Ablenkung am Arbeitsplatz: Wo sie lauern und wie man sie vermeiden kann

Wenn sich die Arbeit zieht wie Kaugummi, sind oft ständige Ablenkungen daran schuld. Sie lauern an vielen Arbeitsplätzen überall: hier unterhalten sich Kollegen, dort vibriert das Handy, da kündigt ein Pop-up-Fenster eine eingehende E-Mail an. Gelegentliche Ablenkungen lassen sich kaum vermeiden. Wer aber vor lauter Ablenkungen kaum zur Arbeit kommt, hat ein Problem. Was einen an der Arbeit ablenken kann und wie Sie Ablenkungen vermeiden können, um produktiver zu arbeiten.

Warum Ablenkungen am Arbeitsplatz so schädlich sind

Wer konzentriert und produktiv arbeitet, hat es leichter. Er schafft in kürzerer Zeit mehr, außerdem fühlt sich die Arbeit einfacher an. Sie macht womöglich auch mehr Spaß, wodurch Beschäftigte tendenziell zufriedener mit ihrem Job sind. Ist das konzentrierte Arbeiten der Normalzustand, wirkt sich das nicht nur auf den einzelnen Arbeitstag aus. Es hat auch insgesamt positive Auswirkungen, zum Beispiel, wenn jemand so gut mit der Arbeit vorankommt, dass Überstunden unnötig sind.

Viele Arbeitnehmer können davon allerdings nur träumen. Bei ihnen klappt es mit der Konzentration schlecht und phasenweise vielleicht auch gar nicht. Wenn die Konzentration im Keller ist, ziehen sich Aufgaben unnötig lange hin. Arbeitnehmer sind dann oft frustriert und schlecht gelaunt, sie können sich auch eher erschöpft fühlen. In vielen Fällen hängt so eine Situation mit Ablenkungen am Arbeitsplatz zusammen.

Wird jemand im Job immer wieder abgelenkt, kann es schwer sein, Aufgaben in der nötigen Qualität auszuführen. Es können eher Fehler passieren, und die Betroffenen geraten eher in Stress. Wenn sie für die Arbeit länger brauchen, rückt der Feierabend in weitere Ferne. Dadurch wird die oft ohnehin knappe Freizeit weiter beschnitten, was sich zusätzlich negativ auf die Zufriedenheit mit dem Job (und womöglich auch dem Leben insgesamt) auswirkt. 

Führt Ablenkung im Job zu schlechteren Leistungen oder Fehlern, kann das auch Nachteile für die Karriere haben. Der eigene Ruf kann darunter leiden, wodurch positive Entwicklungen wie eine Gehaltserhöhung oder Beförderung unwahrscheinlicher werden. Auch ein Arbeitszeugnis fällt womöglich schlechter aus, was die Jobsuche erschwert. 

Ablenkung bei der Arbeit: Wo lauert sie?

Für viele Beschäftigte sind Ablenkungen im Job ein großes Problem. Wodurch können sie sich ergeben? Einerseits gibt es Ablenkungen von außen, auf die man nur begrenzt Einfluss hat. Andererseits kann man sich auch selbst ablenken – gewollt oder ungewollt.

Angenommen, jemand hat einen Bildschirmarbeitsplatz in einem Großraumbüro. Dann ist die Arbeitsumgebung an sich schon ablenkend: Um einen herum gibt es sehr viele Reize, die das Gehirn verarbeiten muss. Das kostet geistige Kapazitäten, die dann für das konzentrierte Arbeiten fehlen können. Kollegen können miteinander reden, sie können Telefonate führen oder einen in eine Unterhaltung verwickeln. Die Geräuschkulisse ist in so einer Arbeitsumgebung oft hoch, was unterschwellig Stress auslösen kann. Auch dadurch wird es schwerer, konzentriert zu arbeiten.

