Betriebliche Übung: Wann ist sie gegeben?

Wenn ein Arbeitgeber ein bestimmtes Verhalten mehrfach in selber Weise wiederholt, kann sich daraus eine betriebliche Übung ergeben. Sie geht mit einem Rechtsanspruch für Arbeitnehmer einher, die fortan auch weiterhin von den Leistungen des Arbeitgebers profitieren können. Aber wann entsteht betriebliche Übung? Kann der Arbeitgeber sie ausschließen – zum Beispiel durch eine Klausel im Arbeitsvertrag? Hier erfahren Sie, was für betriebliche Übung im Arbeitsrecht gilt.

Ein Mitarbeiter steht mit dem Auto vor dem Büro und schaut nach ob er Tankgutscheine hat, diese können Teil einer betrieblichen Übung sein

Was versteht man unter betrieblicher Übung im Arbeitsrecht?

Nehmen wir an, ein Arbeitnehmer erhält jedes Jahr eine Weihnachtsgratifikation. Nun freut er sich schon seit Monaten darauf – und hat das Geld längst verplant: Er baut einen Pool für seine Familie. Dann der Schock: Dieses Jahr gibt es vom Arbeitgeber nicht den üblichen satten Bonus, sondern nur einen Gutschein für den Kurs „Fettfrei kochen“. Für den Arbeitnehmer eine Katastrophe, denn er hat den Pool schon in Auftrag gegeben und einen Kredit zur Überbrückung aufgenommen. Die Angelegenheit klärt sich erst, als sein wohlmeinender Cousin den Arbeitgeber am Weihnachtstag entführt. Der Chef hat ein Einsehen und verspricht, dass alle Mitarbeiter ihre Weihnachtsgratifikation bekommen.

Gewährt der Arbeitgeber mehrfach in Folge eine gleiche Leistung, erwarten Arbeitnehmer irgendwann, dass sie diese Leistung auch künftig bekommen. Ganz so weit wie im Film „Schöne Bescherung“ muss man in Deutschland nicht gehen, um seinen Arbeitgeber dazu zu bringen, eine regelmäßig erbrachte Leistung auch weiterhin zu erbringen. Die Pflicht hierzu kann sich von selbst ergeben, wenn eine betriebliche Übung vorliegt.

Wann liegt betriebliche Übung vor?

Bei betrieblicher Übung handelt es sich um ein ursprünglich freiwilliges Verhalten des Arbeitgebers, das dieser in regelmäßigen Abständen vorbehaltlos wiederholt. Nach der Einschätzung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) ergibt sich betriebliche Übung bei Sonderzuwendungen wie Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld, wenn der Arbeitgeber dreimal in Folge eine bestimmte Leistung gewährt hat. Wann betriebliche Übung gegeben ist, hängt jedoch grundsätzlich von den Umständen im Einzelfall ab. Das liegt daran, dass sie nicht gesetzlich geregelt ist, sondern von der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts abhängt.

Betriebliche Übung setzt immer voraus, dass es eine erkennbare Regelmäßigkeit gibt und es sich immer um die gleiche Leistung handelt. Diese muss vom Arbeitgeber ohne Vorbehalt gewährt werden. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, führt dies zu einem Rechtsanspruch der Beschäftigten auf eine Leistung, auf die sie ansonsten keinen Anspruch durch Arbeits- oder Tarifverträge hätten. Für den Arbeitgeber ergibt sich aus betrieblicher Übung die Pflicht, eine Leistung zu gewähren oder bestimmte Gewohnheiten zu akzeptieren. Diese Pflicht kann ein Arbeitgeber nicht einfach einseitig aufkündigen.

Beispiele für Leistungen und Gewohnheiten, für die eine betriebliche Übung gelten kann, sind:

  • Weihnachtsgeld
  • Urlaubsgeld
  • Boni und Prämien
  • Fahrtkostenzuschüsse, Tankgutscheine
  • Bereitstellung eines kostenlosen Parkplatzes
  • Zuschüsse oder Gutscheine für Mittagessen
  • Pausenregelungen
  • Umgang mit Krankmeldungen
  • Regelungen zu Überstunden
  • die Frage, unter welchen Umständen Mitarbeiter einen Dienstwagen erhalten
  • betriebliche Übungen zur Arbeitszeit
  • die Erlaubnis, private Mails zu schreiben oder privat im Internet zu surfen
  • Übernahme von Fortbildungskosten
  • ein 13. Monatsgehalt
  • Freistellung an bestimmten Tagen, etwa zum Geburtstag

Prinzipiell gilt eine betriebliche Übung auch für neue Mitarbeiter, die erst später ins Unternehmen eintreten. Arbeitgeber können das jedoch verhindern, indem sie einen Anspruch im Arbeitsvertrag ausschließen. Eine solche Regelung muss jedoch sachlich gerechtfertigt sein.

Betriebliche Übung entsteht nicht, wenn es um unterschiedliche Leistungen des Arbeitgebers geht. Wenn der Chef etwa ein Jahr Weihnachtsgeld zahlt, im nächsten Jahr eine Prämie und im darauffolgenden Jahr wieder Weihnachtsgeld, haben Mitarbeiter weder Anspruch auf Weihnachtsgeld noch auf die Prämie.

Kann der Arbeitgeber verhindern, dass betriebliche Übung entsteht?

Für Arbeitgeber kann es riskant sein, ihren Mitarbeitern bestimmte Leistungen zu gewähren oder Gewohnheiten im Betrieb zu dulden. Schließlich kann aus der freiwilligen Extra-Leistung ein Rechtsanspruch der Beschäftigten werden, der für den Arbeitgeber teuer oder unliebsam sein kann. Deshalb versuchen viele Arbeitgeber, zu verhindern, dass überhaupt eine betriebliche Übung entsteht.

