Freier Mitarbeiter: Was ist der Unterschied zum Freiberufler und Festangestellten?

Viele Unternehmen beschäftigen freie Mitarbeiter. Was zeichnet sie aus? Wie unterscheiden sie sich von festangestellten Mitarbeitern? Wie findet man Jobs für freie Mitarbeit und was sollte man beachten? In diesem Artikel erfahren Sie alles, was zum Thema freie Mitarbeit wichtig ist – von den Eigenschaften von freien Mitarbeitern über Verträge bis zu Steuerfragen.

Freie Mitarbeit: Bedeutung

Fangen wir mit einer Definition des Begriffs „freie Mitarbeit“ beziehungsweise „freier Mitarbeiter“ an. Was genau steckt dahinter? Bei einer freien Mitarbeit beschäftigt ein Unternehmen freie Mitarbeiter, mit denen kein Arbeitsverhältnis besteht. Anders als festangestellte Mitarbeiter, die für das Unternehmen arbeiten, sind freie Mitarbeiter auf selbstständiger Basis tätig.

Selbstständige, die als freie Mitarbeiter arbeiten, sind häufig Freiberufler, müssen das aber nicht sein. Ein Freiberufler ist jemand, der einen der sogenannten Freien Berufe ausübt. Zu den Freien Berufen gehören bestimmte Berufe im Bereich Kultur, Technik, Naturwissenschaft, Medizin, Recht und Beratung. Beispiele sind Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Apotheker, Physiotherapeuten, Psychotherapeuten, Ergotherapeuten, Journalisten, Architekten oder Wirtschaftsprüfer.

Von einer freien Mitarbeit ist typischerweise dann die Rede, wenn eine selbstständige Person regelmäßig oder immer wieder für einen Auftraggeber tätig ist. Häufig schließen Unternehmen mit freien Mitarbeitern einen Vertrag, der ähnlich wie ein Arbeitsvertrag die wichtigsten Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit regelt. Ein Vertrag über freie Mitarbeiter sichert beiden Seiten bestimmte Rechte zu, nimmt sie aber auch in die Pflicht.

Wie werden freie Mitarbeiter bezahlt?

Ein weiterer Unterschied zwischen freien Mitarbeitern und Festangestellten besteht bei der Bezahlung. Während festangestellte Mitarbeiter von Unternehmen entweder einen Lohn oder ein Gehalt gezahlt bekommen, stellt ein freier Mitarbeiter seine Leistungen in Form eines Honorars in Rechnung. Wie viel er dabei verdient und nach welchen Kriterien das Honorar sich zusammensetzt, ist Verhandlungssache zwischen ihm und dem Auftraggeber. Je nach Beruf kann ein freier Mitarbeiter auch an bestimmte Sätze gebunden sein, wobei es einen gewissen Spielraum gibt.

Es kann zum Beispiel sein, dass ein freier Mitarbeiter, der regelmäßig für ein Unternehmen arbeitet, jeden Monat seine Dienste in Rechnung stellt. Häufig werden in solchen Fällen Pauschalen vereinbart. Der freie Mitarbeiter erhält dann ein bestimmtes Honorar nach einem Tagessatz, einem Stundensatz oder Wochensatz. Mitunter zahlen Auftraggeber auch eine Pauschale für längere Zeiträume, zum Beispiel für einen Monat oder für die Dauer eines Projekts. 

Weitere Unterschiede zwischen freien Mitarbeitern und Festangestellten

Zwischen festangestellten Arbeitnehmern und freien Mitarbeitern gibt es neben den schon genannten Punkten noch weitere Unterschiede. Dazu zählen besonders die Aspekte, die wir Ihnen nachfolgend vorstellen.

Keine Arbeit = kein Honorar

Ein freier Mitarbeiter wird nur bezahlt, wenn er arbeitet. Ist er krank, hat er normalerweise keinen Anspruch darauf, dass der Auftraggeber ihn trotzdem bezahlt. Es muss auch kein Anspruch auf Krankengeld bestehen, wobei es darauf ankommt, für welchen Umfang der Krankenversicherung sich ein freier Mitarbeiter entschieden hat.

Unbezahlter Urlaub

Ein freier Mitarbeiter kann zwar laut seinem Vertrag einen Urlaubsanspruch haben. Üblicherweise wird er aber während seines Urlaubs nicht bezahlt. Während manche angestellte Beschäftigte nicht nur Anspruch auf Lohnfortzahlung im Urlaub haben, sondern auch Urlaubsgeld vom Arbeitgeber bekommen, müssen freie Mitarbeiter auf solche Annehmlichkeiten verzichten. Das kann Urlaube für freie Mitarbeiter besonders teuer machen.

