Erfolgreich im Open-Space-Büro: Tipps für effektive Zusammenarbeit & Produktivität

Viele Unternehmen sehen in Open-Space-Büros platzsparende und kommunikationsfördernde Lösungen. Für die Beschäftigten kann ein solcher Arbeitsplatz jedoch dieselben Nachteile haben wie ein anderes Großraumbüro auch – umso wichtiger ist eine gute Planung und Organisation der Arbeit im Open-Space-Office. Was Arbeitgeber und Arbeitnehmer tun können und wie man im Team im Open-Space-Büro gut zusammenarbeitet.

Open-Space-Office: Definition & Konzept

Open-Space-Büros, auch Open-Space-Offices, liegen im Trend. In immer mehr Unternehmen haben sie das klassische Großraumbüro ersetzt. Was steckt hinter diesem Bürokonzept? Der Begriff Open Space lässt sich als „offene Fläche“ übersetzen. Somit ist das Open-Space-Büro ein Büro der offenen Fläche. Das macht schon deutlich, wie ein Open-Space-Office in der Praxis aussehen kann: Es handelt sich um einen größeren Raum mit vielen Arbeitsplätzen.

Die genaue Anordnung der Arbeitsplätze kann sich von Unternehmen zu Unternehmen und von Abteilung zu Abteilung unterscheiden, ebenso wie die Zahl der Beschäftigten, die auf diese Weise zusammen in einem Raum arbeiten. Häufig gibt es in einem Open-Space-Büro verschiedene Areale. Dann stehen in einem Bereich zum Beispiel Gruppen-Arbeitsplätze in Form von größeren Tischen oder Tischreihen, an denen eine Handvoll bis zu einem Dutzend Arbeitnehmer Platz findet. Hinzu kommen oft Ruhezonen, Bereiche für Besprechungen und Telefonate oder Lounge-Areale, in denen gemütlichere Möbel wie Sessel und Sofas zu finden sind. Die verschiedenen Arbeitsbereiche sollen sicherstellen, dass die Beschäftigten für jede Aufgabe den passenden Arbeitsplatz im Open-Space-Büro finden.

Während Open-Space-Büros in vielen Firmen von Start-ups bis zu großen Konzernen zu finden sind, ist das klassische Großraumbüro in Verruf geraten. Es gilt vielen als zu laut und stressig, um konzentriert arbeiten zu können. Wo liegt der Unterschied zwischen einem Großraumbüro und einem Open-Space-Office?

Open-Space-Büro und Großraumbüro: Ein und dasselbe?

Der wichtigste Unterschied ist der Begriff. Letztlich ist auch ein Open-Space-Büro eine Form des Großraumbüros. Manchmal sitzen hier etwas weniger Mitarbeiter im selben Raum als es in den oft riesigen Großraumbüros der Fall war. Ansonsten aber kann das Open-Space-Büro als eine Art Großraumbüro 2.0 angesehen werden, bei dem das bekannte Großraumbüro im neuen Gewand moderner daherkommt. Open-Space-Offices sind zudem oft etwas anders gestaltet, als es früher bei Großraumbüros der Fall war – zum Beispiel mit den schon genannten verschiedenen Arbeitsbereichen.

Auch die räumliche Trennung der unterschiedlichen Areale spielt heute oft eine größere Rolle. Es werden dann etwa Regale, größere Pflanzen oder Sideboards genutzt, um einen größeren Raum auch optisch aufzuteilen. Raumtrenner können auch für eine angenehmere Atmosphäre sorgen und dazu beitragen, dass sich der Lärmpegel in Grenzen hält.

In manchen Unternehmen, in denen Open-Space-Büros genutzt werden, gibt es keine festen Arbeitsplätze mehr. Die Beschäftigten teilen sich alle Arbeitsplätze: Jeder sitzt dort, wo es gerade passt (oder wo noch ein Platz frei war). Ebenso sind aber auch wie gehabt feste Arbeitsplätze denkbar.

