Selbstmanagement-Methoden: So können Sie motiviert bleiben

Wem es gelingt, sich immer wieder aufs Neue zu motivieren, der kann seine Ziele eher erreichen. Dafür spielt ein gutes Selbstmanagement eine wichtige Rolle. Was genau umfasst Selbstmanagement und wie kann man es verbessern? Hier finden Sie Informationen und Tipps, die Ihnen dabei helfen, zu einem effizienten Selbstmanager zu werden.

Selbstmanagement: Definition

Manche Menschen scheinen jederzeit gut organisiert. Sie haben ihren Alltag im Griff statt umgekehrt, sie setzen sich Ziele und erreichen sie auch, und was sie vorhaben, gelingt ihnen in der Regel auch. Zufall? Nein, eher das Ergebnis eines guten Selbstmanagements.

Was genau bedeutet Selbstmanagement? Selbstmanagement lässt sich definieren als Kompetenz von Menschen, sich selbst zu managen. So weit, so kryptisch. Anschaulicher wird es, wenn man sich verdeutlicht, was zum Selbstmanagement alles dazugehört oder dazugehören kann:

• Ein guter Selbstmanager überlässt die eigene Weiterentwicklung nicht dem Zufall, sondern plant sie realistisch.
• Diese Pläne setzt er dann mit der nötigen Motivation und Disziplin auch tatsächlich um.
• Gutes Selbstmanagement kann zu positiven Entwicklungen im Kleinen und im Großen führen, wobei ein guter Selbstmanager nie das Gesamtbild aus dem Blick verliert.

Ein guter Selbstmanager kennt seine Stärken und Limitationen. Er kann sich gut einschätzen und plant entsprechend. Selbstmanagement heißt, vorhandene Ressourcen optimal einzusetzen. Eine solche Ressource ist Zeit, die naturgemäß endlich ist. Zeitmanagement ist damit ein Teil von Selbstmanagement.

Ebenso gehört es zum Selbstmanagement, sich Ziele zu setzen – egal, ob beruflich oder privat – und regelmäßig zu kontrollieren, ob man seinen Zielen schon nähergekommen ist. Wer Ziele erreichen möchte, muss sich motivieren können, und zwar immer wieder. Andernfalls wird es ihm schwerfallen, die nötige Zeit und Energie in die Verfolgung seiner Ziele zu stecken und bei Rückschlägen weiterzumachen. Deshalb ist die Fähigkeit zur Selbstmotivation ein weiterer entscheidender Bestandteil von Selbstmanagement.

Darum ist gutes Selbstmanagement so wichtig

Selbstmanagement – braucht man das wirklich? Keine Frage: Irgendwie laufen wird das Leben auch dann, wenn Sie sich über das Wie keine allzu großen Gedanken machen und den Dingen ihren Lauf lassen. Ob auf diese Weise allerdings auch die besten Ergebnisse zutage befördert werden können, ist die andere Frage.

Selbstmanagement hilft Ihnen im Job ebenso wie in Ihrem privaten Alltag. Wenn Sie gut im Selbstmanagement sind, haben Sie jederzeit Ihre Ziele vor Augen. Das allein motiviert. Außerdem wissen Sie, wie Sie sich zusätzlich motivieren können. Mit dem Ergebnis, dass Sie Ihre beruflichen und privaten Ziele eher erreichen werden. Anders ausgedrückt: Gute Selbstmanager erreichen oft mehr im Leben. Wenn jemand erfolgreich ist, ist er meist auch ein guter Selbstmanager.

Selbstmanager wissen auch, wie sie ihre endliche Zeit optimal nutzen. Und sie kennen sich gut: Sie wissen, wie sie ihre Stärken bestmöglich einsetzen können. Ebenso sind sie sich ihrer Schwächen bewusst und können mögliche Schwachstellen einkalkulieren, aber sich auch gezielt verbessern. Auch das hilft ihnen dabei, Ziele zu erreichen.