Keine Unterstützung bei Sozialversicherungsbeiträgen

Arbeitgeber übernehmen für ihre eigenen Mitarbeiter einen Teil der Sozialversicherungsbeiträge. Bei freien Mitarbeitern ist das nicht der Fall: Selbstständige müssen die entsprechenden Beträge in voller Höhe selbst übernehmen, wenn sie nicht in der Künstlersozialkasse pflichtversichert sind. Das führt zu entsprechend höheren Ausgaben und reduziert den Nettobetrag, den freie Mitarbeiter verdienen. Es kann auch sein, dass sie in bestimmten Fällen nicht abgesichert sind, wenn sie nicht selbst eine entsprechende Versicherung abgeschlossen haben.

Mehr Arbeit mit der Steuer

Freie Mitarbeiter müssen selbst Steuern abführen. Das betrifft die Einkommenssteuer, gegebenenfalls auch Umsatzsteuer und Gewerbesteuer. Wie bei Festangestellten bemisst sich der Steuersatz bei der Einkommenssteuer an der Höhe der Einkünfte. Sich um die Steuer selbst kümmern zu müssen, bedeutet allerdings mehr Arbeit für Selbstständige.

Nicht an Weisungen gebunden

Festangestellte sind Teil eines Unternehmens, freie Mitarbeiter nicht. Sie unterliegen nicht den Weisungen des Arbeitgebers, der für sie der Auftraggeber ist. Stattdessen können sie selbst entscheiden, wann, wo und wie sie arbeiten – in der Theorie zumindest. Viele freie Mitarbeiter sind faktisch an bestimmte Zeiten und einen bestimmten Arbeitsort gebunden, den das Unternehmen vorgibt.

Kein Kündigungsschutz

Während Arbeitnehmer durch das Kündigungsschutzgesetz vor Kündigungen durch den Arbeitgeber geschützt sind, gibt es für freie Mitarbeiter keinen solchen Kündigungsschutz. Zwar kann im Vertrag über die freie Mitarbeit eine Kündigungsfrist vereinbart sein, ansonsten aber könnte sich ein Auftraggeber kurzfristig und unkompliziert von einem freien Mitarbeiter trennen. Das kann Selbstständige vor ein großes Problem stellen, wenn wichtige Einnahmen von heute auf morgen wegbrechen.

Vertrag als freier Mitarbeiter: Worauf Sie achten sollten

Nicht immer, aber häufig werden die Details einer freien Mitarbeit in einem Vertrag für freie Mitarbeiter geregelt. Zwingend ist das nicht: Die entsprechenden Vereinbarungen können auch mündlich getroffen werden, und damit eine solche Zusammenarbeit legitim ist, ist kein schriftlicher Freier-Mitarbeiter-Vertrag nötig. Trotzdem setzen viele Unternehmen und auch freie Mitarbeiter darauf, um sich vor möglichen Nachteilen zu schützen.

Falls Sie als freier Mitarbeiter anfangen möchten und ein Auftraggeber Ihnen einen entsprechenden Vertrag vorgelegt hat, sollten Sie ihn aufmerksam lesen, bevor Sie das Schriftstück unterschreiben. Achten Sie darauf, dass alle relevanten Inhalte enthalten sind, und Sie durch die konkreten Formulierungen nicht benachteiligt werden. Im Zweifel kann es sinnvoll sein, einen Anwalt über den Freie-Mitarbeiter-Vertrag schauen zu lassen, bevor Sie sich darauf einlassen.

Wie beim Arbeitsvertrag sollte es auch im Vertrag über freie Mitarbeit um einige grundlegende Aspekte gehen: den Namen und die Anschrift der Vertragspartner, die Laufzeit des Vertrags, soweit bekannt, die Art der Tätigkeit und ihren Umfang sowie das Honorar und seine Berechnung. Ebenso sollte thematisiert werden, ob die Umsatzsteuer ausgewiesen wird.

Wichtige Aspekte dürfen nicht fehlen

Welche Inhalte darüber hinaus relevant sind, hängt von der Art der Tätigkeit ab. Denkbar sind etwa Vereinbarungen zur Zahlung, der Erstattung von Spesen, dem Urlaubsanspruch, dem Umgang mit Arbeitsunfähigkeit oder eine mögliche freiwillige Kündigungs- oder Stornierungsfrist. Auch Verschwiegenheitsklauseln sind gängig. Vorsicht ist geboten, wenn bestimmte Themen im Vertrag ganz ausgeklammert werden. Falls nicht gesetzliche Regelungen greifen, hast du womöglich keine Handhabe, entsprechende Rechte in diesem Bereich durchzusetzen.

