Steuererklärung leicht gemacht: Tipps, Tricks & wichtige Informationen

Jedes Jahr wieder steht sie bei vielen Menschen an: die Steuererklärung. Während sie für manche Beschäftigte verpflichtend ist, ist die Abgabe für andere freiwillig. Hier erfahren Sie alles, was für eine erfolgreiche Steuererklärung wichtig ist, darunter: Wann muss man eine Steuererklärung abgeben? Welche Fristen gelten? Und welche Unterlagen braucht man?

Was ist die Steuererklärung und wie berechnet sich die Steuer?

Steuererklärung – was ist das eigentlich genau? Diese Frage stellen sich vor allem Menschen, die bislang noch nie eine Steuererklärung abgegeben haben. Es handelt sich dabei um eine Selbstauskunft von Menschen oder Unternehmen in Form von ausgefüllten Formularen, die an das zuständige Finanzamt übermittelt werden. In der Einkommenssteuererklärung dreht sich alles darum, welche Einkünfte jemand in einem bestimmten Zeitraum hatte. In der Regel geht es dabei um das vergangene Kalenderjahr.

Den Einkünften in dem betreffenden Zeitraum werden bestimmte abzugsfähige Ausgaben gegenübergestellt. Dazu können etwa Werbungskosten und Sonderausgaben gehören. Aus der Differenz ergibt sich das Einkommen, das als zu versteuerndes Einkommen maßgeblich für die Berechnung der Steuerlast ist. Je höher die Einkünfte und je geringer die Abzüge, desto mehr Einkommenssteuer muss jemand zahlen. Wer hingegen viele Ausgaben steuerlich geltend machen kann, kann sein Steuersoll entsprechend mindern.

Nachdem die Steuererklärung beim Finanzamt eingegangen ist, wird sie dort geprüft. Nach der Prüfung meldet sich die Behörde mit einem Steuerbescheid zurück. Aus dem Dokument geht hervor, ob ein Steuerzahler noch etwas nachzahlen muss oder aber eine Rückerstattung erhält. Auch die Höhe von Steuer-Vorauszahlungen kann darin angegeben sein, etwa bei Selbstständigen, die solche Vorauszahlungen leisten müssen.

Steuerklasse: Wie sie sich auswirkt

Jeder Mensch hat eine bestimmte Steuerklasse. Es gibt sechs grundlegend unterschiedliche Steuerklassen, die von 1 bis 6 durchnummeriert sind. Welche Steuerklasse jemand hat, wirkt sich auf die Höhe der Einkommenssteuer aus. In manche Steuerklassen werden Steuerpflichtige automatisch eingeteilt, andere müssen beantragt werden. In erster Linie kommt es bei der Einteilung in die verschiedenen Steuerklassen auf den Familienstand einer Person an.

Ledige und geschiedene Menschen haben Steuerklasse 1, ebenso Verheiratete, die dauerhaft von ihrem Partner getrennt leben. Witwerinnen und Witwer fallen ab dem zweiten Jahr nach dem Tod ihres Ehepartners ebenfalls in diese Steuerklasse. Wer eigentlich in Steuerklasse 1 wäre, aber alleinerziehend ist, hat Steuerklasse 2. Die Steuerklassen 3, 4 und 5 sind Ehepaaren und eingetragenen Lebenspartnerschaften vorbehalten. Üblicherweise werden Ehepartner jeweils in die Steuerklasse 4 eingeteilt, auf Antrag können sie aber auch die Kombination der Steuerklassen 3 und 5 wählen. Es gibt zudem die Steuerklasse 4 mit Faktor. Die Steuerklasse 6 ist für Beschäftigte mit einem Zweitjob gedacht.

Die Steuerklasse entscheidet über die Höhe der Abzüge vom steuerpflichtigen Einkommen. Das betrifft lediglich die steuerlichen Abzüge, nicht aber die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge. Diese sind unabhängig davon, welche Steuerklasse jemand hat. Je nach Steuerklasse gelten unterschiedliche Freibeträge, wodurch von den Einnahmen mehr (oder weniger) übrigbleiben kann. So sind die Steuerabzüge in der Steuerklasse 3 etwa besonders gering, dafür aber in Steuerklasse 5 besonders hoch. Für Paare, deren Einkommen sehr unterschiedlich sind, kann sich diese Kombination nichtsdestotrotz lohnen.

Wann lohnt sich ein Wechsel der Steuerklasse?

