Konzentrierter arbeiten mit der Pomodoro Technik: So geht’s!

Zeitmanagement-Techniken liegen im Trend. Viele Menschen haben ständig zu wenig Zeit für zu viele Aufgaben. Mit Zeitmanagement-Tools ist es möglich, die vorhandene Zeit besser zu nutzen. Eine Methode, die Ihnen dabei helfen kann, ist die Pomodoro-Technik. Was dahintersteckt und wie Sie das Pomodoro-Prinzip im beruflichen und privaten Alltag anwenden können, erfahren Sie hier.

Darum ist Zeitmanagement so wichtig

Zeit ist aus Sicht vieler Menschen ein chronisch knappes Gut. Das gilt vor allem für Berufstätige, die sich neben dem Vollzeitjob oft auch noch um Familie, Haushalt, Hobbies und Freunde kümmern müssen und wollen. Dabei ist die Liste an Dingen, die erledigt werden müssen, meist lang. Erledigt wird davon oft nur ein Bruchteil. Hier kann Zeitmanagement Abhilfe schaffen: Es hilft Ihnen dabei, Ihre Zeit ganz bewusst so zu nutzen, wie es am sinnvollsten ist.

Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie sich im Job in eine Aufgabe vertiefen möchten, um sie schneller und besser zu erledigen. Oder ob Sie sich auf eine wichtige Prüfung im Studium oder in der Schule vorbereiten wollen. Wer seine Zeit bewusst nutzt, hat mehr davon. Statt es mehr oder weniger dem Zufall zu überlassen, wie der berufliche und private Alltag abläuft, wird das mit Zeitmanagement-Ansätzen bewusst geplant.

Wer seine Zeit plant, hat meist mehr vom Tag. Er schafft oft mehr in der vorhandenen Zeit und kann dadurch seine Ziele eher erreichen. Auch die Ergebnisse können besser sein, was im Beruf auch für die Karriere ein wichtiger Grundstein ist. Studenten und Schüler, die ihre Zeit sinnvoll nutzen, können sich auf Prüfungen besser vorbereiten und bessere Noten erzielen.

Selbst in der Freizeit kann ein gewisses Zeitmanagement nützlich sein. Statt plan- und sinnlos Zeit mit dem Handy zu verbringen, wenn Sie von der Arbeit nach Hause kommen, könnten Sie sich zum Beispiel bewusst vornehmen, nach Feierabend erstmal eine halbe Stunde zu lesen, Yoga zu machen oder bei einem Spaziergang den Kopf freizubekommen. Wenn diese Dinge nicht bewusst geplant werden, finden sie im Alltag vieler Menschen seltener oder gar nicht statt. Indirekt kann Zeitmanagement somit helfen, glücklicher und zufriedener zu sein, und es kann Stress vorbeugen.

Das steckt hinter der Pomodoro Technik

Die Pomodoro Technik gehört zu den bekanntesten und populärsten Zeitmanagement-Methoden. Sie geht zurück auf den italienischen Unternehmer Francesco Cirillo. „Pomodoro“ ist dabei nichts anderes als der italienische Begriff für „Tomate“. Was hat Zeitmanagement mit einer Tomate zu tun? Ganz einfach: Cirillo nutzte eine Küchenuhr im Tomaten-Design, um Zeiteinheiten zu messen. Eine Art Pomodoro-Wecker also.

Cirillo war in den 1980er Jahren ein Student, der seine Zeit besser nutzen wollte. Insbesondere ging es ihm darum, in möglichst kurzer Zeit möglichst viel zu lernen. Lernen macht allerdings nur Sinn, wenn man auch konzentriert bei der Sache ist. Cirillo teilte seinen Tag also in Zeiteinheiten, während der diese Konzentration gegeben war, gefolgt von kurzen und längeren Pausen. Die maximale Zeitspanne, die Cirillo sich gut konzentrieren konnte, waren 25 Minuten. Er lernte deshalb immer nur 25 Minuten lang, danach folgte eine Pause von fünf Minuten. Nach vier solchen Zeitintervallen legte er eine längere Pause ein, damit sein Gehirn sich regenerieren konnte.

