Gratifikation: Voraussetzungen, Vorteile und Wissenswertes

Mit Gratifikationen können Arbeitgeber Mitarbeiter für ihre Leistungen oder Treue belohnen und für gute Leistungen motivieren. Wann haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf die Sonderzuwendung? Wie wird die Höhe einer Gratifikation berechnet? Fallen darauf Steuern an? Hier erfahren Sie alles, was Sie über Voraussetzungen, Vorteile und Risiken von Gratifikationen wissen müssen.

Gratifikation: Bedeutung im Berufsleben

Bei einer Gratifikation handelt es sich um eine zusätzliche Leistung, die ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern gewähren kann. Die freiwillige Sonderzuwendung wird meist einmalig gezahlt, wobei es sich nicht nur um eine Gratifikation in Form von Geld handeln kann, sondern auch um eine Sachleistung. Gratifikationen werden mitunter auch mehrfach oder regelmäßig gewährt. Der Arbeitgeber kann sie von den Leistungen oder Erfolgen seiner Mitarbeiter abhängig machen.

Diese Formen können Gratifikationen zum Beispiel annehmen:

• Urlaubsgeld
• Weihnachtsgeld
• Sonderzahlungen zu besonderen Anlässen wie Jubiläen
• Bonuszahlungen, die beim Erreichen bestimmter Ziele gezahlt werden
• Sachleistungen wie Gutscheine, Rabatte oder ein Firmenwagen

Ob ein Arbeitgeber in bestimmten Fällen eine Gratifikation gewährt, kann er in eigenem Ermessen entscheiden – Gratifikationen sind eine freiwillige Leistung. Dennoch kann sich für Arbeitnehmer ein Anspruch darauf ergeben, wenn eine betriebliche Übung durch wiederholte Zahlungen des Arbeitgebers entstanden ist.

Warum sich Gratifikationen für Arbeitgeber lohnen können

Für Arbeitgeber verursachen Gratifikationen zwar Kosten. Dennoch kann es für Unternehmen gute Argumente geben, ihren Mitarbeitern in bestimmten Situationen zusätzliche Leistungen zu gewähren.

Eine Gratifikation kann zum Beispiel genutzt werden, um die Motivation der Beschäftigten zu stärken und sie zu guten Leistungen anzutreiben. Wer weiß, dass er dafür belohnt wird, wenn er sich ins Zeug legt, tut das womöglich eher. Zugleich signalisiert eine Gratifikation Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitern, was deren Zufriedenheit erhöhen kann. Indirekt können sich Gratifikationen auf diese Weise auch auf das Engagement der Beschäftigten auswirken. Sie können zudem die Mitarbeiterbindung erhöhen und zu einer höheren Produktivität beitragen.

Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern Wertschätzung entgegenbringen und gute Leistungen anerkennen, fördert das ein gutes Betriebsklima. Es kann sich auch positiv auf die Unternehmenskultur auswirken und die Attraktivität eines Unternehmens als Arbeitgeber erhöhen – ein Wettbewerbsvorteil. Mit einer starken Arbeitgebermarke ist es für Firmen leichter, Talente anzulocken und gute Mitarbeiter im Unternehmen zu halten.

Gratifikationen, die bei besonderen Leistungen und Erfolgen gewährt werden, sind nicht nur ein Anreiz, sondern auch eine Belohnung und Anerkennung für besonderes Engagement. Wenn die Gratifikation an klare Kriterien geknüpft ist, kann sie für mehr Leistungsgerechtigkeit sorgen.

Gratifikation im Arbeitsrecht: Unter welchen Voraussetzungen sind Gratifikationen möglich?

So unterschiedlich wie die Formen der Gratifikation sind auch die Voraussetzungen, unter denen sie gewährt werden kann. Eine Gratifikation ist für Arbeitgeber zunächst einmal eine freiwillige Leistung, wenn nichts Anderslautendes aus dem Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung hervorgeht. Damit entscheidet der Arbeitgeber, ob er seinen Mitarbeitern eine Gratifikation gewährt und wenn ja, in welcher Höhe. Er kann die Zahlung (oder Sachleistungen) auch an bestimmte Voraussetzungen knüpfen.

