Eine Chefin führt ein Feedback-Gespräch mit Mitarbeiter

Feedback: Methoden, Formulierungen und wann man eines gibt

Ob ein Mitarbeiter mit seinem Job zufrieden ist, hängt von vielen Faktoren ab. Einer davon ist für viele Arbeitnehmer: Kommunikation. Kommunikation kann das Betriebsklima verbessern und Mitarbeiter motivieren, wovon wiederrum Arbeitgeber profitieren. Zu einer guten Kommunikation gehört auch regelmäßiges Feedback. Konstruktive Rückmeldungen können die Zusammenarbeit verbessern und Arbeitnehmern helfen, ihre Leistung zu verbessern. Damit das Feedback wirklich nützlich ist, sollten die Beteiligten bestimmte Regeln beachten.

Definition: Was ist Feedback und welchen Zweck erfüllt es?

Bevor es darum gehen kann, was konstruktives Feedback ausmacht und welche Feedback-Methoden es gibt, muss zunächst die Frage beantwortet werden, was Feedback eigentlich ist. Feedback ist eine Rückmeldung an eine Person oder mehrere Personen, die sich auf deren Verhalten bezieht. Darin kann es etwa darum gehen, wie gut die Leistungen dieser Person(en) allgemein oder in Bezug auf eine spezifische Situation oder Aufgabe waren.

Feedback ist ein wichtiges Instrument in der Mitarbeiterführung. Es kann sich auf einzelne Fach- und Führungskräfte oder ganze Teams beziehen. Typischerweise hat es zwei Bestandteile: Feedback geben und Feedback erhalten.

Regelmäßiges Feedback hat für alle Beteiligten Vorteile. Es kann helfen, die Zusammenarbeit zu verbessern, indem Erwartungen klar kommuniziert werden und Verhaltensweisen reflektiert werden. Somit dient es dem gegenseitigen Verständnis. Dadurch können Missverständnisse verhindert und Konflikte beigelegt werden. Fehler werden weniger wahrscheinlich, wenn Mitarbeitern klar ist, was sie falsch machen, beziehungsweise, dass sie überhaupt etwas falsch machen. Wenn sie wissen, welche Ziele sie erfüllen sollen, können sie ihre Leistung verbessern.

Feedback ist auch für Arbeitgeber wichtig

Feedback kann ein Instrument sein, um auf unerwünschte Verhaltensweisen von Mitarbeitern einzuwirken und eine Veränderung anzuregen. Positives Feedback wirkt motivierend und drückt Wertschätzung aus, was zu einer Produktivitätssteigerung beitragen kann.

Auch für Unternehmen ist die Rückmeldung ihrer Mitarbeiter wichtig. Arbeitgeber können in Feedbackgesprächen oder Befragungen herausfinden, wie zufrieden ihre Mitarbeiter sind. Gibt es negative Aspekte, können Vorgesetzte und Personalverantwortliche daran arbeiten, die Lage zu verbessern. Das hilft nicht nur dabei, qualifizierte Mitarbeiter im Unternehmen zu halten. Zufriedenere Mitarbeiter sorgen auch für einen besseren Ruf des Arbeitgebers und können so die Nachfrage von Bewerbern erhöhen. Die Folge: Das Unternehmen erhält mehr Bewerbungen von qualifizierten Interessenten.

Wann ist Feedback nützlich?

Viele Arbeitnehmer wünschen sich ein regelmäßiges Feedback von ihrem Arbeitgeber, um zu wissen, ob dieser mit ihnen zufrieden ist und wie sie sich verbessern können. In vielen Firmen kommt die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmern jedoch zu kurz. Das kann für Probleme sorgen, wenn Mitarbeiter nicht wissen, wo sie stehen oder was von ihnen erwartet wird. Zu seltene Gespräche können dazu führen, dass unerwünschte Verhaltensmuster sich festigen und Fehler passieren, die durch eine bessere Kommunikation vermeidbar gewesen wären.