Ehepartner und Partner in eingetragenen Lebensgemeinschaften können aus mehreren Steuerklassen-Kombination wählen. Immer wieder kommt in diesem Zusammenhang die Frage auf, welche Steuerklasse die günstigste ist. Mit welcher Steuerklasse kann man am meisten sparen? Das hängt von den Einkünften der Partner ab. Die Steuerklassenkombination 4/4, in die Ehepartner automatisch eingeteilt werden, lohnt sich am ehesten, wenn beide relativ ähnliche Einkünfte haben. Sind die Einnahmen hingegen sehr unterschiedlich, kann die Kombination aus 3 und 5 sinnvoll sein.

Übersehen wird bei solchen Überlegungen jedoch leicht, dass die Unterschiede zwischen den Steuerklassen nur die Besteuerung im laufenden Jahr betreffen. Wenn die Partner eine Steuererklärung abgeben – was bei der Steuerklassen-Kombi 3/5 und 4/4 mit Faktor Pflicht ist –, entfallen die Unterschiede spätestens mit dem Steuerbescheid. Unterm Strich macht es dann keinen Unterschied, ob jemand die Steuerklassen-Kombination 4/4 oder 3/5 hatte.

Dennoch gibt es Situationen, in denen ein Wechsel der Steuerklasse sinnvoll sein kann und tatsächlich mehr oder weniger Geld auf dem Konto bedeutet. Das gilt zum Beispiel, wenn jemand in absehbarer Zeit Lohnersatzleistungen wie etwa Krankengeld oder Elterngeld bekommen wird. Sie bemessen sich am Nettogehalt – wer weniger Steuern zahlt, dessen Lohnersatzleistungen fallen entsprechend höher aus.

Ein Wechsel der Steuerklasse muss beim Finanzamt beantragt werden, was auch online über das Elster-Portal möglich ist. Ein Steuerklassen-Wechsel kann kurzfristig umgesetzt werden: Eine Änderung der Steuerklasse wird schon im folgenden Monat wirksam. Im Fall einer Heirat brauchen Steuerpflichtige übrigens nichts weiter zu tun: Die Finanzbehörden werden über die Eheschließung in Kenntnis gesetzt und teilen die Partner in die Steuerklassen-Kombination 4/4 ein.

Wann eine Steuererklärung Pflicht ist

Für die meisten Arbeitnehmer ist die Abgabe einer Steuererklärung freiwillig. Das gilt in der Regel für Personen mit den Steuerklassen 1, 2 oder 4 (ohne Faktor). Demgegenüber müssen Ehe- oder Lebenspartner mit der Steuerklassen-Kombination 3/5 oder 4/4 mit Faktor („Ehegattensplitting“) eine Steuererklärung abgeben.

Darüber hinaus kommt es auf die persönlichen Umstände und Einkünfte einer Person an. In den folgenden Fällen kann auch in den Steuerklassen 1, 2 und 4 eine Pflichtveranlagung bestehen:

• jemand ist selbstständig (freiberuflich oder als Gewerbetreibender)
• jemand hatte Nebeneinkünfte in Höhe von mehr als 410 Euro im Jahr
• jemand hat mehrere Jobs
• jemand hat Lohnersatzleistungen in Höhe von mehr als 410 Euro im betreffenden Jahr bezogen
• auf der Lohnsteuerbescheinigung sind Freibeträge eingetragen (außer pauschale Freibeträge für Menschen mit Behinderung, Hinterbliebene sowie im Fall von Kinderfreibeträgen)

Keine Steuererklärung müssen Menschen abgeben, die mit ihren Einnahmen im betreffenden Jahr unter dem Grundfreibetrag geblieben sind. Dieser lag im Jahr 2023 bei Ledigen bei 10.908 Euro (21.816 Euro für Verheiratete), im Jahr 2024 liegt er bei 11.604 Euro (23.208 Euro für Verheiratete).

Bis wann muss man die Steuererklärung abgeben?

Wer eine Steuererklärung abgeben muss oder möchte, muss die geltenden Abgabefristen beachten. Lange Zeit war der 31. Mai das gängige Abgabedatum, zumindest für Steuerpflichtige mit Pflichtveranlagung. Später endete die Frist am 31. Juli eines Jahres. Durch die Corona-Pandemie gab es seit der Steuererklärung für das Jahr 2019 Sonderregelungen, durch die der Abgabetermin noch weiter nach hinten gerückt war. Die Frist wird nun allerdings Schritt für Schritt wieder vorverlegt.

Fristende für die Steuererklärung 2023 ist der 31. August 2024. Da das auf ein Wochenende fällt, haben Steuerpflichtige de facto bis zum 2. September 2024 Zeit für die Steuererklärung. Danach gilt wieder der 31. Juli als Stichtag.

