Produktives Arbeiten: Was dafür wichtig ist

Produktiver arbeiten heißt, mit der Arbeit gut voranzukommen und dabei gute Ergebnisse zu erzielen. Ob es jemandem Tag für Tag gelingt, bei der Arbeit produktiv zu sein, macht für seine Performance einen großen Unterschied. Das fördert die Karriere, außerdem profitiert der Arbeitgeber von produktiven Mitarbeitern. Doch wie geht es, das produktive Arbeiten? Hier finden Sie Tipps.

Produktiv arbeiten: Definition & Bedeutung

Produktives Arbeiten gilt als erstrebenswert. Das gilt für Arbeitnehmer wie Arbeitgeber gleichermaßen. Für Arbeitnehmer bedeutet Produktivität, viel zu schaffen. Dadurch kann die oft überlange To-do-Liste abgearbeitet werden, man kommt voran und liefert dabei gute Ergebnisse ab. Das ist auch für Arbeitgeber wünschenswert. Besonders groß ist der Effekt, wenn es die Norm ist, dass die Beschäftigten produktiv sind. So kann es spürbar zum Erfolg von Unternehmen beitragen, wenn die Produktivität im Büro gesteigert werden kann.

Doch was genau heißt es, wenn jemand produktiv arbeitet? Entscheidend ist nicht, wie lange jemand am Schreibtisch sitzt oder wer als Letzter das Büro verlässt. Auch die Quantität ist nicht ausschlaggebend: Jemand kann viel schaffen, aber die nötige Qualität vermissen lassen. Es kommt vielmehr darauf an, wie effektiv jemand bei der Arbeit ist. Ein produktiver Mitarbeiter macht seinen Job schnell, ohne dass es der Qualität der Arbeit schadet. Seine Leistungen bringen ihn selbst und das Team voran. Zum produktiven Arbeiten kann es auch gehören, oft im Flow zu sein. Eine zwingende Voraussetzung für Produktivität im Job ist das aber nicht.

In Analogie zum Begriff des produktiven Arbeitens ist manchmal auch vom kontraproduktiven Arbeiten die Rede. Dabei handelt es sich um das Gegenteil von Produktivität. Ein Mitarbeiter, der kontraproduktiv arbeitet, braucht vielleicht unnötig lange, macht seinen Job nicht gut oder behindert sogar die Kollegen. Womöglich trägt er nicht nur nicht zum Teamerfolg bei, sondern kann diesen durch seine Arbeit auch mindern.

Produktivität bei der Arbeit kommt damit allen Beteiligten zugute: dem betreffenden Mitarbeiter, seinem Arbeitgeber und seinen Kollegen. Wie kann man die Grundlagen dafür schaffen? Nachfolgend finden Sie Tipps für produktives Arbeiten. 

Das richtige Arbeitsumfeld

Das Umfeld, in dem jemand arbeitet, hat großen Einfluss darauf, wie produktiv er arbeiten kann. Es macht einen Unterschied, ob jemand einen ruhigen, ordentlichen Arbeitsplatz hat, an dem er sich gut konzentrieren kann, oder ob die Arbeitsumgebung laut, chaotisch und voller Ablenkungen ist.

Soweit Sie Einfluss darauf haben, sollten Sie auf eine ordentliche Arbeitsumgebung achten, die möglichst wenig Ablenkungen mit sich bringt. Der Schreibtisch sollte aufgeräumt sein – das fördert die Konzentration. Wichtig ist auch ein ergonomischer Arbeitsplatz, zu dem zum Beispiel ein bequemer Stuhl, ein ausreichend großer Schreibtisch, eine passende Beleuchtung – am besten (auch) Tageslicht – und genügend Frischluft gehören können.

Diese Aspekte sind auch für das produktive Arbeiten im Homeoffice essenziell. Wenn Sie regelmäßig von zu Hause aus arbeiten, können Sie dafür im besten Fall ein eigenes Arbeitszimmer nutzen, an dem Sie genügend Platz und die nötige Ruhe haben. Produktives Arbeiten ist an einem „richtigen“ Arbeitsplatz wesentlich einfacher, als wenn Sie mit dem Laptop am Küchentisch sitzen.

