Organisationstalent: Warum es in Job und Freizeit so nützlich ist

Bei der Arbeit müssen jeden Tag etliche Dinge organisiert werden. Arbeitnehmer müssen zum Beispiel festlegen, welche Aufgaben sie wann und wie erledigen und was Priorität hat. Diese Aufgaben sollten sie so strukturiert und planvoll wie möglich angehen, um gute Ergebnisse zu erzielen und rechtzeitig fertig zu werden. Oft genug muss man sich dabei mit anderen absprechen, zum Beispiel mit Kollegen oder Vorgesetzten. Kein Wunder also, dass Organisationsgeschick im Job äußerst nützlich ist. Welche Merkmale Menschen mit Organisationstalent auszeichnet und wie man gut organisiert durch den Joballtag kommt – hier erfahren Sie mehr darüber.

Was ist Organisationstalent und warum ist es wichtig?

Organisationstalent oder Organisationsgeschick ist die Fähigkeit, Aufgaben, Vorhaben und Tätigkeiten so zu planen, dass sie strukturiert und effektiv umgesetzt werden können. Wer gut organisiert ist, hat die Dinge im Griff. Er hat auf dem Schirm, was bis wann erledigt werden muss, und weiß, wie er dabei am besten vorgeht. Das ist im privaten und beruflichen Alltag nützlich: Mit der nötigen Organisationsfähigkeit ist es leichter, alles unter einen Hut zu bekommen.

Im Job können Beschäftigte oft bessere Ergebnisse erzielen und werden schneller mit ihren Aufgaben fertig, wenn sie Organisationstalent besitzen. Sie geraten weniger leicht in Stress, sondern können im Gegenteil häufig Stress reduzieren. Es ist leichter, Ziele zu erreichen und produktiv zu sein. Wer weiß, dass er alles unter Kontrolle hat, ist zudem weniger abgelenkt. Dadurch kann er sich besser in seine Arbeit vertiefen und findet leichter in eine fokussierte Arbeitsweise.

Auch für andere ist die Zusammenarbeit mit einem Menschen mit Organisationstalent einfacher, was der Teamarbeit zugutekommt. Auf so eine Person kann man sich in der Regel verlassen, was die Kooperation angenehm und reibungslos macht. In diesem Sinne ist Organisationsgeschick auch für das Miteinander mit den Kollegen, aber auch mit Kunden und anderen beruflichen Kontakten hilfreich.

Diese Merkmale zeichnen Menschen mit Organisationstalent aus

Organisationstalent ist im Job auch deshalb so nützlich, weil es meist mit weiteren wünschenswerten Merkmalen einhergeht. Diese Merkmale helfen den Betroffenen dabei, ihren Job gut zu machen – davon profitiert auch der Arbeitgeber. Typische Eigenschaften von Menschen mit Organisationstalent sind insbesondere:

• Gutes Zeitmanagement: Sich gut organisieren zu können bedeutet, die eigene Zeit bewusst zu nutzen. Menschen mit Organisationsgeschick überlegen, was sie wann machen und wie viel Zeit die jeweilige Aufgabe in Anspruch nehmen wird.
• Strukturierte Arbeitsweise: Typisch für Menschen mit Organisationstalent ist ein strukturiertes Vorgehen. Das bedeutet zum Beispiel, alle Aufgaben im Blick zu behalten und Prioritäten zu setzen.
• Zielstrebigkeit: Eine gute Organisation ist die Grundlage dafür, Ziele im vorgesehenen Zeitplan zu erreichen. Wer Ziele verfolgt, muss wissen, wie er das am besten angeht.
• Beharrlichkeit: Viele Menschen, denen Organisation liegt, besitzen Durchhaltevermögen. Weil sie einen Plan haben, lassen sie sich von Hindernissen und Rückschlägen weniger aus der Bahn werfen – sie bleiben am Ball und bringen zu Ende, was sie angefangen haben.
• Zuverlässigkeit: Organisationstalent ist wichtig, um auch in einem stressigen Alltag alles unter einen Hut zu bekommen. Wer sich gut organisieren kann, schafft eher, was er sich vorgenommen hat – er ist also zuverlässig.
• Analysefähigkeiten: Um etwas organisieren zu können – egal, ob den Arbeitstag oder ein Event –, müssen alle möglichen Dinge berücksichtigt und bewertet werden. Wer Organisationsgeschick besitzt, ist dazu in der Lage, Gegebenheiten zu analysieren und die richtigen Schlüsse daraus zu ziehen.

So sieht Organisationstalent im Beruf aus

Im Joballtag kann es einen großen Unterschied machen, wenn jemand Organisationsgeschick besitzt. Arbeitnehmer, die gut organisiert sind, haben ihre Aufgaben im Griff. Für den Arbeitgeber sind sie verlässliche Mitarbeiter, die oft konsistent gute Leistungen erbringen. Das liegt nicht zwingend daran, dass sie besser wären als andere oder mehr Talent hätten. Sie sind einfach gut darin, planvoll und strukturiert zu handeln.

