Bewirtungskosten: Regeln, Abrechnung & steuerliche Aspekte
Wer mit Geschäftskontakten Essen geht oder einen potenziellen Kunden in einem Café trifft, kann die Kosten dafür in vielen Fällen als Bewirtungskosten von der Steuer absetzen. Hier erfahren Sie, was Sie zum Thema wissen sollten, darunter: Welche Posten sind abzugsfähig, welche nicht? Welche Angaben dürfen im Bewirtungsbeleg nicht fehlen? Und welche Höchstgrenzen müssen beachtet werden?
Was sind Bewirtungskosten?
Bewirtungskosten sind Kosten, die für die Verköstigung von anderen Menschen anfallen, wenn diese Verköstigung betrieblich oder beruflich veranlasst ist. Praktisch betrifft das in erster Linie Speisen und Getränke in Gaststätten. Nach dem Einkommenssteuergesetz können weitere Kosten als Bewirtungskosten gelten, darunter Kosten für Trinkgelder, Unterhaltung, Garderobe und selbst Tabakwaren.
Bewirtungskosten sind steuerlich relevant; sie können als Betriebsausgaben oder Werbekosten in der Einkommenssteuererklärung angegeben und auf diese Weise von der Steuer abgesetzt werden. Man unterscheidet verschiedene Arten von Bewirtungskosten: Kosten für Geschäftsessen, Betriebsfeiern, Dienstreisen sowie für außergewöhnliche Arbeitseinsätze.
Bewirtungskosten steuerlich absetzen: Was möglich ist
Wer mit anderen in einem beruflichen oder betrieblichen Kontext etwas isst oder trinkt, kann diese Kosten in der Regel steuerlich geltend machen. Dass ein Essen oder ein gemeinsames Kaffeetrinken im Zusammenhang mit dem Beruf steht, ist dabei entscheidend: Das Finanzamt prüft genau, welche Kosten ein Steuerzahler als Bewirtungskosten geltend machen möchte. Kosten für private Treffen kommen für einen Steuerabzug nicht infrage. Ist das nicht der Fall, kann es sein, dass das Finanzamt die Posten nicht anerkennt. Eine geringfügige private Mitveranlassung ist hingegen in der Regel kein Problem.
Nicht nur Firmen können Bewirtungskosten als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen, auch Arbeitnehmer und andere Beschäftigte können Bewirtungskosten in der Steuererklärung angeben. Entscheidend ist auch bei den Bewirtungskosten von Arbeitnehmern, dass ein beruflicher Anlass für das Essen oder eine andere Form der Verköstigung vorliegt. Am ehesten akzeptiert das Finanzamt entsprechende Kosten, wenn jemand selbstständig ist oder eine höhere Position hat. Entscheidend ist aber immer der Einzelfall und was auf dem Bewirtungsbeleg steht.
Bewirtungskosten als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben
Nicht steuerlich geltend gemacht werden können nicht abzugsfähige Bewirtungskosten. Als Bewirtungskosten nicht abzugsfähig sein können zum Beispiel höhere Kosten für ein Essen oder Getränke in Nachtlokalen. In solchen Etablissements sind Speisen und Getränke oft überteuert, weshalb es sein kann, dass das Finanzamt die Rechnung nicht anerkennt, weil sie als unangemessen eingestuft wird.
In jedem Fall kommt es bei Bewirtungskosten auf einen sorgfältig ausgefüllten Bewirtungsbeleg an. Hierbei ist entscheidend, dass die jeweiligen Posten möglichst konkret aufgeführt sind. Nur zu schreiben, es handele sich um ein „Geschäftsessen“, ist nicht sinnvoll. Der konkrete Anlass sollte näher beschrieben werden, damit er für die Mitarbeiter des Finanzamts nachvollziehbarer wird.
Wenn ein Selbstständiger oder Unternehmer eine Betriebsausgabenpauschale nutzt, können keine gesonderten Betriebsausgaben geltend gemacht werden. In diesem Fall sind Bewirtungskosten nicht im Einzelnen abzugsfähig. Statt eine Betriebsausgabenpauschale zu nutzen, können Selbstständige aber grundsätzlich auch die tatsächlichen Kosten für ihre Betriebsausgaben ansetzen. Das lohnt sich, wenn sie die Höhe der Pauschale übersteigen.
Bewirtungskosten: Höchstgrenzen für Abzüge
Bewirtungskosten können nur bis zu einer bestimmten Höhe steuerlich geltend gemacht werden. Das Finanzamt geht grundsätzlich von einem privaten Anteil auch an beruflichen und betrieblichen Treffen aus. Selbst wenn es sich um einen rein beruflichen Anlass handelt, hat die bewirtende Person durch ein Geschäftsessen oder einen Restaurantbesuch geringere private Kosten – sie hat schließlich auch gegessen und getrunken. Aus diesem Grund sind pauschal 70 Prozent des Nettobetrags bei Bewirtungskosten steuerlich abzugsfähig. So ist es in § 4 Absatz 5 Nummer 2 des Einkommenssteuergesetzes (EStG) geregelt. Auch Trinkgelder können als Betriebsausgabe beziehungsweise Werbungskosten angegeben werden. Handelt es sich um Bewirtungskosten von eigenen Mitarbeitern, können diese sogar vollständig von der Steuer abgezogen werden.
