Abschiedsmail: Der richtige Zeitpunkt und die passende Formulierung

Wenn Sie das Unternehmen verlassen, gilt es, sich angemessen von den Kollegen und Vorgesetzten zu verabschieden. Eine Abschiedsmail ist ein einfaches Mittel, um gut in Erinnerung zu bleiben – vorausgesetzt, Sie treffen den richtigen Ton. Was Sie beachten sollten, wenn Sie eine Abschiedsmail an Kollegen und den Chef schreiben, was nicht in eine solche Mail gehört und welcher Zeitpunkt der beste ist – das erfahren Sie hier. Außerdem finden Sie viele Muster-Beispiele, die zeigen, wie eine Abschiedsmail klingen könnte.

Eine Frau formuliert eine Abschiedsmail

Abschiedsmail verschicken: Ja oder nein?

Sollten Sie überhaupt eine Abschiedsmail verschicken? Das ist natürlich Ihnen überlassen. Es spricht aber viel dafür, auf diese Weise Abschied von den Kollegen zu nehmen. Wie Sie ein Unternehmen verlassen, entscheidet darüber mit, wie man Sie dort in Erinnerung behält. Wenn Sie gehen, ohne tschüss zu sagen, ist das nicht besonders höflich. Eine Abschiedsmail an Kollegen ist damit ein Zeichen des Respekts. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, durch den Inhalt Ihrer Abschiedsmail noch eine positive Note zu hinterlassen. Das geht zum Beispiel, indem Sie Ihre ehrliche Wertschätzung und Ihren Dank ausdrücken.

Es kommt natürlich auf die Umstände an. Wenn die Firma aus fünf Mitarbeitern besteht, ist eine Abschiedsmail natürlich nicht nötig – von den Kollegen verabschieden Sie sich ohnehin persönlich. Auch bei größeren Unternehmen werden Sie den wichtigsten Kollegen persönlich tschüss sagen. Ihre Kontakte in der Firma gehen aber sicherlich darüber hinaus, und eine Abschiedsmail ermöglicht Ihnen, sich auch von diesen Menschen zu verabschieden. Und falls noch nicht jeder weiß, dass Sie gehen, ist die Abschiedsmail auch eine vorbeugende Antwort auf die Frage „Wo ist denn eigentlich Herr/Frau XY?“.

Vielleicht gehen Sie gar nicht dauerhaft, sondern sind nur vorübergehend weg. Ob Sie eine Abschiedsmail zum Mutterschutz oder der Elternzeit schreiben, ist Ihnen überlassen. Eine solche Mail macht in diesen Fällen hauptsächlich Sinn, damit alle über Ihre Abwesenheit informiert sind.

Wann ist der richtige Zeitpunkt, eine Abschiedsmail an die Kollegen zu schicken?

Wann verschickt man die Abschiedsmail an die Kollegen am besten? Hier gibt es keine festen Regeln. Es macht aber Sinn, nicht bis zum letzten Arbeitstag mit der Abschiedsmail zu warten. Indem Sie sie eine bis zwei Wochen vor Ihrem Abschied verschicken, geben Sie den Kollegen Zeit, darauf zu reagieren. So kann der eine oder andere Ihnen zurückschreiben, sich noch persönlich von Ihnen verabschieden oder auch ein Geschenk für Sie besorgen. Im Zweifel können Sie Ihre Abschiedsmail aber auch noch am letzten Tag verschicken – besser als gar nicht ist das in jedem Fall.

Unabhängig davon, wann Sie die Abschiedsmail verschicken, ist es sinnvoll, sie frühzeitig zu formulieren. In den letzten Tagen im Job ist es oft hektisch, so dass für ausgefeilte Formulierungen womöglich keine Zeit bleibt. Nehmen Sie sich also Zeit dafür, wenn Sie noch etwas mehr Ruhe haben.

Darauf sollten Sie achten, wenn Sie eine Abschiedsmail schreiben

Damit Ihre Abschiedsmail gut ankommt, sollten Sie einige Dinge beachten. Hier erfahren Sie, was bei einer Abschiedsmail besonders wichtig ist – vom Empfängerkreis bis zum Ton.

An wen soll die Abschiedsmail gehen?

Eine grundlegende Entscheidung betrifft den Empfängerkreis: An wen wollen Sie die Abschiedsmail schicken? Ist das Unternehmen nicht allzu groß, kann die Abschiedsmail an alle gehen. Bei sehr großen Unternehmen ist das aber oft nicht die beste Option. Hier macht es meist mehr Sinn, sich an die Mitarbeiter der eigenen Abteilung zu wenden, gegebenenfalls ergänzt um Kollegen aus anderen Abteilungen, mit denen Sie öfter zu tun hatten oder die Sie kennen. Entscheidend ist letztlich, wie viele Leute Sie im Unternehmen kennen. Wenn Sie lange da waren und viele Kontakte haben, kann der Empfängerkreis ruhig etwas größer sein.

