Dienstreise: Wichtige Infos für Arbeitnehmer

Zählt die Dienstreise als Arbeitszeit, bin ich auf Geschäftsreise versichert und ist Reisezeit gleich Arbeitszeit? Diese und weitere Fragen stellen sich Arbeitnehmer, die für ihren Chef beruflich unterwegs sein müssen. Denn Geschäftsreisen sind nicht selten und immer wieder ein Grund für Frust auf Seiten der Arbeitnehmer. Was Sie im Einzelnen zu den Regelungen wissen müssen – auch im Hinblick auf die Steuer –, können Sie hier erfahren.

Ein Mann im Anzug ist mit einem Koffer auf Dienstreise

Dienstreise: Ab wann gilt eine Reise als Dienstreise?

Von einer Dienstreise spricht man, wenn Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen verreisen müssen. Gründe oder Anlässe für eine Dienstreise können zum Beispiel sein:

  • Kontakte zu Geschäftspartnern sollen geknüpft oder vertieft werden
  • Termine mit Lieferanten werden wahrgenommen
  • (Berufliche) Netzwerke sollen ausgebaut werden
  • Mitarbeiter in anderen Niederlassungen sollen besucht werden
  • Teilnahme an einer Messe oder Tagung für den Arbeitgeber
  • Fortbildungen an einer entfernten Bildungseinrichtung

Dabei ist aber nicht jede Reisetätigkeit aus beruflichen Gründen sofort eine Dienstreise. Deshalb sollte man den Unterschied zwischen Dienstreise und Dienstgang kennen:

  1. Dienstgang: Von einem Dienstgang spricht man, wenn sich der Besuch während der Arbeitszeit im gleichen Stadtteil abspielt.
  2. Dienstreise: Bei einer Dienstreise dagegen ist die Strecke, die zurückgelegt werden muss, schon größer. Wie lang die Fahrt zwischen Arbeitsplatz und Ort der Auswärtstätigkeit sein muss, ist jedoch nirgendwo explizit festgeschrieben. Als Daumenregel gilt aber, dass die Strecke größer sein muss als bei einem Dienstgang.

Als Dienstreise allgemein gelten also Reisen, die Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen unternehmen. Dabei muss das nicht immer auf Weisung des Arbeitgebers geschehen. Denkbar sind auch Fortbildungen, die aus eigenem Antrieb absolviert werden. Da diese Fortbildungen mit dem Beruf im Zusammenhang stehen, gelten auch sie häufig als dienstliche Reisetätigkeit.

Die Kosten der Dienstreise: Was ist zu beachten?

Nehmen wir an, dass Sie von ihrem Arbeitgeber auf Dienstreise geschickt werden. In diesem Fall übernimmt er in der Regel die Kosten für die Auswärtstätigkeit. Wobei es auch hier Einschränkungen geben kann. Gut möglich, dass Ihr Chef beispielsweise nur Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln bezahlt. Fahrten mit einem Taxi werden dagegen nicht übernommen. Hier kommt es darauf an, was Sie mit Ihrem Arbeitgeber vereinbart haben.

Solche Vereinbarungen finden sich:

Aber auch andere schriftliche Dokumente, die Sie und ihr Arbeitgeber unterzeichnen, können den Ablauf und die Kosten einer Geschäftsreise regeln.

Zu beachten ist außerdem, dass Sie die Kosten der Dienstreise nur dann von der Steuer absetzen können, wenn Ihr Arbeitgeber diese nicht vollständig übernimmt. Anders ausgedrückt: Wenn klar ist, dass der Arbeitgeber die Dienstreise komplett zahlt, können Sie diese nicht mehr als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben.

Die Reisekostenabrechnung auf Dienstreise

In den meisten Fällen rechnen Arbeitnehmer die Kosten, die auf der Dienstreise entstehen, mit einer Reisekostenabrechnung ab. Wichtig zu wissen: Der Arbeitgeber übernimmt im Normalfall nicht alle Kosten, die auf einer Dienstreise entstehen.

Normalerweise werden folgende Kosten im Rahmen einer Reisekostenabrechnung erstattet:

  • Kosten für die Übernachtung
  • Kosten für die Fahrt, mit dem eigenen PKW oder öffentlichen Verkehrsmitteln
  • Reisenebenkosten: Mautgebühren, Parkkosten, Telefonkosten, Trinkgelder etc.
  • Verpflegungsmehraufwand

Der Verpflegungsmehraufwand auf Geschäftsreise

Verpflegungsmehraufwand wird auch als Tagegeld auf einer Dienstreise bezeichnet. Der Gesetzgeber legt dafür jedes Jahr bestimmte Pauschalbeträge fest, die der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter zahlen muss. Dabei ist der Verpflegungsmehraufwand gestaffelt nach Länge des Aufenthalts und Zielort der Reise:

  • Dienstreise dauert länger als 8 Stunden: In diesem Fall können Arbeitnehmer 12 Euro Tagegeld geltend machen.
  • Dienstreise dauert mindestens 24 Stunden: Der Arbeitnehmer kann pauschal 24 Euro pro Tag abrechnen.
  • An- und Abreisetag: Für die Anfahrt oder die Fahrt nach Hause können 12 Euro angesetzt werden.
  • Dienstreise im Ausland: In diesem Fall sollten Sie noch einmal Rücksprache mit Ihrem Arbeitgeber halten. Denn hier können die Kosten von Land zu Land variieren. Daher gibt es hier ganz verschiedene Regeln, was in Bezug auf die Spesen zu beachten ist.