Es ist deshalb sinnvoll, als Arbeitgeber regelmäßiges Feedback zu geben und auch selbst zu erbitten. Das kann in Form von Feedbackgesprächen geschehen, die bei vielen Unternehmen in Form von Jahresgesprächen regelmäßig stattfinden. Ein einziges Feedbackgespräch, das nur einmal im Jahr durchgeführt wird, ist jedoch meist nicht die beste Option. Feedback sollte am besten häufiger und bei Bedarf gegeben werden.

Wer als Vorgesetzter auch mal ohne Anlass nachfragt, wie es läuft und ob es Probleme gibt, eine kurze Rückmeldung gibt oder allgemein Interesse an der Arbeit seiner Mitarbeiter zeigt, kann eine Feedback-Kultur etablieren. Das gelingt jedoch nur, wenn Feedback als andauernder Prozess und nicht als einmalige Angelegenheit verstanden wird.

Welche Formen und Methoden von Feedback gibt es?

Feedback kann in verschiedener Form und in unterschiedlichem Rahmen gegeben werden. Welche Feedback-Methode sich eignet, hängt von der damit verbundenen Zielsetzung ab. Wichtig ist auch, ob es primär darum geht, Mitarbeitern Feedback zu geben oder als Arbeitgeber selbst Feedback zu erhalten.

Eine Möglichkeit für Arbeitgeber, Rückmeldung zu erhalten, stellen Mitarbeiterbefragungen dar. Arbeitgeber können in regelmäßigen Abständen oder je nach Anlass ein Feedback erfragen. Das sollte am besten anonym geschehen, damit die Mitarbeiter sich ehrlich äußern und keine Angst vor unerwünschten Konsequenzen haben. Eine Methode der Mitarbeiterbefragung ist die Pulsbefragung, die sich auf ein spezielles, eng gefasstes Thema fokussiert.

Eine Pulsbefragung umfasst meist nur wenige Fragen, mitunter auch nur eine einzige Frage. Die Mitarbeiter werden gebeten, ihre Einschätzung zu bestimmten Fragestellungen zu geben – etwa zu spezifischen Maßnahmen, ihrer Zufriedenheit oder eigenen Leistungen. Die Befragung wird regelmäßig wiederholt, etwa viertel- oder halbjährlich. So kann ein Trend erkannt werden. Es ist auch denkbar, eine solche anonyme Befragung in Form einer „Frage der Woche“ einzuführen. Die Frage kann dann wöchentlich etwa per Mail verschickt und online beantwortet werden.

Feedback-Methoden für Mitarbeitergespräche

Verschiedene Formen von Feedbacks unterscheiden sich in Hinblick auf den Rahmen, in dem das Feedback gegeben wird. Außerdem können sich Methoden auf bestimmte taktische Vorgehensweisen im Gespräch beziehen.

Wer Mitarbeitergespräche führt, der braucht Feingefühl. Die wenigsten Menschen reagieren völlig unempfindlich auf Kritik. Das Risiko, dass sich ein Mitarbeiter durch Kritik angegriffen fühlt, ist daher groß. Eine Möglichkeit, negative Botschaften möglichst sanft zu übermitteln, ist die sogenannte Sandwich-Methode. So funktioniert sie: Zunächst äußert der Feedback-Geber etwas Positives. Danach übermittelt er seine Kritik möglichst freundlich und schließt anschließend wiederum mit einem Lob ab.

So kann die Gefahr reduziert werden, dass der Mitarbeiter ausschließlich die negativen Aspekte wahrnimmt. Allerdings steigt auch das Risiko, dass er die Ernsthaftigkeit einer kritischen Anmerkung nicht ausreichend begreift. Kritik kann missverständlich wirken, wenn sie nicht klar kommuniziert wird.

360-Grad-Feedback: Wie gut decken sich Fremd- und Selbstwahrnehmung?

