen.

6. Zeitfresser erkennen und eliminieren

Für ein gutes Zeitmanagement ist es unumgänglich, dass du herausfindest, womit du deine Zeit verbringst. Genauer: Welches sind deine Zeitfresser? Es gibt bestimmte Dinge, die vielen Arbeitnehmern Zeit rauben. Andere Punkte sind ganz individuell. Typische Zeitfresser sind zum Beispiel der Plausch mit den Kollegen, die du gerade im Flur getroffen hast, eingehende Anrufe oder E-Mails.

Ebenso unproduktiv ist es, wenn du in einem Konzentrationstief im Internet surfst statt einfach eine kurze Pause zu machen. Meetings ohne klare Struktur und Ziele können ebenso deine Zeit rauben wie ein Team-Chat, der ständig im Hintergrund geöffnet ist und wo du immer wieder antwortest. Auch private Nachrichten bei WhatsApp, Facebook und Co sind für viele ein Zeitfresser.

Um besonders konzentriert zu arbeiten, solltest du diese Ablenkungen eliminieren. Widerstehe der Versuchung, auf Nachrichten sofort zu antworten. Check sie erst, wenn du mit deiner aktuellen Aufgabe fertig bist. Du kannst auch zeitweise das Internet ausschalten, Gruppenchats verlassen und die Kollegen bitten, dich für eine gewisse Zeit nicht zu stören.

Wenn du deine Zeitfresser kennst, kannst du dich daran machen, sie zu beseitigen oder zumindest zu minimieren. Das hilft dir, am Tag mehr zu schaffen und dich ganz auf die jeweilige Aufgabe zu fokussieren.