Zeigen kann sich das Organisationstalent zum Beispiel durch ein effektives Zeitmanagement. Die Beschäftigten stellen sicher, dass für die wichtigen Dinge genügend Zeit bleibt und alles rechtzeitig erledigt wird, so dass es nicht stressig wird. Sie wissen, welche Zeitfresser sie besser vermeiden und wie produktives Arbeiten in ihrem Fall klappen kann.

Viele Arbeitnehmer haben das Problem, dass im Joballtag viel zu viel zu tun ist. Die Lösung besteht dann nicht darin, kopflos einfach irgendwo anzufangen, um voranzukommen. Bei übervollen To-do-Listen ist vielmehr entscheidend, Prioritäten zu setzen. Dazu gehört auch, zu akzeptieren, dass vielleicht nicht alles erledigt wird, was ansatzweise wichtig wäre. Wer gut organisiert ist, verschiebt wichtige Tätigkeiten im Zweifel auf einen anderen Zeitpunkt – oder erkennt, dass er sie genauso gut bleiben lassen oder mit einem geringeren Aufwand in modifizierter Form ausführen könnte.

Auf gut organisierte Kollegen kann man sich verlassen

In vielen Jobs gibt es gelegentlich oder regelmäßig Projekte, die geplant und durchgeführt werden müssen. Das ist leichter, wenn man Organisationstalent besitzt. Auch bei kleineren Vorhaben ist eine sorgfältige Planung die Grundlage für einen erfolgreichen Ablauf. Bei Teamarbeit kommt Organisationsgeschick auch den anderen Beteiligten zugute. Am effektivsten ist die Zusammenarbeit unter Kollegen, wenn alle Mitarbeiter gut organisiert sind. So weiß jeder, woran er ist, und kann sich auf die anderen verlassen.

Organisationstalent ist eine wichtige Grundlage, um mit Stress angemessen umzugehen. Stressige Situationen und Phasen lassen sich im Beruf oft kaum vermeiden. Entscheidend ist deshalb sowohl zu wissen, wie man Stress vorbeugt, als auch, wie man bei Stress einen kühlen Kopf bewahrt und sich davon nicht beirren lässt. 

Gut organisiert durch den Alltag

Der Alltag vieler Menschen ist stressig. Umso wichtiger ist es, gut organisiert zu sein – so läuft alles reibungsloser und man schafft mehr. Das kann Stress verringern und mehr Zeit für wichtige Dinge schaffen. Wenn jemand Organisationstalent besitzt, kann sich das im Alltag an vielen Stellen positiv auswirken. Dabei ist es wichtig, das eigene Organisationsgeschick durchdacht einzusetzen – im Haushalt, der Familie, für die eigene Gesundheit und die Freizeitgestaltung.

Den Haushalt managen

Feierabend, endlich frei? Für viele Menschen fühlt es sich nicht nach Freizeit an, wenn nach der Arbeit im Haushalt Tausend Dinge erledigt werden müssen. Wer seinen Haushalt im Griff hat, kann seine freie Zeit mehr genießen. Gutes Haushaltsmanagement setzt voraus, dass Sie auf dem Schirm haben, was im Haushalt erledigt werden muss. Sie teilen sich die Aufgaben ein und erledigen sie möglichst effizient, so dass sie möglichst wenig Zeit kosten. Dadurch bleibt Ihnen mehr von Ihrer Freizeit. Ebenfalls wichtig: zu wissen, was im Zweifel verzichtbar ist.

Die Familie managen

Eine Familie zu managen kann eine Herausforderung sein, und das nicht nur bei einer gleichzeitigen Berufstätigkeit. Es müssen oft viele Termine koordiniert und Freizeitaktivitäten geplant werden. Man möchte als Familie Quality Time miteinander haben und die Bedürfnisse aller Familienmitglieder unter einen Hut bringen. Hier hilft es, den Überblick zu haben und realistisch zu planen. Was wichtig ist, wird rechtzeitig eingeplant. Realistisch zu planen bedeutet dabei auch, zu wissen, dass oft nicht für alles Zeit bleibt. Wenn es zu viele Vorhaben und zu wenig Zeit gibt, kann es befreiend sein, Dinge vom Plan zu streichen, statt alles in volle Tage quetschen zu wollen.