Mit einem realistischen Schritt-für-Schritt-Plan wird es leichter, Ziele zu verfolgen. Hakt es dabei mal oder erleiden Betroffene einen Rückschlag, hilft ihnen Selbstmanagement dabei, mit neuer Motivation weiterzumachen. Es fällt guten Selbstmanagern auch tendenziell leichter, Ablenkungen zu minimieren und zu widerstehen.

Gutes Selbstmanagement ist ein Turbo für die Karriere und kann Ihnen im Privatleben zu mehr Zufriedenheit verhelfen. Man bekommt mehr erledigt, weiß aber im Zweifel auch, was wirklich wichtig ist, wenn die Zeit knapp ist. Dadurch kommen die essenziellen Dinge nicht zu kurz, was sich wiederum positiv auf die Zufriedenheit der Betroffenen auswirkt.

Selbstmanagement-Training: Diese Methoden können Ihnen helfen

Selbstmanagement ist nicht an bestimmte Methoden gebunden. Trotzdem gibt es bestimmte Ansätze, die Ihnen dabei helfen können, ein guter Selbstmanager zu sein. In diesem Abschnitt stellen wir Ihnen einige Tools vor, die als Selbstmanagement-Methoden sehr nützlich sein können.

Fokussierter arbeiten mit der Pomodoro-Technik

Endlich fokussierter arbeiten – davon träumen viele Beschäftigte. An der Umsetzung hapert es allerdings bei vielen. Hier kann die Pomodoro-Technik helfen, die der italienische Unternehmer Francesco Cirillo entwickelt hat. Das Prinzip ist ganz simpel: Sie nutzen eine Eieruhr oder einen Timer und stellen 25 Minuten ein. In dieser Zeit arbeiten Sie konzentriert und machen nichts anderes. Wenn die 25 Minuten um sind, legen Sie eine kurze Pause von fünf bis zehn Minuten ein. Anschließend geht es mit der nächsten 25-Minuten-Einheit weiter. Wichtig: Nach vier Einheiten machen Sie mindestens 30 Minuten Pause.

Viele Arbeitnehmer sparen an den Pausen, weil sie dadurch vermeintlich weniger schaffen. Das ist aber ein Trugschluss: Das Gehirn braucht regelmäßige Pausen, um leistungsfähig zu bleiben. Wer mehr Pausen macht, kann deshalb sogar mehr schaffen als jemand, der durcharbeitet. Sie müssen also kein schlechtes Gewissen haben, wenn Sie öfter als vorher Ihre Arbeit unterbrechen.

Tschüss Perfektionismus, hallo 80-20-Regel

Haben Sie schon mal von der 80-20-Regel oder dem Pareto-Prinzip gehört? Auch das hat ein Italiener erfunden, und zwar der Ökonom und Ingenieur Vilfredo Pareto. Das Prinzip besagt, dass man 80 Prozent eines Ergebnisses mit nur 20 Prozent des Einsatzes schaffen kann. Folglich kosten die letzten 20 Prozent richtig viel Zeit – nämlich 80 Prozent der Gesamtzeit. Wer das weiß, kann sich genau überlegen, in welche Aufgaben er wie viel investieren möchte. Es wird immer Tätigkeiten geben, bei denen Sie gründlich sein müssen. Bei anderen Aufgaben hingegen ist es nicht so wichtig, dass alles perfekt ist. Hier können Sie viel Zeit sparen und so insgesamt mehr schaffen.

