Werbungskosten von der Steuer absetzen: Was Sie wissen müssen

Kosten, die im Zusammenhang mit dem Beruf oder Studium angefallen sind, können Sie als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Hier erfahren Sie alles, was Sie darüber wissen müssen, darunter: Wie Sie von der Werbungskostenpauschale profitieren, was alles zu den Werbungskosten zählt und wie Sie in der Steuererklärung Werbungskosten in voller Höhe geltend machen können.

Was sind Werbungskosten?

Werbungskosten sind Aufwendungen, die mit dem Beruf zusammenhängen. Eine Definition des Begriffs ergibt sich aus § 9 Einkommenssteuergesetz (EstG). Dort ist von „Aufwendung[en] zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen“ die Rede. Gemeint sind Kosten, die nötig sind, um Geld zu verdienen und die eigenen Einnahmen zu sichern. Das gilt etwa im Rahmen der eigenen Berufstätigkeit, des Studiums oder einer Ausbildung. Werbungskosten können auch Rentner steuerlich geltend machen.

Um nur einige Werbungskosten-Beispiele zu nennen: Zu den Werbungskosten zählen etwa Fahrtkosten, Kosten für Bewerbungen, Weiterbildungen oder eine Zweitwohnung, die aus beruflichen Gründen nötig ist. Soweit Sie solche Kosten selbst getragen haben, können Sie diese in der Einkommenssteuererklärung angeben und sie auf diese Weise von der Steuer absetzen. In der Folge verringert sich Ihre Steuerlast.

Werbungskosten-Beispiele: Was zählt alles dazu?

Die Liste an Ausgaben, die Sie als Werbekosten steuerlich geltend machen können, ist lang. Nachfolgend stellen wir Ihnen einige typische Kategorien vor, die Sie als Werbungskosten von der Steuer absetzen können – von Weiterbildungen bis zum Homeoffice.

Kosten für Weiterbildungen, Fortbildungen & Co

Als Werbungskosten von der Steuer absetzen können Sie zum Beispiel Kosten für:

Weiterbildungen
Fortbildungen
ein zweites Studium
ein Erststudium nach einer Ausbildung
Promotionskosten
die Meisterprüfung
eine Umschulung
einen Sprachkurs
Studienreisen

Voraussetzung hierfür ist, dass Sie diese Kosten selbst getragen haben (und nicht etwa der Arbeitgeber Ihnen Ausgaben erstattet hat).

Kosten für Arbeitszimmer/Homeoffice: Was ist steuerlich absetzbar?

Die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer sind für Arbeitnehmer nur beschränkt als Werbungskosten abziehbar. Eine Neuregelung, die seit dem Jahr 2022 gilt, macht es für Beschäftigte, die nicht selbstständig sind, jedoch einfacher. Es gibt seither nämlich eine Homeoffice-Pauschale. Sie lag 2022 bei 5 Euro pro Tag, an dem jemand ausschließlich im Homeoffice gearbeitet hat. Die Pauschale war zudem auf 120 Tage im Jahr begrenzt – und damit auf ein Maximum von 600 Euro im Jahr.

Seit 2023 gilt: Pro Homeoffice-Tag kann man eine Homeoffice-Pauschale in Höhe von 6 Euro pro Tag ansetzen. Abziehbar sind maximal 1.260 Euro im Jahr für das Homeoffice. Die Kosten sind jedoch in bestimmten Fällen unbeschränkt abzugsfähig, und zwar dann, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt. Der Raum darf dafür zu höchstens zehn Prozent privat mitgenutzt werden.

Wichtig zu wissen: Die Homeoffice-Pauschale wird mit der Werbungskostenpauschale verrechnet. Wirklich profitieren können Sie als Arbeitnehmer davon also nur, wenn Sie insgesamt höhere Werbekosten geltend machen können, als die Werbungskostenpauschale umfasst.

Bewerbungskosten

Wer sich für eine neue Stelle bewirbt, hat oft Kosten. Bewerbungskosten können als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Das kann unter anderem die folgenden Ausgaben betreffen:

Reisekosten (zum Beispiel für Fahrten zum Vorstellungsgespräch oder einem Probearbeitstag)
Verpflegungskosten
Übernachtungskosten
Bewerbungsfotos
Urkunden
Übersetzungen
beglaubigte Kopien
Kopien
Portokosten
Kosten für Bewerbungsmappen

Kosten für berufliche Fahrten

Ein typischer Posten, der zu den Werbungskosten zählt, sind berufliche Fahrten. Hierbei können Sie die Entfernungspauschale nutzen, die auch als Pendlerpauschale bekannt ist. Davon profitieren besonders Menschen, die etwas weiter weg von ihrer Arbeitsstelle wohnen. Angesetzt werden kann grundsätzlich nur die einfache Strecke, also entweder der Hin- oder Rückweg.