Es wäre zum Beispiel denkbar, dass Beschäftigte bestimmte Leistungen erbringen oder Ziele erreichen müssen, um eine Gratifikation bekommen zu können. Dazu kann auch der Abschluss von Projekten gehören.

Es ist dabei zulässig, wenn Arbeitgeber Gratifikationen nicht an alle Mitarbeiter zahlen. Diskriminierend darf das jedoch nicht sein – willkürliche unterschiedliche Behandlungen oder Unterschiede nach persönlichen Merkmalen wie Geschlecht oder Alter sind nicht erlaubt. So könnte es zum Beispiel rechtlich fragwürdig sein, eine Gratifikation im Minijob auszuschließen oder sie nicht an neue Mitarbeiter zu zahlen. Mit sachlichen Begründungen im Einzelfall ist eine Ungleichbehandlung jedoch denkbar.

Gratifikation zurückzahlen bei einer Kündigung?

Nicht immer ist eine Gratifikation überhaupt an die Leistungen oder das Engagement von Arbeitskräften geknüpft. Arbeitgeber können sich auch dazu entscheiden, sie zu gewähren, wenn jemand ein Betriebsjubiläum feiert oder wenn es für die Firma zuletzt besonders gut lief.

Bei der Gewährung von Gratifikationen können Arbeitgeber festlegen, dass sie zurückgezahlt werden müssen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum verlässt. Die Gratifikation zurückzahlen zu müssen bei einer Kündigung kann dann etwa Mitarbeiter betreffen, die im Laufe des Jahres aus dem Unternehmen ausscheiden. Rechtens sind entsprechende Forderungen des Arbeitgebers allerdings nur, wenn sie explizit vertraglich oder tariflich geregelt sind.

Gratifikation: Berechnung, Auszahlung und Steuer

Gratifikationen können mit unterschiedlichen Methoden berechnet werden. Welche Vorgehensweise genutzt wird, hängt davon ab, um welche Art von Gratifikation es sich handelt und welche Vereinbarungen es zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten gibt. Diese Varianten sind zur Berechnung von Gratifikationen gängig:

• Die Gratifikation kann sich prozentual am Gehalt berechnen.
• Es kann sich um einen fixen Betrag handeln, der von der Höhe des Gehalts unabhängig ist.
• Die Höhe der Gratifikation kann sich an Leistungskennzahlen bemessen oder von den Gewinnen des Unternehmens abhängen, meist als prozentualer Anteil daran.
• Die Gratifikation kann von der Betriebszugehörigkeit abhängen und für jedes Jahr etwas höher ausfallen.
• Individuelle vertragliche Regelungen können eine abweichende Berechnung vorsehen. Auch Tarifverträge können sich auswirken.

Ebenso gibt es bei der Auszahlung von Gratifikationen Unterschiede. Es kann sich zum Beispiel um eine einmalige Überweisung handeln, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erfolgt. Bei Weihnachtsgeld wird die Gratifikation etwa zum Jahresende überwiesen. Dabei wird die Gratifikation meist mit der Lohnabrechnung kombiniert. Denkbar ist auch, dass die Gratifikation in Teilbeträgen über einen bestimmten Zeitraum ausgezahlt wird. Das kann etwa bei Boni der Fall sein. Andere Gratifikationen werden regelmäßig zu bestimmten Terminen gewährt. Welche Modalitäten gelten, kann meist dem Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung entnommen werden.

Wie verhält es sich bei der Gratifikation mit der Steuer? Gratifikationen müssen in der Regel versteuert werden und es fallen Sozialversicherungsbeiträge an. Es gibt allerdings auch steuerfreie Gratifikationen. So gilt beispielsweise für Sachbezüge durch Arbeitgeber derzeit ein Freibetrag von 50 Euro im Monat. Zudem sind bestimmte Formen der Gratifikation, etwa Weihnachtsgeld, in gewissen Grenzen steuerfrei.

