Häusliches Arbeitszimmer absetzen: Das sind die Regeln

Arbeitnehmer, die ein häusliches Arbeitszimmer haben, können sich freuen. Die Kosten für dieses Zimmer können sie in vielen Fällen von der Steuer absetzen. Welche Voraussetzungen dabei gelten und was die sogenannte Homeoffice-Pauschale bringt, erfahren Sie hier.

Wann kann ich ein Arbeitszimmer absetzen?

Im Einkommenssteuergesetz (EStG) ist eigentlich geregelt, dass Kosten, die Arbeitnehmer deshalb haben, weil sie von zu Hause aus arbeiten, nicht von der Steuer abgesetzt werden können. Doch von dieser Regel gibt es zwei wichtige Ausnahmen:

1. Der Arbeitnehmer hat keinen anderen Platz, von dem aus er arbeiten kann. In diesem Fall ist der sogenannte beschränkte Abzug möglich.
2. Der Arbeitnehmer übt einen Großteil seines Berufs im häuslichen Arbeitszimmer aus. Dann sind die Kosten unter bestimmten Voraussetzungen sogar unbeschränkt von der Steuer absetzbar.

Abhängig von dem individuellen Ausgangspunkt können die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgesetzt werden. In beiden Fällen hat das zur Folge, dass sich das zu versteuernde Einkommen verringert, wodurch Arbeitnehmer und Selbstständige weniger Steuern zahlen müssen.

1. Häusliches Arbeitszimmer begrenzt absetzen

Für den Fall, dass Sie beim Arbeitgeber vor Ort keinen eigenen Arbeitsplatz haben, können Sie das häusliche Arbeitszimmer über die Werbungskosten absetzen. Pro Jahr sind in diesem Fall maximal 1.250 Euro von der Steuer absetzbar. Doch Vorsicht: Die Finanzämter haben in dieser Sache einen relativ großen Ermessensspielraum. Einige Beamte erkennen bestimmte Angaben an, die andere ablehnen. Bei konkreten Fragen zum häuslichen Arbeitszimmer und der eigenen Steuererklärung sollten Sie sich daher im Zweifel an einen Fachmann wenden. Ein Steuerberater kann Ihnen eine sachkundige Auskunft darüber erteilen, ob und wie Sie Ihr häusliches Arbeitszimmer absetzen können.

Arbeitnehmer, die typischerweise ein häusliches Arbeitszimmer absetzen können, sind zum Beispiel Lehrer oder Vertriebsmitarbeiter. Beide Berufsgruppen haben bei Ihrem Arbeitgeber im Regelfall keinen eigenen Schreibtisch. Lehrer korrigieren daher Klassenarbeiten häufig im häuslichen Arbeitszimmer, während Vertriebsmitarbeiter Ihre Kundenbesuche oder andere Vertriebsaktivitäten zu Hause nachbereiten. Die Folge: Diese Arbeitnehmer haben gute Chancen, das häusliche Arbeitszimmer absetzen zu können.

Nicht absetzbar ist das häusliche Arbeitszimmer dagegen in der Regel dann, wenn Arbeitnehmer einen Arbeitsplatz bei ihrem Arbeitgeber vor Ort haben. Wenn Chef und Mitarbeiter vereinbart haben, dass letzterer einmal pro Woche von zu Hause aus arbeitet, ist das kein ausreichender Grund, das häusliche Arbeitszimmer von der Steuer absetzen zu können. Denn in diesem Fall entscheidet sich der Beschäftigte aus freien Stücken dazu, von zu Hause zu arbeiten.

2. Arbeitszimmer komplett absetzen

Daneben gibt es Berufstätige, die mit etwas Glück die gesamten Aufwendungen für das Arbeitszimmer von der Steuer absetzen können. Vor allem Selbstständige und Freiberufler fallen unter diese Regelung. Wer zu diesem Personenkreis zählt, kann seine gesamten Kosten für das Arbeitszimmer von der Steuer absetzen.

Ausnahme wegen Corona

Die Coronavirus-Pandemie hat Auswirkungen auf die Steuererklärungen von Beschäftigten. Für die Steuererklärungen der Jahre 2020 und 2021 gelten nun Sonderreglungen und Ausnahmen. Und zwar deshalb, weil viele Arbeitnehmer während des Lockdowns (und einige auch noch danach), von zu Hause arbeiten sollten oder sogar mussten. Nicht jeder Beschäftigte, der von seinem Arbeitgeber die Anweisung zur Arbeit aus dem Homeoffice erhielt, hatte jedoch ein häusliches Arbeitszimmer oder ein Büro zuhause. Einige mussten in einer Nische im Schlafzimmer oder am Küchentisch arbeiten. Verschärft wurde diese Situation noch dadurch, dass viele Arbeitnehmer zusätzlich zur Arbeit von zu Hause auch ihre Kinder im Homeschooling betreuen mussten.

Wo die ganze Familie zu Hause arbeitete und lernte, war der Platz häufig noch beschränkter. Ein eigener, abgegrenzter Raum ist in der Regel allerdings eine Voraussetzung dafür, dass der häusliche Arbeitsplatz von der Steuer abgesetzt werden kann. Der Gesetzgeber möchte dieser besonderen Situation mit der Homeoffice-Pauschale begegnen: Arbeitnehmer, die kein häusliches Arbeitszimmer besitzen, können auf diese Weise bis zu 600 Euro Homeoffice-Pauschale pro Jahr absetzen.