Vorteile von Open-Space-Konzepten

Open-Space-Büros können Vorteile und Nachteile haben. Dass sie in vielen Unternehmen zu finden sind, hängt mit den Vorteilen zusammen, die sich Arbeitgeber davon versprechen. Da wären zum Beispiel eine erleichterte Kommunikation und ein intensiverer Austausch. Wenn viele Mitarbeiter auf engem Raum beisammensitzen, können sich eher Gespräche ergeben. Wege sind verkürzt: Wer etwas mit einem Kollegen oder einer Kollegin klären muss, muss dafür keine weiten Entfernungen zurücklegen oder zum Telefonhörer greifen.

Es können sich auch eher Berührungspunkte mit Kollegen aus anderen Abteilungen ergeben, wenn diese im selben Open-Space-Büro sitzen. Ein abteilungsübergreifender Austausch kann positiv für das Unternehmen sein: Es kommen vielleicht neue Kooperationen zustande, es werden innovative Ideen entwickelt oder das Wir-Gefühl wird gestärkt.

Durch verschiedene Bereiche von Open-Space-Büros können alle Mitarbeiter den passenden Arbeitsplatz finden – vorausgesetzt, es gibt entsprechende Auswahlmöglichkeiten. Wechsel zwischen verschiedenen Bereichen können die Produktivität erhöhen und der Konzentrationsfähigkeit zugutekommen.

Ein Open-Space-Büro ist besonders platzsparend: Je mehr Mitarbeiter im selben Raum sitzen, desto geringer ist der Platzbedarf insgesamt. Insofern ist ein Open-Space-Office besonders wirtschaftlich und kann dabei helfen, die Betriebskosten zu senken. Vorhandene Räumlichkeiten werden effizienter genutzt als es bei Einzel- oder Kleingruppen-Büros der Fall wäre. Für Vorgesetzte ist es in Open-Space-Büros außerdem leichter, die Mitarbeiter zu kontrollieren. Sie sitzen nicht alle hinter unterschiedlichen, womöglich verschlossenen Türen, wo niemand weiß, was sie während der Arbeit eigentlich machen.

Open-Space-Büro: Nachteile & Risiken

Alles super also an Open-Space-Büros? Nicht unbedingt. Dieses Bürokonzept kann mit verschiedenen Nachteilen einhergehen und gewisse Risiken bergen. Inwieweit in der Praxis Nachteile mit einem Open-Space-Büro einhergehen, hängt von der Planung und Umsetzung im Einzelfall ab.

Großraumbüros haben – vor allem unter Arbeitnehmern – keinen guten Ruf. Das hat gute Gründe: Die Arbeit ist im Großraumbüro durch zahlreiche Lärm- und Störquellen oft stark erschwert. Es ist schwerer, sich zu konzentrieren, wenn die Geräuschkulisse um einen herum hoch ist, Kollegen sich unterhalten oder ständig jemand vorbeischaut und einen in ein Gespräch verwickelt. Auch visuell gibt es in großen Büroräumen zahlreiche potenzielle Ablenkungen. Sie einfach auszublenden, ist nicht immer so einfach.

Dieselben Effekte können sich auch in einem Open-Space-Büro ergeben. Nur weil die Bezeichnung anders ist, muss sich das Open-Space-Büro nicht nennenswert von einem herkömmlichen Großraumbüro unterscheiden. Es ist dann womöglich laut und es geht hektisch zu. Das kann dazu führen, dass die Beschäftigten sich an ihrem Arbeitsplatz nicht wohlfühlen, dass sie gestresst sind und ihre Arbeit langsamer verrichten, als es unter besseren Bedingungen möglich wäre. Darunter können ihre Leistungen ebenso leiden wie ihre Produktivität.

Erleichterte oder erschwerte Kommunikation?

Ein verringertes Tempo kann zudem bedeuten, dass Überstunden notwendig werden, die den Stress der Beschäftigten zusätzlich erhöhen. Sie schneiden darüber hinaus in ihre Freizeit ein, wodurch die Work-Life-Balance zulasten des Privatlebens beeinflusst werden kann.

Wenn Arbeitnehmer an ihrem Arbeitsplatz nicht gut arbeiten können und dadurch unzufrieden sind, sind sie tendenziell häufiger krank. Auch die Zahl der Eigenkündigungen kann steigen. Durch die enge räumliche Nähe einer größeren Zahl an Personen können sich außerdem Infektionskrankheiten schneller verbreiten, die Krankheitswellen auslösen können.

