Mitarbeiterbefragung: Aufbau, Ablauf und Wichtigkeit für Mitarbeiter

Zu wissen, ob ihre Mitarbeiter zufrieden sind und was sie bewegt, ist für Unternehmen essenziell. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter entscheidet über ihre Leistung, und die hat unmittelbaren Einfluss auf den Erfolg des Arbeitgebers. Um zu erfahren, was Mitarbeiter beschäftigt und was sie von ihrem Job halten, sind Mitarbeiterbefragungen ein nützliches Instrument. Wann sie sich anbieten, wie man sie richtig durchführt und was man bei der Umsetzung beachten sollte – hier erfahren Sie mehr.

Mitarbeiterbefragung: Was ist das?

Mit einer Mitarbeiterbefragung können Arbeitgeber in Erfahrung bringen, wie ihre Mitarbeiter über bestimmte Aspekte ihres Jobs denken. Dabei kann es um Dinge gehen, die spezifisch die Tätigkeit der Beschäftigten betreffen, aber auch um die Mitarbeit im Unternehmen im weiteren Sinne. Manche Mitarbeiterbefragungen sind eng gefasst, während andere ein breites Spektrum an Themen abdecken.

Ziel einer Mitarbeiterbefragung ist, die Zufriedenheit der Beschäftigten zu erfragen. Arbeitgeber haben mit einer Mitarbeiterumfrage auch die Chance, wertvollen Input der Mitarbeiter zu erhalten. Dabei kann die Form von Mitarbeiterbefragungen variieren, wobei sie meist in Form einer schriftlichen Umfrage mithilfe eines Mitarbeiterfragebogens stattfindet. Ebenso könnte eine Mitarbeiterbefragung aber zumindest theoretisch auch mündlich durchgeführt werden. 

Meist ist es der Arbeitgeber, der Mitarbeiterbefragungen plant und durchführt. Die Personalabteilung übernimmt in der Regel die Koordination. Ebenso kann bei Mitarbeiterbefragungen der Betriebsrat die Sache in die Hand nehmen.

Darum sind Mitarbeiterbefragungen eine gute Idee

Nach wie vor gibt es viele Unternehmen, die ihre Mitarbeiter für selbstverständlich halten. Dabei wird leicht übersehen, dass es die Mitarbeiter einer Firma sind, die mit ihren Kompetenzen und ihrem Einsatz über den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden. Wenn die Beschäftigten zufrieden sind, hat auch der Arbeitgeber etwas davon. Die Mitarbeiter leisten dann mehr, sie engagieren sich stärker, sind motivierter, fehlen seltener und auch die Stimmung in der Belegschaft ist besser. Sind sie hingegen unzufrieden, leiden ihre Leistungen ebenso wie ihr Engagement; die Beschäftigten haben womöglich schlechte Laune, was sich negativ auf das Betriebsklima auswirkt. Sie suchen sich auch eher eine andere Stelle, was für eine hohe Fluktuation sorgen kann und dem Employer Branding des Arbeitgebers schadet.

Es ist also für Arbeitgeber essenziell, zu wissen, was ihre Mitarbeiter denken. Nicht jeder Arbeitgeber macht sich die Mühe, das in Erfahrung zu bringen. Dabei ist eine Mitarbeiterbefragung ein simples Mittel, was keine hohen Kosten verursacht. Statt sich darauf zu verlassen, dass schon alles gut sein wird und die Einschätzungen des Managements tatsächlich zutreffen, fragt man bei einer Mitarbeiterumfrage direkt nach. So können Sie als Arbeitgeber über eine Umfrage die Mitarbeiterzufriedenheit besser abschätzen. Die Erkenntnisse aus der Befragung können Sie anschließend nutzen, um ihre Strategie anzupassen, falls es nötig sein sollte.

Wer weiß, was Mitarbeiter denken, kann seine Strategie anpassen

Im besten Fall ergibt die Mitarbeiterbefragung, dass die Beschäftigten weitgehend zufrieden sind. Dann weiß der Arbeitgeber, dass er so weiter machen muss wie bisher. Sicherlich gibt es trotzdem hier und da einen Punkt, der noch verbessert werden kann. Vielleicht kommt bei der Mitarbeiterbefragung aber auch heraus, dass einiges im Argen liegt. Das gibt dem Unternehmen die Chance, die Lage gezielt zu verbessern, um die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern und Abwanderungen zu verhindern.

Eine Mitarbeiterbefragung fungiert auch als Frühwarnsystem. Arbeitgeber, die wissen, was ihre Mitarbeiter über ihren Job denken, können rechtzeitig gegensteuern, wenn sich an irgendeiner Stelle Probleme abzeichnen. Nicht zuletzt bringt ein Arbeitgeber, der regelmäßig Mitarbeiterbefragungen durchführt, seinen Mitarbeitern Wertschätzung entgegen. Er möchte offensichtlich, dass sie zufrieden sind, und zeigt Interesse an der Sichtweise und den Einschätzungen seiner Beschäftigten. Das kann die Mitarbeiter motivieren und die Mitarbeiterbindung stärken.

