Flexibel und effizient: Alles über die Vorteile des hybriden Arbeitens

Hybrides Arbeiten liegt im Trend – und verändert dabei die Arbeitswelt grundlegend. Erfahren Sie mehr darüber, was hybride Arbeitsmodelle auszeichnet, welche Chancen und Herausforderungen sie mit sich bringen und wie sie sinnvoll gestaltet werden können.

Hybrides Arbeiten: Definition und Bedeutung

In der modernen Arbeitswelt nimmt hybrides Arbeiten einen immer wichtigeren Stellenwert ein. Gemeint ist ein Arbeitsmodell, bei dem Elemente der klassischen Präsenzarbeit im Büro mit der Arbeit im Homeoffice kombiniert werden. Beschäftigte arbeiten weder ausschließlich zu Hause noch rein vor Ort im Unternehmen, sondern können beide Arbeitsorte flexibel miteinander kombinieren. Je nach Vereinbarung mit dem Arbeitgeber ist häufig eine recht freie Ausgestaltung möglich.

Bei den hybriden Arbeitsmodellen gibt es verschiedene Varianten, zum Beispiel:

• Jemand ist immer an denselben Tagen im Büro (häufig für das ganze Team festgelegt), andere Tagen können flexibel gestaltet werden.
• Jemand kann grundsätzlich flexibel entscheiden, wann er im Unternehmen anwesend ist und wann er im Homeoffice oder mobil arbeitet.
• Jemand muss zu bestimmten Zeiten physisch präsent sein (nicht unbedingt ganze Tage) und kann ansonsten selbst bestimmen, wo er arbeitet.

Das Arbeitsmodell hybrid ist zunehmend bedeutsam: Immer mehr Arbeitgeber bieten es an, weil es sich immer mehr Beschäftigte wünschen. Flexibilität ist für viele Menschen wichtig, um Beruf und Privatleben miteinander in Einklang bringen zu können. Das gilt besonders für Menschen mit Familie, die sich durch starre Regelungen im Job zu stark eingeschränkt fühlen können. Für Arbeitgeber kann es sich lohnen, hybrides Arbeiten anzubieten: Arbeitnehmer wissen eine solche Option meist zu schätzen und können dadurch zufriedener und loyaler sein. Das wiederum kann die Arbeitgebermarke stärken; in der Folge wird das Unternehmen attraktiver für Fachkräfte – ein Wettbewerbsvorteil.

Durch technologische Entwicklungen steht hybridem Arbeiten in vielen Fällen nichts im Weg. Wie gewinnbringend hybride Arbeitsmodelle in der Praxis sind, hängt allerdings stark davon ab, wie sie ausgestaltet werden.

Diese Vorteile kann hybrides Arbeiten für Arbeitnehmer mit sich bringen

Bei Arbeitnehmern sind hybride Arbeitsmodelle beliebt. Das hat gute Gründe, denn für Beschäftigte bringen solche Arbeitsformen viele Vorteile mit sich. Im Kern steht die Flexibilität, die hybrides Arbeiten mit sich bringt. Je nachdem, wie viele Freiräume Arbeitnehmer haben, können sie selbst darüber bestimmen, wo und wann sie arbeiten. Das erleichtert die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben deutlich.

Ein Vorteil, der damit zusammenhängt, ist eine verbesserte Work-Life-Balance. Nicht jeden Tag zur Arbeit fahren zu müssen, spart eine Menge Zeit – und oft auch Nerven, wenn man Staus und volle Bahnen umgehen kann. Die Extra-Zeit können Beschäftigte zum Beispiel nutzen, um länger zu schlafen, mehr Zeit mit ihrer Familie zu verbringen oder einem Hobby nachzugehen. 

Vielen Arbeitnehmern fällt es im Büro schwer, sich zu konzentrieren. Gerade in größeren Büros ist es oft laut und trubelig. Die Telefonate des Tischnachbarn, der Plausch unter Kollegen – alles Ablenkungen, die das fokussierte Arbeiten erschweren können. Im Homeoffice haben Arbeitnehmer wesentlich stärker selbst in der Hand, wie ihre Arbeitsbedingungen aussehen. Wenn sie die richtigen Rahmenbedingungen schaffen, geht ihnen die Arbeit womöglich leichter von der Hand.

Hybrides Arbeiten sorgt gleichzeitig durch Anwesenheitszeiten dafür, dass der Austausch mit Kollegen – formell und informell – trotzdem nicht zu kurz kommt. Das ist ein wichtiger Aspekt, wenn es um Teamarbeit, Kreativität und Produktivität geht. Hybride Arbeitsmodelle bieten Mitarbeitern eine gewisse Autonomie, die das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der Arbeitskräfte spürbar steigern kann.

