Strukturiertes Arbeiten und sich besser organisieren: So klappt es

Gute Leistungen im Job und ein stressfreier Arbeitsalltag sind oft kein Zufall, sondern hängen davon ab, wie gut jemand seine Arbeit organisieren und strukturieren kann. Was heißt es, organisiert zu arbeiten? Wie kann es praktisch aussehen? Und wie kann man strukturiertes Arbeiten lernen? Darum geht es in diesem Beitrag.

Strukturiert arbeiten: Was bedeutet das?

Eine strukturierte, organisierte Arbeitsweise ist im Joballtag ein wichtiger Softskill. Dabei geht es um die Art und Weise, in der man an seine Aufgaben herangeht. Die Arbeit zu strukturieren heißt, eine sinnvolle Struktur zu schaffen. Man teilt sich die Arbeit durchdacht ein, plant Aufgaben sinnvoll ein und geht dabei systematisch vor. Es bedeutet, sich gut organisieren zu können, um alle Tätigkeiten möglichst gut erledigen zu können. Dazu gehört es auch, den Arbeitsalltag so zu gliedern, wie es der eigenen Leistungsfähigkeit entspricht, und dabei Prioritäten zu setzen.

Wer strukturiert und organisiert arbeitet, hat das große Ganze im Blick, statt sich in der Hektik des Alltags zu verlieren. Er kennt seine Ziele – für den Tag, aber auch übergeordnet für den Monat, die Woche, das Jahr – und verfolgt sie so, wie es ihm am sinnvollsten erscheint.

So hilft Ihnen strukturiertes Arbeiten dabei, Ihre beruflichen Ziele zu erreichen

Bei der Arbeit Struktur zu schaffen und organisiert zu arbeiten hat viele Vorteile – für Arbeitnehmer, aber auch für ihre Kollegen und den Arbeitgeber. So hilft Ihnen strukturiertes Arbeiten zum Beispiel dabei, Ihre Aufgaben optimal zu erledigen und dabei nicht in Zeitdruck zu geraten. Je organisierter Sie sind, desto eher können Sie gute Leistungen erbringen. Ebenso ermöglicht Ihnen eine strukturierte Arbeitsweise, auf Ihre beruflichen Ziele hinzuarbeiten und sie auch tatsächlich zu erreichen.

Wenn Sie bei der Arbeit organisiert und strukturiert sind, ist es leichter, Prioritäten zu erkennen, festzulegen und entsprechend zu handeln. Sie können Ihre Aufgaben dadurch zum besten Zeitpunkt und auf die beste Art und Weise erledigen. Wer nach Plan vorgeht, hat meist auch automatisch weniger Stress. Seine organisierte Arbeitsweise kann dafür sorgen, dass Aufgaben schneller erledigt sind. Außerdem behält er immer den Überblick, was Gefühle der Überforderung verringern kann. Wenn Sie strukturiert und organisiert arbeiten, gehört dazu, die Dinge anzugehen, die erledigt werden müssen, statt sie aufzuschieben. Dadurch kommen Sie schneller voran und haben weniger Druck.

Vorteile für Kollegen und Arbeitgeber

Für die Kollegen eines Beschäftigten, der im Job organisiert ist, macht das die Arbeit angenehmer. Sie können sich auf so einen Kollegen eher verlassen, was essenziell ist, wenn es um die Arbeit im Team geht. Das macht die Zusammenarbeit reibungsloser und kann auch zu besseren persönlichen Beziehungen führen. Die Arbeitsatmosphäre im Team kann auf diese Weise positiv beeinflusst werden.

Für Arbeitgeber hat es ebenfalls Vorteile, wenn die Mitarbeiter ihre Arbeit organisieren und sinnvoll strukturieren können. Wenn die Beschäftigten dadurch leistungsfähiger, vielleicht auch schneller und belastbarer sind, trägt das unmittelbar zur Produktivität im Unternehmen bei. Besonders, wenn viele Mitarbeiter über entsprechende Eigenschaften verfügen, kann das die Firma merklich voranbringen.