Für die Entfernungspauschale gelten aktuell folgende Regelungen:

Für jeden vollen Kilometer können Beschäftigte 0,30 Euro steuerlich geltend machen.
Ab dem 21. Kilometer beträgt die Entfernungspauschale 0,38 Euro pro Kilometer.

Für jeden Arbeitstag können Sie nur eine Fahrt geltend machen, und zwar unabhängig davon, ob Sie mit dem Auto oder öffentlichen Verkehrsmitteln fahren. Bei einer Fünf-Tage-Woche entspricht das bis zu 230 Fahrten im Jahr. Möchten Sie mehr Fahrten als Werbungskosten von der Steuer absetzen, müssen Sie das nachweisen.

Bei der Entfernungskostenpauschale gilt eine Obergrenze von 4.500 Euro im Jahr. Höhere Ausgaben für beruflich veranlasste Fahrten können Sie nur dann geltend machen, wenn Sie einen Ihr eigenes Fahrzeug oder einen Firmenwagen genutzt haben. Falls Sie eine Bahncard besitzen, sind die Kosten dafür als Werbungskosten abziehbar.

Kosten für doppelte Haushaltsführung

Wer wegen des Jobs eine Zweitwohnung hat, kann die Kosten hierfür steuerlich geltend machen. Das kann zum Beispiel die folgenden Ausgaben betreffen:

Miete
Energiekosten
Fahrtkosten
Mehraufwendungen für die Verpflegung
Umzugskosten

Ausgaben aus Vermietung und Verpachtung

Abzugsfähig sind auch Ausgaben aus Vermietung und Verpachtung. Als Werbungskosten bei Vermietung sind unter anderem denkbar:

Abschreibungen (Gebäude)
Anzeigen
Zinsen
Beiträge zum Hausbesitzerverein
Erschließungskosten
Grundsteuer
Energiekosten
Kosten für Instandhaltung
Mobiliar
Rechtsanwaltskosten, Notarkosten
Reparaturkosten
Verwaltungskosten

Weitere Werbungskosten-Beispiele

Als Werbungskosten in der Steuererklärung können Sie außerdem angeben:

Umzugskosten, soweit der Umzug aus beruflichen Gründen notwendig war
Mitgliedsbeiträge für eine Gewerkschaft
Kosten für einen Unfall (bei einer beruflich veranlassten Fahrt)
Kontoführungsgebühren
Telefonkosten
Kosten für Geräte, die Sie beruflich nutzen, etwa Smartphone oder Laptop, Drucker, Kamera, Maus, externe Festplatte oder Software
Kosten für einen Steuerberater
Bewirtungskosten
Beiträge für Versicherungen, die beruflich bedingt sind, etwa eine Berufshaftpflicht oder Rechtsschutzversicherung
Kosten für Dienstreisen, soweit sie nicht durch den Arbeitgeber erstattet wurden
Aufwendungen für Arbeitsmittel, etwa Werkzeug oder eine Aktentasche
Kosten für Arbeitskleidung oder Berufskleidung
Ausgaben für Fachliteratur oder Fachzeitschriften

Werbungskosten: Auch Rentner können sie steuerlich geltend machen

Werbungskosten sind nicht nur für Arbeitnehmer interessant, sondern auch Rentner können davon profitieren. Rentner können Werbungskosten dann von der Steuer absetzen, wenn sie im Zusammenhang mit der Rente (oder Pension) stehen. Für Rentner gibt es einen Werbungskostenpauschbetrag in Höhe von 102 Euro im Jahr. Das Finanzamt berücksichtigt diese Pauschalbeträge als Werbungskosten automatisch, wenn Sie als Rentner eine Steuererklärung einreichen.

Wer sowohl eine Rente als auch eine Pension erhält, kann die Werbungskostenpauschale gleich zweimal steuerlich geltend machen. Übersteigen die tatsächlichen Werbungskosten die Pauschale, können sie in der Anlage R der Einkommenssteuererklärung einzeln in voller Höhe abgesetzt werden.