Häusliches Arbeitszimmer absetzen: Die Voraussetzungen

Von der Pauschale für das Arbeitszimmer, die wegen der Corona-Pandemie eingeführt wurde, einmal abgesehen, gibt es die reguläre Möglichkeit, ein häusliches Arbeitszimmer von der Steuer abzusetzen. Dazu müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein, die wir Ihnen in Form einer Checkliste präsentieren möchten. So können Sie leichter entscheiden, ob Sie die Voraussetzungen erfüllen oder nicht:

1. Sie nutzen Ihr Arbeitszimmer als Arbeitsraum, „in dem vorwiegend gedankliche, schriftliche oder verwaltungstechnische bzw. -organisatorische Arbeiten“ ausgeführt werden. Damit ist nicht nur gemeint, dass Sie klassische Bürotätigkeiten wie E-Mails schreiben oder Termine festlegen von zu Hause aus erledigen. Es kann auch ausreichen, dass Sie in Ihrem häuslichen Arbeitszimmer kreative Arbeit ausüben.
2. Sie nutzen das Arbeitszimmer fast ausschließlich für berufliche Zwecke. In der Regel erkennt das Finanzamt ein Zimmer nur dann als häusliches Arbeitszimmer an, wenn es mindestens 90 Prozent der Zeit beruflich genutzt wird. Es ist also rechtlich betrachtet nur in begrenztem Umfang möglich, private Dinge im Arbeitszimmer zu lagern oder das Zimmer anderweitig privat zu nutzen.
3. Das Arbeitszimmer ist wie ein Zimmer im Büro eingerichtet. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie üben eine kaufmännische Tätigkeit aus und arbeiten daher viel am Schreibtisch. Um Ihr häusliches Arbeitszimmer in diesem Fall steuerlich geltend machen zu können, muss das Büro zuhause wie ein reguläres Büro ausgestattet sein, also über Schreibtisch und Bürostuhl verfügen. Auch Regale, Aktenordner, PC und Unterlagen gehören in diesem Fall in ein häusliches Arbeitszimmer.
4. Das Zimmer gehört zur übrigen Wohnung oder zum Haus. Damit das häusliche Arbeitszimmer als solches anerkannt wird, muss es Teil der privaten Wohnräume sein. Auch das Dachgeschoss in einem Haus oder ein Kellerraum kann ein Platz für ein solches Arbeitszimmer sein. Dagegen erfüllen Lager- oder Ausstellungsräume die Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer nicht.
5. Das Arbeitszimmer muss räumlich abgegrenzt sein, also einem separaten Raum liegen. Eine Nische im Schlafzimmer kann nicht als häusliches Arbeitszimmer von der Steuer abgesetzt werden. Damit das Zimmer steuerlich geltend gemacht werden kann, muss es ein abgeschlossener, separater Raum sein. In einigen Fällen erkennt das Finanzamt aber auch Durchgangszimmer an. Wie die Sachlage in Ihrem Fall aussieht, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater besprechen.
6. Das Finanzamt achtet außerdem darauf, wie viel Wohnraum noch zur Verfügung steht, wenn man das Arbeitszimmer von der Wohnfläche abzieht. Leben in einer Dreizimmerwohnung vier Personen auf 75 Quadratmetern, dürfte der Finanzbeamte Zweifel daran haben, dass die Familie ein 20 Quadratmeter großes Zimmer ausschließlich als Arbeitszimmer nutzt.
7. Der Großteil der beruflichen Tätigkeit findet im Arbeitszimmer statt. Beschäftigte, die lediglich hin und wieder zu Hause arbeiten, können den Raum nicht als häusliches Arbeitszimmer von der Steuer absetzen.

Häusliches Arbeitszimmer: Diese Kosten lassen sich absetzen

Wenn das Finanzamt in Ihrem Fall das Arbeitszimmer anerkennt, können Sie eine ganze Reihe von Kosten entweder komplett oder anteilig in der Steuererklärung geltend machen.

Anteilige Kosten

Kosten, die Sie anteilig für das Arbeitszimmer geltend machen können, sind in der Regel solche Kosten, die zur Unterhaltung des Zimmers gehören, also zum Beispiel:

• Miete oder Kreditzins
• Abschreibungen
• Kosten für Strom und Heizung
• Wasserkosten und Kosten für die Müllabfuhr
• Kosten für Reparaturen am Gebäude
• Steuern und Versicherungen für das Gebäude

Den Anteil, den Sie für das Arbeitszimmer absetzen können, berechnen Sie dabei mit folgender Formel:

(Fläche des Arbeitszimmers : Gesamtfläche der Wohnung) x 100 = Prozentualer Anteil der Kosten, die für das Arbeitszimmer abgesetzt werden können

Voll absetzbare Kosten

Daneben gibt es bestimmte Kosten, die Sie voll für das häusliche Arbeitszimmer absetzen können:

• Renovierungskosten für das Arbeitszimmer
• Ausstattung des Zimmers wie Tapeten, Teppich, Fußbodenbelag, Vorhänge und andere Dinge
• Einrichtungsgegenstände für das häusliche Arbeitszimmer wie Schreibtischlampe, Bürostuhl, Regale usw.

Steuertipp zum häuslichen Arbeitszimmer

Vor einigen Jahren durften Partner oder Ehepaare das häusliche Arbeitszimmer nur gemeinsam bzw. einmal von der Steuer absetzen konnten. Das hat sich geändert. Seit zwei Urteilen aus dem Jahr 2016 können die Kosten für das Arbeitszimmer nun personenbezogen angegeben werden. Das führt dazu, dass jeder Arbeitnehmer diejenigen Kosten für das häusliche Arbeitszimmer von der Steuer absetzen darf, die er selbst getragen hat. Deshalb gilt in diesen Fällen nun der Höchstbetrag von 1.250 Euro pro Person und nicht mehr pro Arbeitszimmer.

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