Jahresurlaub optimal nutzen: Tipps zur Planung & Erholung

Alle Jahre wieder steht die Urlaubsplanung an. Entscheidend ist dabei nicht nur, wo es hingehen soll, wenn eine Reise geplant ist. Auch der Zeitpunkt und die Dauer des Urlaubs sind wichtig. Es lohnt sich, gut zu überlegen, wie man den Jahresurlaub aufteilt. Hier finden Sie Tipps und erfahren Wissenswertes rund um das Thema Erholungsurlaub.

Jahresurlaubsanspruch: So viel Urlaub steht Arbeitnehmern mindestens zu

Jeder Arbeitnehmer hat ein gesetzlich verbrieftes Recht auf Erholungsurlaub. Während dieser Zeit muss der Arbeitgeber das übliche Gehalt weiterhin zahlen, die Urlaubstage werden also bezahlt. Wie viel Urlaub haben Arbeitnehmer? Genaueres regelt das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Demnach beträgt der Urlaubsanspruch pro Jahr bei einer Fünf-Tage-Woche mindestens 20 Tage im Jahr, was vier Wochen Urlaub entspricht.

Bei diesem Minimum von vier Wochen Urlaub bleibt es auch in Teilzeit. Die Zahl der Mindesturlaubstage verringert sich entsprechend. Den Jahresurlaub zu berechnen ist ganz leicht: Bei einer Vier-Tage-Woche sind es noch 16 Tage, bei drei Tagen zwölf Tage und bei zwei Tagen acht Tage Urlaub. Arbeitet jemand regulär nur einen Tag pro Woche, hat er vier Urlaubstage im Jahr – mindestens.

Die Regelungen des Bundesurlaubsgesetzes gelten nur soweit es keine davon abweichenden anderweitigen Regelungen im Arbeitsvertrag, einem anwendbaren Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung gibt. Vom Mindesturlaub, wie er im Bundesurlaubsgesetz vorgesehen ist, darf allerdings nur nach oben abgewichen werden.

Jahresurlaub einreichen: Frist beachten

Urlaub muss grundsätzlich beantragt und genehmigt werden, bevor er genommen werden kann. In manchen Firmen reicht eine mündliche Absprache oder die Mitarbeiter teilen per E-Mail oder WhatsApp mit, wann sie Urlaub haben möchten. Ansonsten aber müssen Beschäftigte einen formellen Urlaubsantrag stellen. Dabei ist es wichtig, bestimmte Fristen zu beachten.

Entscheidend ist beim Jahresurlaub, bis wann man ihn nehmen muss. Die meisten Arbeitgeber geben ihren Beschäftigten Fristen vor, innerhalb derer Urlaub verplant werden muss. Das ist oft zum Jahreswechsel der Fall, mitunter sogar schon früher. Bei anderen Unternehmen gibt es solche starren Fristen nicht; hier können die Mitarbeiter auch im laufenden Jahr noch Urlaub einreichen. Auch das sollte aber mit einem Vorlauf von einigen Wochen, besser noch einigen Monaten geschehen. So können alle Beteiligten planen.

Muss der Jahresurlaub komplett verplant werden?

Schon am Ende des vorherigen Jahres oder sogar noch früher wissen zu müssen, wann man Urlaub machen möchte, setzt viele Arbeitnehmer unter Druck. Nicht jeder möchte so seinen Jahresurlaub so früh verplanen, zumal für Flexibilität dann wenig Raum bleibt. Ist es überhaupt zwingend, den gesamten Jahresurlaub zu verplanen? Und falls nicht: Wie viel Jahresurlaub muss verplant werden? 