Hybrid arbeiten: Bedeutung für Unternehmen

Vorteile bietet hybrides Arbeiten nicht nur für Arbeitnehmer, sondern auch für Unternehmen. Dass das immer mehr Firmen erkennen, zeigt der Trend hin zu solchen Arbeitsmodellen.

Für Unternehmen ist es ein strategischer Vorteil, Arbeitsmodelle hybrid zu gestalten. Sie kommen damit den Wünschen vieler Beschäftigter entgegen und zeigen ihnen damit Wertschätzung. Flexiblere Arbeitsbedingungen erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit, sorgen für eine höhere Motivation und eine bessere Mitarbeiterbindung. Gerade in Branchen, die vom Fachkräftemangel betroffen sind, kann das einen entscheidenden Unterschied machen.

Unternehmen, die hybrides Arbeiten anbieten, können sich damit Zugang zu einem größeren Talentpool verschaffen – und das unabhängig vom Standort. Wenn eine tägliche Anwesenheit vor Ort nicht zwingend ist, können auch Fachkräfte als Mitarbeiter infrage kommen, die weiter entfernt wohnen. So eröffnen sich Firmen mehr Möglichkeiten bei der Personalauswahl.

Hybride Modelle: Das Beste aus beiden Welten

Flexible Arbeitsmodelle können die Produktivität in Teams erhöhen. Viele Arbeitnehmer sind im Homeoffice fokussierter und arbeiten effizienter. Trotzdem regelmäßig im Unternehmen zu sein, ist förderlich für das kollegiale Miteinander, außerdem stärkt es die Beziehung zu Vorgesetzten.

Auch Kosteneinsparungen sind durch hybrides Arbeiten häufig möglich, da oft weniger Arbeitsplätze im Unternehmen benötigt werden. Das heißt im Umkehrschluss: Es braucht nicht so große Räumlichkeiten. Miete und Energiekosten sinken oft spürbar, was sich positiv auf die Betriebskosten und damit die Rentabilität von Unternehmen auswirkt.

Zugleich können hybride Arbeitsmodelle die Unternehmenskultur positiv beeinflussen – zum Beispiel durch die bewusste Gestaltung von Präsenzzeiten. Wenn die Mitarbeiter anwesend sind, könnten etwa Teamevents oder Workshops angeboten werden. Das stärkt das Wirgefühl in Teams, was förderlich für die Kommunikation aus der Distanz ist.

Herausforderungen hybrider Arbeitsmodelle und wie man ihnen begegnen kann

Es gibt beim hybriden Arbeiten viele Beispiele aus der Praxis, die zeigen, wie gewinnbringend solche Arbeitsmodelle sein können. Ein Selbstläufer sind sie allerdings nicht – und sie können durchaus Risiken bergen und Herausforderungen für Unternehmen und Mitarbeiter mit sich bringen.

Das kann zum Beispiel die Kommunikation betreffen, die unter der zeitweisen Abwesenheit von Teammitgliedern leiden kann. Wenn man sich jeden Tag im Büro sieht, tauscht man sich automatisch intensiver aus – nicht nur bei Teambesprechungen, sondern auch informell, zum Beispiel bei gemeinsamen Pausen oder in der Kaffeeküche. Spontane Gespräche ergeben sich im Homeoffice eher selten, obwohl sie auch virtuell möglich sind. Virtuelle Kaffeepausen und regelmäßige Meetings in Person können helfen, Beziehungen beim hybriden Arbeiten zu stärken.

Durch die größere Distanz kann bei hybriden Arbeitsmodellen das Teambuilding schwieriger sein. Beziehungen aufzubauen und zu pflegen, ist aus der Ferne erschwert. Es kann zum Beispiel länger dauern, bis sich die Beteiligten vertrauen. Auch für Absprachen sind Face-to-Face-Treffen oft hilfreicher als virtuelle Kommunikation. Der Teamzusammenhalt kann durch diese Aspekte geschwächt sein.

Ungleiche Behandlung von Mitarbeitern möglich

Auch Führungskräfte stellt das hybride Arbeiten vor Herausforderungen: Sie müssen einen Ansatz finden, der der hybriden Arbeitsweise ihres Teams gerecht wird. Statt auf Kontrolle zu setzen, kann es sich zum Beispiel lohnen, den Mitarbeitern Vertrauen entgegenzubringen. Zugleich braucht es eine angemessene Führung und eine klare Kommunikation, um Missverständnisse zu vermeiden.

