Deadline: So klappt es endlich mit dem Abgabetermin

„Ich habe so lange ein Motivationsproblem, bis ich ein Zeitproblem habe.“ Leider ist dieses Sprichwort nicht nur zum Schmunzeln gedacht, sondern es beschreibt die Lebenswirklichkeit einiger Menschen. Mit dem Ergebnis, dass es fast unmöglich wird, eine Deadline einzuhalten. Das kann im Berufsleben jedoch fatal werden. Denn wer immer wieder wichtige Abgabetermine verpasst, wird wohl kaum für die nächste Beförderung infrage kommen – und das kann wohl kein Arbeitnehmer wollen. Wenn Sie Probleme mit Deadlines haben, sollten Sie daher so schnell wie möglich etwas dagegen unternehmen. Was Sie tun können, erfahren Sie hier.

Deadline: Warum wir Probleme damit haben

Eine Deadline nicht eingehalten – das ist wohl den meisten von uns schon einmal passiert. Und das auch dann, wenn es die Deadline für ein wichtiges Projekt oder eine wichtige Präsentation war. Wie kann das passieren, warum achten wir nicht besser auf die Deadline? Vor allem auch dann nicht, wenn wir doch eigentlich wissen, dass eine ganze Menge davon abhängt?

Das kann unterschiedliche Gründe haben. Zum Beispiel, dass wir die Zeit, die wir für die Aufgabe benötigen, komplett falsch einschätzen. So kümmern wir uns zunächst um andere Dinge und Projekte in dem Glauben, noch ausreichend Spielraum für das eigentlich viel wichtigere Projekt zu haben. Erst viel zu spät merken wir, dass das so nicht stimmt. Dass wir die Deadline nicht einhalten, kann also ein Problem falscher Prioritäten sein oder mit schlechtem Zeitmanagement zusammenhängen.

Auf der anderen Seite können wir aber auch deshalb mit Deadlines zu kämpfen haben, weil wir zur Prokrastination neigen. Statt uns um die wichtige Aufgabe mit voller Konzentration zu kümmern, lassen wir uns nur zu gerne ablenken und schweifen ab. Das Ergebnis: Am Ende des Arbeitstages haben wir wenig und häufig nicht das erledigt, was wir eigentlich erledigen wollten. Stattdessen sind wir aber bestens über den aktuellen Stand unseres Facebook- und Instagram-Feeds informiert.

Weitere Gründe für das Nicht-Einhalten der Deadline

Neben diesen beiden Polen gibt es noch weitere Gründe und Ursachen dafür, warum einige von uns solche Probleme damit haben, eine Deadline einzuhalten:

• Zu viel Perfektionismus: Wer viel Zeit darauf verwendet, dass wirklich jedes kleinste Detail der Präsentation perfekt wird, wird vermutlich am großen Ganzen scheitern. Denn schnell verliert man sich in den vielen kleinen Details und gerät auf diese Weise unter Zeitdruck. Mit dem Ergebnis, dass kurz vor dem Ende der Deadline das Layout der PowerPoint Präsentation zwar fantastisch aussieht, der Inhalt aber noch nicht steht.
• Zu viele Aufgaben gleichzeitig: Auch das gleichzeitige Bearbeiten von mehreren Aufgaben hält uns eher davon ab, die Deadline einzuhalten. Studien weisen nämlich darauf hin, dass wir mehr Zeit für Aufgaben und Projekte benötigen, wenn wir multitasken, also mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen. Wer zum Multitasking neigt, sollte seinen Tagesablauf also daraufhin untersuchen, ob die Probleme mit den Deadlines daherkommen könnten. Zum Vergleich könnten Sie zum Beispiel einen Arbeitstag lang Ihre Konzentration nur auf ein Projekt lenken und vergleichen, mit welcher Methode Sie bessere Ergebnisse erzielen.

Strategien: So lassen sich Deadlines einhalten

Multitasking zu vermeiden, könnte also eine Strategie sein, um Deadlines besser einzuhalten. Wie so häufig bei Fragen der Selbstorganisation kommt es darauf an, was für die jeweilige Person passt. Die eine Strategie, die für alle Arbeitnehmer, Schüler, Studenten und alle anderen Personen, die Deadlines einhalten müssen, zum Ziel führt, gibt es nicht. Daher heißt es bei Problemen mit Deadlines: unterschiedliche Lösungswege ausprobieren und herausfinden, mit welchem Ansatz und welcher Strategie man selbst am erfolgreichsten ist.