Es ist zulässig, wenn Arbeitgeber eine frühzeitige Urlaubsplanung von ihren Beschäftigten verlangen. Allerdings: Nach Ansicht von Experten darf das nicht den gesamten Jahresurlaub betreffen. Ein paar Resturlaubstage können Sie also erstmal außen vor lassen, bis sie wissen, wann sie sie nehmen möchten. Es gibt schließlich immer mal unvorhergesehene Ereignisse oder Umstände, durch die man als Arbeitnehmer froh ist, noch Urlaubstage übrig zu haben. Pauschale Angaben dazu, wie viele Urlaubstage Beschäftigte zurückhalten dürfen, gibt es allerdings nicht. Das kann sich von Fall zu Fall unterscheiden. Es kommt zum Beispiel auf die Anforderungen im Betrieb an.

In manchen Fällen wäre es jedoch auch zulässig, wenn der Arbeitgeber verlangen würde, dass seine Mitarbeiter ihren Jahresurlaub komplett verplanen. Das kann je nach Unternehmen aus planerischer Sicht wichtig sein. Wenn der Betriebsrat zustimmt, ist ein solches Vorgehen durchaus erlaubt. Wenn Sie nicht Ihren gesamten Urlaub auf einmal verplanen möchten, sprechen Sie am besten mit Ihrem Vorgesetzten. Oft findet sich eine einvernehmliche Lösung, mit der beide Seiten zufrieden sind.

Darf man Jahresurlaub am Stück nehmen?

Der Urlaub ist aus Sicht vieler Arbeitnehmer immer viel zu schnell vorbei. Zwei, drei Wochen vergehen dann oft wie im Flug. Vor diesem Hintergrund kommt bei vielen Beschäftigten der Wunsch auf, so viel Urlaub am Stück wie möglich zu nehmen – am besten den kompletten Jahresurlaub. Darf man das?

Ein Anspruch darauf, den gesamten Jahresurlaub am Stück zu nehmen, besteht für Arbeitnehmer nicht. Der Arbeitgeber muss zwar die Wünsche seiner Mitarbeiter zum Zeitraum und der Dauer von Erholungsurlaub berücksichtigen. Er ist aber nicht dazu gezwungen, vier oder mehr Wochen Urlaub am Stück zu gewähren. Das heißt nicht, dass sich der Arbeitgeber auf entsprechende Wünsche nicht freiwillig einlassen kann. Ansonsten aber kann er einen solchen Wunsch mit gutem Grund verwehren. Es kann zum Beispiel sein, dass es für die Betriebsabläufe problematisch wäre, wenn jemand so lange am Stück fehlt. 

Die gute Nachricht für Arbeitnehmer: Sie haben Anspruch auf mindestens zwölf Werktage Urlaub am Stück im Jahr. Weil das auch Samstage beinhaltet und sich somit auf Sechs-Tage-Wochen bezieht, entspricht es bei der üblichen Fünf-Tage-Woche zehn Tagen Urlaub in Folge. Anders ausgedrückt: Mindestens zwei Wochen ohne Unterbrechung können Arbeitnehmer in jedem Fall nehmen.

Wann verfällt Jahresurlaub?

Mit der Planung des Jahresurlaubs sollten sich Arbeitnehmer nicht zu viel Zeit lassen, denn Urlaub kann verfallen, wenn er nicht rechtzeitig genommen wird. Der Urlaubsanspruch bezieht sich immer auf ein laufendes Kalenderjahr und muss grundsätzlich auch im betreffenden Jahr genommen werden. Somit kann Resturlaub zum Jahresende verfallen – theoretisch zumindest.

Ausnahmsweise ist es erlaubt, nicht genommene Urlaubstage auf das Folgejahr zu übertragen. Das ist nur möglich, wenn es gute Gründe dafür gab, dass ein Arbeitnehmer seinen Jahresurlaub nicht komplett genommen hat. Das können betriebliche Gründe sein – es war zum Beispiel zu viel zu tun, als dass der Beschäftigte hätte Urlaub nehmen können – oder auch persönliche Gründe. Eine längere Krankheit von Arbeitnehmern kann dann etwa ein Grund sein, den Resturlaub ins nächste Jahr mitzunehmen.