Den richtigen Ton treffen

Der Effekt Ihrer Abschiedsmail hängt entscheidend davon ab, ob es Ihnen gelingt, den richtigen Ton zu treffen. Hierfür gibt es kein pauschales Rezept; der Ton muss zu Ihnen und den Empfängern Ihrer Abschiedsmail passen. So kann eine Abschiedsmail zum Beispiel lustig sein, eher sachlich-neutral formuliert sein oder auch etwas emotionaler klingen. Generell gilt: Je größer der Empfängerkreis, desto sachlicher sollten Sie Ihre Abschiedsmail verfassen. Lustige und emotionale Abschiedsmails eignen sich eher für den engeren Kollegenkreis oder wenn es allgemein eher locker im Unternehmen zugeht. Nichts falsch machen können Sie, wenn Ihre Abschiedsmail im Ton professionell ist. Sie darf aber ruhig eine persönliche Note haben.

Aufbau und Inhalt der Abschiedsmail

Überlegen Sie sich, welche Botschaft Ihre Abschiedsmail haben soll. Typischerweise drücken Sie damit Ihre Dankbarkeit und Wertschätzung für die Kollegen und Vorgesetzte aus. Es geht darum, sich höflich und positiv von den Kollegen zu verabschieden. Bei Ihrer Formulierung können Sie sich am typischen Aufbau einer Abschiedsmail orientieren: Zunächst steht die Anrede (etwa „Liebe Kollegen“ oder „Liebe Kolleginnen und Kollegen“), anschließend erklären Sie, warum Sie die Mail schreiben: Sie verlassen das Unternehmen.

Erklären Sie, warum Sie gehen – etwa, weil Sie den Job wechseln, in Ruhestand gehen oder sich in den Mutterschutz verabschieden. Dann haben Sie die Gelegenheit, sich bei den Kollegen und Vorgesetzten für die gute Zusammenarbeit zu bedanken. Anschließend können Sie den Empfängern Ihrer Abschiedsmail noch alles Gute wünschen und Kontaktdaten nennen, unter denen Sie erreichbar sind.

Einen passenden Betreff formulieren

Wichtig ist bei der Abschiedsmail auch der Betreff. Hier können Sie kreativ werden, solange die Botschaft darunter nicht leidet. Es geht darum, klarzumachen, dass Sie das Unternehmen verlassen. Sie können zum Beispiel Formulierungen wie „Auf Wiedersehen“, „Danke und auf Wiedersehen“ oder auch „Macht’s gut“ wählen. Oder Sie nehmen als Betreff „Ich bin dann mal weg“ für die Abschiedsmail. Möglich sind auch Formulierungen wie „Abschied“, „Mein letzter Arbeitstag“ oder „Ich verabschiede mich“. Denken Sie aber daran, an welche Empfänger Ihre Mail geht. Ein lustiger oder informeller Betreff eignet sich eher für den engeren Kollegenkreis als die ganze Firma.

Private Kontaktdaten nennen

Wenn Sie möchten, können Sie in Ihrer Abschiedsmail eine E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer angeben, unter der die Kollegen Sie auch nach Ihrer Zeit im Unternehmen erreichen können. Dadurch wissen Ihre Kollegen, wie sie mit Ihnen in Kontakt bleiben können.

Zum Ausstand einladen

Die Abschiedsmail ist außerdem eine Gelegenheit, Kollegen zu Ihrem Ausstand einzuladen. Schreiben Sie zum Beispiel, dass es am XX.XX. ab XX Uhr Kuchen gibt oder laden Sie die Kollegen zu einem gemeinsamen Mittag- oder Abendessen ein. Wenn die Abschiedsmail an einen großen Kollegenkreis geht, Sie aber nur ausgewählte Kollegen zu Ihrem Abschied einladen möchten, tun Sie das lieber in einer separaten Mail oder persönlich.

Was Sie nicht in eine Abschiedsmail schreiben sollten

Es gibt Dinge, die gehören nicht in eine Abschiedsmail. Eine Abschiedsmail sollte immer positiv klingen oder zumindest grundsätzlich wertschätzend. Sie ist der falsche Ort, um mit dem Chef abzurechnen oder deutlich zu machen, dass man es nicht abwarten kann, die Kollegen nicht mehr jeden Tag sehen zu müssen. Zeigen Sie keine offensichtliche Freude, das Unternehmen zu verlassen, und geben Sie dem Chef oder den Kollegen auf keinen Fall in Ihrer Abschiedsmail noch einen mit.

