Hot-Desking: Bürokonzept mit flexiblen Arbeitsplätzen

Moderne Arbeitsweisen erfordern Flexibilität, und das auch bei den Arbeitsplätzen. Besonders in Büros werden diese immer öfter nicht mehr fest bestimmten Mitarbeitern zugewiesen, sondern können prinzipiell von allen besetzt werden. Der englische Begriff dafür lautet Hot-Desking. Wie das genau funktioniert, welche Vor- und Nachteile es hat und wie Hot-Desking gut umgesetzt werden kann.

Hot-Desking Bedeutung: Was ist Hot-Desking?

Das Arbeitsleben ist heute wesentlich flexibler als noch vor einigen Jahrzehnten. Das gilt in besonderem Maße für Arbeitsformen und die Rahmenbedingungen der Arbeit – wie, wo und mit welchen Mitteln jemand seine Arbeit verrichtet. Ein Beispiel dafür ist der Trend zur Arbeit im Homeoffice. Viele Unternehmen ermöglichen es ihren Beschäftigten, zeitweise von zuhause aus zu arbeiten. Die Arbeitsplätze dieser Mitarbeiter im Unternehmen bleiben dann zu bestimmten Zeiten unbesetzt. Während dieser Zeit könnten andere Beschäftigte die Arbeitsplätze nutzen, und wenn immer jemand anderswo ist, könnte man auch insgesamt Arbeitsplätze einsparen. Dieser Gedanke steckt hinter Hot-Desking.

Hot-Desking ist ein anderer Begriff für Desk-Sharing und liegt im Trend. Dahinter steckt ein Konzept, welches sich seit den 1980er und 1990er Jahren entwickelt hat, um Arbeitsplätze anders zu organisieren. Bei Hot-Desking haben die Mitarbeiter eines Unternehmens (oder einer Abteilung im Unternehmen) keine festen Arbeitsplätze, sondern setzen sich dorthin, wo es gerade am besten für sie ist. Typischerweise suchen sich die Beschäftigten jeden Tag einen anderen Arbeitsplatz, manchmal auch mehrfach am Tag.

So funktioniert das Hot-Desking-Konzept

Wie das Hot-Desking-Konzept in der Praxis aussieht, kann sich von Unternehmen zu Unternehmen zum Teil stark unterscheiden. Jeder Arbeitgeber kann schließlich selbst überlegen, welches Arbeitsplatz-Modell am besten zu seiner Belegschaft und ihren Tätigkeiten passt. Typisch sind jedoch die variablen Arbeitsplätze der Mitarbeiter. Manchmal hat kein Mitarbeiter mehr einen festen Arbeitsplatz, oft gilt das jedoch nur für bestimmte Beschäftigte. Führungskräfte haben etwa häufig noch Einzel- oder Zweierbüros oder sitzen in kleineren Gruppenbüros, in denen die Arbeitsplätze fest vergeben sind.

Arbeitnehmer, die durch Hot-Desking keine Plätze mehr haben, die für sie reserviert sind, können dann immer wieder neu entscheiden, wo sie arbeiten. Oft stehen ihnen dabei unterschiedliche Bereiche zur Auswahl, zum Beispiel Gruppen- oder Großraumbüros, spezielle Zonen für konzentriertes Arbeiten, in denen es entsprechend ruhig ist, und Zonen für Teamarbeit und Besprechungen. Wenn Teams sich besprechen müssen, können sie oft auch Räume für Meetings buchen. In manchen Unternehmen setzen sich die Arbeitnehmer einfach an den Arbeitsplatz ihrer Wahl, in anderen gibt es Buchungssysteme, mit denen sich ein bestimmter Arbeitsplatz im Voraus reservieren lässt.

Die flexiblen Arbeitsplätze werden dank digitaler Lösungen möglich. Die Beschäftigten arbeiten zum Beispiel am Laptop, den sie von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz mitbringen, oder mit einem Desktop-PC. Dort wählen sie sich dann mit ihrer Nutzerkennung ins Netzwerk ein, um an ihre Daten und Programme zu gelangen. Mit einer digitalen Telefonanlage kann selbst die Rufnummer mitgenommen werden: Dazu loggt man sich einfach am jeweiligen Arbeitsplatz ein und später wieder aus. Geräte wie Drucker oder Scanner stehen in der Regel an einem zentralen Ort für alle Beschäftigten bereit.