Wie deckt sich die Selbstwahrnehmung mit der Wahrnehmung anderer? Das ist die Frage, die einem 360-Grad-Feedback zugrunde liegt. Dabei reflektiert der Mitarbeiter über seine Leistungen und sein Verhalten. Gleichzeitig werden möglichst alle Personen, die mit ihm im beruflichen Alltag zu tun haben, ebenfalls um eine Einschätzung gebeten. Das kann Kollegen, Vorgesetzte und Kunden betreffen. Um ihre Meinung zu bekommen, werden meist Fragebögen eingesetzt. Dort kann etwa gefragt werden, wie der Mitarbeiter ihrer Meinung nach unter Druck agiert oder ob er offen für Kritik ist. In der Regel finden solche Befragungen anonym statt. Dadurch können sich die Befragten ehrlich und ohne Angst, sich unbeliebt zu machen, äußern.

Ein 360-Grad-Feedback kann Mitarbeitern dabei helfen, Stärken und Schwächen klarer zu erkennen und ein besseres Gefühl dafür zu bekommen, wie andere sie wahrnehmen. Die Ergebnisse der Befragung sollten in einem Feedbackgespräch besprochen werden. Dabei können auch neue Ziele festgelegt werden.

Andere Varianten dieser Feedback-Methode sind das 90-Grad-Feedback, das 180-Grad-Feedback und das 270-Grad-Feedback. Beim 90-Grad-Feedback sind etwa nur der Mitarbeiter und sein Vorgesetzter beteiligt. Analog zum Vorgehen beim 360-Grad-Feedback stuft der Befragte sich selbst ein und erhält eine Einschätzung von anderen. Möglich ist auch, dass sich Führungskräfte auf diese Weise Feedback von ihren Angestellten erbitten. Das setzt jedoch voraus, dass ausreichend viele Mitarbeiter sie bewerten. Andernfalls wäre eine anonyme Befragung nicht möglich.

Feedback geben: Diese Regeln sollten eingehalten werden

Ob die mit dem Feedback verknüpften Ziele tatsächlich erreicht werden können, hängt maßgeblich davon ab, wie es geäußert wird. Wer anderen eine Rückmeldung gibt, sollte sich deshalb an bestimmte Feedback-Regeln halten, die für eine erfolgreiche Kommunikation essenziell sind. Da bei einem Feedback in der Regel nicht nur positive Aspekte zur Sprache gebracht werden, ist Fingerspitzengefühl gefragt – ein Mitarbeiter, der sich vor den Kopf gestoßen fühlt, wird die Rückmeldung sehr wahrscheinlich negativ werten und kann dadurch demotiviert werden.

Ein Feedbackgespräch richtig planen

Die Grundlage für ein konstruktives Feedbackgespräch ist eine gute Planung. Während es mitunter sinnvoll sein kann, die Meinung anderer anonym per Fragebogen einzuholen, ist die richtige Form eines Mitarbeitergesprächs das persönliche Gespräch. Kritik sollte nicht zwischendurch per E-Mail oder Anruf mitgeteilt werden – zumindest, wenn es um mehr als eine kurze Anmerkung geht. Arbeitgeber sollten Mitarbeiter nicht vor anderen kritisieren, sondern ein Gespräch unter vier Augen suchen. Falls sinnvoll, können an einem Feedbackgespräch weitere involvierte Personen teilnehmen.

Für das Feedback sollte genügend Zeit eingeplant werden, damit alles in Ruhe besprochen werden kann. Der Zeitpunkt ist deshalb wichtig. Es ist sinnvoll, mit einem Gespräch aus aktuellem Anlass nicht zu viel Zeit verstreichen zu lassen. Sonst können sich die Beteiligten womöglich nicht mehr gut an die Ausgangssituation erinnern. Arbeitgeber sollten sich vor dem Feedback über den Mitarbeiter informieren und nicht unvorbereitet in das Gespräch gehen.

Feedback konstruktiv äußern

Wer anderen Feedback gibt, sollte sich im Vorfeld im Klaren darüber sein, welche Ziele er damit verbindet. Dabei sollten nicht nur die eigenen Ziele berücksichtigt, sondern auch aus der Perspektive des Gesprächspartners gedacht werden. Gehen Sie als Feedback-Geber möglichst offen ins Gespräch. Wer denkt, dass seine Sichtweise die unumstößliche Wahrheit darstellt, lässt sich kaum auf die Perspektive seines Gesprächspartners ein.