Dass die Kommunikation in einem Open-Space-Büro erleichtert ist, stimmt in der Praxis nicht immer. Wenn Kollegen, mit denen man sich besprechen muss, weiter weg sitzen als es in einem kleinen Gruppenbüro der Fall wäre, schreiben viele Beschäftigte E-Mails oder Messenger-Nachrichten. Dadurch können sich Absprachen in die Länge ziehen, außerdem können eher Missverständnisse auftreten.

Open-Space-Büros optimal gestalten: Tipps für die Planung

Ein Open-Space-Büro kann für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer vorteilhaft sein. Das setzt eine gute Planung voraus. Entscheidend sind dabei die Beweggründe, aus denen Arbeitgeber über ein Open-Space-Büro nachdenken. Im Vordergrund sollte das Ziel stehen, die Arbeit der Beschäftigten zu erleichtern und positive Effekte auf Team-Zusammenhalt und Produktivität zu erzielen. Rein wirtschaftliche Erwägungen sollten nicht ausschlaggebend sein – vor allem dann nicht, wenn Nachteile und Probleme in der Praxis wahrscheinlich sind. Es ist sinnvoll, die Beschäftigten an der Planung eines Open-Space-Büros zu beteiligen. Ihr Input kann sehr wertvoll sein. Außerdem beugt es Frust und Unzufriedenheit vor, wenn die Mitarbeiter in den Prozess involviert sind und ein Mitspracherecht haben.

Ob sich ein Open-Space-Büro eignet, hängt auch davon ab, welchen Tätigkeiten die Beschäftigten schwerpunktmäßig nachgehen. Je stärker sie sich auf ihre Arbeit konzentrieren müssen, desto ungeeigneter sind jegliche Arten von Großraumbüros. Es ist dann einfach zu laut und es gibt zu viele Ablenkungen, die die Beschäftigten von einem zügigen Arbeiten abhalten.

In jedem Open-Space-Büro sollte es verschiedene Arbeitsbereiche geben, die möglichst gut voneinander abgegrenzt sind. Jeder Mitarbeiter sollte seinen Arbeitsplatz so wählen können, wie es die jeweilige Tätigkeit erfordert. Das bedeutet auch, dass in jedem Areal ausreichend Arbeitsplätze zur Verfügung stehen müssen. Sind die begehrten Plätze hingegen rar, ist das nicht nur hinderlich für ein produktives Arbeiten. Es kann auch für Unmut und Frust bei denen sorgen, die leer ausgehen. Das kann das Betriebsklima belasten und Konflikte schüren.

Verhaltensregeln können die Zusammenarbeit erleichtern

Wie an jedem Arbeitsplatz ist es wichtig, dass die Arbeitsplätze in einem Open-Space-Büro ergonomisch sind. Das unterstützt die Beschäftigten in ihrer Arbeit und schont ihre Gesundheit. Ebenso sollten die Arbeitsplätze ausreichend groß sein und es muss genügend Ablageflächen und Stauraum geben. Moderne Technologien helfen den Mitarbeitern dabei, effizient mit anderen zusammenzuarbeiten und ihre eigenen Aufgaben möglichst gut zu erledigen.

Gerade in größeren Büroräumen ist es für den Arbeitsalltag wichtig, dass es gewisse Regeln gibt. Das kann das Verhalten am Arbeitsplatz ebenso betreffen wie den Umgang mit Kollegen. Je stärker die Kollegen aufeinander Rücksicht nehmen, desto besser ist das für alle. Das kann zum Beispiel heißen, nicht zu laut zu sprechen, längere Gespräche in bestimmten Bereichen zu unterlassen oder geteilte Arbeitsplätze nicht zugemüllt zu verlassen.

Mehr Privatsphäre im Open-Space-Büro: Ist das möglich?