Die Formulierungen im Vertrag für freie Mitarbeiter sollten außerdem nicht zu allgemein sein. So wäre es zum Beispiel ein Nachteil für dich, wenn du dich im Vertrag zwar zu Korrekturschleifen bereiterklären würdest, aber nicht deutlich würde, wie viele Korrekturschleifen im Honorar inbegriffen sind. Gerätst du an einen schwierigen Auftraggeber, könnten dir sonst endlose Korrekturschleifen, die du umsonst anbieten musst.

Vorsicht vor Scheinselbstständigkeit bei freier Mitarbeit

Von freien Mitarbeitern spricht man meist erst dann, wenn es bei der Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Selbstständigem eine gewisse Regelmäßigkeit gibt. Es kann sein, dass Sie als freier Mitarbeiter jede Woche oder sogar jeden (Werk-)Tag für einen bestimmten Auftraggeber tätig sind. Womöglich haben Sie gar einen Arbeitsplatz vor Ort im Unternehmen, wie es etwa bei so manchem „festen Freien“ in Redaktionen von Zeitungen und Zeitschriften der Fall ist.

Wenn Sie als freier Mitarbeiter vorwiegend für einen Auftraggeber tätig sind, sollten Sie aufpassen, dass Sie nicht in die Scheinselbstständigkeit rutschen. Sie sind dann zwar formell selbstständig – Sie sind selbstständig gemeldet, führen Ihre Steuern selbst ab und kommen selbst für Krankenversicherung und Co auf –, aber eigentlich behandelt der Auftraggeber Sie wie seine festangestellten Mitarbeiter auch. Sie sind womöglich so wie Ihre festangestellten Kollegen in die Abläufe und Strukturen im Unternehmen eingebunden, können nicht frei entscheiden, wo und wie Sie Ihre Arbeit erledigen, und müssen zu bestimmten Zeiten anwesend sein. Für Unternehmen sind freie Mitarbeiter attraktiv, weil sie die günstigeren Mitarbeiter sind – schließlich spart man Abgaben.

Wie Sie den Verdacht einer Scheinselbstständigkeit vermeiden können

Scheinselbstständigkeit fliegt oft nicht auf, aber wenn doch, hat das Folgen für Auftraggeber und (Schein-)Selbstständige. So müssen etwa die zu Unrecht nicht gezahlte Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge nachgezahlt werden. Durch die rückwirkende Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen kann ein Scheinselbstständiger in den wirtschaftlichen Ruin gestürzt werden. Es kann auch sein, dass der Arbeitgeber Sie nachträglich anstellen muss, außerdem sind strafrechtliche Konsequenzen denkbar, weil es sich um Steuerhinterziehung handelt.

Damit Sie sich gar nicht erst dem Verdacht einer Scheinselbstständigkeit aussetzen, ist es wichtig, nach Möglichkeit mehrere Auftraggeber zu haben. Mit nur einem (Haupt-)Auftraggeber machen Sie sich hingegen verdächtig. Zudem sollten möglichst viele Merkmale der Selbstständigkeit erfüllt sein, zum Beispiel die folgenden: 

• Sie sind nicht an Weisungen gebunden und können selbst entscheiden, wo, wann und wie Sie arbeiten
• Sie nutzen eigenes Kapital und eigene Materialien für Ihre Tätigkeit
• Sie tragen das unternehmerische Risiko
• Sie machen Werbung für sich, haben vielleicht eine Homepage oder Visitenkarten

Anmeldung & Steuern: Das sollten Sie bei freier Mitarbeit beachten

Egal, ob Sie als freier Mitarbeiter als Nebenjob arbeiten möchten oder freie Mitarbeit in Vollzeit anstreben: Es ist wichtig, dass Sie dabei bestimmte Dinge beachten. Freie Mitarbeiter sind auf selbstständiger Basis tätig, was bedeutet, dass Sie sich selbstständig machen müssen. Dafür gibt es wenige Hürden, aber es kommt ein wenig Bürokratie auf Sie zu.

Sie müssen sich beim Finanzamt anmelden, wenn Sie als Selbstständiger arbeiten möchten. Falls Sie kein Freiberufler sind, sondern in die Kategorie Gewerbetreibender fallen, müssen Sie außerdem ein Gewerbe anmelden. Möglicherweise ist auch eine Anmeldung bei der Industrie- und Handelskammer oder der Handwerkskammer nötig.