Ziele festlegen mit der SMART-Methode

Die SMART-Methode wurde in den 1950er Jahren entwickelt, ist aber auch heute noch nützlich, wenn es darum geht, Ziele festzulegen und zu erreichen. Das Akronym SMART steht für die fünf Schritte der Ziel-Planung:

• S = spezifisch: Ziele sollten immer so konkret wie möglich formuliert werden
• M = messbar: Wie kann man messen, ob ein Ziel erreicht wurde?
• A = attraktiv: Um Ziele zu erreichen, sollten die dazu nötigen Aufgaben so attraktiv wie möglich sein
• R = realistisch: Ziele müssen realistisch sein, damit sie erreicht werden können
• T = termingerecht: Um Ziele zu erreichen, sollten Sie sich eine Frist setzen

Aufgaben planen mit der ALPEN-Methode

Eine gute Zeitplanung ist beim Selbstmanagement essenziell. Hierfür können Sie die ALPEN-Methode einsetzen. Der Begriff ist ebenfalls ein Akronym und steht für:

• A = Aufgaben aufschreiben: Was muss erledigt werden?
• L = Länge einschätzen: Wie lange wird eine Aufgabe voraussichtlich dauern?
• P = Puffer: Planen Sie Puffer ein, um nicht in Stress zu geraten. Es sollten höchstens 60 Prozent der Zeit verplant werden
• E = Entscheidungen: Es ist wichtig, Prioritäten zu setzen, damit Sie die wirklich wichtigen Dinge erreichen
• N = Nachkontrolle: Nachdem Sie eine Aufgabe erledigt haben, sollten Sie überprüfen, was Sie erreicht haben und wie gut es lief

Prioritäten setzen mit der Eisenhower-Methode

Der ehemalige US-Präsident Dwight D. Eisenhower hat eine Methode entwickelt, um herauszufinden, welche Aufgaben vorrangig erledigt werden sollten. Dabei werden alle zu erledigenden Aufgaben in eine Matrix eingeteilt, und zwar in diese Kategorien:

• dringend und wichtig
• dringend, aber unwichtig
• wichtig, aber nicht dringend
• weder dringend noch wichtig

Die Einteilung einer Aufgabe in der Eisenhower-Matrix entscheidet darüber, wann sie erledigt werden sollte. Was dringend und wichtig ist, hat oberste Priorität und sollte folglich zuerst erledigt werden. Dringende, aber unwichtige Aufgabe geben Sie nach Möglichkeit an andere ab. Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben sollten Sie zur gegebenen Zeit einplanen. Und was weder wichtig noch dringend ist, können Sie getrost in den Papierkorb schmeißen – gedanklich oder tatsächlich.

Gutes Selbstmanagement: So klappt es

Selbstmanagement ist ein Begriff, der Vieles umfassen kann. Das kann es schwerer machen, das eigene Selbstmanagement zu verbessern, weil man nicht genau weiß, wo man ansetzen kann. Wie funktioniert gutes Selbstmanagement? Welche Voraussetzungen müssen dafür erfüllt sein? Sollte man einen Selbstmanagement-Kurs machen? Natürlich steht es Ihnen frei, an einem Selbstmanagement-Seminar teilzunehmen oder sich für einen Online-Kurs anzumelden. Wenn das Angebot gut ist, können Sie dabei viel lernen. Zwingend nötig ist es aber nicht, Geld auszugeben, um zu einem guten Selbstmanager zu werden.

Setzen Sie sich mit sich selbst auseinander

Selbstmanagement können Sie ganz ohne fremde Hilfe trainieren. Sie müssen nur etwas Zeit in Ihr Vorhaben stecken – und geduldig sein, denn es kann dauern, alte Muster zu durchbrechen und sich neue Gewohnheiten anzueignen. Die Grundlage für Selbstmanagement ist, dass Sie sich gut kennen – mit all ihren Merkmalen, Stärken und Schwächen. Diese Aspekte müssen Sie berücksichtigen, wenn Sie etwas planen. Falls Sie an dieser Stelle Nachholbedarf haben, setzen Sie sich zuerst intensiv mit sich selbst auseinander.

Welche Ziele und Prioritäten haben Sie?

Das betrifft auch Ihre Ziele und Prioritäten. Manche Menschen machen sich darüber keine großen Gedanken. Falls es Ihnen auch so geht, sollten Sie das spätestens jetzt ändern. Sie müssen wissen, worauf Sie hinarbeiten und was Sie erreichen wollen. Ebenso müssen Sie wissen, welche Dinge Ihnen im Leben am wichtigsten sind – und was Ihnen wichtiger ist als andere Dinge.