Genauso funktioniert die Pomodoro-Technik auch heute noch:

• Sie lernen, arbeiten oder widmen sich einer anderen Aufgabe diszipliniert 25 Minuten lang.
• Danach machen Sie fünf Minuten Pause.
• Nun beginnen Sie mit der nächsten 25-Minuten-Einheit, wiederum gefolgt von fünf Minuten Pause.
• Nach (spätestens) vier solcher Intervalle legen Sie eine längere Pause von 15 Minuten ein.

Diese Vorteile hat die Pomodoro Technik

Als Lernmethode bietet die Pomodoro Technik ebenso Vorteile wie im Joballtag oder bei privaten Vorhaben. Aufgaben werden dabei in kleine Häppchen zerlegt, bei denen das Ende immer schon in Aussicht ist. Selbst für lästige Aufgaben sind 25 Minuten nicht wirklich lang. Anders ausgedrückt: Alles scheint machbar, wenn es wenig Zeit in Anspruch nimmt.

Zwar widmen Sie sich nach der Pause womöglich wieder derselben Aufgabe, aber auf diese Pause können Sie sich freuen und Sie zur Erholung nutzen. Das macht es wahrscheinlicher, dass Sie über 25 Minuten konzentriert am Ball bleiben. Wer weiß, dass er sich nur für begrenzte Zeit konzentrieren muss, kann auch Ablenkungen besser widerstehen. Angenommen, Ihnen schießt während einer wichtigen Aufgabe ein Gedanke in den Kopf. Sie möchten etwas nachlesen oder googeln. Da Sie wissen, dass Sie schon in, sagen wir, 15 Minuten die nächste Pause machen, können Sie dieses Vorhaben einfach um wenige Minuten verschieben. Das Risiko, dass Sie sich durch interne oder externe Ablenkungen aus Ihrem Fokus reißen lassen, sinkt.

Das macht es wahrscheinlicher, dass Sie in der vorhandenen Zeit effektiv arbeiten oder lernen und viel schaffen – wahrscheinlich mehr, als es ohne die Pomodoro Technik der Fall gewesen wäre. Selbst die vermeintlich vielen Pausen sind kein Hindernis für die Produktivität, im Gegenteil: Regelmäßige Pausen machen Sie leistungsfähiger. Viele Menschen warten viel zu lange, bis sie eine kurze Pause einlegen. Bis dahin sind ihre mentalen Kapazitäten schon so weit aufgebraucht, dass die Pause nicht reicht. Die Folge: Die Konzentration fällt immer schwerer, die Produktivität sinkt mit der Leistungsfähigkeit.

Mehr Pausen, mehr schaffen

Das Pomodoro-Prinzip wirkt dem mit seinen häufigen Pausen entgegen. Vielleicht gehören Sie zu den Menschen, die glauben, dass für eine Pause keine Zeit wäre. Vielleicht sehen Sie Pausen sogar als Luxus, den Sie sich nicht erlauben können. Eine solche Haltung sollten Sie dringend überdenken: Ohne Pausen dauert es oft länger als mit. Sich fleißig und (vermeintlich) produktiv zu fühlen nützt Ihnen wenig, wenn Sie sich nicht mehr konzentrieren können. Auch die Qualität der Arbeit sinkt tendenziell, je länger jemand ohne Pausen arbeitet. Dasselbe gilt beim Lernen: Wenn Sie zu lang am Stück lernen, wird es Ihnen immer schwerer fallen, den Stoff zu behalten. 

In den Pausen können Sie sich Kleinigkeiten widmen, die Ihnen Abwechslung verschaffen oder Ihnen dabei helfen, neue Kraft zu tanken. Bei der Arbeit im Homeoffice könnten Sie zum Beispiel die Küche aufräumen, kurz saugen, Gymnastik machen oder mit Ihrer Katze spielen. Oder Sie meditieren, hören ein, zwei Lieder, die Ihnen gute Laune machen, oder gießen die Blumen. Anschließend können Sie sich wieder konzentriert an die Arbeit (oder das Lernen) machen.