Ablenkung kann sich bei der Arbeit auch durch Unterbrechungen ergeben. Das sind nicht nur die Kollegen, die eine Frage haben oder einfach nur über etwas reden möchten. Das sind auch eintreffende E-Mails, die mit einem Pop-up-Fenster angekündigt werden, oder eingehende Anrufe, die einen aus der Arbeit herausreißen. Auch Meetings können ein Problem sein, vor allem, wenn der typische Arbeitstag gleich mehrere Besprechungen beinhaltet. Wenn ein Beschäftigter vielleicht gerade voll im Flow ist, muss er seine Arbeit unterbrechen, um pünktlich beim Meeting erscheinen zu können. Später ist es womöglich nicht so leicht, da anzuknüpfen, wo man aufgehört hat.

Wenn Beschäftigte sich selbst ablenken

Ablenkung im Job kann sich auch durch einen selbst ergeben. So kann zum Beispiel Ablenkung durch das Handy am Arbeitsplatz entstehen. Liegt das Smartphone vor einem auf dem Tisch und kündigt ständig Neuigkeiten an, ist man wahrscheinlich immer wieder geneigt, nachzusehen, was passiert ist. Das sorgt zwar oft nur für kurze Unterbrechungen, aber es kann trotzdem dauern, bis man wieder produktiv bei der Arbeit ist. Und nicht selten führt beim Checken des Handys eins zum anderen. Man wollte vielleicht nur nachsehen, wer einem geschrieben hat, checkt dann aber noch soziale Netzwerke oder andere Apps – und im Nu sind fünf bis zehn Minuten vergangen, bis man überhaupt realisiert, dass man sich gerade ablenkt.

Man kann sich auch selbst ablenken, indem man die Arbeit unterbricht, um etwas am Handy zu machen oder im Internet zu surfen. Manchmal geht es dabei um Dinge, die im Moment wichtig erscheinen. Kommt es aber immer wieder zu solchen Ablenkungen, kann es auch einfach sein, dass die Konzentration dahin ist. Viele Beschäftigte machen zu wenig Pausen, die für das konzentrierte Arbeiten essenziell sind.

Erschwerend hinzu kommt: Der übliche Acht-Stunden-plus-Arbeitstag ist eigentlich unvereinbar mit dem menschlichen Konzentrationsvermögen. Experten gehen davon aus, dass sich Menschen maximal vier bis sechs Stunden am Tag konzentrieren können. Danach ist Konzentration zwar nicht unmöglich, aber erschwert. Die Folge: Die Arbeit fühlt sich schwerer an, dauert länger und Fehler durch Unaufmerksamkeit werden wahrscheinlicher. Außerdem ist es leichter, sich ablenken zu lassen.

Ablenkung bei der Arbeit: Was reißt Sie aus der Arbeit heraus?

Was den einen ablenkt, kann dem anderen nichts anhaben – Ablenkung ist also nicht gleich Ablenkung. Wer konzentrierter arbeiten möchte, indem er Ablenkungen verringert, muss wissen, was ihn persönlich am ehesten aus der Arbeit herausreißt. Entscheidend ist, die individuellen Faktoren zu finden, die zu Ablenkungen beitragen. Dazu kann es hilfreich sein, mal einige Arbeitstage lang darauf zu achten, was einen ablenkt und sich Notizen dazu zu machen. 

Die Arbeitsumgebung hat einen großen Einfluss darauf, wie gut es jemandem gelingt, konzentriert zu arbeiten. Es macht einen Unterschied, ob jemand im Großraumbüro sitzt oder ein Einzel- oder Zweierbüro hat. Wenn es Türen gibt, die geschlossen werden können, können viele Ablenkungsquellen verringert werden. Umgekehrt ist ein hoher Lärmpegel hinderlich. Dasselbe gilt für Kollegen, die immer wieder am eigenen Schreibtisch vorbeikommen, um sich zu unterhalten.