Neben der korrekten Anmeldung Ihrer selbstständigen Tätigkeit müssen Sie bei freier Mitarbeit Steuern wie vorgesehen abführen. Das betrifft in erster Linie Einkommenssteuer, gegebenenfalls Umsatzsteuer, wenn Sie nicht die Kleinunternehmerregelung nutzen, und als Gewerbetreibender auch Gewerbesteuer. Außerdem sind Sie zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet. Für diese Aufgabe können Sie bei freier Mitarbeit einen Steuerberater beschäftigen oder sich selbst um Ihre Steuern kümmern.

Als freier Mitarbeiter müssen Sie sich außerdem um Ihre Buchhaltung kümmern, also zum Beispiel Rechnungen schreiben. Hier darf Ihre Steuernummer nicht fehlen, die Sie vom Finanzamt nach der Anmeldung Ihrer selbstständigen Tätigkeit automatisch zugeschickt bekommen. Falls Sie kein Kleinunternehmer sind, müssen Sie auf Ihren Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen – je nach Tätigkeit 19 oder 7 Prozent.

Freie Mitarbeit: Jobs finden

Wenn die Voraussetzungen für eine Tätigkeit als freier Mitarbeiter erfüllt sind, stehen Sie vor dem nächsten, entscheidenden Schritt: Jobs als freier Mitarbeiter zu finden. Wie kommt man an freie Mitarbeit bei Unternehmen? Hierbei haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die wir Ihnen nachfolgend näher vorstellen.

Sich auf Online-Ausschreibungen bewerben

Eine Möglichkeit, an Jobs als freier Mitarbeiter zu kommen, besteht darin, sie aktiv zu suchen. Googeln Sie einfach die Begriffe „freie Mitarbeit“ in Kombination mit dem gewünschten Tätigkeitsbereich und der Stadt, in der Sie arbeiten möchten. So können Sie an passende Angebote kommen. Alternativ können Sie auch direkt in Job-Suchmaschinen suchen. Wenn Sie eine spannende Ausschreibung gefunden haben, bewerben Sie sich darauf wie für einen regulären Job auch.

Direkt auf Unternehmen zugehen

Es kann vielversprechend sein, sich initiativ bei Unternehmen zu melden, die zu Ihnen passen könnten. Fragen Sie einfach direkt bei möglichen Auftraggebern nach, ob Bedarf an einer freien Mitarbeit besteht. Eine erste Kontaktaufnahme kann zum Beispiel per Mail stattfinden, wobei es wichtig ist, dass Ihre Nachricht beim richtigen Ansprechpartner landet. Sie können auch telefonisch erfragen, ob grundsätzlich Interesse an freien Mitarbeitern besteht und an wen Sie Ihre Bewerbung richten können.

Sich finden lassen: Selbstmarketing

Für Selbstständige ist ein gutes Selbstmarketing das A und O. Eine professionelle Website, gepflegte Profile bei Karrierenetzwerken wie Xing oder LinkedIn, vielleicht auch Werbung – all das hilft Ihnen dabei, Jobs als freier Mitarbeiter zu finden. Im besten Fall müssen Sie für die Kundenakquise nicht einmal viel tun: Wenn Sie mit Ihrer Webseite oder einem Blog gut zu finden sind, kann es sein, dass potenzielle Kunden auf Sie zukommen.

Kontakte nutzen

Scheuen Sie sich nicht, Ihre Kontakte zu nutzen, um an Jobs als freier Mitarbeiter zu kommen. Gibt es Menschen in Ihrem Umfeld, die Ihnen solche Positionen vermitteln könnten? Vielleicht kann ein Ex-Chef ein gutes Wort für Sie bei einem möglichen Auftraggeber einlegen, oder vielleicht hat er selbst Arbeit für Sie als freier Mitarbeiter. Wenn Sie Kontakte nutzen möchten, ist es hilfreich, wenn man sich noch gut an Sie erinnert. Kontaktpflege – digital und/oder persönlich – ist dazu wichtig.

Für den Anfang: Jobs über Freelance-Portale finden

Besonders zu Anfang einer selbstständigen Tätigkeit ist es oft gar nicht so leicht, im neuen Metier Fuß zu fassen. Für den Übergang kann es hilfreich sein, sich auf Freelancer-Portalen anzumelden. Es gibt verschiedene Portale, die passend sein könnten, um eine freie Mitarbeit zu finden. Langfristig lohnen sich solche Portale in der Regel nicht, weil die Bezahlung in vielen Bereichen sehr schlecht ist – so schlecht, dass es schwer sein kann, auf den Mindestlohn zu bekommen. Bezahlt wird in der Regel nicht nach Stunde, sondern zum Beispiel pro Projekt oder, wenn Sie Texte schreiben, nach Wortzahl.

Bildnachweis: wavebreakmedia / Shutterstock.com