Damit positive wie negative Kritik die gewünschten Effekte erzielt, sollte sie an möglichst konkreten Schilderungen festgemacht werden. Das macht die Ausführungen nachvollziehbarer. Ohne Beispiele wirkt Kritik pauschal, was der kritisierte Mitarbeiter als ungerecht empfinden könnte. Außerdem hat er so kaum eine Chance, sein Verhalten zu ändern.

Bei einem Feedbackgespräch sollte nicht nur der Status quo unter die Lupe genommen werden. Auch der Ausblick in die Zukunft ist wichtig. Wie kann die Zusammenarbeit künftig (noch) besser gestaltet werden? Welche konkreten Vorschläge sind hilfreich? Auch das sollte möglichst vorab erarbeitet werden.

Formulierungen beim Feedback geben: Tipps zur Kommunikation

Kritisches Feedback zu erhalten ist für viele Menschen schwierig. Die Gefahr, dass die Kritik als persönlicher Angriff verstanden wird, ist groß. Es hängt von der Art der Gesprächsführung ab, ob das passiert oder nicht. Feedback-Geber sollten nicht von oben herab agieren, sondern sich auf Augenhöhe mit dem Mitarbeiter bewegen. Einseitige Kritik ist nicht zielführend – auch der Mitarbeiter muss die Gelegenheit haben, sich zu Kritik zu äußern und seinerseits Feedback zu geben.

Kritik sollte sachlich und keinesfalls emotional übermittelt werden. Dabei spielt die Wortwahl eine wichtige Rolle. Formulierungen wie „Sie sind…“ sind verallgemeinernd und deshalb nicht die beste Wahl. Besser ist es, stattdessen etwa zu sagen: „Ich habe Sie in den letzten vier Wochen häufig als nachlässig erlebt“ oder „Sie zeigen sich…“. Ein „aber“ kann die Wirkung eines vorangegangenen Lobs zunichte machen. Häufig kann es einfach weggelassen oder durch ein „und“ ersetzt werden.

Wer Situationen schildert, sollte dies zunächst sachlich tun und eine Wertung vermeiden. Feedback sollte erst im zweiten Schritt geäußert werden. Dabei ist es sinnvoll, Negatives mit Positivem zu verbinden. Etwa so: „Ich erlebe Sie als sehr fähige, engagierte Mitarbeiterin. Beim Projekt XY haben Sie unsere Erwartungen nicht in jeder Hinsicht erfüllt. Konkret geht es um…“. Beim Feedback sollten unbedingt auch positive Aspekte zur Sprache kommen. Es wirkt für Arbeitnehmer motivierend, für gute Leistungen gewürdigt zu werden. Fehlende Anerkennung kann hingegen ein Frust-Faktor sein.

Feedback erhalten: Tipps für Arbeitnehmer

Mitarbeiter können ihrerseits dazu beitragen, dass ein Feedbackgespräch konstruktiv verläuft. Dazu gehört eine gründliche Vorbereitung auf das Feedback, in der die eigene Sichtweise reflektiert und Argumente zurechtgelegt werden können. Im eigentlichen Gespräch ist es wichtig, den Gesprächspartner ausreden zu lassen. Geäußerte Kritik sollte angenommen werden, ohne sie persönlich zu nehmen. Wer mit einer kritischen Rückmeldung offen umgeht, kann sein Verhalten anschließend verbessern und so seine Leistung steigern.

Kritisierte Mitarbeiter sollten der Versuchung widerstehen, sich für jeden Kritikpunkt zu rechtfertigen. Das bedeutet nicht, dass die eigene Sichtweise nicht mitgeteilt werden sollte. Wer ehrlich seine Meinung sagt, trägt zu einem besseren Verständnis bei. Arbeitnehmer sollten sich überlegen, wie bestimmte Aspekte künftig besser laufen könnten. Wenn der Gesprächspartner es nicht anspricht, ist es sinnvoll, von sich aus darauf zu sprechen zu kommen. Schließlich geht es beim Feedbackgespräch darum, die Qualität der Zusammenarbeit zu beurteilen und zu verbessern.

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