Bei hybriden Arbeitsmodellen geht es nicht ohne die richtige Technik. Es braucht eine zuverlässige digitale Infrastruktur, die das Fundament von produktivem Arbeiten ist. Jedes Teammitglied muss jederzeit und von überall aus Zugriff auf die benötigten Tools haben, außerdem sind Kollaborationstools gefragt.

Nicht zuletzt kann es beim hybriden Arbeiten passieren, dass sich Mitarbeitende unterschiedlich behandelt fühlen, je nachdem, ob sie eher remote oder primär im Büro arbeiten. Eine – selbst gefühlte – Zwei-Klassen-Gesellschaft sollte es nicht geben. Weder sollten diejenigen, die überwiegend vor Ort sind, dadurch Vorteile haben, noch sollten den Remote-Mitarbeitern Informationen vorenthalten werden. Mit einer umsichtigen Mitarbeiterführung kann das vermieden werden.

Technologien und Tools für hybrides Arbeiten

Für eine reibungslose Zusammenarbeit beim hybriden Arbeiten braucht es die passenden technischen Hilfsmittel und Programme. Dazu zählen insbesondere:

• Kollaborationsplattformen wie Microsoft Teams, Slack oder Google Workspace. Sie ermöglichen es Teams, sich über örtliche Distanzen hinweg abzusprechen und zu planen, Dateien zu verschicken und Projekte gemeinsam zu bearbeiten.

• Videokonferenzysteme sind ebenfalls unverzichtbar beim hybriden Arbeiten. Zoom, Webex und Co sind inzwischen in vielen Unternehmen Standard und ergänzen den persönlichen Austausch. Entscheidend ist ein System, das zuverlässig ist und den Anforderungen des Teams gerecht wird.

• Ebenso nötig sind Projektmanagement-Tools. Mit Anwendungen wie Asana, Trello oder Jira behalten die Teammitglieder in hybriden Arbeitsmodellen den Überblick über gemeinsame Aufgaben. Sie können Zuständigkeiten klären und Fortschritte jederzeit einsehen. Das hilft den Einzelnen, ihre Arbeit besser zu strukturieren und effizienter mit anderen zusammenzuarbeiten.

• Beim hybriden Arbeiten sind Cloud-Speicherlösungen unverzichtbar. Durch sie können Mitarbeitende ortsunabhängig auf Dokumente und andere Dateien zugreifen. Daten können in Echtzeit gemeinsam bearbeitet werden und müssen nicht aufwendig hin- und hergeschickt werden. Jeder Mitarbeiter hat automatisch die aktuellste Version.

• Für Remote Work braucht es eine passende technische Infrastruktur im Homeoffice. Dazu gehört etwa ein ergonomischer Arbeitsplatz, der gesundheitsschonend ist und zum konzentrierten Arbeiten beiträgt. Es braucht die richtigen Geräte und Tools sowie eine stabile Internetverbindung.

Effektiv kommunizieren in hybriden Teams

Eine gute Kommunikation ist bei der Zusammenarbeit im Team grundsätzlich das A und O. Durch hybride Arbeitsmodelle ergeben sich diesbezüglich oft einige Hürden und Herausforderungen. Wenn ein Teil des Teams im Büro ist und die anderen remote arbeiten, können Informationslücken entstehen. Die Mitarbeitenden im Homeoffice könnten sich weniger zugehörig fühlen, was einem ausgeprägten Wirgefühl entgegensteht.

Um dem vorzubeugen, sind effektive Kommunikationstools ebenso essenziell wie klare Regeln für die Kommunikation. Geregelt werden kann dabei etwa, welches Tool für welchen Zweck genutzt wird – beispielsweise können kurze Absprachen im Chat erfolgen, längere Unterhaltungen in Videocalls oder Dokumentationen über Projektmanagement-Plattformen.

Für die erfolgreiche Kommunikation in hybriden Teams ist es außerdem wichtig, wie Meetings ausgestaltet werden. Alle Teilnehmenden sollten unabhängig von ihrem Standort optimal eingebunden werden. Für effektive und produktive Meetings braucht es eine zuverlässige Technik, aber auch eine gelungene Moderation. Digitale Hilfsmittel wie zum Beispiel virtuelle Whiteboards können praktisch sein, um Aufgaben zu visualisieren und die Planung zu erleichtern.

Regelmäßige Check-ins in Form von persönlichen Treffen oder virtuellem Austausch geben der Teamarbeit beim hybriden Arbeiten mehr Struktur. Sie können die Beziehungen der Beteiligten untereinander stärken und den Raum für konstruktive Rückmeldungen schaffen. Führungskräfte sollten die Mitarbeitenden dazu ermutigen, ehrliches Feedback zu geben, um die hybride Zusammenarbeit kontinuierlich zu verbessern.