Sonst bleiben Sie negativ in Erinnerung, und Sie wissen nie, wann Sie dem Chef oder den Kollegen noch einmal über den Weg laufen – vom Arbeitszeugnis, das Sie sicher haben möchten, ganz zu schweigen. Was Sie tun können, wenn Sie wenig Positives zu sagen haben, erfahren Sie weiter unten.

Nicht in Ihrer Abschiedsmail enthalten sein sollten auch Rechtschreibfehler. Das wirkt sonst, als hätten Sie sich mit Ihrer Mail keine Mühe gegeben, und kann indirekt signalisieren, dass Ihnen die Kollegen wenig wert sind. Lesen Sie Ihre Abschiedsmail also unbedingt noch mal gegen, bevor Sie sie verschicken.

Schreiben Sie außerdem keine Romane. Zwar können es durchaus mehr als ein, zwei Sätze sein, aber lange Anekdoten oder allzu ausschweifende Danksagungen sind Zuviel des Guten. Begrenzen Sie sich auf drei bis vier Absätze. Alles Weitere können Sie auch noch persönlich ausdrücken, wenn Sie sich von den Kollegen verabschieden.

Abschiedsmail an Kollegen: Lustige Mail – wie schreibt man sie?

Gerade, wenn die Abschiedsmail nur an einen ausgewählten Personenkreis geht – an Kollegen, die Sie gut kennen –, kann sie ruhig auch mal lustig ausfallen. Wenn Sie eine lustige Mail zum Abschied verschicken möchten, muss sie aber auch wirklich witzig sein. Im Zweifel ist eine neutralere Abschiedsmail meist die bessere Wahl. Wenn Sie also niemand sind, der von Natur aus lustig und schlagfertig ist, ist eine lustige Abschiedsmail womöglich nicht die beste Option.

Lustig kann eine Abschiedsmail wegen eines Spruchs sein, aber auch, indem Sie auf gemeinsame Erlebnisse eingehen, die die Kollegen zum Schmunzeln bringen. Bei frechen Formulierungen ist Vorsicht geboten: Sie sollten Ihre Empfänger sehr gut kennen und sicher sein, dass sie den Text nicht in den falschen Hals bekommen. Auch bei lustigen Mails gilt: Halten Sie sich kurz.

Im Internet finden Sie zahlreiche Muster für lustige Abschiedsmails. Daran können Sie sich orientieren, wenn Sie sich von den Kollegen verabschieden. Entscheidend ist, dass Sie die Formulierung so anpassen, dass Sie zu Ihnen passt. Der Text muss authentisch klingen.

Was schreibt man in die Abschiedsmail, wenn es wenig Positives zu sagen gibt?

Vielleicht sind Sie nicht traurig, das Unternehmen zu verlassen. Vielleicht freuen Sie sich vielmehr, den Chef bald nicht mehr sehen zu müssen, oder Ihre Kollegen haben Sie eher genervt statt Ihren Alltag bereichert. Was schreibt man in solchen Fällen in die Abschiedsmail? Wie schon erwähnt sollten Sie vor diesem Hintergrund auf keinen Fall gehässig werden oder abwertende Formulierungen verschicken.

Wenn Sie eine Mail zum Abschied verschicken, sollte sie professionell – also: sachlich – klingen. Lassen Sie sich nicht anmerken, dass Sie froh sind, bald weg zu sein. Heucheln Sie aber auch nicht vor, dass Sie traurig sind, zu gehen, sondern drücken Sie lieber nüchterner Ihren Dank für die Zusammenarbeit aus. Sehr positive Formulierungen klingen womöglich ohnehin nicht glaubwürdig. Wenn es aber keine allzu gravierenden Probleme gab, zeugt es von Größe, den Kollegen und dem Vorgesetzten wenigstens alles Gute für die Zukunft zu wünschen.

Gab es hingegen große Probleme, über die auch alle in der Firma Bescheid wissen, müssen Sie sich zu einer Abschiedsmail nicht zwingen. Wenn Sie wirklich so gar nichts Positives zu sagen haben, können Sie auf eine Abschiedsmail im Zweifel auch verzichten.

Abschiedsmail an Kollegen: Muster-Beispiele

In diesem Abschnitt finden Sie einige Muster-Beispiele für Abschiedsmails an Kollegen und Geschäftskontakte. Sie können sich daran orientieren, wenn Sie an Ihrem eigenen Abschiedsschreiben für Kollegen feilen.