Auf das Wesentliche konzentrieren

Produktives Arbeiten setzt voraus, dass Sie sich gut konzentrieren können. Das geht am besten in einer ablenkungsarmen Umgebung. Sie sollten externe Ablenkungen möglichst verringern, zum Beispiel mit einer geschlossenen Bürotür. Ebenso wichtig ist es, sich nicht ständig selbst abzulenken, indem Sie beispielsweise immer wieder nach dem Handy greifen oder privat im Internet surfen. Für eine gute Konzentration sind außerdem Pausen elementar. Niemand kann sich stundenlang am Stück gut konzentrieren. Geben Sie Ihrem Gehirn also immer wieder Zeit, sich zu regenerieren. Wenn Sie diese Pause nutzen, um vom Schreibtisch aufzustehen, kurze Entspannungs- oder Dehnübungen zu machen oder einen kleinen Spaziergang – umso besser.

Fokussiertes Arbeiten setzt ein gewisses Maß an Disziplin voraus. Bleiben Sie dran, auch wenn die Konzentration mal nachlässt. Wenn Sie jedem Impuls, sich gedanklich mit anderen Dingen zu befassen, nachgeben, werden Ihnen Ihre Aufgaben immer schwerer fallen. Wenn es aber gar nicht mehr geht, machen Sie lieber eine kurze (oder längere) Pause.

Bei der Arbeit ist es wichtig, dass Sie das wirklich Wichtige erledigt bekommen. Dazu müssen Sie Prioritäten setzen. Überlegen Sie sich jeden Tag, welche Aufgabe wie wichtig ist. Mit den wichtigsten Dingen fangen Sie am besten direkt an, damit sie nicht am Ende liegen bleiben. Das gilt auch, wenn Sie im Stress sind. Vermeiden Sie es, sich mehreren Dingen gleichzeitig zu widmen. Multitasking funktioniert nicht – das Gehirn ist schlicht nicht dazu in der Lage, sich mehreren komplexen Aufgaben parallel zu widmen. Stattdessen schaltet es blitzschnell hin und her. Das kostet jedoch geistige Kapazitäten, die Sie besser anders nutzen können. 

Effektive Arbeitsweise

Wenn Sie produktiver arbeiten möchten, kommt es auf Ihre Herangehensweise an die Arbeit an. Was sich eignet, hängt von Ihren Präferenzen, aber auch von der Aufgabe ab. Je nach Tätigkeit könnten sich beispielsweise Techniken wie Brainstorming oder Mindmapping anbieten. Es kann eine Weile dauern, bis Sie herausgefunden haben, was für Sie am besten funktioniert. Seien Sie also aufmerksam und analysieren Sie, was wie gut geklappt hat.

Soweit Sie die Möglichkeit dazu haben, kann es sinnvoll sein, bestimmte Aufgaben zu delegieren. Was auch andere in derselben Qualität (oder einer hinreichenden Qualität) erledigen können, muss Sie nicht unnötig Zeit kosten. Das gilt besonders für Führungskräfte, die sich durch Mikromanagement verzetteln können. Investieren Sie Ihre Energie lieber in Tätigkeiten, bei denen Ihre Expertise wirklich gefragt ist.

Sich für die Arbeit motivieren

Je motivierter Sie bei der Arbeit sind, desto leichter wird sie Ihnen fallen. Sie haben dann eher Spaß und kommen wahrscheinlich gut voran – gute Voraussetzungen für produktives Arbeiten. Wie kann man sich für die Arbeit motivieren? Das ist ganz individuell. Es hilft oft, Ziele zu haben, auf die man hinarbeitet. Wenn Sie bislang keine klaren Ziele im Job haben, setzen Sie sich welche. Ihre Ziele sollten realistisch und möglichst greifbar sein. Sie müssen wissen, wann Sie ein Ziel erreicht haben. Das sorgt für Erfolgsmomente, die Sie weiter antreiben. Sie können sich für Erfolge auch zusätzlich belohnen. Wenn Sie Belohnungen schon vorher einplanen, kann das Ihre Motivation erhöhen.