Wer seine Steuererklärung mit Steuerberater abgibt, hat etwas länger Zeit. Das gilt auch, wenn jemand die Hilfe eines Lohnsteuerhilfevereins in Anspruch nimmt. Die Steuererklärung 2023 muss mit Steuerberater spätestens am 31. Mai 2025 abgegeben werden – ein Wochenende. Dadurch verschiebt sich das Fristende auf den 2. Juni 2025. Für die Steuererklärung 2024 gilt noch eine verlängerte Frist bis zum 30. April 2026, wenn Unterstützung in Anspruch genommen wird. Anschließend gilt wieder die gewöhnliche Frist bis zum letzten Tag des Monats Februar.

Wie viel Zeit ist für eine freiwillige Steuererklärung?

Wer die Steuererklärung nicht rechtzeitig abgibt, obwohl er zur Abgabe verpflichtet ist, riskiert Strafen in Form von Verspätungszuschlägen. Deshalb sollten Sie sich in solchen Fällen schnellstmöglich mit dem zuständigen Finanzamt in Verbindung setzen, um persönlich um Aufschub zu bitten. Bei guter Begründung ist das meist kein Problem, zumindest, wenn der Steuerpflichtige nicht selbst schuld ist an der Verzögerung. Andernfalls liegen die Verspätungszuschläge bei 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer pro Monat, wobei für jeden Monat der verspäteten Abgabe mindestens 25 Euro angesetzt werden. Die Verspätungszuschläge können maximal 25.000 Euro ausmachen.

Ist die Abgabe der Steuererklärung freiwillig, haben Steuerpflichtige deutlich mehr Zeit, nämlich vier Jahre.

Freiwillig Steuererklärung machen? Warum das eine gute Idee ist

Die Steuererklärung hat keinen guten Ruf. Sie wird regelmäßig als Paradebeispiel für Tätigkeiten herangezogen, auf die man so gar keine Lust hat. Da mag aus Sicht vieler Menschen etwas dran sein – wohl die wenigsten Menschen haben Freude daran, Unterlagen zusammenzusuchen und Formulare auszufüllen. Wer keine Pflichtveranlagung hat, lässt die Steuererklärung deshalb womöglich einfach lieber sein. Warum sollte man eine Steuererklärung machen, wenn sie doch so lästig ist?

Es mag bequemer sein, auf die Steuererklärung zu verzichten. Aber: Es kann sich lohnen, eine freiwillige Steuererklärung abzugeben. Steuerpflichtige erhalten in solchen Fällen in der Regel eine Erstattung vom Finanzamt, weil sie bestimmte Ausgaben von der Steuer absetzen, Pauschalen und Freibeträge nutzen können. Dadurch reduziert sich die Steuerlast. Tipp: Über Rechner im Internet können Sie herausfinden, wie viel Geld Sie mutmaßlich vom Finanzamt zurückbekommen würden, wenn Sie eine Steuererklärung abgeben. So können Sie besser abschätzen, ob sich der Aufwand für eine freiwillige Steuererklärung lohnt.

Steuererklärung: Alleine oder mit Steuerberater machen?

Wer eine Steuererklärung abgeben möchte (oder muss), hat verschiedene Möglichkeiten. Er kann die nötigen Formulare alleine ausfüllen, er kann aber auch einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin engagieren. Ebenso besteht die Option, Mitglied eines Lohnsteuerhilfevereins zu werden und sich dort Unterstützung zu suchen. Das ist meist deutlich günstiger als die Dienste eines Steuerberaters. Welche Variante ist am sinnvollsten?

Das können am Ende nur Sie selbst beantworten. Wie Sie die Steuererklärung machen, ist Ihnen überlassen. Den meisten Aufwand haben Sie, wenn Sie sich selbst damit befassen. Es ist bequemer, die Aufgabe an einen Steuerberater auszulagern. Allerdings müssen Sie in diesem Fall trotzdem die nötigen Unterlagen zusammensuchen, was der Aspekt ist, der oft am meisten Zeit kostet. Und natürlich kostet ein Steuerberater Geld – und das nicht unbedingt wenig. Die Gebühren für die Erstellung einer Einkommenssteuererklärung sind in der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) geregelt und hängen vom Gegenstandswert ab, also davon, um wie viel Geld es bei der Steuererklärung geht. Je höher der Gegenstandswert, desto höher fällt auch das Honorar des Steuerberaters aus.