Bringen Mitarbeiterbefragungen überhaupt etwas?

Mitarbeiterbefragung? Da winkt so mancher Arbeitgeber ab – das bringt doch eh nichts. Tatsächlich gibt es Mitarbeiterumfragen, die keinen nennenswerten Effekt haben und sich deshalb womöglich rückblickend nicht gelohnt haben. Entscheidend ist aber eine umsichtige Planung. Wie nützlich eine Mitarbeiterbefragung ist, hängt davon ab, wie man sie angeht und wie die Befragung durchgeführt wird.

Es kommt zum Beispiel darauf an, ob die Mitarbeiterbefragung anonym oder nicht anonym durchgeführt wird. Ist Anonymität nicht gegeben, ist eine Mitarbeiterbefragung wenig vielversprechend. Ehrliche Meinungen werden in diesem Fall wahrscheinlich zurückgehalten, jedenfalls wenn sie mit negativer Kritik verbunden sind. Aus rein positiver Kritik kann der Arbeitgeber aber nur bedingt lernen, zumal die Gefahr hoch ist, dass die Mitarbeiter nur schreiben, was der Arbeitgeber hören möchte.

Eine Mitarbeiterbefragung bringt auch nur dann etwas, wenn der Arbeitgeber die richtigen Fragen stellt. Es sollte also gut überlegt werden, was man in Erfahrung bringen möchte und wie genau Fragen formuliert werden. Kontraproduktiv wäre es, Druck auf die Mitarbeiter auszuüben oder subtil deutlich zu machen, dass Kritik eigentlich unerwünscht ist. Nicht zuletzt hängt der Nutzen einer Mitarbeiterbefragung auch davon ab, was das Unternehmen daraus macht. Nur, wenn die Ergebnisse der Befragung als Grundlage für Veränderungen genommen werden, kann die Mitarbeiterumfrage wirklich einen spürbaren positiven Effekt haben.

Umsetzung einer Mitarbeiterbefragung: Tipps zum Vorgehen

Eine Mitarbeiterbefragung kann nur dann etwas bringen, wenn sie sorgsam geplant wird. Dabei müssen viele Details geklärt werden: Soll die Mitarbeiterumfrage anonym durchgeführt werden? Wer soll an der Umfrage teilnehmen? Was genau möchte man in Erfahrung bringen? In diesem Abschnitt erfahren Sie, was Sie bei der Planung einer Mitarbeiterbefragung bedenken sollten.

Anonym oder nicht?

Den Datenschutz zu wahren ist bei Mitarbeiterbefragungen essenziell. Schon das spricht dafür, die Mitarbeiterumfrage anonym durchzuführen. Auch darüber hinaus ist eine anonyme Mitarbeiterbefragung grundsätzlich die bessere Wahl. Nur mit einer anonymen Umfrage werden Sie ehrliche Meinungen zu negativen Aspekten zu lesen bekommen. Wenn die Mitarbeiter hingegen den Unmut des Arbeitgebers befürchten müssen, wenn sie Kritik äußern, werden sie ihre Meinung sicherlich für sich behalten.

Wenn Sie eine anonyme Mitarbeiterbefragung planen, muss auch die Umsetzung stimmen. Angenommen, Sie händigen Fragebogen aus, die die Mitarbeiter schriftlich beantworten sollen. Dann könnten die Mitarbeiter befürchten, dass man ihre Schrift erkennt und die Anonymität damit dahin ist. Eine computerbasierte Umfrage ist deshalb sinnvoller, zum Beispiel mithilfe von speziellen Online-Tools.

Wer sollte an einer Mitarbeiterbefragung teilnehmen?

Wichtig ist auch, dass Sie frühzeitig überlegen, welche Mitarbeiter Sie konkret befragen möchten. Soll die gesamte Belegschaft an der Mitarbeiterumfrage teilnehmen oder nur ein Teil davon? Wichtig: Fragen Sie unbedingt alle Mitarbeiter in einem bestimmten Bereich, also zum Beispiel ganze Abteilungen. Es ist nicht sinnvoll, manche Beschäftigte auszuschließen. Auch die Fragebögen sollten einheitlich sein.

Die Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung sollte für die Beschäftigten freiwillig sein. Ein Zwang, mitzumachen, ist nicht nur keine gute Idee, weil Sie dann womöglich keine sonderlich hilfreichen Rückmeldungen von diesen Mitarbeitern bekommen. Es ist aus Datenschutzgründen auch schwierig, Mitarbeiter zur Teilnahme an einer solchen Befragung zu zwingen. Es gibt dafür rechtlich keine Grundlage.