Auch der Job an sich spielt eine wichtige Rolle. Wenn jemand zum Beispiel viele Anrufe und E-Mails erhält oder jeden Tag viele Besprechungen auf dem Plan stehen, wirkt all das potenziell ablenkend. Dass heute in vielen Unternehmen primär über digitale Kanäle kommuniziert wird, ist das Ergebnis der Digitalisierung. Es ist jedoch nicht immer zeitsparend: Mitunter müssen zig E-Mails ausgetauscht werden, um etwas zu klären, das bei einem Anruf wenige Minuten gedauert hätte. Auch das kann dem produktiven Arbeiten im Weg stehen.

Wenn das Handy einen bei der Arbeit stört

Viele Arbeitnehmer haben ein Problem mit Ablenkung durch das Handy am Arbeitsplatz. Das Smartphone liegt nicht selten immer in Reich- und Sichtweite. Jegliche Meldungen verleiten schnell dazu, das Handy in die Hand zu nehmen. Dabei muss das Handy nicht einmal Töne oder Vibrationen von sich geben – es muss im Zweifel nicht einmal eingeschaltet sein. Eine Studie legt nahe, dass ein Smartphone in Reichweite dazu führt, dass man automatisch abgelenkter ist. Und das selbst dann, wenn es gar nicht an ist.

Vielleicht lenken Sie sich auch selbst ab, indem Sie im Internet surfen, wenn Sie sich nicht mehr konzentrieren können. Ablenkungen können sich auch durch Ihre Arbeitsweise ergeben. Vielleicht neigen Sie zu Multitasking, wenn Sie gestresst sind. Dadurch dauert aber meist alles insgesamt länger, auch wenn es sich zwischenzeitlich so anfühlen mag, als würden Sie überall Fortschritte machen. Es kann auch sein, dass Sie nicht gut organisiert sind und sich dadurch verzetteln oder nicht wissen, wo Sie anfangen sollen. Auch ein schlechtes Zeitmanagement ist hinderlich für das konzentrierte Arbeiten.

Ablenkungen vermeiden: Tipps für mehr Konzentration bei der Arbeit

Ob man es schafft, konzentriert zu arbeiten, oder bei der Arbeit ständig abgelenkt ist, macht einen großen Unterschied. Nicht alles, was für Ablenkung am Arbeitsplatz sorgen kann, kann man beeinflussen. In vielen Fällen können Sie jedoch einiges dafür tun, dass Ihnen die Konzentration leichter fällt. Hier finden Sie Tipps gegen Ablenkung im Job.

Den Arbeitsplatz ablenkungsarm gestalten

Der Arbeitsplatz sollte so ruhig und störungsfrei wie möglich sein. Im besten Fall sitzen Sie in einem kleinen Büro mit wenigen Kollegen und können bei Bedarf die Tür schließen. In einem Open-Space-Büro geht das nicht. Hier können Sie aber vielleicht mit Noise-Cancelling-Kopfhörern arbeiten. Möglicherweise haben Sie die Wahl, wo genau Sie sitzen. Dann bietet es sich an, einen Arbeitsplatz zu wählen, der nicht mitten im Geschehen ist.

Auch die Gestaltung des Schreibtisches kann einen Einfluss auf Ihre Konzentrationsfähigkeit haben. Ist er sehr wuselig, unaufgeräumt oder beinhaltet sehr viele Gegenstände, sorgt das für Ablenkung. Ein minimalistischer, aufgeräumter Schreibtisch ist eine wesentlich bessere Grundlage für konzentriertes Arbeiten.

Unterbrechungen verringern

Es ist wichtig, Unterbrechungen im Job zu minimieren. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass Sie Ihr E-Mail-Programm nicht den ganzen Tag im Hintergrund geöffnet haben. Sonst reißt Sie womöglich jede E-Mail aus der Arbeit heraus. Checken Sie Ihre E-Mails lieber nur periodisch. Sie können auch Kollegen Bescheid sagen, dass Sie zu bestimmten Zeiten nicht gestört werden möchten. Es kann sinnvoll sein, die Arbeitszeiten nach vorne oder hinten zu verlegen, wenn Sie Einfluss darauf haben. Früher am Morgen und später am Nachmittag ist wahrscheinlich weniger los, so dass Sie sich besser konzentrieren können.