Die Rolle von Führungskräften in hybriden Arbeitsmodellen

Hybride Arbeitsmodelle stellen besondere Anforderungen an Führungskräfte. Nur wer seiner Rolle als Chefin oder Chef gerecht wird, kann Teams effektiv führen und für ein gutes, konstruktives Miteinander sorgen.

Hilfreich ist dabei eine vertrauensvolle Führung auf Augenhöhe. Statt die Rolle eines Kontrolleurs einzunehmen, kann es sich für Führungskräfte lohnen, sich eher als Coach und Vertrauensperson zu verstehen. Wenn Mitarbeiter remote arbeiten, ist eine volle Kontrolle ohnehin nicht möglich. Wer loslassen kann, erreicht oft mehr: Er stärkt die Beziehung zu Mitarbeitern und fördert ihre Eigenverantwortung. Damit das klappt, braucht es klar formulierte Ziele und Erwartungen.

Führungskräfte sollten Teams beim hybriden Arbeiten zu einem hohen Maß an Selbstorganisation ermutigen. Gefragt ist die richtige Mischung aus Freiräumen und klaren Strukturen, die Halt geben. Wenn es Führungskräften gelingt, Arbeitskräfte zu stärken und ihnen die nötige Orientierung zu geben, ohne Mikromanagement zu betreiben, ist das eine gute Grundlage für hohe Teamleistungen.

Bei der Führung von hybriden Teams ist es entscheidend, eine offene Feedbackkultur zu schaffen und transparent mit Informationen umzugehen. Informationen aller Art sollten gezielt mit allen Beteiligten geteilt werden. Das kann über persönliche Gespräche, Videocallsoder formale Kanäle geschehen. Führungskräfte, die nicht nur reden, sondern auch aktiv und feinfühlig zuhören, können ihre Teams gezielter steuern. Zugleich tragen sie zu einem vertrauensvollen Miteinander bei. 

Nicht zuletzt spielt gezieltes Teambuilding eine wichtige Rolle. Besonders bei einer virtuellen Zusammenarbeit sind entsprechende Maßnahmen elementar, um die Grundlage für eine konstruktive Zusammenarbeit zu schaffen. Mit passenden Formaten kann das Gemeinschaftsgefühl gestärkt werden, was der alltäglichen Kooperation zugutekommt.

Tipps zur Gestaltung von Büroarbeitsplätzen beim hybriden Arbeiten

Wie gut hybrides Arbeiten in der Praxis funktioniert, hängt auch davon ab, welche Arbeitsplätze die Beschäftigten zur Verfügung haben. In hybriden Arbeitsmodellen wandelt sich die Funktion, die das Büro erfüllt, von Grund auf. Klassische feste Schreibtische sind weniger wichtig, weil ohnehin nie alle Mitarbeiter da sind. In den Vordergrund rücken stattdessen flexible Arbeitsbereiche und Hubs. Sie dienen nicht nur als Arbeitsort, an dem jeder Mitarbeiter alleine seinen Aufgaben nachgehen kann, sondern sind auch ein Begegnungsraum, in dem Kooperation, Austausch und kreatives Miteinander möglich sind.

Bereiche, in denen die Mitarbeiter zusammenarbeiten und sich begegnen können, spielen eine wichtige Rolle, wenn Arbeitsmodelle hybrid ausgestaltet werden. Das können zum Beispiel Lounges oder Cafébereiche sein, Besprechungsinseln oder Teambereiche. Je nach Variante können solche Zonen spontane Gespräche fördern, der Teamarbeit nützen oder helfen, Beziehungen zu vertiefen. Damit ergänzen sie die Remote-Arbeit optimal, bei der besonders der informelle Austausch häufig zu kurz kommt.

In technischer Hinsicht müssen hybrid genutzte Büros bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Es braucht eine passende moderne Ausstattung mit leistungsfähiger Technik, stabilen Verbindungen und guter Akustik. Das ermöglicht es Arbeitskräften, effizient zusammenzuarbeiten und produktive hybride Meetings durchzuführen.

Es ist hilfreich, das Büro neu zu definieren: als Ort für Begegnungen, Kreativität und gelebte Unternehmenskultur. Hier können sich die Mitarbeiter ausleben, Ideen entwickeln und innovative Lösungen entwickeln. Werden solche Impulse bewusst gestärkt, erhöht das die Mitarbeiterzufriedenheit und die Identifikation mit dem Unternehmen.

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