Trotz des Honorars kann es sich lohnen, einen Steuerberater mit der Steuererklärung zu beauftragen. Ein Steuerberater kann Sie individuell in Steuerfragen beraten und dafür sorgen, dass Sie den größten Nutzen aus Ihrer Steuererklärung ziehen. Außerdem haben Sie auf diese Weise Gewissheit, dass Ihnen keine Fehler unterlaufen, die Sie womöglich teuer zu stehen kommen könnten – zum Beispiel, wenn Sie Ausgaben nicht geltend machen und deshalb unnötig viel Steuer zahlen.

Wenn Sie sich gegen einen Steuerberater oder die Unterstützung durch einen Lohnsteuerhilfeverein entscheiden, müssen Sie womöglich viele Dinge googeln. Stellen Sie sicher, dass Sie alles korrekt angeben und Sie keine Fehler machen.

Steuererklärung mit Software oder App erledigen

Wer keinen Steuerberater mit der Steuererklärung beauftragen möchte, hat noch eine Option: Er kann dazu eine Steuer-Software oder -App nutzen. Gängige Programme und Apps sind unter anderem Wiso Steuer, Tax und Taxfix. Ihr Vorteil: Solche Programme leiten Steuerpflichtige Schritt für Schritt durch die Steuererklärung. Sie liefern Erklärungen mit und vereinfachen damit die Steuererklärung. Noch dazu sind die Kosten vergleichsweise gering. Mit zusätzlichen Funktionen wie der Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Umsatzsteuervoranmeldungen sind viele Programme auch für Selbstständige geeignet.

Welches Programm die beste Lösung ist, hängt vom Budget und den Anforderungen an die Software ab. Steuer-Apps können für einfache Fälle ausreichend sein. Je komplexer und umfangreicher die Steuererklärung, desto ausgereifter und nutzerfreundlicher sollte das Steuerprogramm sein. Viele Funktionen haben jedoch auch einen Nachteil: Sie machen die Nutzung von Steuersoftware komplizierter.

Was kann man von der Steuer absetzen?

Zur Berechnung der Steuerlast kommt es nicht nur darauf an, welche Einkünfte jemand hatte, sondern auch, welche Ausgaben er steuerlich geltend machen kann. Wie ist es bei der Steuererklärung: Was ist absetzbar? Grundsätzlich betrifft das zwei Kategorien: Werbungskosten und Sonderausgaben.

Werbungskosten: Was fällt darunter?

Werbungskosten sind Ausgaben, die im Zusammenhang mit dem Beruf stehen. Das Finanzamt berücksichtigt im Fall einer Steuererklärung automatisch die Werbungskostenpauschale (auch bekannt als Arbeitnehmerpauschbetrag) von gegenwärtig 1.230 Euro pro Jahr. Die Pauschale muss nicht gesondert beantragt werden. Es macht auch nichts, wenn die tatsächlichen Werbungskosten geringer waren. Lagen sie allerdings höher, ist es sinnvoll, Einzelnachweise zu erbringen, um die Kosten in voller Höhe steuerlich geltend machen zu können. Es kann jedoch nur angerechnet werden, was der Steuerpflichtige tatsächlich selbst bezahlt hat. Hat der Arbeitgeber zum Beispiel Fahrtkosten übernommen, kann der Steuerpflichtige sie nicht noch in seiner Einkommenssteuererklärung geltend machen.

Hier einige Beispiele für Werbungskosten, die steuerlich absetzbar sind:

• Arbeitsmittel (etwa PC, Fachliteratur, Equipment)
• Fahrtkosten in Form der Pendlerpauschale
• Kosten für Fort- und Weiterbildungen oder eine zweite Ausbildung
• Kosten, die im Zusammenhang mit der Jobsuche entstanden sind (zum Beispiel Übernachtungskosten)
• Kosten für doppelte Haushaltsführung, soweit sie beruflich erforderlich ist
• Anwaltskosten
• Ausgaben für einen Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein
• Mietkosten für ein heimisches Arbeitszimmer (nur bei rein beruflicher Nutzung)
• Homeoffice-Pauschale

Sonderausgaben steuerlich geltend machen

Steuerlich geltend gemacht werden können außerdem Sonderausgaben. Dabei handelt es sich um private Ausgaben, die nicht im Zusammenhang mit dem Beruf stehen. Automatisch berücksichtigt wird eine Sonderausgaben-Pauschale von 36 (Einzelveranlagung) beziehungsweise 72 Euro (bei Zusammenveranlagung von Partnern) pro Jahr. Das deckt die tatsächlichen Kosten meist nicht ansatzweise, die alternativ einzeln geltend gemacht werden können.

