Bewerbung als Assistentin der Geschäftsführung / Assistent der Geschäftsführung
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Muster / Vorlage: Bewerbungsschreiben „Assistentin der Geschäftsführung / Assistent der Geschäftsführung“
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Häufige Aufgaben, Tätigkeiten und Einsatzorte als Assistentin der Geschäftsführung / Assistent der Geschäftsführung
Assistentinnen und Assistenten der Geschäftsführung werden in Betrieben aller Wirtschaftsbereiche, ob DAX-Konzern oder mittelständisches Unternehmen, benötigt und beschäftigt. Je nach Unternehmensgröße und –struktur gibt es für diese Position große Unterschiede im Hinblick auf die zu übernehmende Verantwortung oder dem Grad des selbstständigen Arbeitens.
Häufig liegt der Schwerpunkt der Assistenz der Geschäftsführung auf operativen und organisatorischen Aufgaben, um die Vorgesetzten vor allem im Tagesgeschäft bestmöglich zu unterstützen. Dies beinhaltet in erster Linie die Übernahme des Terminmanagements, der Reiseorganisation und der Reiseabrechnung sowie die Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen. Als rechte Hand der Geschäftsleitung fällt die Erledigung sämtlicher nationaler und internationaler Korrespondenz per Post, Telefon und E-Mail mit Kunden und Geschäftspartnern sowie die Erstellung von Statistiken, Präsentationen und Reports in diesen Aufgabenbereich.
Oftmals übernehmen die Assistentinnen und Assistenten der Geschäftsführung auch Aufgaben der Buchhaltung, Lohnbuchhaltung oder des Rechnungswesens. Sie werden mit Recherchen und Analysen zur Vorbereitung von Entscheidungen ebenso betraut wie mit Fragen des Personalwesens. Oftmals sind sie der erste Ansprechpartner für Geschäftspartner, Führungskräfte oder Mitarbeiter und stellen somit eine wichtige Schnittstelle für die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens sowie die interne und externe Kommunikation dar.
Darüber hinaus sind sie für den Empfang und die Bewirtung von Gästen und Kunden verantwortlich. Besonders in großen Betrieben gibt es auch Assistentinnen und Assistenten der Geschäftsleitung, die die Geschäftsführung vor allem inhaltlich unterstützen und beraten sowie qualitativ anspruchsvolle Aufgabenstellungen übernehmen. Sie führen im Auftrag der Geschäftsleitung selbstständig umfangreiche Projekte durch, übernehmen für den Erfolg der Projekte die Verantwortung und treffen weitreichende Entscheidungen. Oftmals zählen auch juristische Fragestellungen, Verhandlungen mit Banken oder potentiellen Geschäftspartnern und die Erstellung von Verträgen zum Tätigkeitsfeld der Geschäftsführungsassistenz.
Häufig geforderte Fähigkeiten und Qualifikationen bei der Bewerbung als Assistentin der Geschäftsführung / Assistent der Geschäftsführung
Für die Einstellung als Assistentin oder Assistent der Geschäftsführung mit dem Fokus auf die operativen und organisatorischen Aufgaben ist meist eine kaufmännische Ausbildung mit einigen Jahren Berufserfahrung Voraussetzung. Für die Position mit stärker herausfordernden Aufgaben sind eher ein kaufmännisches oder juristisches Studium sowie mehrjährige Erfahrung und Know-How im Projektmanagement notwendig.
Für eine professionelle Kommunikation sind hervorragende Deutschkenntnisse und in den meisten Fällen auch fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift unbedingt erforderlich. Weitere Fremdsprachen sind meist von Vorteil. Eine gute Ausdrucksweise sowie ein freundliches Auftreten und eine positive Ausstrahlung sind ebenso wichtig.
Die Bewerberinnen und Bewerber sollten mit moderner Büro- und Kommunikationstechnik sowie den gängigen Büro-Software-Programmen vertraut sein. Abhängig von den weiteren Aufgaben, wie Buchhaltung oder Verwaltung der Kundendaten, werden Kenntnisse von zusätzlichen Programmen vorausgesetzt.
Als Assistentin oder Assistent der Geschäftsführung sollten unternehmerisches Denken, Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit und Flexibilität selbstverständlich sein. Ebenso gehören eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch und Verantwortungsbewusstsein zur Grundausstattung in dieser Position. Da man als Geschäftsführungsassistenz sehr eng mit der Geschäftsleitung zusammenarbeitet und Zugang zu vertraulichen Informationen erhält, sind Ehrlichkeit, Loyalität und absolute Diskretion einige der wichtigsten Charaktereigenschaften für diese Tätigkeit.
Weiterhin sollten Bewerberinnen und Bewerber äußerst zuverlässig und teamfähig sein, über Organisationstalent, Kommunikationsgeschick und Eigeninitiative verfügen und auch in hektischen Situationen die Ruhe bewahren und den Überblick behalten. Ein fundiertes Zeit- und Selbstmanagement, überdurchschnittlich starkes Engagement und ein hohes Maß an Eigenverantwortung sind für den Beruf essentiell, wenn die Position auf inhaltlich anspruchsvolle Aufgaben fokussiert ist und sie große Entwicklungsmöglichkeiten bietet.