Positiv auf Ihre Motivation kann es sich auch auswirken, wenn Sie mit einem positiven Mindset an Ihre Aufgaben herangehen. Fokussieren Sie sich auf das, was gut ist – Ihre Stärken, Erfolge und Erlebnisse, die Ihnen Freude machen oder Sie bereichern.

Eine gesunde Lebensweise

Nicht zuletzt kommt es darauf an, mit der eigenen Lebensweise den Grundstein für produktives Arbeiten zu legen. Wie gut Sie sich konzentrieren können, hängt davon ab, ob Sie genug geschlafen haben. Achten Sie darauf, möglichst jede Nacht zwischen sieben und acht Stunden zu schlafen. Eine gute Schlafhygiene kann für mehr nächtliche Erholung sorgen.

Die Konzentrationsfähigkeit wird auch von anderen Aspekten der Lebensweise beeinflusst, zum Beispiel von der Ernährung und der Flüssigkeitszufuhr. Wenn Sie sich ausgewogen ernähren und viel frisches Gemüse und Obst essen, ausreichend Ballaststoffe und gesunde Fette, wird Ihnen die Arbeit leichter fallen. Sehr üppige Gerichte und Mahlzeiten, die hauptsächlich aus einfachen Kohlenhydraten wie (hellen) Nudeln oder (hellem) Reis bestehen, sind hingegen kontraproduktiv für das fokussierte Arbeiten. Sie sollten außerdem genug trinken, um sich gut konzentrieren zu können.

Zu einer gesunden Lebensweise gehört auch ausreichend Bewegung. Das kommt nicht nur Ihrer Fitness und Gesundheit zugute, es hilft auch dabei, Stress abzubauen, und fördert die Konzentrationsfähigkeit. Bauen Sie Bewegung in Ihren Alltag ein, wo immer es geht. Es muss nicht immer Sport sein – es hilft auch, öfter mal zu Fuß zu gehen oder das Fahrrad zu nehmen oder Treppen zu laufen statt den Aufzug zu nutzen.

Wie Unternehmen die Produktivität im Büro steigern können

Wie produktiv die Mitarbeiter sind, ist nicht nur eine Frage ihrer Persönlichkeit oder ihrer Leistungsfähigkeit. Arbeitgeber geben die Rahmenbedingungen für die Arbeit vor und haben in diesem Sinne Einfluss auf die Produktivität im Unternehmen. Was können Arbeitgeber tun, um die Produktivität bei den Beschäftigten zu steigern?

Arbeitnehmer sind am ehesten produktiv, wenn sie motiviert und zufrieden sind. Dabei ist die Mitarbeiterzufriedenheit der entscheidende Punkt: Zufriedene Mitarbeiter sind meist automatisch motiviert. Auf die Mitarbeiterzufriedenheit wirkt sich zum Beispiel aus, ob jemand spannende Aufgaben hat, ob er sich wertgeschätzt fühlt und wie die Atmosphäre im Betrieb ist. Anonyme Befragungen können Arbeitgebern helfen, einzuschätzen, wie es um die Mitarbeiterzufriedenheit bestellt ist. Davon ausgehend können sie Strategien entwickeln, um die Zufriedenheit der Beschäftigten zu erhöhen.

Der passende Arbeitsplatz für konzentriertes Arbeiten

Wichtig ist außerdem, dass die Mitarbeiter die nötigen Bedingungen für fokussiertes Arbeiten vorfinden. Sie sollten in diesem Sinne einen geeigneten Arbeitsplatz haben, an dem sie die nötige Ruhe für ihre Aufgaben haben. Große Räume eignen sich deshalb nur bedingt – je mehr Beschäftigte im selben Raum arbeiten, desto lauter wird es und desto mehr Ablenkungen lauern in der Arbeitsumgebung. Es kommt allerdings auch auf die konkrete Ausgestaltung der Arbeitsräume an. Mit Raumtrennern und durchdachter Architektur können auch Open-Space-Büros für produktives Arbeiten geeignet sein.