Unterlagen und Utensilien, die für die Arbeit benötigt werden, werden nach getaner Arbeit wieder mitgenommen, so dass der Hot-Desk wieder frei von persönlichen Gegenständen ist. Zur Aufbewahrung und dem Umzug an einen anderen Arbeitsplatz können zum Beispiel Rollcontainer genutzt werden.

Was hat Hot-Desking für Vorteile?

Dass Hot-Desking im Trend liegt, hängt in erster Linie mit wirtschaftlichen Überlegungen von Arbeitgebern zusammen. In Zeiten, in denen immer mehr Beschäftigte zumindest tageweise von zuhause oder unterwegs aus arbeiten oder durch Termine nicht am Arbeitsplatz sind, stehen viele Schreibtische zeitweise leer. Das verursacht unnötige Kosten, die man einsparen kann, wenn sich die Mitarbeiter Arbeitsplätze teilen – besonders, wenn die Zahl der Arbeitsplätze insgesamt verringert wird. Das klappt oft, weil gerade in größeren Unternehmen fast immer jemand fehlt.

Auch für Arbeitnehmer kann Hot-Desking Vorteile mit sich bringen. Die Gefahr, dass man dauerhaft einen Arbeitsplatz hat, der einem nicht gefällt, besteht dabei zum Beispiel nicht. Die Beschäftigten können schließlich jederzeit an einen anderen Arbeitsplatz umziehen – freie Plätze vorausgesetzt. Das ist auch praktisch für verschiedene Tätigkeiten: Wer konzentriert arbeiten muss, tut das vielleicht lieber in einem ruhigeren Randbereich, während ein zentralerer Platz eine engere Absprache mit den Kollegen ermöglicht. Dank Hot-Desking können sich immer die Kollegen zusammensetzen, die gerade an einem gemeinsamen Projekt oder einer gemeinsamen Aufgabe arbeiten.

Hot-Desking sorgt außerdem für Abwechslung im Arbeitsalltag, die von den Beschäftigten als positiv empfunden werden kann. Durch die wechselnden Plätze haben sie außerdem mehr Kontakt mit Kollegen aus anderen Bereichen, mit denen sie sonst weniger Berührungspunkte hätten. Das kann für einen besseren Austausch und Informationsfluss sorgen und Kreativität und Innovation beflügeln.

Diese Nachteile kann Hot-Desking haben

Hot-Desking kann allerdings auch Nachteile mit sich bringen – für Arbeitnehmer und indirekt auch für Arbeitgeber. Fangen wir mit den Nachteilen für Mitarbeiter an. Das wohl größte Problem besteht dann, wenn Hot-Desking nicht durchdacht angewendet wird. Wenn Beschäftigte endlos durch die Firma ziehen müssen, bis sie einen Platz gefunden haben, kostet das nicht nur Zeit, sondern kann auch Stress verursachen. Wenn die Mitarbeiter im Zeitdruck sind, verlieren sie durch die Suche nach einem Arbeitsplatz unnötig Zeit und sind wahrscheinlich genervt. Problematisch ist es auch, wenn die Arbeitsplätze sehr unterschiedlich sind. Dann sind vielleicht manche Plätze so begehrt, dass sie ständig schon besetzt sind. Wenn es dann immer die gleichen sind, die diese Plätze ergattern, kann das für Konflikte im Team sorgen.

Es ist außerdem stressig – und manchmal auch wenig praktikabel –, sämtliche Unterlagen immer mitzunehmen. Am Arbeitsplatz selbst bleibt bei Hot-Desking kein Raum mehr für persönliche Gegenstände, was die Schreibtische unpersönlich macht. Manche Arbeitnehmer fühlen sich dadurch weniger wohl. Auch die Kollegen können fehlen: Viele Beschäftigte haben Lieblingskollegen, mit denen sie vielleicht bisher unmittelbar zusammensaßen. Bei Hot-Desking kann es schwer werden, benachbarte Arbeitsplätze für alle zu finden. Auch der Teamgeist kann unter den wechselnden Arbeitsplätzen leiden: Man lernt zwar mehr Leute kennen, sieht die unmittelbaren Kollegen aber womöglich seltener.

Wenn die Mitarbeiter unzufrieden mit der Situation sind, ist das auch ein Problem für Arbeitgeber. Die Beschäftigten können dann nämlich weniger motiviert sein, weniger leisten und sich weniger engagieren. Auch die Gefahr einer Abwanderung zu anderen Arbeitgebern steigt.