Neutrale Abschiedsmail an Kollegen: Muster

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

am Freitag ist es soweit: Nach vier Jahren verlasse ich das Unternehmen, um meine neue Stelle als XY bei XY anzutreten. Bei euch möchte ich mich deshalb an dieser Stelle gerne für die stets gute Zusammenarbeit im Laufe der letzten Jahre bedanken. Persönlich und beruflich wünsche ich euch alles Gute – und würde mich freuen, von dem ein oder anderen auch nach meiner Zeit bei XY zu hören.

Wer gerne mit mir in Kontakt bleiben möchte, erreicht mich unter hans@beispiel.de oder telefonisch unter 0123/11223344.

Viele Grüße

Hans

Lustige Abschiedsmail an Kollegen: Muster

Menschen von Groupon,

nach viereinhalb intensiven und wunderbaren Jahren als CEO von Groupon habe ich mich dazu entschlossen, mehr Zeit mit meiner Familie zu verbringen. Ich mache nur Spaß – ich wurde heute gefeuert.

(Auszug aus der Abschiedsmail von Andrew Mason, dem Gründer und früheren CEO des US-Unternehmens Groupon)

Abschiedsmail Elternzeit: Muster

Liebe Kollegen,

es war mir in den letzten drei Jahren eine Freude, mit euch zusammenzuarbeiten. Ganz ehrlich: Ihr seid wie meine zweite Familie. Umso trauriger bin ich, nun Abschied nehmen zu müssen. Ab dem XX.XX. werdet ihr mich nicht mehr an meinem Schreibtisch sehen. Zum Glück gehe ich nicht für immer, sondern verabschiede mich nur in die Elternzeit. Das heißt: Am XX.XX. bin ich zurück und bringe Kuchen mit!

Bis dahin könnt ihr mich unter 0123/45678901 erreichen oder in den üblichen sozialen Netzwerken.

Liebe Grüße

Jens

Abschied: Danke für die gute Zusammenarbeit – Vorlage

Liebe Kollegen,

nach einer tollen Zeit hier bei XY zieht es mich beruflich zu neuen Ufern. Am XX.XX. ist mein letzter Arbeitstag. Ich muss zugeben: Es fällt mir nicht leicht, zu gehen. Viele tolle Kollegen, aus denen in vielen Fällen Freunde geworden sind, haben für ein Arbeitsklima gesorgt, durch das mir die Arbeit noch mehr Spaß gemacht hat. Es ist nicht selbstverständlich, dass ein Team sich so gut versteht und sich wo immer es geht aushilft. Dafür möchte ich mich herzlich bei euch bedanken.

Gerne möchte ich meinen Abschied mit Kaffee und Kuchen begehen – wer Zeit und Lust hat, ist am XX.XX. um 16.30 Uhr herzlich eingeladen, sich im Konferenzzimmer einzufinden. Ich freue mich auf euch!

Ansonsten bleibt mir nur, euch allen von Herzen alles Gute und viel Erfolg zu wünschen. Es würde mich sehr freuen, wenn der eine oder andere mit mir in Kontakt bleiben möchte. Dazu erreicht ihr mich per Mail unter sabine.muster@muster.de oder telefonisch unter 0112/21213434.

Liebe Grüße

Sabine

Minimalistische Abschiedsmail: Vorlage

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

die Zeit des Abschieds naht – am Freitag, XX.XX., ist mein letzter Arbeitstag bei XY. Während meiner Zeit hier habe ich viele liebe Menschen kennenlernen dürfen, die mir fehlen werden. Ich freue mich deshalb, wenn ihr Lust habt, weiterhin in Kontakt zu bleiben. Meine Telefonnummer ist 0123/11335577.

Ich danke euch für die gemeinsame Zeit und wünsche euch für die Zukunft alles Gute!

Beste Grüße

Stefan

Abschied von Kunden oder Geschäftspartnern: Beispiel

Sehr geehrter Herr Huber,

am XX.XX. werde ich XY verlassen, um eine Stelle als XY bei XY anzutreten. Ich möchte mich bei dieser Gelegenheit gerne bei Ihnen für die gute Zusammenarbeit im Laufe der Jahre bedanken. Wir waren nicht immer einer Meinung, sind aber am Ende doch immer auf einen Nenner gekommen. Ihre ehrliche, verlässliche Art habe ich dabei sehr geschätzt.

Ich wünsche Ihnen für die Zukunft alles Gute, und wer weiß, vielleicht läuft man sich ja mal wieder über den Weg. Ich würde mich freuen.

Herzliche Grüße

Johannes Muster

Bildnachweis: shurkin_son / Shutterstock.com

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