Die Reise mit dem eigenen Fahrzeug

Einige Arbeitnehmer treten die Dienstreise auch mit ihrem privaten PKW an. In diesem Fall wird häufig eine Kilometerpauschale angesetzt, um die Kosten für die Geschäftsreise auszugleichen. Diese Kilometerpauschale soll nicht nur die Benzinkosten ersetzen, sondern auch einen Ausgleich dafür schaffen, dass das Fahrzeug während der Dienstreise beansprucht und abgenutzt wird.

Aktuell liegt die Kilometerpauschale bei 30 Cent pro gefahrenem Kilometer.

Dienstreise und Steuer: Dann können Sie absetzen

Was viele Arbeitnehmer nicht wissen: Der Arbeitgeber ist gesetzlich nicht dazu verpflichtet, den Verpflegungsmehraufwand, also das Tagegeld, zu zahlen. Die meisten Arbeitnehmer zahlen aber trotzdem, weil sie sich davon ein besseres Verhältnis zu ihren Arbeitnehmern versprechen. Denn die meisten Mitarbeiter bevorzugen es natürlich, wenn der Chef einen Teil der Kosten der Geschäftsreise trägt.

Sollte der Arbeitgeber jedoch – aus welchen Gründen auch immer – den Verpflegungsmehraufwand auf Dienstreise nicht zahlen, gehen Arbeitnehmer nicht leer aus. Es gibt noch eine andere Option, die Kosten für die Dienstreise abzufedern: über die Steuererklärung.

Dabei können diejenigen Kosten, die normalerweise über die Reisekostenabrechnung abgerechnet werden, als Werbungskosten in der Steuererklärung angegeben werden.

Nämlich:

  • Reisekosten
  • Kosten für Übernachtung
  • Reisenebenkosten
  • Tagegeld (Verpflegungsmehraufwand)

Allerdings gibt es dabei etwas zu beachten: Die Kosten können nur dann von der Steuer abgesetzt werden, wenn sie betrieblich veranlasst sind. Das bedeutet, dass Sie bei einer Prüfung durch das Finanzamt belegen können müssen, dass die Kosten wirklich nur aus beruflichen Gründen entstanden sind. Wenn Sie sich beispielsweise auf Geschäftsreise ein Musical angesehen haben, dürfte es schwer werden, diese Kosten von der Steuer abzusetzen – sofern Sie nicht in der Branche als Agent tätig sind.

Dienstreise und Arbeitszeit: Welche Regelungen gelten?

Meinungsverschiedenheiten gibt es bei Dienstreisen häufig in Bezug auf die Arbeitszeit. Wer auf Geschäftsreise eine Präsentation für Kunden hält und diese danach berät, muss regulär bezahlt werden – so viel ist klar. Denn diese Zeit ist klassische Arbeitszeit. Wo der Mitarbeiter die Präsentation hält, ist letztlich egal.

In Bezug auf die An- und Abreise ist die Regelung jedoch nicht ganz so einfach. Und so sind einige Mitarbeiter der Meinung, dass auch die Reisezeit als Arbeitszeit vergütet werden müsse. Ob ihnen diese Zeit aber tatsächlich als Arbeitszeit angerechnet wird, hängt von bestimmten Voraussetzungen ab.

Das Bundesarbeitsgericht hat dazu folgende Entscheidung getroffen: Wenn der Chef angeordnet hat, dass der Arbeitnehmer während der Fahrt zum Einsatzort oder Kundentermin arbeitet, gilt es als Arbeitszeit. Fährt der Mitarbeiter dagegen in der Bahn und schaut währenddessen Serien auf Netflix oder liest, zählt es nicht als Arbeits- sondern als Ruhezeit und muss dementsprechend nicht vergütet werden.

Fährt der Arbeitnehmer dagegen mit einem Firmenwagen oder dem eigenen PKW, gilt auch das als Arbeitszeit. Denn während dieser Zeit kann er nichts anders machen oder sich ausruhen. Er muss sich schließlich auf den Straßenverkehr konzentrieren.

Fährt er dagegen als Beifahrer mit einem Kollegen mit, ist die Dienstreise wieder als Ruhezeit anzusehen. Er könnte schließlich auch schlafen oder ein Buch lesen, während der Kollege den PKW lenkt.

Versicherungsschutz auf Geschäftsreise

Der Versicherungsschutz auf Dienstreisen ist dem Versicherungsschutz bei der Arbeit vor Ort vergleichbar. Wer auf Dienstreise sein Unternehmen auf einer Messe präsentieren soll und sich währenddessen verletzt, ist über den gesetzlichen Unfallschutz abgedeckt.

Auf der anderen Seite greift der berufliche Unfallschutz nicht in der Freizeit – das ist im Feierabend vor Ort ja auch nicht so. Arbeitnehmer, die nach der Präsentation auf der Messe noch joggen gehen und sich währenddessen verletzen, haben keinen Anspruch auf Leistungen aus der gesetzlichen Unfallversicherung. Das bedeutet aber natürlich nicht, dass Arbeitnehmer auf Geschäftsreise gar nicht versichert wären. Die eigene Krankenkasse zahlt bei Unfällen in der Freizeit – egal an welchem Ort sie stattfinden.

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