Struktur schaffen auf dem Schreibtisch: So wichtig ist es

Wenn es darum geht, an der Arbeit strukturiert und organisiert vorzugehen, ist der Schreibtisch eine wichtige Grundlage. Struktur zu schaffen heißt ganz buchstäblich, den eigenen Schreibtisch in den Blick zu nehmen. Er sollte aufgeräumt und möglichst minimalistisch ausgestattet sein. Man hört zwar immer wieder, dass Chaos in der Umgebung die Kreativität anrege. In der Regel ist das aber nicht der Fall, ganz im Gegenteil: Eine chaotische, vollgestopfte Umgebung kann eine regelrechte Blockade im Kopf auslösen.

Alle Dinge, die sich in der Arbeitsumgebung befinden, sind potenzielle Ablenkungen. Das Gehirn befasst sich ganz automatisch damit, indem es die unterschiedlichen Reize verarbeitet – ob Sie es wollen oder nicht. Somit sind weniger Hirnkapazitäten für andere Dinge frei, zum Beispiel für Ihre eigentlichen Aufgaben.

Wenn es in der Arbeitsumgebung unaufgeräumt ist, fällt es vielen Menschen schwerer, sich zu fokussieren. Eine klare, aufgeräumte Umgebung hingegen sorgt oft für mehr mentale Klarheit. Im Gehirn ist mehr Platz für die Tätigkeiten, die einen bei der Arbeit voranbringen. Praktisch heißt das, dass es für organisiertes Arbeiten wichtig ist, nur das Notwendigste auf dem Schreibtisch zu haben. Was das bedeutet, können Sie selbst am besten abschätzen.

Einmal richtig Ordnung schaffen – und aufrechterhalten

Nehmen Sie sich die Zeit, einmal eine sinnvolle Ordnung an Ihrem Arbeitsplatz zu schaffen. Halten Sie diese Ordnung dann auch aufrecht. Es lässt sich nicht verhindern, dass von Zeit zu Zeit viele Zettel oder Utensilien auf dem Schreibtisch herumfliegen. Am Ende des Arbeitstages sollten Sie aber wieder alles aufräumen, damit Sie am nächsten Tag mit den besten Voraussetzungen mit der Arbeit beginnen können.

Ordnen Sie Dokumente und andere Gegenstände so, dass Sie sofort wissen, wo Sie etwas finden. Das spart Ihnen im Joballtag Zeit und kann Stress reduzieren. Wichtig ist auch, dass Sie nicht aus Prinzip alles aufheben. Schmeißen Sie weg, was Sie nicht mehr brauchen. Das können zum Beispiel alte Dokumente sein, soweit Sie nicht dazu verpflichtet sind, diese aufzubewahren. Arbeitsmaterialien, die Sie vom Arbeitgeber bekommen haben und derzeit nicht brauchen – etwa überzählige Stifte oder Notizblöcke – können Sie ans Sekretariat zurückgeben, statt alles bei sich zu lagern.

Methoden und Tricks, um strukturiert und organisiert zu arbeiten

Sie möchten sich besser organisieren, wissen aber nicht genau, wo Sie dafür ansetzen können und sollten? Keine Sorge – wir haben einige Tipps für Sie, die Ihnen dabei helfen, strukturiert zu arbeiten.

Machen Sie sich einen Plan

Ganz grundsätzlich ist es wichtig, dass Sie nicht einfach irgendwo anfangen, sondern bei der Arbeit planmäßig vorgehen. Dafür brauchen Sie natürlich überhaupt erstmal einen Plan. Tragen Sie dazu alle Tätigkeiten zusammen, die Sie erledigen müssen, egal, wie wichtig oder unwichtig sie sind. Im zweiten Schritt setzen Sie Prioritäten, zum Beispiel mithilfe der Eisenhower-Methode, bei der Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit in verschiedene Kategorien eingeteilt werden. Machen Sie sich To-do-Listen für jeden Arbeitstag und ruhig auch für eine Woche oder einen Monat. Wichtig: Überfrachten Sie diese Listen nicht. Wenn Sie zu viele Aufgaben notieren, schaffen Sie wahrscheinlich nicht alles. Das kann sehr frustrierend und demotivierend sein. Realistische Pläne sind deshalb wichtig.