Für die eigene Gesundheit sorgen

Gesundheit ist die Basis für ein gutes Leben. Das merkt man spätestens dann, wenn man krank wird – schon eine Erkältung lässt einen oft wertschätzen, wie es sich anfühlt, fit und gesund zu sein. Für ein gutes Leben ist es wichtig, schon in jungen Jahren möglichst gesund zu leben. Ein gutes Gesundheitsmanagement ist individuell, die Bausteine sind aber ähnlich. Es beinhaltet eine gesunde Ernährung, ausreichend Zeit für Bewegung, aber auch für Entspannung, um Stress entgegenzuwirken. Auch ein gutes soziales Netz ist wichtig.

Die Freizeit bereichernd gestalten

Bei vielen Menschen ist die Freizeit knapp. Umso wichtiger ist es, die freien Stunden nicht einfach irgendwie, sondern ganz bewusst zu gestalten. Wer zumindest einen groben Plan davon hat, welche Freizeitaktivitäten sein Leben bereichern, und entsprechend handelt, kann seine Lebensqualität erhöhen. Statt abends mit dem Handy auf der Couch zu hängen, gehen Sie dann vielleicht mit Freunden klettern. Oder Sie kochen mit Ihrem Partner eine leckere Mahlzeit, statt sich vom Fernseher berieseln zu lassen. Wichtig ist, dass Sie Zeit für Interessen und Hobbys finden, die Ihr Leben schöner machen.

Wie kann man seine Organisationfähigkeit verbessern?

Organisationsgeschick wurde Ihnen nicht in die Wiege gelegt? Kein Problem – gut organisiert sein können nicht nur Menschen, die von Natur aus ein Organisationstalent haben. Man kann an seiner Organisationsfähigkeit auch ganz bewusst arbeiten. Die folgenden Tipps und Ansätze helfen Ihnen dabei.

To-do-Listen machen – aber richtig

Um sich zu organisieren, sind Listen sehr hilfreich. Wichtige Aufgaben aufzuschreiben sorgt für mentale Klarheit, weil man sich nichts merken muss, sondern jederzeit alles im Blick hat. Dabei ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Außerdem sollten Sie nicht alles zu Papier bringen (oder in einer digitalen To-do-Liste aufschreiben), was ansatzweise wichtig ist. Übervolle To-do-Listen sind oft demotivierend. Nicht nur, dass man schon vor der ersten Aufgabe den Mut verlieren kann, wenn unendlich viel zu tun ist. Sie sehen am Ende womöglich auch nicht, wie viel Sie geschafft haben, weil vieles unerledigt bleibt. Halten Sie Ihre To-do-Listen deshalb kurz und berücksichtigen Sie, wie viel Zeit Ihnen zur Verfügung steht.

Einen Zeitplan machen

Eine To-do-Liste zu haben ist ein guter Anfang. Zugleich sollten Sie einen Plan davon haben, wann Sie was schaffen wollen – mit anderen Worten, Sie brauchen einen Zeitplan. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Zeit realistisch verplanen. Planen Sie Puffer für Pausen und Unvorhergesehenes mit ein. Analysieren Sie, wie gut Ihre Zeitpläne hingehauen haben. Oft unterschätzt man, wie viel Zeit bestimmte Dinge in Anspruch nehmen. Das im Nachhinein zu überprüfen, hilft, beim nächsten Mal besser zu planen.

Ziele im Blick behalten

Organisation ist wichtig, aber Sie müssen auch wissen, warum Sie tun, was Sie tun. Ziele zu haben motiviert und kann Ihrem Tun mehr Sinn verleihen. Setzen Sie sich Ziele, die möglichst klar und zugleich erreichbar sind, um Ihre Motivation zu erhöhen. Wenn Sie Ziele haben, haben Sie etwas, auf das Sie hinarbeiten können. Wenn Sie etwas geschafft haben, kann das Ihre Zufriedenheit erhöhen.

Mehr Ordnung, mehr Klarheit

Wie produktiv Sie sind und wie es Ihnen geht, hängt auch davon ab, in welcher Umgebung Sie arbeiten oder sich aufhalten. Es lohnt sich, Ordnung zu schaffen (und zu halten). An einem aufgeräumten Arbeitsplatz ist es leichter, fokussiert zu arbeiten. Dort lauern weniger Ablenkungen, die Ihre Aufmerksamkeit bewusst oder unbewusst auf sich ziehen. Dadurch schaffen Sie mehr. Auch zuhause hilft es, aufzuräumen: In Ihrer Freizeit können Sie besser entspannen, wenn um Sie herum nicht Chaos herrscht. Tipp: Lassen Sie gar nicht erst Unordnung entstehen. Wenn Sie zum Beispiel am Ende jedes (Arbeits-)Tages kurz aufräumen – fünf bis zehn Minuten reichen meist völlig aus –, bleibt es immer ordentlich.