Was wollen Sie in Erfahrung bringen?

Überlegen Sie sich im Vorfeld, was genau Sie mit der Mitarbeiterbefragung in Erfahrung bringen wollen. Was ist der Zweck der Umfrage? Gibt es einen konkreten Anlass – ist zum Beispiel die Leistung der Mitarbeiter merklich gesunken oder wandern auffällig viele Beschäftigte zu anderen Arbeitgebern ab? Ist das Betriebsklima schlecht? Oder wollen Sie einfach nur wissen, was Ihre Mitarbeiter über ihre Jobs und die Mitarbeit im Unternehmen denken und die Mitarbeiter-Zufriedenheit per Umfrage ermitteln? Der Zweck der Mitarbeiterbefragung entscheidet darüber, in welche Richtung die Fragen gehen sollten.

Die richtigen Fragen stellen

Die konkreten Fragen entscheiden darüber, welche Rückmeldung Sie bei der Mitarbeiterbefragung bekommen (können). Entsprechend gut sollten sie überlegt sein. Formulieren Sie die Fragen klar und unmissverständlich. Die Fragen sollten neutral formuliert sein und die Mitarbeiter nicht in eine bestimmte Richtung lenken. Eine Mischung aus offenen und geschlossenen Fragen ist oft sinnvoll, wobei Sie nicht zu viele Ja-Nein-Fragen stellen sollten – aus offenen Fragen erfahren Sie mehr.

Um für mögliche Fragestellungen von Mitarbeiterbefragungen einige Beispiele zu nennen:

• Womit sind Sie in Ihrem Job zufrieden?
• Womit sind Sie im Job nicht zufrieden?
• Was setzt Sie bei der Arbeit unter Druck?
• Haben Sie im Job viel Stress?
• Was gefällt Ihnen an Ihrem Job?
• Was fehlt Ihnen in Ihrem Job?
• Wo wünschen Sie sich mehr Unterstützung?
• Würden Sie gerne zusätzliche Aufgaben übernehmen? Wenn ja, welche?
• Ist Ihr Arbeitsvolumen gut zu bewältigen?
• Wie zufrieden sind Sie mit der Führung durch Ihren Vorgesetzten?
• Fühlen Sie sich fair behandelt?
• Fühlen Sie sich wertgeschätzt?
• Wie empfinden Sie die Stimmung im Team?
• Fühlen Sie sich wohl im Team?
• Würden Sie Ihren Job heute noch einmal annehmen, wenn Sie wüssten, was auf Sie zukommt?
• Würden Sie in Erwägung ziehen, ein anderes Jobangebot anzunehmen?
• Möchten Sie noch etwas loswerden?

Transparent mit der Mitarbeiterbefragung umgehen

Wichtig ist auch ein transparenter Umgang mit der Mitarbeiterumfrage. Arbeitgeber sollten gegenüber ihren Mitarbeitern kommunizieren, warum sie die Umfrage durchführen möchten, wie sie ablaufen wird und wie mit den Ergebnissen umgegangen wird. Dabei sollten sie auch deutlich machen, dass ehrliche Antworten erwünscht sind und niemand Angst davor haben muss, dass jemand in der Führungsetage beleidigt ist, wenn (negative) Kritik geäußert wird.

Die Ergebnisse der Mitarbeiterumfrage gezielt nutzen

Wenn die Umfrageergebnisse da sind, ist es wichtig, sie auch zu nutzen. Ziehen Sie Schlüsse aus den Erkenntnissen, anstatt die Mitarbeiterbefragung einfach nur als Projekt zu sehen, das jetzt abgehakt werden kann. Seien Sie offen für die Rückmeldungen Ihrer Mitarbeiter und machen Sie sich bewusst, wie viel Sie davon lernen können. Nehmen Sie es niemandem übel, wenn er etwas anspricht, das Sie nicht hören möchten. Überlegen Sie lieber, wie Sie die Kritik Ihrer Mitarbeiter als Anstoß für Veränderungen nutzen können, von denen alle profitieren.

Bleiben Sie dran

Auch nach der Interpretation der Ergebnisse und der Planung von möglichen neuen Strategien ist nicht alles getan. Bleiben Sie dran – führen Sie regelmäßig weitere Mitarbeiterbefragungen durch, aber haben Sie auch generell ein Ohr für die Belange Ihrer Beschäftigten. Auch die einzelnen Führungskräfte sollten Vertrauenspersonen sein, an die sich die Mitarbeiter bei Problemen oder Unzufriedenheit wenden können. Dadurch können Konflikte frühzeitig erkannt werden. 

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