Zeit sinnvoll strukturieren

Strukturiertes Arbeiten bedeutet, sich seine Zeit sinnvoll einzuteilen. Nutzen Sie dazu produktive und weniger produktive Phasen. Angenommen, Sie brauchen morgens einige Zeit, bis Sie wirklich in Gang kommen. Dann fangen Sie nicht gerade mit den wichtigsten Aufgaben an, sondern erledigen die, wenn Sie später am Tag geistig voll auf der Höhe sind. Analysieren Sie regelmäßig, ob Ihre Vorgehensweise die gewünschten Ergebnisse bringt. Hat alles so geklappt, wie Sie es sich vorgestellt hatten? Wenn nicht: Woran hat es gehakt? Und was können Sie daraus lernen?

Setzen Sie sich Deadlines

Stress entsteht im Job vor allem dann, wenn man feststellt, dass man bei bestimmten Aufgaben nicht so weit ist, wie man sein sollte. Dem können Sie vorbeugen, indem Sie sich Deadlines setzen. Und zwar auch bei Aufgaben, wo das niemand von Ihnen verlangt. Sie legen diese Fristen also im Zweifel nur für sich selbst fest. Sie sollten realistisch sein, aber dennoch nicht allzu lang. So kommen Sie nicht ins Hintertreffen, sondern haben die beruhigende Gewissheit, dass Sie alles rechtzeitig erledigen werden. Dieses Gefühl kann Ihnen viel Stress nehmen. Außerdem werden Sie auf diese Weise wahrscheinlich bessere Ergebnisse erzielen, weil Sie sich der Aufgaben frühzeitig angenommen haben.

Voraussetzungen für konzentriertes Arbeiten schaffen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Arbeitsumgebung Ihnen die richtigen Bedingungen für ein fokussiertes Arbeiten bietet. Das betrifft zum Beispiel den schon erwähnten aufgeräumten Schreibtisch. Ebenso ist es wichtig, dass Sie im Job die nötige Ruhe haben. In einem Großraumbüro kann das schwierig werden, aber auch hier können Sie etwas tun: Sie könnten zum Beispiel Noise-Cancelling-Kopfhörer verwenden. Falls es in der Firma flexible Arbeitsplätze gibt, suchen Sie sich einen Schreibtisch, der nicht inmitten des Geschehens liegt, sondern eher am Rand. Ebenso wichtig ist es, dass Sie regelmäßig lüften, damit Ihr Gehirn den nötigen Sauerstoff bekommt.

Ablenkungen minimieren

Sie können Ihre Arbeit noch so gut organisieren: Wenn um Sie herum überall Ablenkungen lauern, werden Sie kaum produktiv arbeiten können. Deshalb sollten Sie überlegen, wie Sie Ablenkungen minimieren können. Das kann zum Beispiel bedeuten, das Handy nicht vor sich auf dem Schreibtisch liegen zu haben und es am besten stumm zu schalten. Oder Ihre Mails ganz gezielt zu checken, statt das Mail-Programm im Hintergrund geöffnet zu lassen. Lassen Sie sich auch nicht von jedem Gedanken ablenken, der Ihnen in den Kopf schießt und Sie dazu verleitet, „nur mal kurz“ etwas zu googeln. Und wenn die Kollegen Sie dauernd stören, machen Sie doch einfach mal die Tür zu (vorausgesetzt, Sie haben die Möglichkeit dazu).

Zeitmanagement-Tools nutzen: Die Pomodoro-Technik

Strukturiertes Arbeiten kann mit bestimmten Techniken leichter gehen. Besonders Zeitmanagement-Tools können nützlich sein. Ein Beispiel ist die Pomodoro-Technik. Dabei unterteilen Sie Ihre Arbeitszeit in überschaubare Häppchen. Im Original geht das so: Sie arbeiten 25 Minuten, danach machen Sie fünf Minuten Pause, anschließend arbeiten Sie wieder 25 Minuten, machen wieder eine kurze Pause und so weiter. Nach spätestens vier solcher Einheiten legen Sie eine längere Pause ein.

Sie können natürlich auch andere Zeitintervalle festlegen, die jedoch eine Stunde nicht übersteigen sollten. Die Pomodoro-Technik kann Ihnen dabei helfen, sich besser auf die Arbeit zu fokussieren und Ablenkungen auszublenden, weil Sie wissen, dass die nächste Pause schon in Reichweite ist.