Wer für überschaubare Zeitspannen konzentriert arbeitet und zwischendurch konsequent Pausen einlegt, ist nicht nur häufig produktiver. Die Aufgabe oder das Lernen fühlt sich womöglich auch leichter und weniger anstrengend an, weil Sie mental frisch bleiben. Die Pomodoro-Technik bietet noch einen Vorteil: Sie werden dabei gezwungen, Ihren Tag zu planen und sich vor Augen zu führen, was Sie erledigen wollen. Wenn Sie realistisch planen, ist es wahrscheinlicher, dass Sie diese Dinge am Ende tatsächlich geschafft haben – so können Sie zufrieden Feierabend machen.

Wofür eignet sich die Pomodoro Technik?

Francesco Cirillo hat sich die Pomodoro-Technik zum Lernen ausgedacht. Dabei eignet sie sich allerdings bei weitem nicht nur als Lernmethode; die Pomodoro-Methode kann Ihnen auch bei der Arbeit, im Homeoffice oder bei privaten Vorhaben dabei helfen, Ihre Zeit möglichst effektiv zu nutzen. Das Pomodoro-Prinzip ist selbst dann nützlich, wenn Sie gar nichts erledigen müssen, sondern wollen. Viele Menschen finden zu wenig Zeit für Dinge, die ihnen eigentlich wichtig sind – ein regelmäßiges Workout zum Beispiel, oder Hobbys wie lesen, zeichnen oder stricken.

Hier besteht das Problem oft darin, dass man sich die Zeit dafür nicht nimmt, sondern sie anderweitig verstreichen lässt. Man sitzt dann zum Beispiel mit dem Handy auf der Couch statt mit einem Buch. Dann kann die Pomodoro Technik nützlich sein, weil Sie die Aufgabe dabei ganz bewusst einplanen. Vor allem bei Aufgaben, die etwas schwierig sind oder bei denen viel Konzentration gefragt ist, kann es auch im privaten Bereich helfen, das Ende einer Zeiteinheit buchstäblich vor Augen zu haben. 

Wo die Pomodoro Technik nicht genutzt werden kann

Einen Haken hat das Ganze allerdings: Das Pomodoro-Prinzip lässt sich nicht auf alle Situationen und Umstände übertragen. Die Technik mag im Joballtag besonders nützlich sein, aber nicht jeder hat einen Job, bei dem er nach Gutdünken über seine Pausen entscheiden kann. So können zum Beispiel Verkäufer, Servicekräfte, Pflegekräfte, Busfahrer, Kassierer oder Lehrer nicht einfach nach 25 Minuten Arbeit fünf Minuten Pause machen, egal, was um sie herum geschieht. Obwohl das sowohl ihnen als auch ihrer Arbeit guttun könnte, sind so viele Pausen in der Regel nicht vorgesehen und auch nicht erlaubt. Wer trotzdem jede Stunde zwei kürzere Pausen einlegt, könnte sich Ärger mit dem Chef einhandeln – bis hin zur Abmahnung oder gar Kündigung.

Die Pomodoro-Technik hat noch einen Nachteil: Was, wenn Sie gerade voll im Flow sind, aber nach drei Minuten lässt der Pomodoro-Wecker Sie wissen, dass jetzt Zeit für eine Pause ist? Dann sind Sie womöglich direkt aus Ihrem Fokus heraus. Ebenso unpraktisch kann die Pomodoro-Technik für Situationen sein, in denen Sie nicht ungestört arbeiten oder lernen können. Vielleicht werden Sie in Ihrer Arbeit immer wieder durch eingehende Anrufe oder Kollegen unterbrochen, so dass Sie ohnehin nicht konzentriert am Stück arbeiten können. Dann können Sie die Pomodoro-Technik zwar nutzen, aber sie bringt womöglich weniger Vorteile mit sich.