Die eigenen Grenzen achten

Wer gut organisiert sein möchte, muss wissen, wo seine Grenzen liegen. Wer sich mehr aufbürdet, als er leisten kann, macht sich unnötig Stress. Sie sollten deshalb realistisch einschätzen können, was Sie erledigen können und was nicht, und entsprechend handeln. Sagen Sie Nein, wenn Sie schon voll ausgelastet sind.

Aufgaben an andere delegieren

Wenn es möglich ist, geben Sie öfter mal Aufgaben an andere ab. Auch das gehört zu einem organisierten Alltag. Im Team können Sie beispielsweise auf eine faire Aufgabenteilung achten, durch die sich alle angemessen beteiligen. Privat ist es wichtig, dass Sie andere einbinden – zum Beispiel Ihren Partner oder Ihre Mitbewohner. Auch Kinder können gewisse Aufgaben übernehmen. So bleibt Ihnen mehr Luft für wichtige Dinge und Sie haben weniger Stress.

Mit Kalendern arbeiten

Ob in analoger oder digitaler Form: Kalender sind für eine gute Organisation unerlässlich. Suchen Sie sich ein Hilfsmittel, mit dem Sie gut arbeiten können. Das kann der Kalender auf dem PC sein, aber auch eine App oder ein Wochen- oder Tagesplaner in gedruckter Form. Kalender können Sie nicht nur nutzen, um wichtige Termine im Blick zu behalten. Sie sind auch für die Zeitplanung nützlich: Sie können damit Ihren Tag im Job oder Ihre Freizeit strukturieren. 

Organisationstalent in Bewerbung formulieren: So ist es möglich

Im Joballtag ist Organisationsgeschick hilfreich, so dass es kein Wunder ist, dass in vielen Stellenanzeigen Organisationstalent gefordert wird. Dabei gibt es nicht besondere Jobs mit Organisationstalent, sondern in jeder Position ist es wichtig, gut organisiert zu sein, unabhängig von den konkreten Aufgaben. Wenn Sie auf Jobsuche sind, ist es deshalb eine gute Idee, Ihr Organisationstalent in der Bewerbung zu formulieren. Welche Möglichkeiten gibt es dafür?

Eine Stelle, an der Sie Ihr Organisationsgeschick deutlich machen können, ist das Bewerbungsschreiben. Hier können Sie explizit darauf zu sprechen können, dass Ihnen Organisation liegt. Werden Sie dabei möglichst konkret: Wenn Sie Ihre Behauptungen mit Beispielen untermauern, werden sie glaubhafter.

Auch aus Ihrem Lebenslauf kann Ihr Organisationstalent im Job hervorgehen. Sie können zum Beispiel bei Jobbeschreibungen Aufgaben erwähnen, die auf eine gute Organisation hindeuten. Auch indirekt kann Organisationsfähigkeit im Lebenslauf ersichtlich sein. Wenn Sie zum Beispiel ein Fernstudium neben dem Beruf gemacht haben, ist klar, dass Sie sich gut organisieren können – anders hätten Sie es kaum geschafft, die nötige Zeit für das Studium neben dem Beruf aufzubringen. Auch durch ehrenamtliche Tätigkeiten kann deutlich werden, dass jemand organisiert ist.

Nicht zuletzt zeigt sich die Organisationsfähigkeit von Bewerbern im Bewerbungsprozess: Ist jemand pünktlich? Reagiert er auf Anfragen prompt? Hält er sich an Vereinbarungen und Zusagen? Im Vorstellungsgespräch kann dann noch einmal gesondert auf das Organisationsgeschick eingegangen werden. Auch hier gilt: Bitte mit Beispielen, sonst sind die Angaben nicht nachvollziehbar – und damit nicht überzeugend.

Fazit: Organisationstalent als wichtige Fähigkeit im Job und Privatleben

• Organisationsfähigkeit ist für viele Tätigkeiten wichtig. Wer gut organisiert ist, schafft seine Aufgaben oft schneller und mit besseren Ergebnissen. Es wird außerdem wahrscheinlicher, dass Dinge überhaupt erledigt werden.
• Organisationstalent ist eine gefragte Eigenschaft bei Arbeitnehmern, und zwar unabhängig davon, welche Stelle jemand hat. Überall gibt es Aufgaben, die sinnvoll strukturiert und eingeplant werden müssen.
• Auch im privaten Alltag hilft Organisationsgeschick, zum Beispiel für das Management der Familie oder des Haushalts, aber auch für die eigene Gesundheit und eine bereichernde Freizeitgestaltung.
• Manche Menschen sind von Natur aus gut organisiert, lernen kann Organisationsfähigkeit aber jeder.
• Für eine bessere Organisation ist es wichtig, eine Strategie zu haben. Dabei können Hilfsmittel wie To-do-Listen und Kalender nützlich sein. Ebenso wichtig ist es, realistisch zu planen und die eigenen Grenzen anzuerkennen.

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