Wo kann man Hot-Desking einsetzen – und wann kann es sich lohnen?

Hot-Desking lässt sich nicht in jeder Firma nutzen, sondern ist an bestimmte Voraussetzungen geknüpft. Der Arbeitsplatz und die Tätigkeiten der Mitarbeiter müssen sich für wechselnde Arbeitsplätze eignen. So muss jeder Mitarbeiter an jedem Arbeitsplatz alles finden, was er für seine Arbeit benötigt. Zu den Voraussetzungen für Hot-Desking gehören deshalb auch passende technische Lösungen, damit alle Mitarbeiter jederzeit Zugang zum Unternehmensnetzwerk und ihren eigenen Programmen und Daten haben. Außerdem muss es genügend gleichwertige Arbeitsplätze geben, damit jeder Beschäftigte einen guten Platz finden kann. Praktisch ist das in vielen Büros möglich, aber nicht dort, wo Menschen handwerklich tätig sind.

Es ist hilfreich, wenn Hot-Desking mit flexiblen Arbeitszeiten einhergeht, zum Beispiel einer Gleitzeit-Regelung. Wenn die Arbeitszeiten der Mitarbeiter unterschiedlich sind, gibt es weniger Streit um die besten Plätze. Am besten ist es, wenn den Mitarbeitern unterschiedliche Bereiche zur Verfügung stehen. So können sie den besten Platz wählen, wenn sie sich konzentrieren und ungestört sein oder aber mit Kollegen zusammenarbeiten oder Telefonate führen möchten. Ein Buchungssystem für Arbeitsplätze kann sehr nützlich sein: So wissen die Mitarbeiter vorher, wo sie sitzen werden und dass der gewünschte Platz auch tatsächlich verfügbar ist.

Ob Hot-Desking eine gute Lösung sein kann, hängt damit maßgeblich davon ab, welche Infrastruktur vor Ort existiert. Wenn die technischen Voraussetzungen für wechselnde Arbeitsplätze nicht gegeben sind, ist Hot-Desking keine Option. Wie gewinnbringend das Hot-Desking-Konzept im Einzelfall ist, ist davon abhängig, wie ein Arbeitgeber es umsetzt und welche Regelungen es begleiten.

Tipps für ein erfolgreiches Arbeiten an geteilten Arbeitsplätzen

Damit das Arbeiten an einem Hot-Desk für Sie und Ihre Kollegen möglichst angenehm vonstatten gehen kann, sollten Sie ein paar Dinge beherzigen. Die folgenden Tipps sind hilfreich, wenn Sie sich Ihren Arbeitsplatz mit anderen teilen:

• Halten Sie den Arbeitsplatz sauber. Das gilt nicht nur während Ihrer Arbeit dort, sondern auch danach. Wenn Sie gehen, nehmen Sie alles mit und lassen Sie kein dreckiges Geschirr oder Müll zurück. So kann der nächste Kollege direkt loslegen.
• Stören Sie andere nicht. Seien Sie während der Arbeit in Großraumbüros und größeren Gruppenbüros so ruhig wie möglich, um andere nicht abzulenken. Führen Sie keine lauten Telefonate und unterhalten Sie sich auch nicht lautstark mit Kollegen, während andere sich konzentrieren müssen.
• Reservieren Sie Ihren Platz vorab. Wenn es in Ihrem Unternehmen ein Buchungssystem für Arbeitsplätze gibt, nutzen Sie es! Dadurch haben Sie Sicherheit, wo Sie arbeiten werden. Außerdem können Sie den besten Platz für verschiedene Tätigkeiten auswählen, was einem produktiven Arbeiten zugutekommt.
• Schützen Sie Daten. Achten Sie darauf, dass Dritte keinen Zugang zu sensiblen Daten haben. Loggen Sie sich immer aus, wenn Sie den Arbeitsplatz verlassen, und lassen Sie keine vertraulichen Unterlagen auf dem Schreibtisch liegen.
• Andere um Rücksichtnahme bitten. Vielleicht kommen die Kollegen nicht von selbst darauf, dass sie zu laut sind oder dass nicht jeder auf den starken Geruch ihres Mittagessens steht. Scheuen Sie sich in so einem Fall nicht, die betreffenden Personen darauf anzusprechen und darum zu bitten, dass sie sich rücksichtsvoller verhalten.

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