Betreffen die Bewirtungskosten eine Dienstreise, sind sie im Hinblick auf die Steuer ebenfalls nach oben hin begrenzt. Bei inländischen Geschäftsreisen werden pro Tag bis zu 14 Euro für die Verpflegung akzeptiert. Das setzt voraus, dass die Dienstreise zwischen acht und 24 Stunden dauert. Umfasst die Dienstreise mehrere Tage, gilt eine Pauschale von 28 Euro pro Tag. Im Ausland können die Pauschalen höher sein, wobei es darauf ankommt, welche Preise im jeweiligen Land üblich sind.
Wichtig: Bei privat mitveranlassten Reisen können Bewirtungskosten nicht voll steuerlich geltend gemacht werden. Der berufliche Anteil muss dann ausgerechnet werden. Das gilt nicht für Reisen, bei denen der berufliche Anteil 90 Prozent oder mehr ausmacht – hier können alle Aufwendungen von der Steuer abgesetzt werden.
Bewirtungsbeleg: Was muss drinstehen?
Um Bewirtungskosten steuerlich geltend machen zu können, sind Bewirtungsbelege essenziell. Sie dienen als Nachweis für die entstandenen Kosten und den dienstlichen Anlass. Es ist deshalb sehr wichtig, Belege zur Dokumentation der Betriebs- oder Werbungskosten sorgfältig aufzubewahren, um sie dann mit der Steuererklärung beim Finanzamt einreichen zu können.
Bewirtungsbelege sind maschinelle Quittungen, die bestimmte Informationen enthalten sollten. Das betrifft insbesondere die folgenden Aspekte:
- den Anlass beziehungsweise Zweck der Bewirtung (möglichst konkrete Angaben machen)
- die Namen der bewirteten Personen
- sämtliche verzehrte Speisen und Getränke mit Nachweis von Einzelpreisen und dem Gesamtpreis
- optional: eine Angabe des Trinkgelds (kann handschriftlich nachgetragen werden, wenn es bis zu zehn Prozent beträgt)
In der Regel ist es kein Problem, auf Anfrage eine Quittung als Bewirtungsbeleg in Gaststätten zu erhalten. Wer keine maschinelle Rechnung vorliegen hat, kann jedoch auch Muster-Vorlagen nutzen, die im Internet vielfach kostenlos zu finden sind. Eine Vorlage finden Sie auch im nächsten Abschnitt. Dort tragen Sie dann selbst alle relevanten Angaben vom Datum über den Anlass bis zur Höhe der Kosten für Speisen und Getränke ein. Sie können im Restaurant auch um eine handschriftliche Quittung bitten.
Wie kritisch das Finanzamt Bewirtungsbelege überprüft, hängt auch davon ab, um welche Summen es dabei geht. Kleinere Beträge werden seltener angezweifelt als größere Ausgaben für Speisen und Getränke. Wer mehr als 250 Euro ausgegeben hat, sollte sich eine ausführliche Rechnung vom Restaurant erstellen lassen, in der auch die Anschrift des Bewirtenden und die Steuernummer des Restaurants genannt werden.
Bewirtungsbeleg: Muster
Dieses Muster können Sie nutzen, wenn Sie keinen maschinell gedruckten Beleg für Ihre Bewirtungskosten haben.
Bewirtungsbeleg
Angaben zum Nachweis zur Höhe und der geschäftlichen Veranlassung von Bewirtungsaufwendungen gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG
Datum der Bewirtung:
Ort der Bewirtung (Bezeichnung und Anschrift der Gaststätte):
Anlass der Bewirtung:
Bewirtete Personen:
Höhe der Aufwendungen gemäß Rechnung (beigefügt):
Gesamtbetrag:
Trinkgeld:
Ort, Datum:
Unterschrift des Bewirtenden:
Anmerkungen (optional):
Häufige Fehler: Diese Fallstricke sollten Sie bei Bewirtungskosten vermeiden
Bewirtungskosten sind für jedes Unternehmen als Betriebsausgaben relevant, und auch so mancher Beschäftigte kann sie als Werbungskosten geltend machen. Damit es beim Steuerabzug keine Probleme gibt, ist es wichtig, dass Sie Ihre Bewirtungskosten lückenlos und ordnungsgemäß nachweisen. Die folgenden Fehler sollten Sie dabei vermeiden:
- Keinen Bewirtungsbeleg einreichen: Das Finanzamt kann Bewirtungsaufwendungen nur überprüfen, wenn Bewirtungsbelege vorliegen. Ohne Belege stehen die Chancen wesentlich schlechter, dass Ihre Ausgaben vom Finanzamt anerkannt werden.