Pläne schmieden

Wenn diese Grundvoraussetzungen erfüllt sind, können Sie Pläne machen. Diese Pläne sollten unbedingt realistisch sein, damit Sie sie auch tatsächlich erreichen können. Planen Sie Hindernisse, Rückschläge und unerwartete Entwicklungen ein. So sind Sie gewappnet, wenn nicht alles nach Plan läuft. Dadurch sinkt das Risiko, dass Sie frustriert das Handtuch werfen, wenn es mal Probleme gibt.

Etappen-Ziele festlegen

Bei manchen Zielen kann es eine Weile dauern, bis man sie erreicht hat. Das kann demotivierend sein, weil man womöglich viel investiert, aber es scheinbar keinen nennenswerten Fortschritt gibt. Diesem Frust können Sie mit Etappen-Zielen entgegenwirken. Große Aufgaben zerteilen Sie dazu in Teil-Stücke, so dass jedes Etappen-Ziel machbar und greifbar ist.

Wie läuft es?

Beim Selbstmanagement ist wichtig, dass Sie regelmäßig hinterfragen, ob Sie Ihren Zielen schon nähergekommen sind. Wie läuft es mit bestimmten Zielen? Sind Sie auf dem richtigen Weg? Oder läuft es nicht so gut? Sich regelmäßig mit dieser Frage auseinanderzusetzen hilft Ihnen dabei, rechtzeitig gegenzusteuern, wenn sich bestimmte Dinge in die falsche Richtung entwickeln.

Realistische Zeitplanung

Viele Menschen wollen in einem begrenzten Zeitraum mehr schaffen, als realistisch möglich ist. Diesen Fehler sollten Sie nicht machen. Planen Sie Ihre Zeit realistisch, also: mit Puffern. Es läuft nicht immer so glatt wie erhofft. Manchmal dauern bestimmte Dinge auch länger als erwartet. Wenn Ihr Zeitplan dadurch trotzdem nicht gesprengt wird, haben Sie weniger Stress.

Minimalistische To-do-Listen

Gehören Sie auch zu den Menschen, deren To-do-Listen scheinbar immer länger statt kürzer werden? Wenn ja, ist das kein Wunder, denn viele Menschen haben viel zu tun. Trotzdem sollten Sie darauf achten, dass Ihre To-do-Listen eine überschaubare Länge haben. Schreiben Sie zu viel auf, werden Sie sehr wahrscheinlich nicht alles schaffen können. Das frustriert – und kann Ihnen am Ende des Tages das Gefühl geben, nichts Nennenswertes geschafft zu haben, obwohl das gar nicht stimmt. Schreiben Sie deshalb lieber nur die wirklich wichtigen und realistischen Dinge auf Ihren Plan.

Aus Erfahrungen lernen

Ein guter Selbstmanager lernt aus früheren Erfahrungen. Was Sie bisher erlebt haben, bietet Ihnen die Gelegenheit, es zu analysieren. Wie liefen bestimmte Dinge? Haben Sie erreicht, was Sie erreichen wollten? Ist Ihr Plan aufgegangen oder mussten Sie ihn anpassen? Was würden Sie rückblickend anders machen? Setzen Sie sich mit solchen Fragestellungen auseinander, um neue Erkenntnisse zu sammeln und sich weiterzuentwickeln.

Ablenkungen minimieren

Zu einem guten Selbstmanagement gehört es, Ablenkungen soweit wie möglich zu verringern. Gut ist es, wenn Sie typische Ablenkungen auf dem Schirm haben und etwas dagegen unternehmen. Sie können zum Beispiel Ihr E-Mail-Programm nur periodisch öffnen und Ihr Handy auf stumm schalten (oder gleich außer Reichweite aufbewahren). Machen Sie die Tür zum Büro zu oder nutzen Sie Noise-Cancelling-Headphones, um in Ruhe arbeiten zu können.