Am einfachsten ist das für Arbeitgeber, wenn sie Leistungen gar nicht in der nötigen Regelmäßigkeit gewähren. Sie können ihren Mitarbeitern etwa zwei Jahre in Folge Weihnachtsgeld zahlen, ein Jahr aussetzen und im nächsten Jahr wieder zahlen. Es reicht zur Verhinderung einer betrieblichen Übung allerdings nicht aus, nur die Höhe der Sonderzahlungen zu verändern. Das hat das Bundesarbeitsgericht mit einem Urteil im Mai 2015 klargestellt.

Mit einem Freiwilligkeitsvorbehalt kann verhindert werden, dass eine betriebliche Übung entsteht. Der Arbeitgeber kann schon im Arbeitsvertrag festlegen, dass die Zahlung freiwillig ist und sich auch bei mehrfacher Zahlung kein Rechtsanspruch ergibt. Ebenso kann er bei der Gewährung der Leistung deutlich machen, dass es sich um eine einmalige Leistung handelt, auf die kein allgemeiner Anspruch besteht.

Ausschluss von betrieblicher Übung nicht immer wirksam

Wenn Arbeitgeber die Entstehung einer betrieblichen Übung durch Klauseln im Arbeitsvertrag oder Erklärungen gegenüber dem Arbeitnehmer ausschließen wollen, ist das nicht immer rechtlich haltbar. Die konkrete Formulierung entscheidet darüber, ob der Ausschluss betrieblicher Übung rechtens ist.

Das Bundesarbeitsgericht hat im Februar 2013 einen Fall verhandelt, bei dem es um Weihnachtsgeld ging (Az. 10 AZR 177/12). Ein Arbeitnehmer erhielt regelmäßig Weihnachtsgeld vom Arbeitgeber, bis dieser die Leistung aus wirtschaftlichen Gründen strich. Im Arbeitsvertrag enthielt zwar einen Freiwilligkeitsvorbehalt. Das Bundesarbeitsgericht hat dennoch im Sinne des Klägers entschieden: Es sah einen Rechtsanspruch durch betriebliche Übung als gegeben an.

Die entsprechende Passage im Arbeitsvertrag, in der der Arbeitgeber einerseits genaue Angaben zur Höhe des Weihnachtsgelds machte und gleichzeitig auf die Freiwilligkeit dieser Leistung verwies, sei für Mitarbeiter nicht unmissverständlich. Auch das Wort „freiwillig“ sei in diesem Fall nicht eindeutig, denn es könne entweder Ansprüche von Beschäftigten ausschließen oder ausdrücken, dass es keine gesetzliche oder tarifvertragliche Verpflichtung zur Erbringung dieser Leistung gibt.

Aus dem Urteil des BAGs ergibt sich, dass die Entstehung einer betrieblichen Übung nur durch eine konkrete und allgemein verständliche Formulierung möglich ist. Zulässig sind etwa Formulierungen, die besagen, dass sonstige Leistungen wie Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld freiwillig erfolgen und sich auch aus einer wiederholten Zahlung kein Rechtsanspruch ergibt. Auch, wenn Arbeitgeber schreiben, dass sie entsprechende Leistungen gewähren „können“, kann das einen Rechtsanspruch wirksam ausschließen.

Was können Arbeitgeber tun, um eine betriebliche Übung aufzuheben?

Ist eine betriebliche Übung entstanden, sind Arbeitgeber prinzipiell daran gebunden. Sie können den Rechtsanspruch ihrer Mitarbeiter nicht einseitig widerrufen. Betriebliche Übung lässt sich auch nicht durch eine Betriebsvereinbarung ausschließen. Wird ein bestimmter Aspekt in mehreren individual- und kollektivvertraglichen Vereinbarungen oder Gesetzen behandelt, gilt für Arbeitnehmer die für sie günstigste Regelung.

Arbeitgeber haben trotzdem Möglichkeiten, eine betriebliche Übung aufzuheben. Denkbar sind insbesondere eine Änderungskündigung oder eine Änderung des Arbeitsvertrags.

Arbeitnehmer können sich im Gespräch mit dem Arbeitgeber dazu bereiterklären, dass die betriebliche Übung aufgehoben wird. Dann kann der Arbeitsvertrag entsprechend geändert werden. Ist der Arbeitnehmer nicht einverstanden, bleibt dem Arbeitgeber die Option einer Änderungskündigung. Er spricht dabei die Kündigung aus, macht dem Mitarbeiter aber zugleich das Angebot, unter veränderten Bedingungen weiterhin für ihn tätig zu sein. Wohl die wenigsten Arbeitnehmer würden in einer solchen Situation ihren Job aufs Spiel setzen. Die Änderungskündigung muss jedoch die geltenden Voraussetzungen erfüllen. Sie muss zum Beispiel sozial gerechtfertigt sein und einen möglicherweise bestehenden besonderen Kündigungsschutz beachten.

Ein bestehender Rechtsanspruch von Beschäftigten auf eine betriebliche Übung erlischt übrigens nicht, wenn der Arbeitgeber die Leistung nicht mehr gewährt und der Mitarbeiter seinen Anspruch nicht geltend macht. Der Rechtsanspruch besteht in solchen Fällen grundsätzlich weiterhin. Nur in bestimmten Fällen kann ein Schweigen des Arbeitnehmers rechtswirksam als stillschweigende Zustimmung zur Abschaffung der betrieblichen Übung interpretiert werden.

Bildnachweis: Garnet Photo / Shutterstock.com