Genug Pausen machen

Apropos Pausen: Pausen sind für strukturiertes, fokussiertes Arbeiten essenziell. Viele Beschäftigte erwarten zu viel von sich – womöglich auch, weil das Modell des klassischen Acht-Stunden-Tags suggeriert, man könne sich acht Stunden am Tag konzentrieren. Das ist jedoch nicht der Fall, und zwar auch dann nicht, wenn Ihre Konzentrationsfähigkeit hoch ist.

Lange Zeit ohne Pausen zu arbeiten zehrt übermäßig an Ihren geistigen Kapazitäten, kann Sie verlangsamen und Fehler wahrscheinlicher machen. Machen Sie deshalb viele kurze Pausen, in denen Sie am besten etwas ganz anderes machen. Sie können sich in der Mittagspause zum Beispiel an der frischen Luft die Beine vertreten. Ebenso wichtig ist es, dass Sie nach Feierabend wirklich eine Auszeit vom Job haben. Machen Sie etwas Schönes, das Sie entspannt. Damit sind die Voraussetzungen für Leistungsfähigkeit am nächsten Arbeitstag gut.

Sich Ziele setzen

Wenn Sie Ihre Arbeit besser organisieren möchten, müssen Sie wissen, worauf Sie hinarbeiten. Mit anderen Worten: Sie brauchen Ziele. Das können Dinge sein, die der Arbeitgeber vorgibt, aber auch Ihre eigenen, individuellen beruflichen Ziele. Wenn Sie wissen, was Sie erreichen möchten, kann das sehr motivierend sein. Außerdem erlaubt es Ihnen, entsprechend zu planen und Ihre Arbeit so zu strukturieren, dass Sie Ihre Ziele tatsächlich erreichen können.

Aufgaben in Teilschritte aufteilen

Strukturiert zu arbeiten kann auch so aussehen, dass Sie komplexe und langwierige oder auch unliebsame Aufgaben in Teilaufgaben zerlegen. Das hat gleich mehrere Vorteile. Die Aufgabe wird greifbarer und wirkt weniger bedrohlich. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die Tätigkeit tatsächlich angehen und rechtzeitig erledigen, wodurch wiederum Ihre Erfolgswahrscheinlichkeit steigt. Gefühlt können Aufgaben einfacher werden, wenn sie in mehrere Schritte unterteilt werden.

Wichtige Dinge nicht aufschieben

Prokrastination passt nicht zum organisierten Arbeiten. Erledigen Sie das, was wirklich wichtig ist, lieber zuerst. Zum Beispiel mit der Eat-the-Frog-Methode. Dabei machen Sie Unangenehmes zuerst. Die Aufgabe ist dann nicht nur erledigt, was für sich genommen schon positive Gefühle auslöst. Das Erfolgserlebnis kann Ihnen auch einen Motivationsschub geben und Sie für den ganzen Tag beflügeln. Würden Sie die Aufgabe hingegen aufschieben, hätten Sie das sicherlich die ganze Zeit im Hinterkopf, was negative Gefühle auslösen kann. 

Bitte kein Multitasking

Organisiert arbeiten heißt, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen. Multitasking ist keine Form des strukturierten Arbeitens. Dass Multitasking eine gute Idee ist, ist längst widerlegt. Stattdessen dauert es mit dieser Vorgehensweise sogar länger: Das Gehirn schaltet beim Multitasking permanent zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her. Das kostet zusätzlich Kapazitäten. Die Folge: Sie fühlen sich schneller erschöpft und ausgelaugt, außerdem können Stress und innere Unruhe entstehen. 

Nein sagen

Die eigene Arbeit zu strukturieren heißt auch, die Grenzen der eigenen Leistungsfähigkeit zu kennen und anzuerkennen. Sie müssen wissen, was Sie gut leisten können und was nicht. Scheuen Sie sich deshalb nicht, Nein zu sagen, wenn ein Kollege Sie um einen Gefallen bittet. Überlegen Sie auch gut, ob Sie sich freiwillig für eine Extra-Aufgabe melden, durch die Sie dann womöglich in Stress geraten.

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