Desk-Sharing: Mit diesen Regeln klappt es

Es gibt viele Möglichkeiten, den Arbeitsplatz von Arbeitnehmern zu gestalten. Eine Option ist das sogenannte Desk-Sharing, bei dem die Mitarbeiter keinen festen Schreibtisch haben. Stattdessen suchen sie sich immer wieder einen neuen freien Platz. Das Modell kann vorteilhaft sein, es kann aber auch Nachteile haben. Welche das sind und welche Regeln helfen, Desk-Sharing gewinnbringend einzusetzen, erfahren Sie hier.

Desk-Sharing: Was ist das und wie funktioniert es?

Wer in einem Büro arbeitet, hat in der Regel einen festen Arbeitsplatz. Dort richtet er sich ein, hinterlässt wichtige Unterlagen und Arbeitsmaterialien. Beim Desk-Sharing ist das anders. Die Arbeitnehmer haben keinen eigenen Schreibtisch, sondern nutzen unterschiedliche Arbeitsplätze, die gerade frei sind. Die Schreibtische sind beim Desk-Sharing funktional gestaltet und frei von persönlichen Gegenständen und Dekoration.

Vor allem größere Unternehmen setzen nicht nur in den USA, sondern inzwischen auch hierzulande auf diese neuartige Art, den Arbeitsplatz zu gestalten. Typischerweise gibt es in einer Firma, die Desk-Sharing nutzt, mehr Mitarbeiter als Arbeitsplätze. Wenn die Beschäftigten häufig auf Terminen außer Haus, in Besprechungen oder im Home-Office sind, kann das funktionieren. In Firmen, in denen die Mitarbeiter fast ausschließlich am Schreibtisch sitzen, ist Desk-Sharing hingegen weniger sinnvoll. In diesem Fall wäre es auch nicht möglich, die Zahl der Arbeitsplätze zu reduzieren – ansonsten kann es sein, dass manche Arbeitnehmer zeitweise gar keinen Platz zum Arbeiten finden.

So kann Desk-Sharing organisiert werden

Desk-Sharing kann generell in einem Unternehmen praktiziert werden, es kann aber auch nur in bestimmten Teams oder Abteilungen eingesetzt werden. Das hängt insbesondere davon ab, ob der geteilte Arbeitsplatz im Einzelfall überhaupt praktikabel ist oder nicht. Grundsätzlich ist es möglich, Desk-Sharing auf verschiedenen Hierarchie-Ebenen einzusetzen. In manchen Unternehmen sind auch höherrangige Mitarbeiter beteiligt und suchen sich wie die übrigen Beschäftigten immer wieder einen neuen Arbeitsplatz. Oft sind Mitarbeiter mit Leitungsfunktion jedoch ausgenommen und haben eigene Büros.

Gerade in kleineren Firmen funktioniert Desk-Sharing so, dass Mitarbeiter sich zum Arbeitsbeginn oder nach einer längeren Pause einen freien Arbeitsplatz suchen. Ob ein Arbeitsplatz frei ist, lässt sich leicht erkennen: Der PC ist aus oder im Standby, außerdem ist der Schreibtisch frei von persönlichen Gegenständen. Wo es für die Mitarbeiter schwieriger ist, freie Plätze schnell zu erkennen, kann auch mit einem elektronischen Buchungssystem gearbeitet werden. Das ermöglicht eine Reservierung und spart den Beschäftigten eine längere Suche.

Weil Unterlagen nicht am Arbeitsplatz bleiben dürfen, werden beim Arbeitsplatz-Sharing häufig Rollcontainer eingesetzt. Sie bieten Arbeitnehmern eine Möglichkeit, ihre Materialien ebenso wie Büroausstattung wie Stifte oder Locher immer bei sich zu haben.

Desk-Sharing: Ein Modell mit Vorteilen

Dass Desk-Sharing sich zunehmender Beliebtheit erfreut, hängt mit den verschiedenen Vorteilen des Modells zusammen:

• In Unternehmen, in denen nicht jeder Arbeitsplatz ständig benötigt wird, können Arbeitgeber mit Desk-Sharing Arbeitsplätze einsparen. Das führt zu geringeren Kosten für Räumlichkeiten und Ausstattung.
• Ein minimalistischer Arbeitsplatz kann dazu führen, dass Arbeitnehmer sich leichter konzentrieren können. Wer nicht von Bergen von Unterlagen abgelenkt wird, schafft seine Arbeit nicht nur oft schneller, sondern auch müheloser. Durch Desk-Sharing werden Mitarbeiter zu einem aufgeräumten Arbeitsplatz gezwungen. Das kann ihre Produktivität steigern.
• Wer nicht immer dieselben Kollegen um sich herum hat, lernt eher neue Menschen kennen. Dadurch können sich neue Möglichkeiten ergeben – für berufliche Kooperationen ebenso wie privat in Form neuer Freundschaften.
• Die Gefahr, einen suboptimalen Arbeitsplatz zugeteilt zu bekommen, mit dem man als Arbeitnehmer fortan leben muss, besteht beim Desk-Sharing nicht. Das gilt nicht nur für den Arbeitsplatz an sich, sondern auch die Kollegen, mit denen man ansonsten ein Büro geteilt hätte.

