Clean-Desk-Policy: So steigern Sie die Produktivität am Arbeitsplatz

Kaffeebecher, bunte, selbstgemalte Bilder der Kinder, Glücksbringer und jede Menge Tand – mit der Clean-Desk-Policy hat das nichts zu tun. Im Gegenteil, denn bei diesem Vorhaben geht es darum, den Schreibtisch möglichst von allen privaten Dingen zu befreien. Die sind nämlich häufig der Grund dafür, dass wir uns ablenken lassen und unseren Fokus bei der Arbeit verlieren. Aber eben nicht nur das.

Definition Clean-Desk-Policy: Was versteht man darunter?

Die Idee hinter der Clean-Desk-Policy ist schnell erklärt: Auf den Schreibtisch gehören nur diejenigen Dinge, die Sie tatsächlich zum Arbeiten benötigen. Und wirklich nur die. In den meisten Jobs ist das erstaunlich wenig: PC, Stift und Notizblock reichen häufig aus, um die täglichen Aufgaben zu erledigen.

Persönliche Gegenstände oder eine chaotische Zettelwirtschaft haben bei der Clean-Desk-Policy dagegen keinen Platz. Stattdessen herrscht Ordnung bis hin zum Minimalismus am Arbeitsplatz. Das kann einige Vorteile haben – sowohl für den Chef als auch für Sie als Mitarbeiter.

Die Vorteile des Clean-Desk-Prinzips

Nehmen wir an, Sie haben einen Termin bei Ihrem Hausarzt, betreten die Praxis und möchten sich anmelden. Dabei fällt Ihr erster Blick auf einen absolut chaotischen, unaufgeräumten Schreibtisch. Was denken Sie nun?

Vermutlich nicht, dass es sich hier um eine Praxis handelt, in der alles wohl organisiert und strukturiert abläuft. Sondern eher, dass hier relativ planlose Mitarbeiter am Werk sind. Haben Sie nun ein gutes Gefühl dabei, sich in dieser Praxis behandeln zu lassen? Vermutlich nicht.

So oder so ähnlich ergeht es auch Kunden oder Bewerbern, die bei einem persönlichen Gespräch auf ein unaufgeräumtes Durcheinander blicken. Der erste Eindruck ist ruiniert. Denn ganz unbewusst schließen wir von dem Chaos auf dem Schreibtisch auf die Zustände im Unternehmen.

Daher wird gerade in Branchen mit Publikumsverkehr die Clean-Desk-Policy immer wichtiger. Einige Arbeitgeber gehen sogar so weit, die Verpflichtung zum Freihalten des Schreibtisches im Arbeitsvertrag festzuhalten. Mitarbeiter, die gegen die Clean-Desk-Policy verstoßen, können damit sogar eine Abmahnung bekommen.

Das spricht für die Clean-Desk-Policy

Fürchten sollten Sie sich deshalb nun aber nicht vor der Clean-Desk-Policy. Denn richtig umgesetzt, kann sie Ihren Arbeitsalltag erleichtern:

1. Weniger Arbeitszeit wird verschwendet: Untersuchungen zeigen, dass Mitarbeiter mit unaufgeräumten Schreibtischen einige Zeit damit verschwenden, Unterlagen und passende Dokumente zu suchen. Mit einem Clean Desk passiert das nicht. Wenn Sie nämlich genau wissen, wo welche Unterlagen liegen, können Sie diese mit nur einem Handgriff hervorzaubern – und sparen damit Arbeitszeit. Das freut nicht nur Ihren Chef. Auch Sie haben etwas davon, wenn Sie sofort mit dem geplanten Arbeitsschritt loslegen können, statt minutenlang die nötigen Unterlagen zusammenzusuchen. Ihre Motivation profitiert ebenfalls. Wir wissen doch alle, wie zeitraubend es sein kann, wenn man einfach nicht das findet, was man sucht. Häufig ist man danach sogar so genervt oder gar frustriert, dass man eine Pause gebrauchen könnte. Dank Clean-Desk-Policy gehören diese Zeiten der Vergangenheit an.
2. Kollegen können übernehmen: Wenn alle Mitarbeiter im Büro in der gleichen Art und Weise die Ablage machen, können sie sich leichter gegenseitig vertreten. Denn an welchem Platz welche Dokumente liegen, wissen alle Beschäftigten der Firma oder wenigstens einer Abteilung. Fällt nun ein Kollege überraschend aus, können Sie besser für ihn einspringen. Umgekehrt gilt das natürlich ebenso: Sollten Sie krank werden, kann ein anderer Mitarbeiter der Abteilung ihre Aufgaben zumindest teilweise übernehmen. So bleibt nicht allzu viel Arbeit liegen.
3. Die Konzentration steigt: Wenn zumindest am Ende des Arbeitstags der Schreibtisch aufgeräumt wird, zeigt sich das am nächsten Morgen durchaus positiv. Wer von einem unaufgeräumten, chaotischen Schreibtisch begrüßt wird, fühlt sich nicht selten überrumpelt, demotiviert oder gar überfordert. Die Unordnung erschlägt einen förmlich. Aufgeräumte, leere Schreibtische dagegen machen es einfacher, sofort mit der Arbeit anzufangen.
4. Datenschutz wird beachtet: Das Thema Datenschutz ist nicht erst seit der Neuordnung der DSGVO in vielen Unternehmen ein Thema. Auch hier kann eine gut umgesetzte Clean-Desk-Policy helfen. Denn wenn alle Dokumente sofort an Ort und Stelle geräumt werden, statt sich auf dem Schreibtisch zu tummeln, gilt das natürlich auch für persönliche Daten. So können weder andere Kunden noch Kollegen oder die Reinigungskraft nach Büroschluss diese Daten sehen.