Damit Resturlaub übertragen werden kann, muss dies beim Arbeitgeber beantragt werden. Auch in diesem Fall ist die Lebenszeit des Resturlaubs jedoch begrenzt: Im Normalfall müssen die verbleibenden Urlaubstage bis zum 31. März genommen werden. Es kann aber sein, dass sich im Einzelfall abweichende Regelungen aus einem Tarifvertrag oder dem Arbeitsvertrag ergeben.

Eine Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs hat die Stellung von Arbeitnehmern beim Thema Resturlaub vor kurzem gestärkt. Demnach darf Resturlaub nicht mehr einfach automatisch verfallen, wenn er bis zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht genommen wurde. Vielmehr muss der Arbeitgeber seine Beschäftigten ausdrücklich darauf hinweisen, dass sie noch Urlaubstage haben, die genommen werden müssen, und dass der Resturlaub ansonsten verfallen kann.

Den Jahresurlaub optimal nutzen: Tipps

Urlaubszeit ist für viele Menschen die schönste Zeit des Jahres. Für viele Arbeitnehmer bildet sie einen willkommenen Ausgleich zum oft stressigen Arbeitsalltag. Umso wichtiger ist es, den Urlaub gut zu planen, um Urlaubstage optimal zu nutzen. Was dabei optimal ist, liegt allerdings im Auge des Betrachters. Für den einen bedeutet es, Brückentage geschickt zu nutzen – mehr darüber erfahren Sie im nächsten Abschnitt. Für den anderen ist die optimale Urlaubsplanung vielleicht die, die einen möglichst langen Urlaub am Stück ermöglicht – zum Beispiel für eine lang geplante Fernreise.

Den Jahresurlaub optimal zu nutzen kann auch bedeuten, die besten Zeiten für Reisen zu finden. Für Eltern mit schulpflichtigen Kindern betrifft das zwangsläufig die Schulferien, die als Urlaubszeitraum in vielen Betrieben entsprechend begehrt sind. Wer zeitlich weniger gebunden ist, weicht vielleicht ganz bewusst auf Randzeiten aus. Abseits der typischen Urlaubszeiten gibt es nicht nur weniger Diskussionen mit den Kollegen oder dem Chef, wer im entsprechenden Zeitraum in den Urlaub gehen darf. Unterkünfte in Ferienregionen sind auch oft wesentlich günstiger, Flüge billiger und vor Ort ist weniger los, was den Aufenthalt angenehmer machen kann.

Überlegen Sie sich, was für Sie besonders wichtig ist, und planen Sie Ihren Urlaub möglichst frühzeitig. Falls etwas nicht klappt, wie Sie es sich gewünscht haben, können Sie dann auch noch umplanen.

Länger frei mit Brückentagen

Wenn es darum geht, Jahresurlaub optimal zu nutzen, spielen Brückentage für viele Beschäftigte eine wichtige Rolle. Dabei handelt es sich um Tage, die zwischen Feiertagen und einem Wochenende liegen. Der Gedanke: Indem man Brückentage nutzt, muss man vergleichsweise wenige Urlaubstage aufwenden, um relativ viele Tage am Stück frei zu haben.

Beliebte Brückentage betreffen zum Beispiel Ostern, Weihnachten, Pfingsten oder Christi Himmelfahrt. So könnte man zum Beispiel zwischen Weihnachten und Neujahr frei nehmen und so zum Ende des Jahres nicht nur Weihnachtsstress haben, sondern sich endlich mal richtig entspannen. Oder rund um Ostern einen Kurzurlaub machen. Wer Brückentage nutzen möchte, sollte sich mit seiner Urlaubsplanung nicht zu viel Zeit lassen – schließlich haben auch die Kollegen Brückentage auf dem Schirm. Wer seinen Urlaub später einreicht als andere, hat womöglich das Nachsehen.

Es gibt aber auch Argumente dafür, Brückentage bei der Urlaubsplanung außen vor zu lassen. Die entsprechenden Tage sind meist sehr begehrt, entsprechend oft kommt es zu Diskussionen bei der Urlaubsplanung. Außerdem handelt es sich um Zeiten, in denen zumindest ein paar Tage ohnehin frei sind – das kann dafürsprechen, den Urlaub lieber auf andere Zeiten zu legen. Außerdem ist es zu bestimmten Zeiten im Jahr ohnehin so ruhig, dass die Arbeit über Brückentage hinweg weniger anstrengend ist. Das ist zum Beispiel zwischen den Jahren in den meisten Betrieben der Fall.