Ebenso wichtig ist es, dass Sie sich nicht selbst ablenken, indem Sie Impulsen sofort nachgeben. Mit „Nur mal schnell…“ fangen wahrscheinlich viele Gedanken an, die Sie länger als gedacht aus Ihrer eigentlichen Tätigkeit herausreißen. Wenn es schwer ist, den Impulsen zu widerstehen, notieren Sie sich die Gedanken für später. So müssen Sie sich keine Sorgen darüber machen, etwas Wichtiges zu vergessen.

Multitasking? Nein danke

Multitasking hatte mal einen ausgezeichneten Ruf: Wer mehrere Dinge gleichzeitig macht, so der Gedanke, schafft schließlich mehr. Inzwischen ist klar: Das ist Quatsch. Ganz im Gegenteil kann Multitasking dafür sorgen, dass Sie insgesamt länger brauchen. Das Gehirn ist nämlich nicht dazu in der Lage, sich mehreren anspruchsvollen Tätigkeiten gleichzeitig zu widmen. Stattdessen schaltet es permanent hin und her. Das kostet geistige Kapazitäten, worunter Ihre Konzentration leidet. Machen Sie also lieber eins nach dem anderen – das ist auch weit weniger stressig.

Sagen Sie öfter Nein

Als Selbstmanager müssen Sie wissen, wo Ihre Grenzen liegen – und sich nicht scheuen, auch entsprechend zu handeln. Sagen Sie guten Gewissens Nein, wenn andere Sie um einen Gefallen bitten, für den Sie keine Kapazitäten haben. Natürlich ist es wichtig, abzuwägen, wer Sie um einen Gefallen bittet und worum es geht. Sie sollten sich aber nicht für andere kaputtmachen – vor allem, wenn die betreffenden Personen dasselbe womöglich nicht für Sie tun würden. 

Ausreichend Pausen machen

Wir haben es weiter oben schon einmal angerissen: Pausen sind wichtig. Viele gestresste Menschen glauben, dass Sie sich keine Pausen erlauben könnten. Das ist ein Trugschluss, denn ohne Pausen ist alles mindestens doppelt so schwer. Ihre geistigen Kapazitäten sind endlich. Sie müssen Ihrem Gehirn Zeit geben, sich zu regenerieren. Legen Sie deshalb spätestens nach einer Stunde eine mindestens zehnminütige Pause ein. Sie können auch früher eine kürzere Pause machen.

Sich immer wieder motivieren: So gelingt es Ihnen

Zu Selbstmanagement gehört es, sich motivieren zu können. Hier helfen Ihnen verschiedene Tipps. Grundsätzlich ist es wichtig, dass Sie etwas tun, von dem Sie überzeugt sind und in dem Sie einen Sinn sehen. Egal, ob Arbeit oder Privatleben: Wenn Sie eine Aufgabe als sinnlos empfinden, werden Sie sich dazu kaum motivieren können. Manchmal reicht es schon, sich zu vergegenwärtigen, wofür eine lästige Aufgabe am Ende gut ist.

Wichtig ist auch, dass Sie sich erreichbare Ziele setzen, wenn nötig in kleinen Schritten. Dadurch verschaffen Sie sich immer wieder Erfolgserlebnisse, die Ihr Selbstvertrauen stärken und Sie zusätzlich motivieren. Auch Belohnungen können hilfreich sein, um Ihre Motivation zu befördern.

Manche Menschen können sich nicht motivieren, weil sie nicht an sich glauben. Insgeheim bezweifeln sie, dass sie es je schaffen werden. In dem Fall kann es helfen, sich zu vergegenwärtigen, was Sie schon alles erreicht haben. Auch Visualisierung kann in solchen Situationen nützlich sein: Stellen Sie sich immer wieder vor, wie es sich anfühlt, etwas Bestimmtes erreicht zu haben. Das mag esoterisch klingen, kann aber tatsächlich helfen.

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