Digitale Medien mit Bedacht nutzen

Digitale Medien sind in vielen Jobs ein wichtiges Instrument. Die Frage, ob man sie nutzt, stellt sich oft nicht. Wenn Sie an der Arbeit mit digitalen Medien zu tun haben, sollten Sie das bewusst gestalten, damit es nicht zur Ablenkungsquelle wird. Sie können zum Beispiel Zeiten festlegen, zu denen Sie Ihre E-Mails lesen oder soziale Netzwerke nutzen. Lenken Sie sich nicht selbst ab, indem Sie in Konzentrationstiefs im Internet surfen. Wenn Sie sich nicht mehr konzentrieren können, machen Sie lieber eine richtige Pause abseits des Bildschirms.

Pausen machen

Apropos Pause: Es ist wichtig, regelmäßig eine Pause einzulegen. Niemand kann sich stundenlang am Stück konzentrieren. Wer es trotzdem versucht, der kommt womöglich zu nichts oder braucht ewig. Es ist sinnvoll, spätestens nach einer Stunde eine kurze Pause zu machen. Nach einigen Stunden Arbeit sollten Sie eine längere Pause einlegen. Nutzen Sie Auszeiten möglichst gut, indem Sie zum Beispiel einen kurzen Spaziergang machen oder ein paar Dehnübungen, um Nacken und Rücken aufzulockern.

Effektive Tagesplanung

Um Ablenkungen am Arbeitsplatz in den Griff zu bekommen, kommt es auch auf eine sinnvolle Tagesplanung und ein gutes Zeitmanagement an. Planen Sie am Anfang des Arbeitstages, was Sie wann erledigen. Setzen Sie Prioritäten und berücksichtigen Sie produktive und weniger produktive Zeiten. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die wichtigen Dinge erledigt werden.

Achtsamkeit üben

Manchmal merkt man gar nicht, wenn man abgelenkt wird. Man greift womöglich gedankenverloren sofort zum Handy, wenn es vibriert, und wundert sich nach zehn Minuten, was man eigentlich gemacht hat. Wenn Sie achtsam sind, fällt Ihnen eher auf, wenn Sie sich gerade ablenken lassen. Um Achtsamkeit zu trainieren, ist Achtsamkeitsmeditation hilfreich. Sie können Sie mit Apps oder Büchern erlernen. Erwarten Sie aber keine schnellen Wunder – Achtsamkeit erfordert viel Übung.

Produktiver arbeiten: Was wichtig ist

Wer produktiv(er) arbeiten möchte, sollte Ablenkungen vermeiden, wo es möglich ist. Es gibt aber noch mehr, was man tun kann, damit die Arbeit möglichst schnell, einfach und mit guten Ergebnissen vonstatten geht. Ein wichtiger Aspekt ist die sorgfältige Planung. Im besten Fall überlegen Sie sich nicht nur, was Sie an einem Arbeitstag machen möchten, sondern haben auch einen Plan für die Woche, den Monat oder einen noch längeren Zeitraum. Das ermöglicht es Ihnen, das große Ganze im Blick zu behalten und auf übergeordnete Ziele hinzuarbeiten.

Sich Ziele zu setzen ist grundsätzlich hilfreich. Es kann motivierend wirken, der Arbeit Sinn verleihen und dafür sorgen, dass Sie mehr erreichen. Ziele sollten ambitioniert, aber realistisch sein. Bei größeren Aufgaben ist es sinnvoll, sie in mehrere kleinere Schritte zu unterteilen. So bleibt das Vorhaben überschaubar.