Risiken und mögliche Nachteile von Gratifikationen

Wenn Arbeitgeber eine Gratifikation an Mitarbeiter auszahlen, ist das oft für beide Seiten vorteilhaft. Dennoch können damit auch Risiken und Nachteile behaftet sein.

Für Arbeitgeber können monetäre Gratifikationen ein Nachteil sein, weil sie Kosten verursachen, die das Unternehmen tragen muss. Das ist besonders in wirtschaftlich angespannten Zeiten risikobehaftet. Zugleich bringen Gratifikationen einen gewissen Verwaltungsaufwand mit sich: Eine Gratifikation muss etwa bei der Lohnabrechnung berücksichtigt werden – Personalverantwortliche müssen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge berechnen und abführen.

Gratifikationen sind eine freiwillige Leistung. Es kann aber eine betriebliche Übung entstehen, durch die sich für Mitarbeiter ein Anspruch ergibt. Dann können Arbeitgeber gezwungen sein, sie zu gewähren – auch in Zeiten, in denen sie das lieber nicht tun würden. Außerdem können Gratifikationen für Unmut in der Belegschaft sorgen, wenn sie selektiv und nach intransparenten Kriterien gewährt werden. Die Mitarbeiter können es als unfair empfinden, wenn manche Kollegen eine Gratifikation bekommen und andere nicht.

Welche Nachteile eine Gratifikation für Arbeitnehmer haben kann

Auch für Beschäftigte können Gratifikationen Nachteile mit sich bringen. Das kann zum Beispiel mit den Steuern und Sozialversicherungsabgaben zusammenhängen, die damit einhergehen. Der Nettoertrag von Arbeitskräften kann sich in manchen Fällen relativ verringern, weil die Betroffenen durch die Steuerprogression in eine höhere Steuerklasse rutschen.

Für Arbeitnehmer ist manchmal nicht klar, wann sie eine Gratifikation erhalten können und wann nicht. Es kann für Frust und Enttäuschungen sorgen, wenn sich Beschäftigte eine Gratifikation erhofft haben, sie aber nicht bekommen. Nicht zu wissen, ob eine Gratifikation gewährt wird, sorgt zudem für mangelnde finanzielle Planbarkeit.

Beschäftigte können es als ungerecht empfinden, wenn sie keine Gratifikation bekommen, weil sie Ziele verfehlt haben. Manchmal können auch äußere Umstände dafür sorgen, dass Ziele nicht erreicht werden. Das kann bei Gratifikationen zum Beispiel der Fall sein, wenn jemand für einen länger erkrankten Kollegen einspringen muss. Oder wenn es Probleme bei der Absprache mit Vorgesetzten gibt, durch die es zu Missverständnissen kommt.

Gratifikationen als Instrument in der Personalführung

• Gratifikationen sind bei Arbeitnehmern beliebt: Sie bekommen mehr Geld oder attraktive Sachbezüge.
• Für Arbeitgeber kann es sich lohnen, Gratifikationen als Instrument der Personalführung zu nutzen. In der richtigen Form kann eine Gratifikation die Mitarbeiter motivieren und ihre Zufriedenheit erhöhen.
• Unter welchen Bedingungen Gratifikationen an die Mitarbeiter ausgezahlt werden, entscheiden im Normalfall die Arbeitgeber, da es sich in der Regel um eine freiwillige Leistung handelt.
• Auf Gratifikationen fallen meist Steuern und Sozialversicherungsabgaben an.
• Gratifikationen können auch Risiken und Nachteile mit sich bringen – für Arbeitgeber und Beschäftigte. Um das zu vermeiden, ist eine durchdachte Gestaltung der Sonderzuwendung essenziell.

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