Besteht Anspruch auf Jahresurlaub bei Kündigung?

Was ist, wenn ein Arbeitsverhältnis endet – besteht trotzdem Anspruch auf Urlaub? Grundsätzlich ja. Es macht auch keinen Unterschied, ob es sich um eine ordentliche Kündigung handelt oder der Arbeitsvertrag außerordentlich und fristlos gekündigt wurde.

Der Urlaubsanspruch bei einer Kündigung hängt davon ab, wann im Jahr die Kündigung ausgesprochen wurde. Bei einer Kündigung bis zum 30. Juni eines Jahres besteht nur ein anteiliger Urlaubsanspruch für die betreffenden Monate. Bei einer Kündigung nach dem 30. Juni ist hingegen der volle Urlaubsanspruch gegeben.

Im Regelfall sollte der verbleibende Urlaub noch genommen werden, bevor der Mitarbeiter aus der Firma ausscheidet. Ist das allerdings nicht mehr möglich, darf der Resturlaub auch ausbezahlt werden. Dabei handelt es sich um eines der wenigen Szenarien, in denen Urlaub nicht zwingend „in natura“ genommen werden muss.

Jahresurlaub vor Mutterschutz: So ist er geregelt

Der Urlaubsanspruch besteht auch im Mutterschutz. Nicht nur das: Während des Mutterschutzes erwerben berufstätige Frauen weitere Urlaubsansprüche, genau so, als würden sie arbeiten. Dasselbe gilt bei einem Beschäftigungsverbot, das in diesem Sinn als Beschäftigungszeit gilt.

Es ist nicht nötig, Urlaubstage noch vor dem Beginn der engeren Mutterschutzfrist vor der Geburt zu nehmen. Der Urlaub bleibt bis nach dem Mutterschutz bestehen. Schließt sich eine Elternzeit daran an, bleibt der Urlaubsanspruch davon unberührt. Die betreffenden Arbeitnehmerinnen können ihren Urlaub nehmen, wenn sie im Anschluss an den Arbeitsplatz zurückkehren.

Nicht wenige Frauen nutzen die Pause nach der Geburt eines Kindes, um sich einen neuen Job zu suchen. Falls das alte Arbeitsverhältnis endet, geht der Urlaubsanspruch natürlich trotzdem nicht verloren: Der Resturlaub wird dann einfach ausbezahlt.

Jahresurlaub bei Renteneintritt

Wenn Arbeitnehmer in Rente gegangen sind und zu diesem Zeitpunkt noch Urlaubstage übrig hatten, galt lange Zeit: Der Urlaub verfällt. Das ist inzwischen nicht mehr der Fall – die gesetzlichen Regelungen zum Umgang mit verbleibendem Jahresurlaub beim Renteneintritt haben sich geändert. Beschäftigte haben mittlerweile Anspruch darauf, dass ihr Resturlaub zum Renteneintritt abgegolten wird. Alternativ können die restlichen Urlaubstage natürlich auch noch genommen werden, wenn das möglich ist.

Wie groß der Urlaubsanspruch noch ist, hängt wie bei einer Kündigung davon ab, zu welchem Zeitpunkt jemand das Unternehmen verlässt. In der ersten Jahreshälfte, bis zum 30. Juni, besteht nur ein anteiliger Urlaubsanspruch. Geht jemand in der zweiten Jahreshälfte in Rente, hat er seinen vollen Urlaubsanspruch für das betreffende Jahr erworben. Das setzt voraus, dass das Beschäftigungsverhältnis schon mindestens sechs Monate besteht. Ansonsten ist der Urlaubsanspruch auch bei einem Rentenbeginn in der zweiten Jahreshälfte nur anteilig gegeben.

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