Desk-Sharing kann auch Nachteile haben

Arbeitsplatz-Sharing kann in gewisser Hinsicht viele Vorteile bieten. Ebenso können mit dem Desk-Sharing Nachteile einhergehen:

• Nicht immer ist Desk-Sharing überhaupt machbar, außerdem hat es mitunter unerwünschte Folgen. Schlimmstenfalls irren Mitarbeiter unnötig lange durch das Unternehmen, bis sie einen Arbeitsplatz gefunden haben – oder finden gar keinen freien Platz, wenn es weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter gibt.
• So mancher Mitarbeiter freut sich, wenn er sich an seinem Arbeitsplatz einrichten kann. Das betrifft einerseits persönliche Gegenstände und Fotos, die den Arbeitsplatz gemütlicher machen können. Es betrifft auch Unterlagen und Akten, die ihren festen Platz haben können. Beim Arbeitsplatz-Sharing dürfen solche Dinge nicht am Schreibtisch verbleiben. Die Lösung sind häufig Rollcontainer, die dann aber immer wieder herumgeschoben werden müssen. Das ständige Umziehen kostet Zeit – Zeit, in der die Beschäftigten auch arbeiten könnten.
• Auch die Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber kann leiden, wenn sich jemand im Büro nicht mehr „heimisch“ fühlt.
• Wenn Kollegen nicht im selben Bereich sitzen, kann das die Absprache erschweren.
• Desk-Sharing birgt die Gefahr, dass jeden Morgen und nach jeder Mittagspause ein Run auf die besten Plätze entsteht. Wer leer ausgeht, findet das womöglich frustrierend.
• Unternehmen, die Desk-Sharing praktizieren, setzen häufig auf Großraumbüros. Vielen Menschen fällt es in einer lauten, hektischen Umgebung schwer, sich zu konzentrieren. Die Produktivität kann abnehmen, ebenso die Freude am Job. Das Stresslevel kann steigen.
• Infektionskrankheiten können sich durch Arbeitsplatz-Sharing eher verbreiten, weil Gegenstände wie Tastaturen, Computermäuse oder Telefone gemeinsam genutzt werden.

Desk-Sharing-Regeln: Mit diesen Tipps wird der geteilte Arbeitsplatz zum Erfolg

Desk-Sharing kann für Arbeitgeber eine Möglichkeit darstellen, Kosten zu sparen. Nicht zuletzt der Trend zur Arbeit im Home-Office führt dazu, dass immer wieder Arbeitsplätze unbesetzt bleiben – ein Argument für Desk-Sharing. Allerdings geht das Arbeitsplatz-Sharing mit einigen gewichtigen Nachteilen einher. Die folgenden Desk-Sharing-Regeln können dazu beitragen, dass die Vorteile des Arbeitsplatz-Modells überwiegen.

Macht Desk-Sharing wirklich Sinn?

Bevor Desk-Sharing eingeführt wird, sollten Arbeitgeber kritisch hinterfragen, ob der geteilte Arbeitsplatz in ihrem Unternehmen machbar und sinnvoll ist. Sind so viele Mitarbeiter regelmäßig nicht am Arbeitsplatz, dass das Konzept sich lohnen kann? Ist die technische Infrastruktur vorhanden, damit die Beschäftigten an variablen Arbeitsplätzen produktiv sein können, ohne auf Hindernisse zu stoßen? Wie aufwendig wäre es für die Mitarbeiter, ihr gesamtes Hab und Gut mit sich herumzutragen?

Je durchdachter der Plan ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass das Arbeitsplatz-Sharing wie gewünscht umgesetzt werden kann. Dafür ist es wichtig, mögliche Nachteile von Desk-Sharing vorher zu antizipieren – und zu überlegen, was man tun kann, damit sie nicht eintreten.