Mehr Motivation dank Belohnungen

Viele Menschen kennen das: Bestimmte Aufgaben möchte man gar nicht erst anfangen. Man schiebt sie womöglich immer wieder auf. Dann kann eine simple Taktik helfen: Überlegen Sie sich, wie der erste Schritt aussehen könnte, und planen Sie diesen für einen bestimmten Zeitpunkt fest ein. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass Sie für den leidigen Bericht zuerst nur ein Word-Dokument anlegen. Oder dass Sie sich eine grobe Struktur überlegen. Solche Schritte sorgen dafür, dass der Anfang gemacht ist. Der Rest fällt dann meist leichter, wenn man schon einmal dabei ist.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, sich zu motivieren, können Belohnungen eine gute Idee sein. Überlegen Sie, womit Sie sich eine Freude machen könnten, wenn Sie ein bestimmtes Ziel geschafft oder eine wichtige Aufgabe abgearbeitet haben. Wichtig ist auch, dass Sie Erfolge würdigen. Halten Sie für einen Moment inne, wenn Sie etwas Wichtiges erreicht haben, statt den Blick sofort auf das nächste Vorhaben zu richten.

Viele Arbeitnehmer sind überlastet. Das hängt oft auch damit zusammen, dass sie schlecht Nein sagen können, wenn andere sie um einen Gefallen bitten. Wenn Ihnen das auch so geht, üben Sie, anderen Grenzen zu setzen. Seien Sie dabei höflich, aber bestimmt. Sagen Sie nur zu, was Sie auch problemlos schaffen können.

Was Arbeitgeber für konzentriertes Arbeiten tun können

Wie gut sich Beschäftigte bei der Arbeit konzentrieren können, hängt in hohem Maße von den Rahmenbedingungen ab, die Arbeitgeber ihnen bieten. Verantwortliche in Unternehmen sollten das berücksichtigen, wenn sie bestimmte Entscheidungen treffen oder Veränderungen planen.

Ein wichtiger Aspekt sind die Arbeitsplätze. Die Mitarbeiter sollten dort die nötige Ruhe haben, um sich auf ihre Arbeit konzentrieren zu können. Kleinere Büros sind meist deutlich besser, wenn es darum geht, Ablenkungen zu vermeiden. Es kann auch helfen, Hilfsmittel bereitzustellen, die dabei helfen, Ablenkungen auszublenden. Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern zum Beispiel kostenlose Noise-Cancelling-Kopfhörer anbieten. Auch eine Software zur Blockierung von Websites kann sinnvoll sein.

Arbeitgeber sollten eine konzentrierte Arbeitsatmosphäre fördern. Dazu kann die Unternehmenskultur ebenso beitragen wie der Umgang untereinander und das Verhalten von Führungskräften. Führungskräfte sind zugleich Vorbilder, wenn es um das produktive Arbeiten geht. Sie sollten mit gutem Beispiel vorangehen und sich bei der Arbeit so wenig wie möglich ablenken lassen.

Für das konzentrierte Arbeiten sind regelmäßige Pausen unerlässlich. Meist sind wesentlich mehr Pausen sinnvoll, als Arbeitgeber zugestehen. Viele Arbeitgeber sehen Pausen als Zeitverschwendung. Das Gegenteil ist der Fall: Oft sind Beschäftigte, die mehr Pausen machen, schneller als Kollegen, die weniger kleine Auszeiten haben. In diesem Sinne ist es hilfreich, wenn Vorgesetzte ihren Mitarbeitern nahelegen, die Arbeit immer mal wieder zu unterbrechen.

Fazit: Ablenkungen im Job mit geeigneten Strategien vermeiden

• Ablenkungen am Arbeitsplatz sind ein Problem, wenn sie Beschäftigte immer wieder von der Arbeit abhalten.
• Wer ständig abgelenkt wird, schafft weniger, außerdem wird die Arbeit oft zäh und anstrengend. Die Produktivität sinkt dabei fast unweigerlich.
• Um Ablenkungen vermeiden zu können, müssen sie erstmal identifiziert werden. Anschließend können geeignete Strategien genutzt werden, um ihnen zu begegnen.
• Auch Arbeitgeber haben in der Hand, wie gut sich ihre Mitarbeiter auf die Arbeit konzentrieren können.
• Für eine gute Konzentrationsfähigkeit sind regelmäßige Pausen essenziell. Vorgesetzte sollten ihre Beschäftigten ermutigen, die Arbeit immer wieder zu unterbrechen.

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