Zu den Nachteilen eines Open-Space-Büros kann aus Sicht von Arbeitnehmern gehören, dass es dort oft nicht allzu viel Privatsphäre gibt. Das gilt in besonderem Maße bei knapp bemessenen Arbeitsplätzen, die entsprechend eng aneinandergrenzen. Überall um einen herum sind Kolleginnen und Kollegen, vielleicht auch Vorgesetzte – da ist es mit der Privatsphäre oft nicht weit her. Gibt es etwas, das Beschäftigte tun können, um in einem Open-Space-Office mehr Privatsphäre zu haben?

Wenn Sie es gerne etwas ruhiger und ungestörter mögen, sind Sie im Vorteil, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz innerhalb des Open-Space-Büros frei wählen können. Suchen Sie sich am besten einen Platz in den Randbereichen des Raums. Dort ist es naturgemäß weniger trubelig, außerdem blickt Ihnen nicht ständig jemand über die Schulter, wenn Sie zur Wand sitzen. Wenn es schwierig sein sollte, einen solchen Platz zu ergattern, haben Sie vielleicht die Option, Ihre Arbeitszeiten ein Stück weit nach vorne oder hinten zu verlegen. Wenn es im Büro leerer ist, haben Sie mehr Auswahl.

Ebenso sinnvoll kann es sein, mit Kollegen über das Thema Privatsphäre zu sprechen. Wenn Sie zum Beispiel Phasen haben, in denen Sie ungestört arbeiten möchten, teilen Sie das den Personen mit, die Sie am ehesten stören könnten. Sagen Sie, dass es Sie aus Ihrer Konzentration reißt, wenn andere bei Ihnen vorbeikommen. Offene Kommunikation mit anderen ist zwar wichtig, aber jeder braucht auch seinen Rückzugsbereich. Das geht Ihren Kollegen wahrscheinlich auch so.

Wenn es im Open-Space-Büro wenig Möglichkeiten gibt, für sich zu sein, kann Homeoffice eine Alternative sein. Wenn Sie bislang nicht im Homeoffice arbeiten, erkundigen Sie sich bei Ihrem Vorgesetzten, ob Sie nicht hin und wieder von zuhause aus arbeiten können.

Effektive Teamarbeit im Open-Space-Office

Ein Open-Space-Büro kann die Zusammenarbeit im Team erleichtern. Das gilt zumindest dann, wenn sich der Arbeitsplatz der wichtigsten Kolleginnen und Kollegen in unmittelbarer Nähe befindet. Ist das der Fall, kann der verstärkte Austausch den Teamgeist fördern. Die Teammitglieder lernen sich womöglich besser kennen, wodurch die Zusammenarbeit reibungsloser vonstatten gehen kann.

Dass man nah beieinandersitzt, heißt jedoch nicht, dass Teams sich im Open-Space-Büro ständig intensiv in der Gruppe miteinander austauschen sollten – jedenfalls nicht, wenn es die übrigen Kollegen stören könnte. Für Meetings gibt es womöglich spezielle Besprechungsbereiche, die genutzt werden können. Hier ist der Arbeitgeber gefragt, entsprechende Areale zu schaffen.

Trotz der größeren räumlichen Nähe in einem Open-Space-Büro ist ein persönliches Gespräch mit Teammitgliedern nicht immer die beste Lösung. Manchmal ist es einfacher, im Messenger Nachrichten an das Team zu schicken. Für einzelne Anregungen und Fragen können E-Mails besser sein als eine kurze Nachfrage – jedenfalls dann, wenn der Kollege oder die Kollegin gerade in die Arbeit vertieft ist. Die Person zu stören würde bedeuten, sie aus der Arbeit herauszureißen.

Gibt es Konflikte im Team, kann ein Open-Space-Büro die Situation verschärfen. Kollegen, die sich sonst womöglich aus dem Weg gehen würden, können das nun nicht mehr. Wie geht man damit am besten um? Ideal wäre es, wenn der Konflikt beigelegt werden könnte. Das kann zum Beispiel durch eine Aussprache erzielt werden oder indem man die eigene Einstellung überdenkt. Wenn das nicht möglich ist, kann es hilfreich sein, den eigenen Arbeitsplatz möglichst weit weg von der betreffenden Person zu wählen. Je geringer die Berührungspunkte, desto weniger kann sich der Konflikt intensivieren.

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