- Der Anlass ist nicht konkret beschrieben: In einem Bewirtungsbeleg sollte der Zweck einer Bewirtung so genau wie möglich dargelegt werden – „Geschäftsessen“ allein ist wenig aussagekräftig und schlecht nachzuvollziehen.
- Die bewirteten Personen sind nicht benannt: Laut Einkommenssteuergesetz muss aus einem Bewirtungsbeleg hervorgehen, welche Teilnehmer bei dem jeweiligen Anlass bewirtet wurden. Fehlt diese Angabe, kann das Finanzamt den Steuerabzug verweigern. Lediglich in Fällen, in denen Einzelauflistungen durch die Vielzahl der bewirteten Personen nicht praktikabel wären, können Sammelbezeichnungen genutzt werden.
- Andere Fehler bei der Dokumentation: Achten Sie darauf, dass die Aufzeichnungspflichten gemäß § 4 Abs. 5 EStG bei der Dokumentation von Bewirtungskosten erfüllt sind. Im Bewirtungsbeleg müssen etwa ein Datum, der Ort, der Anlass, die Teilnehmer und die Höhe der Aufwendungen angegeben werden.
- Umsatzsteuer nicht voll geltend machen: Das Einkommenssteuergesetz erlaubt zwar bei Bewirtungskosten nur einen Steuerabzug von 70 Prozent der Aufwendungen, der Rest sind nicht abziehbare Betriebsausgaben. Der Umsatzsteueranteil ist hiervon jedoch ausgenommen: Er kann in voller Höhe geltend gemacht werden.
- Den Unterschied zwischen Bewirtung und Aufmerksamkeit nicht kennen: Je nach Anlass kann es sich um eine Bewirtung, aber auch um eine Aufmerksamkeit handeln. Letzteres wäre zum Beispiel der Fall, wenn Sie einen Geschäftskontakt in Ihrer Firma mit Kaffee und Gebäck bewirten. Bei der Steuer macht das einen Unterschied, denn die Kosten für Aufmerksamkeiten können anders als Bewirtungskosten unbeschränkt als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
Steuertipps: So nutzen Sie Bewirtungskosten bestmöglich
Wenn Gäste, Kunden oder Geschäftspartner bewirtet werden, können die Kosten dafür in der Regel von der Steuer abgesetzt werden. Wer die geltenden Regelungen optimal zu nutzen weiß, kann das meiste aus den Bewirtungskosten herausholen. Die folgenden Steuertipps können Ihnen dabei helfen.
Bewirtung von Mitarbeitern ist voll abziehbar
Bewirtungskosten, bei denen es nur um die Verköstigung der eigenen Mitarbeiter geht, gelten steuerrechtlich als Betriebsausgaben. Sie können voll steuerlich geltend gemacht werden. Das gilt übrigens auch für die Angehörigen der Beschäftigten, soweit sie bei einem Essen oder Getränken dabei sind. Auch Bewirtungskosten für interne Firmenfeiern, etwa Weihnachtsfeiern, können voll von der Steuer abgezogen werden. Wichtig zu wissen: Pro Arbeitnehmer gilt ein Freibetrag von 110 Euro für Betriebsveranstaltungen. Entstehen pro Mitarbeiter höhere Kosten, fällt dafür Lohnsteuer an.
Trinkgelder handschriftlich notieren (lassen)
Auf maschinell erstellten Bewirtungsbelegen ist in der Regel nicht angegeben, wie viel Trinkgeld gegeben wurde. Das können (und sollten) Sie selbst handschriftlich nachtragen oder von einer Servicekraft eintragen lassen. Soweit sich die Trinkgelder im üblichen Rahmen von bis zu zehn Prozent bewegen, können Sie diese problemlos selbst notieren, ohne dass das Finanzamt das moniert.
Auf Dienstreisen: Bewirtungskosten und Verpflegungspauschale nutzen
Auf Dienstreisen kann für Essen und Getränke eine Verpflegungspauschale genutzt werden. Wenn ein Beschäftigter oder Unternehmer nicht nur sich selbst versorgt, sondern andere bewirtet, können die damit verbundenen Kosten wie gehabt zu 70 Prozent als Betriebsausgaben steuerlich angesetzt werden. Dabei ist es möglich, beide Aspekte miteinander zu kombinieren und sowohl Bewirtungskosten steuerlich geltend zu machen als auch die Verpflegungspauschale in Anspruch zu nehmen.
Vorsteuer voll absetzen
Während Bewirtungskosten nur zu 70 Prozent steuerlich abziehbar sind, gilt dies nicht für die Vorsteuer. Die Umsatzsteuer kann in voller Höhe von der Steuer abgezogen werden. Wer das nicht bedenkt, lässt sich bares Geld entgehen.
Quittungen digitalisieren
Bewirtungsbelege können nach einiger Zeit verblassen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, Quittungen grundsätzlich einzuscannen, damit ein Nachweis im Zweifelsfall auch noch nach einigen Jahren möglich ist. Das könnte zum Beispiel nötig sein, wenn das Finanzamt die Bewirtungskosten nach einigen Jahren prüft. Wer dann keine Nachweise liefern kann, der hat schlechte Karten.
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