Als Werbungskosten berücksichtigt werden können etwa:

Aufwendungen für eine Versicherungsberatung oder Rentenberatung
Kosten für eine Rechtsberatung und Prozesskosten, die im Zusammenhang mit der Rente/Pension stehen
Aufwendungen für Steuerberatung
Beiträge für Gewerkschaften und Verbände

Voraussetzungen: Wann Sie Werbungskosten von der Steuer absetzen dürfen

Damit Sie Aufwendungen als Werbungskosten von der Steuer absetzen können, müssen diese in einem beruflichen Kontext stehen (oder mit dem Studium, der Ausbildung oder der Rente zusammenhängen). Was ist mit Kosten, bei denen eine sogenannte gemischte Veranlassung gegeben ist – die also sowohl eine private als auch eine berufliche Relevanz haben? Teilweise ist in solchen Fällen trotzdem ein Abzug von der Steuer möglich. Dafür muss der berufliche Anteil klar erkennbar sein und darf keine untergeordnete Bedeutung haben. Fragen Sie im Zweifel beim Finanzamt nach, was möglich ist.

Grundsätzlich können Aufwendungen nur in dem Jahr steuerlich geltend gemacht werden, in dem sie bezahlt worden sind. Eine Ausnahme besteht bei manchen teureren Anschaffungen, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden können.

Werbungskostenpauschale: Was Sie darüber wissen müssen

Zur Verringerung des Verwaltungsaufwands gibt es die Werbungskostenpauschale, auch bekannt als Arbeitnehmerpauschbetrag. Das Finanzamt berücksichtigt sie automatisch, wenn jemand eine Steuererklärung einreicht. In den vergangenen Jahren wurde die Werbungskostenpauschale angehoben. Seit 2023 liegt sie bei 1.230 Euro jährlich.

Wichtig zu wissen: Die Werbungskostenpauschale wird auch dann angesetzt, wenn Sie gar nicht das ganze Jahr gearbeitet haben. Falls Sie mehrere Jobs hatten, ändert das an der Höhe der Pauschale für Werbekosten nichts; sie wird also nur einmal berücksichtigt. Von der Werbungskostenpauschale ausgeschlossen sind Minijobber, was mit den steuerrechtlichen Besonderheiten dieser Beschäftigungsform zusammenhängt.

Um Werbungskosten steuerlich geltend zu machen, gibt es zwei Wege. Entweder, Sie nutzen die Werbungskostenpauschale – hierfür müssen Sie nichts weiter tun als eine Steuererklärung beim Finanzamt einzureichen. In diesem Fall ist es unerheblich, wie hoch Ihre Ausgaben bei den Werbungskosten tatsächlich waren. Die Werbungskosten sind ohne Nachweis absetzbar. Diese Variante ist besonders lohnenswert, wenn Sie tatsächlich geringe Ausgaben hatten, die im Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit standen.

Möglicherweise haben Ihre Werbungskosten die Werbungskostenpauschale überschritten. In diesem Fall kann es die bessere Option sein, die tatsächlichen Werbungskosten gesondert aufzustellen. Dann sollten Sie Nachweise mit einreichen, damit das Finanzamt Ihre Aufwendungen prüfen kann. Für bestimmte Kategorien von Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Beruf (Erwerb) können Pauschalen genutzt werden. Das gilt etwa für Aufwendungen für Arbeitsmittel, Kontoführungsgebühren, Reparaturen oder Verwaltungskosten im Rahmen von Vermietung und Verpachtung.

Werbungskosten von der Steuer absetzen: So geht’s

Was muss man tun, um Werbungskosten von der Steuer abzusetzen? Angenommen, Sie möchten in Ihrer Steuererklärung die Werbungskostenpauschale nutzen. Dann müssen Sie nichts tun, außer Ihre Steuererklärung abzugeben. Das Finanzamt berücksichtigt die Pauschale automatisch.

Wenn Ihre Ausgaben für Werbungskosten die Pauschale überschreiten, können Sie alternativ wie folgt vorgehen: Sie geben Ihre Aufwendungen in der Anlage N (Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit) einzeln und in voller Höhe an. Berücksichtigt werden dann die tatsächlichen Kosten. Bei dieser Variante sollten Sie Belege einreichen – oder sich zumindest darauf einstellen, dass Nachweise von Ihnen verlangt werden könnten, und diese auf Nachfrage vorweisen können. Als Nachweise eignen sich zum Beispiel Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge.

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