Leerer Schreibtisch: So gelingt es

Natürlich ist die Clean-Desk-Policy für die meisten Beschäftigten eine ziemlich große Umstellung, die etwas Zeit braucht. Erwarten Sie daher nicht zu viel von sich selbst und setzten Sie sich nicht unter Druck. Wichtig ist, dass Sie den Beschluss gefasst haben, von nun an an einem aufgeräumten Schreibtisch zu arbeiten. Der Rest findet sich.

Trotzdem schadet es natürlich nicht, ein paar Tricks zu kennen, wie es schneller mit dem Clean Desk klappt. Folgende Kniffe können Ihnen helfen:

1. System anlegen: Schauen Sie sich Ihre täglichen Abläufe genau an. Welche Dokumente benötigen Sie am häufigsten, welche werden so gut wie nie gebraucht? Das gibt Ihnen schon Hinweise darauf, wie Sie ihr Ablagesystem strukturieren können, um möglichst effizient zu arbeiten. Unter Umständen wird das System aber auch vom Vorgesetzten festgelegt, damit alle Mitarbeiter nach der gleichen Struktur arbeiten.
2. Schreibtisch verkleinern: Wenn Sie Probleme damit haben, sich an die Clean-Desk-Policy zu gewöhnen, zwingen Sie sich einfach dazu. Verkleinern Sie ihren Schreibtisch, sodass Sie weniger Platz haben, um Papierstapel oder persönliche Dinge darauf abzustellen. Dazu müssen Sie auch nicht gleich einen neuen Schreibtisch beantragen. Häufig hilft es schon, mit farbigem Klebeband den Schreitisch optisch zu verkleinern. So haben Sie einen Anhaltspunkt, wie viel Fläche Sie nutzen dürfen und schränken sich freiwillig ein.
3. Rollcontainer nutzen: Eine schöne Möglichkeit, private Dinge trotz Clean-Desk-Policy am Arbeitsplatz griffbereit aufzubewahren, ist ein Rollcontainer. So haben Sie diese Gegenstände am Arbeitsplatz dabei, ohne dass sie Sie zu sehr ablenken würden. Ein Rollcontainer ist außerdem eine Erleichterung in Büros, die das Desk Sharing praktizieren.
4. Gezielt Freiräume lassen: Viele Studien deuten darauf hin, dass viele unterschiedliche Reize die Kreativität befördern können. Genau das ist auch der größte Kritikpunkt bei der Clean-Desk-Policy. Ihre Gegner behaupten nämlich, dass der aufgeräumte, fast schon klinisch saubere Schreibtisch die Fantasie einschränke. Ganz unrecht haben sie damit tatsächlich nicht. Unkonventionelle Lösungen fallen uns leichter ein, wenn unser Gehirn von möglichst vielen verschiedenen Dingen angeregt wird. Bei der Clean-Desk-Policy fehlen diese aber auf dem Schreibtisch. Was jedoch im Umkehrschluss nicht bedeutet, dass Mitarbeiter mit einem aufgeräumten Schreibtisch unkreativ wären. Sie müssen eben nur andere Wege suchen, die eigene Kreativität anzukurbeln. Und das ist einfacher, als man zunächst denken würde: Statt das Chaos aus Fotos, Zeitschriften und Stiften auf dem Schreibtisch zu verteilen, verschwinden diese Dinge in einer Schreibtischschublade – und zwar ordentlich! Benötigen Sie dann eine Inspiration, können Sie die Fotos hervorholen oder mit unterschiedlich farbigen Stiften Ihre Ideen markieren. Das genügt häufig schon, um die grauen Zellen ebenso anzukurbeln wie es das „kreative Chaos“ mitten auf der Schreibtischplatte vielleicht tun würde.

Natürlich muss auch die Führungsriege hinter dem Vorhaben Clean-Desk-Policy stehen. Veränderungen lassen sich nur dann für alle Mitarbeiter gleichermaßen und verbindlich durchsetzen, wenn auch der Chef dafür ist.

In der Regel geht die Clean-Desk-Policy aber ohnehin von oben aus. Was auch gar nicht weiter schlimm ist, denn so gibt es einen Ansprechpartner, an den Sie sich bei Problemen oder Verbesserungswünschen wenden können.

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