Unter anderem diese Strategien können Sie ausprobieren:

Fangen Sie sofort an

Klingt nach einer Binsenweisheit, ist tatsächlich aber eine bewährte Strategie, um eine Deadline erfolgreich einzuhalten: die 72-Stunden-Regel. Sie besagt, dass wir Dinge, die wir uns vornehmen, so schnell wie möglich anfangen müssen. Tun wir das nicht innerhalb der ersten 72-Stunden – daher der Name für die Regel – bekommen wir Probleme mit der Deadline – oder halten sie überhaupt nicht ein.

Unter Umständen kommt es sogar so schlimm, dass wir das geplante Projekt überhaupt nicht anfangen und es beim guten Vorsatz bleibt. Das kennen viele von uns von den Vorsätzen, die wir in der Silvesternacht fassen. Wer nicht zeitnah damit anfängt, sein Vorhaben in die Tat umzusetzen, wird es vermutlich gar nicht tun. Denn dann fehlt schlicht und ergreifend die Entschlossenheit. Und wem die Entschlossenheit und vor allem die Freude an einer Sache fehlt, der wird sie lieber vor sich herschieben und prokrastinieren, statt anzufangen.

Machen Sie sich Ihr Verhalten bewusst

Es kann helfen, wenn Sie sich die Ursache für Ihre Probleme mit der Deadline verdeutlichen. Unter Umständen führen nämlich schlechte Gewohnheiten dazu, dass Sie viel Zeit vergeuden, die Sie eigentlich für Ihre Arbeit einsetzen könnten.

Ein Schritt, um aus diesem Kreislauf auszubrechen, kann sein, sich das eigene Verhalten ganz deutlich vor Augen zu führen. Das geht ganz einfach und ohne großen Zeitaufwand. Schreiben Sie sich einen Tag lang möglichst genau auf, was Sie wann erledigen. Dazu gehören übrigens auch die Dinge, die Sie nicht erledigt haben, obwohl Sie sie eigentlich geplant hatten. Notieren Sie sich zusätzlich auch, warum Sie diese Dinge nicht erledigt haben. So können Sie wertvolle Einsichten gewinnen, warum es bei Ihnen mit den Deadlines hapert und was Sie tun können, um das zu ändern.

(Klassische) Zeitmanagement-Methoden nutzen

Um seine Zeit besser zu planen und dementsprechend auch zu nutzen, können natürlich auch die Klassiker des Zeitmanagements helfen. Beispielsweise die Eisenhower-Matrix kann Ihnen dabei helfen, Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit zu sortieren und so die Projekte mit der höchsten Priorität und der dringendsten Deadline zeitig abzuschließen.

Ihren Arbeitstag sollten Sie außerdem niemals ohne To-do-Liste starten. Denn nur wenn Sie wissen, was Sie alles erledigen müssen, behalten Sie den Überblick. Und genau das ist ein wichtiger Schritt, wenn Sie zukünftig Deadlines einhalten möchten.

Konkrete Ziele definieren

Ein weiterer Tipp, der sich noch dazu einfach umsetzen lässt, ist folgender: Wenn Sie Ihre To-do-Liste schreiben, achten Sie darauf, dass Sie Ihre Tagesziele so konkret wie möglich formulieren.

Statt einfach nur den Punkt „Daten für Präsentation sammeln“ auf die To-do-Liste zu setzen, gehen Sie zukünftig wie folgt vor: Sie definieren ein konkretes Ziel und eine konkrete Uhrzeit. Der Punkt auf Ihrer To-do-Liste könnte also folgendermaßen aussehen:

• 9 bis 10 Uhr: Daten für den Zeitraum von März bis Mai aus der Abteilung „Controlling“ zusammentragen und in Tabelle eintragen

Mit einem derart klar definierten Ziel lässt sich viel leichter arbeiten. Denn so haben Sie die Aufgabe klar umrissen und noch dazu einen zeitlichen Rahmen festgelegt. Da fällt es gleich viel schwerer, sich nicht an das Niedergeschriebene zu halten.

Erledigte Aufgaben abhaken

Kleiner Motivationsschub gefällig? Dann streichen Sie zukünftig alle Aufgaben von Ihrer To-do-Liste, die Sie erledigt haben. Und zwar so, dass es deutlich erkennbar ist – beispielsweise mit einem farbigen Stift. Sie werden sehen, dass das tatsächlich einen Unterschied macht.

Denn je mehr farbige Durchstreichungen sichtbar werden, umso mehr Aufgaben haben Sie erledigt. Dadurch, dass Ihnen das ganz deutlich vor Augen geführt wird, steigt die Motivation. Wenn Sie wollen, können Sie richtig viel erledigen. Genau diese Motivation kann dabei helfen, der Deadline gelassen entgegen zu sehen. Denn wenn Sie weiterhin so zielstrebig an Ihrer To-do-Liste arbeiten, werden Sie die Deadline bestimmt ganz unproblematisch einhalten können.

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