Es ist sinnvoll, Desk-Sharing zunächst zu testen. Nach einer möglichst realistischen Testphase können die Mitarbeiter Rückmeldung geben. Sie können dem Arbeitgeber sagen, wie sie das Arbeitsplatz-Sharing empfunden haben, ob sie daran festhalten möchten und was gegeben sein muss, damit sie auch ohne festen Arbeitsplatz leistungsfähig sind. Eine Übergangsphase, in der sich die Arbeitnehmer langsam an die Veränderung gewöhnen können, ist darüber hinaus sinnvoll.

Grundvoraussetzungen für Desk-Sharing schaffen

Im zweiten Schritt sollten Arbeitgeber sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter trotz des Arbeitsplatz-Sharings wie gehabt ihrer Arbeit nachgehen können. Technisch muss alles einwandfrei funktionieren. Auch an die nötige Ausstattung der Arbeitsplätze sollte gedacht sein. So können sich Mitarbeiter etwa Materialien, Papier oder Stifte teilen.

Die Arbeitsplätze sollten nicht zu knapp bemessen sein. Winzige Schreibtische in einem riesigen, lauten Raum – das ist keine Grundlage für produktives Arbeiten. Verschiedene Bereiche können helfen, den Anforderungen verschiedener Typen gerecht zu werden. Manch ein Beschäftigter hat kein Problem mit dem Großraumbüro, ein anderer fühlt sich darin womöglich permanent gestresst. Dann können Ruhezonen ebenso helfen wie eine Unterteilung des Raums durch Raumtrenner oder Pflanzen.

Um die Gesundheit der Mitarbeiter zu schonen, sollte der Arbeitsplatz ergonomisch sein. Das bedeutet unter anderem, dass die Tische und Stühle in ihrer Höhe verstellbar sein sollten – und zwar ohne viel Aufwand, damit die Beschäftigten den Arbeitsplatz auch tatsächlich anpassen.

Regeln für die Beschäftigten aufstellen

Desk-Sharing kann nur funktionieren, wenn die Schreibtische stets ordentlich und leer hinterlassen werden. Damit sich ein anderer Mitarbeiter dort hinsetzen und direkt loslegen kann, müssen sich die Beschäftigten auf Regeln im Umgang mit Desk-Sharing verständigen. Der Arbeitgeber kann Desk-Sharing-Regeln vorgeben, wobei es sinnvoll ist, diese Richtlinien gemeinsam mit den Mitarbeitern aufzustellen – sie wissen am besten, was funktioniert und was problematisch ist. Die Desk-Sharing-Regeln können anschließend öffentlich ausgehangen werden.

Für das Arbeitsplatz-Sharing ist es essenziell, dass die Beschäftigten alle Sachen mitnehmen, wenn sie in die Pause oder den Feierabend gehen. Dazu gehören auch Tassen und weiteres Geschirr sowie Abfälle. Sich Tische für längere Zeit zu reservieren, sollte keine Option sein – das würde dem Konzept des geteilten Arbeitsplatzes widersprechen.

Verschiedene Desk-Sharing-Arbeitsplätze schaffen

Wenn sich Beschäftigte an ihren neuen variablen Arbeitsplätzen nicht wohlfühlen, kann das ein Problem sein – für sie selbst, weil es auf ihre Stimmung schlägt, aber auch für ihre Produktivität, was wiederum der Arbeitgeber zu spüren bekommt. Dieses Risiko können Arbeitgeber minimieren, indem sie verschiedene Arten von geteilten Arbeitsplätzen schaffen – etwa Ecken mit Stehtischen, Bereiche mit kleinen Schreibtischen mit Platz nur für das Nötigste und Bereiche, in denen die Beschäftigten mehr Platz haben.

Es ist nicht sinnvoll, alle neuen Arbeitsplätze in einem Großraumbüro unterzubringen. Die Arbeit dort stresst viele Arbeitnehmer. Arbeitgeber sollten deshalb unbedingt auch kleinere Räumen nutzen. Sofa-Ecken, wo sich Mitarbeiter mit einem Laptop hinsetzen können, können Schreibtisch-Arbeitsplätze ergänzen und sich positiv auf das Wohlbefinden der Beschäftigten auswirken.

Auf Hygiene achten

Tastaturen gehören zu den am stärksten mit Keimen belasteten Gegenständen. Das gilt umso mehr, wenn sie von verschiedenen Menschen geteilt werden. Hygiene am Arbeitsplatz ist beim Desk-Sharing besonders wichtig. Arbeitgeber können dafür Regeln aufstellen, nach denen Gegenstände wie Maus und Tastatur zum Feierabend oder beim Arbeitsbeginn kurz gesäubert werden müssen. Dafür sollten die Mitarbeiter Desinfektionstücher am Arbeitsplatz vorfinden.

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