Für ein möglichst produktives Arbeiten ist es außerdem wichtig, dass der Workload der Beschäftigten angemessen ist. Sind die Mitarbeiter überlastet, kann das ihre Produktivität mindern. Arbeitgeber sollten daher ein realistisches Pensum vorgeben und auf Anzeichen für Überlastung achten. 

Was dem produktiven Arbeiten im Weg stehen kann

Es gibt verschiedene Dinge, die Produktivität bei der Arbeit im Weg stehen können. Hilfreich ist es daher, zu wissen, welche Hindernisse sich beim produktiven Arbeiten ergeben können. So können Sie damit angemessen umgehen.

Ein Problem sind Ablenkungen. Nehmen wir an, Sie waren gerade noch konzentriert bei der Sache. Dann werden Sie über eine eingehende E-Mail informiert, klicken das Pop-up-Fenster direkt an – und sind raus aus der Aufgabe, bei der Sie eigentlich waren. Ablenkungen können sich durch viele Faktoren ergeben, die von redseligen Kollegen über ständige Meetings bis zum Handy auf dem Schreibtisch reichen können. Versuchen Sie, Ablenkungen bei der Arbeit so gut es geht zu minimieren. Je mehr Ruhe Sie haben und je stärker Sie sich auf Ihre Arbeit fokussieren können, desto produktiver werden Sie sein.

Ständige Unterbrechungen sind in diesem Sinne Gift für die Produktivität. Sie können sich durch Anrufe, E-Mails, Kollegen oder Termine ergeben. Auch hierfür gilt: Tun Sie Ihr Bestes, damit Unterbrechungen unwahrscheinlicher werden.

Stress kann die Produktivität mindern

Es kann helfen, Ihre Arbeit so zu planen, dass Sie bei wirklich wichtigen Aufgaben nicht unterbrochen werden. Sie könnten zum Beispiel bei Gleitzeit schon früh anfangen und dann mit der Aufgabe mit der höchsten Priorität beginnen. Zu diesem Zeitpunkt sind womöglich wenige Kollegen da, die Sie bei der Arbeit unterbrechen könnten, und auch das Telefon klingelt wahrscheinlich seltener.

Für produktives Arbeiten ist ein hoher Workload hinderlich. Eine übervolle To-do-Liste kann lähmend wirken: Man weiß dann oft nicht, wo man anfangen soll. Schlimmstenfalls reagiert man mit Multitasking – und braucht dann insgesamt noch länger. Wenn viel zu tun ist, ist es wichtig, Prioritäten zu setzen und möglichst gelassen eins nach dem anderen abzuarbeiten. Ansonsten kann schnell Stress entstehen, der ein weiteres Hindernis für die Produktivität am Arbeitsplatz ist. Unter Stress haben viele Menschen keinen klaren Kopf mehr. Sie machen dann womöglich das Nächstbeste, in der Hoffnung, dass am Ende alles Wichtige erledigt ist. Besser ist es, einen Plan zu haben – auch und gerade wenn es mal stressig wird.

Fazit: Produktiver arbeiten mit der richtigen Herangehensweise

• Wie produktiv jemand bei der Arbeit ist, macht einen großen Unterschied für seine Leistungen, aber auch für seine Zufriedenheit im Job.
• Produktives Arbeiten ist nicht immer einfach, aber es kann mit der richtigen Herangehensweise trainiert werden.
• Es ist wichtig, die Grundlagen für eine hohe Produktivität zu schaffen. Das kann zum Beispiel durch die Optimierung des Arbeitsumfelds oder die Verringerung von Ablenkungen geschehen.
• Arbeitgeber haben Einfluss darauf, wie gut sich ihre Mitarbeiter in ihre Arbeit vertiefen können. Faktoren sind zum Beispiel der Arbeitsplatz, die Arbeitsumgebung und der Workload.
• Es hilft, zu wissen, was dem produktiven Arbeiten im Weg stehen kann. So können Beschäftigte sich Strategien für den Ernstfall zurechtlegen.

Bildnachweis: LightField Studios / Shutterstock.com