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Muster / Vorlage: Bewerbung als Sekretärin / Sekretär
Häufige Aufgaben, Tätigkeiten und Einsatzorte als Sekretärin / Sekretär
Sekretärinnen / Sekretäre übernehmen hauptsächlich administrative und organisatorische Aufgaben. Dabei arbeiten sie eng mit ihren Vorgesetzten zusammen. Sie kümmern sich um die interne und externe Kommunikation, d. h. sie führen Telefonate, kümmern sich um die Post und bearbeiten E-Mails. Sie leiten Aufträge weiter, führen Gespräche mit Geschäftspartnern und bilden so einen zentralen Knotenpunkt für Führungskräfte, Mitarbeiter und Kunden. Des Weiteren planen und richten Sekretärinnen / Sekretäre Veranstaltungen, Tagungen und Sitzungen aus, bei welchen sie Protokoll führen. Auch das Organisieren von Reisen und deren korrekte Abrechnung gehören zu ihrem Kompetenzbereich.
Weitere Aufgaben, die sie erledigen, sind die Pflege von Datenbanken, die Verwaltung vertraulicher Akten und der Sekretariatsablage, das Erstellen von Präsentationen, Informationsbeschaffung, deren Auswertung und evtl. deren Weiterleitung, das Führen von Statistiken, das Assistieren beim Vorgesetzten und das Abstimmen von Terminen für die Chefin / den Chef und teilweise auch für die Abteilung. Hinzu kommt oft die Betreuung und die Bewirtung von Besuchern, Vorgesetzten und Mitarbeitern. Außerdem verwalten Sekretärinnen / Sekretäre Fachbücher, Fachzeitschriften und Büromaterial und kümmern sich bei Bedarf um deren Beschaffung. Die Mitarbeit in Sachgebieten und bei Spezialaufgaben sowie das selbständige Erledigen von Aufgaben gehören auch zu den Verpflichtungen von Sekretärinnen / Sekretären.
Ihre Einsatzorte erstrecken sich auf die Büros und Vorzimmer nahezu aller Bereiche der Wirtschaft und Verwaltung. Es gibt dabei keine Branchenbeschränkung. So findet man sie sowohl im Gewerbe und in der Industrie als auch im Handel und der Produktion. Aber auch im Dienstleistungssektor und im öffentlichen Dienst sind entsprechende Stellen zu finden.
Häufig geforderte Fähigkeiten und Qualifikationen bei der Bewerbung als Sekretärin / Sekretär
Die Fähigkeiten und Qualifikationen, die Sekretärinnen / Sekretäre mitbringen sollten, variieren von Unternehmen zu Unternehmen. Jedoch gibt es Grundeigenschaften, die sie besitzen sollten. Sie sollten unbedingt gute PC-Kenntnisse vorweisen können. Das Arbeiten mit dem Computer ist heute unabdingbar, vor allem der sichere Umgang mit den wichtigsten Office-Programmen wie Word, Excel und PowerPoint sind heutzutage häufig eine Grundvoraussetzung für diesen Beruf. Außerdem sollten sie gut organisieren und allgemeine Sekretariatsaufgaben souverän erledigen können.
Selbständiges Arbeiten, Kommunikationsfähigkeit und Verlässlichkeit sind wichtige Faktoren in diesem Berufsbild. Sekretärinnen / Sekretäre sollten eine Entlastung für den Vorgesetzten darstellen, was nur möglich ist, wenn sich dieser sicher sein kann, dass alle zu erledigenden Aufgaben pünktlich und sorgfältig bearbeitet werden. Aber auch diplomatisches Geschick und Teamfähigkeit sind bedeutsame Anforderungen an Sekretärinnen / Sekretäre, da sie mit Vorgesetzten, Kollegen und Kunden in Kontakt stehen. Des Weiteren sollten sie ein souveränes Auftreten an den Tag legen und ein gepflegtes Äußeres vorweisen, da sie das Unternehmen nach außen repräsentieren.
Weiter sind viele Unternehmen auch im Ausland aktiv. So sollten Sekretärinnen / Sekretäre gute Fremdsprachenkenntnisse vorweisen können, damit sie mit ausländischen Geschäftspartnern sicher kommunizieren können. Besonders Englisch ist in den meisten Unternehmen eine Pflichtfremdsprache. Aber auch Französisch, Spanisch und Italienisch nehmen einen großen Stellenwert ein.
Darüber hinaus sollten Sekretärinnen / Sekretäre über Nervenstärke, Geduld und Stressresistenz verfügen. Auch Schnelligkeit, Genauigkeit und die Fähigkeit, rasch Entscheidungen zu treffen, sollten die Menschen dieses Berufes besitzen. Da Sekretärinnen / Sekretäre oft auch Detailwissen bezüglich des Privatlebens ihrer Vorgesetzten mitbekommen, gehören Loyalität, Verschwiegenheit und Integrität zu den Grundvoraussetzungen dieser Arbeit.
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