Gängige Sonderausgaben, die die Steuerlast mindern können, sind unter anderem:

• Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge
• Rentenversicherungsbeiträge
• Beiträge für eine private Altersvorsorge
• Beiträge für Versicherungen (etwa Berufsunfähigkeitsversicherung, Unfallversicherung, Haftpflichtversicherung)
• Kosten für die Kinderbetreuung
• Kosten für eine Erstausbildung (Erststudium oder erste Berufsausbildung)
• Spenden
• Kirchensteuer

Tipps zur Vorbereitung der Steuererklärung

Gerade Menschen, die zum ersten Mal eine Steuererklärung abgeben, fragen sich häufig: Steuererklärung – was brauche ich dafür? Wie bereite ich die Steuererklärung optimal vor? Im besten Fall beginnen Sie mit der Vorarbeit nicht erst kurz vor Fristende. Wer relevante Dokumente ordentlich abheftet, findet schnell, was er für die Steuererklärung braucht. Das kann den Aufwand erheblich verringern.

Für Ihre Steuererklärung brauchen Sie Ihre Steuernummer beziehungsweise Steueridentifikationsnummer. Ebenfalls relevant können zum Beispiel die folgenden Dokumente sein:

• Gehaltsabrechnungen
• Bescheinigungen über den Bezug von Lohnersatzleistungen (zum Beispiel Elterngeld, Krankengeld oder Arbeitslosengeld)
• Auflösungsverträge, Angaben zu Abfindungen
• Rentenbescheide
• Nachweise über Mieteinnahmen oder Kapitaleinnahmen

Welche Nachweise im Einzelfall gefragt sind, hängt davon ab, welche Einkünfte und Ausgaben Sie in der Steuererklärung angeben. Wer sich zum Beispiel dafür entscheidet, Werbungskosten einzeln anzugeben, braucht gegebenenfalls Belege. Nicht jedes Finanzamt fordert sie, sie können aber zur Sicherheit direkt mitgeschickt werden. Das kann zum Beispiel Kaufbelege für einen PC oder ein Diensthandy betreffen, Nachweise über Bewerbungskosten oder Fahrtkosten. Um Sonderausgaben nachweisen zu können, können unter anderem Rechnungen von Versicherungen, Nachweise über Spenden oder Nachweise über geleistete Unterhaltszahlungen bei Realsplitting gefragt sein.

Steuererklärung machen: So geht’s

Es ist sinnvoll, sich mit der Steuererklärung spätestens einige Wochen vor Fristende zu befassen. So geraten Sie nicht unter Druck oder riskieren eine verspätete Abgabe. Bevor Sie mit der eigentlichen Erklärung loslegen können, sollten Sie alle relevanten Unterlagen zusammensuchen. Falls Sie Einkünfte angeben müssen – zum Beispiel im Rahmen einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung als Selbstständiger oder in Form von Nebeneinkünften –, rechnen Sie aus, wie viel Sie im betreffenden Zeitraum verdient haben.

Falls Sie einen Steuerberater beauftragen möchten, händigen Sie dieser Person Ihre Unterlagen aus. Alternativ können Sie sich an einen Lohnsteuerhilfeverein wenden, wobei Sie zunächst Mitglied werden müssen. Für Selbstständige besteht es diese Option nicht. Außerdem können Sie eine Steuer-Software verwenden oder die Einkommenssteuererklärung ganz ohne Hilfsmittel erledigen.

Bei ELSTER anmelden

Die Steuererklärung wird in aller Regel online abgegeben, und zwar über das Portal ELSTER. Wichtig: Wenn Sie dort noch nicht angemeldet sind, brauchen Sie ein Zertifikat. Das müssen Sie beantragen, anschließend bekommen Sie für Ihre Registrierung Post vom Finanzamt. Es dauert also ein paar Tage, bis Sie loslegen können.

In Ihrer Steuererklärung geben Sie alle relevanten Einkünfte an, außerdem machen Sie Werbungskosten und Sonderausgaben geltend. Informieren Sie sich, welche Bestandteile der Steuererklärung (Vordrucke) in Ihrem Fall wichtig sind. Grundsätzlich muss der Hauptvordruck ausgefüllt werden. Darin geht es um allgemeine Daten. Für Arbeitnehmer spielt zudem die Anlage N eine wichtige Rolle. Abhängig von Ihrer Situation können bestimmte Anlagen relevant sein, zum Beispiel die Anlage Kind oder die Anlage R für Rentner.

Nach der Abgabe prüft das Finanzamt die Steuererklärung und meldet sich mit einem postalischen Steuerbescheid zurück. Diesen sollten Sie prüfen, gegebenenfalls mit der Unterstützung eines Experten. Falls Sie Zweifel daran haben, dass alles korrekt ist, können Sie Einspruch gegen den Steuerbescheid einlegen.

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