Pomodoro Technik lernen: So wenden Sie Pomodoro für Zeitmanagement an

Wie kann man die Pomodoro Technik lernen und praktisch nutzen? Das geht ganz einfach, denn die einzige Regel besteht darin, Aufgaben in Zeithäppchen von 25 Minuten zu unterteilen und anschließend Pausen zu machen. Das setzt voraus, dass Sie wissen, welche Aufgaben Sie am jeweiligen Tag oder der vorhandenen Zeit erledigen möchten. Um das Wichtigste zu schaffen, planen Sie Ihren Tag am besten nach Ihren Prioritäten. Entscheidend ist dabei, dass Sie realistisch einschätzen, wie viele Zeiteinheiten Sie für Ihre To-dos brauchen. Zu hohe Anforderungen können unrealistisch sein und zu Frust führen.

Im nächsten Schritt geht es los: Sie fangen mit der Arbeit oder dem Lernen an. Dafür brauchen Sie einen Pomodoro-Wecker. Sie können einen solchen Wecker kaufen oder einen vorhandenen Küchenwecker nutzen. Oder Sie stellen auf dem Handy einen Timer ein. Ein tatsächlicher Wecker, den Sie vor sich stehen haben, kann nützlich sein, weil Sie dabei jederzeit sehen, wie viel Zeit noch übrig ist. Das ist beim Handy schwieriger. Probieren Sie aus, was Ihnen am besten gefällt.

Stellen Sie den digitalen oder analogen Wecker auf 25 Minuten. Natürlich ist diese Zeitspanne nicht in Stein gemeißelt. Entscheidend ist, dass Sie das Intervall finden, in dem Sie sich noch gut konzentrieren können. Der Erfinder des Pomodoro-Prinzips, Francesco Cirillo, dehnte seine Konzentrationsphase von anfangs fünf auf später 25 Minuten aus. Danach brauchte er eine Pause. Es hängt nicht nur von Ihrer Konzentrationsfähigkeit, sondern auch der konkreten Aufgabe ab, wie lange Sie sich darauf fokussieren können. Bei manchen Aufgaben sind womöglich auch 30 bis 45 Minuten am Stück denkbar. In diesem Fall können Sie natürlich auch dieses Intervall für sich festlegen.

Tipps für konzentriertes Arbeiten

Wichtig ist, dass Sie nicht länger als eine Stunde ohne Pause arbeiten oder lernen. Das ist in den meisten Fällen einfach nicht zielführend, weil es nicht effektiv ist und Ihre kognitiven Leistungen nachlassen. Umgekehrt könnten Sie bei schwierigen Aufgaben oder einer schlechten Konzentrationsfähigkeit auch erstmal klein anfangen, zum Beispiel mit zehn Minuten – so können Sie Ihre Aufmerksamkeitsspanne testen und besser einschätzen, wie lange Sie sich konzentrieren können.

Wenn etwas erledigt ist, haken Sie diesen Punkt auf Ihrer To-do-Liste ab. Damit Ihnen die Arbeit oder das Lernen leichtfällt, sollten Sie potenzielle Ablenkungen soweit möglich minimieren. Lassen Sie Ihr Handy nicht neben sich liegen oder schalten Sie es stumm, schließen Sie die Tür oder Ihr E-Mail-Programm. Auch Musik kann ablenken, wobei es auf die Art der Musik ankommt. Musik, deren Text Sie verstehen können, lenkt tendenziell ab. Rein instrumentale Fokus-Musik hingegen kann Ihnen bei der Konzentration sogar helfen. Auch hier gilt: Probieren Sie aus, was für Sie nützlich oder hinderlich ist.

Passen Sie die Pomodoro-Technik ruhig nach Belieben an, um davon möglichst stark zu profitieren. Sie können zum Beispiel entscheiden, dass Sie ausnahmsweise auch mal eine Pause überspringen dürfen, wenn Sie im Flow sind. Wenn es gerade richtig gut läuft, dauert es mit einer Pause zwischendurch womöglich länger als nötig. Wenn Sie im Flow sind, schaffen Sie nämlich besonders viel – es kann sich lohnen, das auszunutzen. Machen Sie aber trotzdem möglichst bald eine Pause, zum Beispiel nach einer Stunde. Es mag verlockend sein, durchzuarbeiten, das kann sich aber rächen. Wer seine mentalen Kapazitäten aufbraucht, braucht anschließend viel länger, um sich zu regenerieren und wieder konzentriert weiterzumachen.

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