Meetings effizient gestalten: Tipps, um Besprechungen zu optimieren

Bei vielen Arbeitnehmern sind sie an der Tagesordnung: Meetings. Nicht selten besteht ein typischer Arbeitstag gleich aus einer ganzen Reihe von Besprechungen mit Kollegen, Kunden oder Geschäftspartnern. Meetings sind wichtig, um bestimmte Dinge zu klären, sie können jedoch auch ein Zeitfresser sein. Deshalb ist es wichtig, Besprechungen effizient zu gestalten. Worauf es dabei ankommt.

Effektive und effiziente Meetings: Oft ein Wunschtraum

An einem typischen Arbeitstag mindestens ein Meeting im Terminplan stehen zu haben ist für viele Beschäftigte ganz normal. Oft sind es gleich mehrere Besprechungen, die den Arbeitsalltag Tag für Tag prägen. Man muss sich im Team absprechen, es gibt unter Kollegen etwas zu klären oder der Chef bittet zum Feedbackgespräch. Oder es gibt Termine, bei denen Kundenaufträge oder Konditionen einer Zusammenarbeit mit Zulieferern besprochen werden.

Ganz egal, worum es dabei geht: Meetings kosten Beschäftigte oft viel Zeit. Das gilt besonders, wenn häufig Besprechungen eingeplant sind. Die Meetings unterbrechen nicht nur die Phasen, in denen jemand seinen eigentlichen Aufgaben möglichst produktiv nachgehen kann. Sie können sich auch unnötig in die Länge ziehen. Es kann zum Beispiel sein, dass die Beteiligten Schwierigkeiten haben, sich auf eine Vorgehensweise zu einigen, oder dass sie sich in Diskussionen verheddern, die nicht zielführend sind. Solche Meetings sind für alle Beteiligten ärgerlich, denn jeder Teilnehmer verliert mehr Zeit als nötig. Dieser Zeitverlust kann für Stress sorgen; schlimmstenfalls führt er dazu, dass Beschäftigte abends länger bleiben müssen, weil sie während ihrer eigentlichen Arbeitszeiten nicht alles erledigen konnten.

Wann ist ein Meeting effizient und effektiv?

Umso wichtiger ist es, dass Meetings so effektiv und effizient wie möglich ablaufen. Was bedeutet das? Effektive Meetings sind zielführende Meetings: Sie erfüllen den mit ihnen verbundenen Zweck. Der Aufwand, der damit verbunden ist, ist dabei zweitrangig – es geht um das Was, nicht um das Wie. Effizient sind Meetings hingegen dann, wenn sie nicht nur zielführend sind, sondern Ressourcen möglichst wirtschaftlich eingesetzt werden. Ein effizientes Meeting ist zum Beispiel eines, in dem die Beteiligten schon nach kurzer Zeit die nötigen Absprachen getroffen haben. Oder an dem nur Personen teilnehmen, die wirklich unmittelbar in einen Prozess oder eine Aufgabe involviert sind.

So wünschenswert es wäre, wenn jedes berufliche Meeting effizient und effektiv wäre, so fern ist dieser Gedanke in vielen Fällen der Realität. Im Gegenteil: Meetings sind für viele Arbeitnehmer ein Ärgernis. Sie verlaufen unproduktiv, man kommt auf keinen grünen Zweig oder braucht ewig, um sich auf bestimmte Dinge zu einigen. Wenn Besprechungen suboptimal verlaufen, ist es wichtig, das Problem frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Dazu müssen Sie wissen, wie Sie ein Meeting effizient gestalten können. 

Die richtige Vorbereitung, um ein Meeting effizient zu gestalten

Ob ein Meeting effizient abläuft, ist keine Frage des Zufalls, sondern meist abhängig von einer guten (oder weniger guten) Vorbereitung. Eine sorgfältige Vorbereitung legt den Grundstein für produktive, erfolgreiche Besprechungen. Es lohnt sich, sich im Vorfeld Gedanken darüber zu machen, wie das Meeting ablaufen kann und sollte.

Es muss zum Beispiel klar sein, welchen Zweck ein bestimmter Gesprächstermin hat. Geht es um einen reinen Austausch von Informationen unter Kollegen? Muss etwas Wichtiges besprochen werden? Oder steht eine wichtige Entscheidung an? Was es auch ist: Das Ziel muss feststehen, damit gezielt darauf hingearbeitet und das Meeting entsprechend moderiert werden kann.

Entscheidend ist außerdem, wer an dem Meeting teilnehmen sollte. Oft wird der Teilnehmerkreis zu weit gefasst. Es sind dann mehr Personen involviert als eigentlich notwendig wäre. Die Folge: Manche Teilnehmer sitzen ihre Zeit ab, obwohl sie eigentlich wichtigere Aufgaben hätte. Das gilt es, zu vermeiden, indem der Teilnehmerkreis entsprechend eingegrenzt wird. Ebenso sollte ein Zeitrahmen vorgegeben werden, der nicht zu großzügig ausfällt. Das kann verhindern, dass sich die Teilnehmer in Debatten verzetteln, die sie nicht weiterbringen.

Damit ein Meeting strukturiert ablaufen kann, ist eine Agenda sinnvoll. So können wichtige Themen Schritt für Schritt abgearbeitet werden. Außerdem ist dank einer Agenda allen Beteiligten klar, was auf sie zukommt. Das hilft bei der Vorbereitung – auch dadurch kann das Meeting effizient gestaltet werden. Relevante Unterlagen sollten ebenso wie die Agenda im Vorfeld an die Teilnehmer verschickt werden. So sind alle auf demselben Stand, was hilft, Zeit zu sparen.

Meetings richtig moderieren

Für effiziente Meetings kommt es auf die richtige Moderation an. Es sollte jemanden geben, der für diese Aufgabe verantwortlich ist – am besten auch bei Besprechungen in kleinerem Rahmen. Durch einen Moderator wird es wahrscheinlicher, dass die Beteiligten sich zielführend und konstruktiv austauschen, anstatt sich in Nebensächlichkeiten zu verzetteln.

Zu einer guten Moderation gehört es, auf einen pünktlichen Beginn von Meetings zu achten. Es ist für die Beteiligten ärgerlich, wenn sich schon der Start der Besprechung verzögert – umso mehr Zeit kostet das Meeting insgesamt. Es sollte außerdem von vornherein klar sein, welcher zeitliche Rahmen für das Treffen angedacht ist. Dieser Rahmen sollte eingehalten werden. Notfalls muss ein weiteres Treffen angesetzt werden, damit weitere Punkte geklärt werden können.

Der Moderator hat die Aufgabe, auf eine klare und strukturierte Gesprächsführung zu achten. Dabei sollte er stets die Agenda im Hinterkopf behalten. Das heißt auch: Was nicht auf der Agenda steht, ist im Zweifel nachrangig zu behandeln. Ist noch genügend Zeit, können natürlich auch Aspekte besprochen werden, die nicht eingeplant waren. Die Priorität sollte aber auf den eigentlich vorgesehenen Tagesordnungspunkten liegen, damit sie nicht am Ende ungeklärt bleiben.

Alle Teilnehmer einbinden

Im Rahmen der Moderation ist es wichtig, dass sich die Beteiligten sachlich und konstruktiv austauschen. Darauf sollte die verantwortliche Person achten. Spitze Kommentare sind ebenso wenig hilfreich wie ein respektloser Umgang miteinander oder gegenseitige Anschuldigungen. Droht das Gespräch aus dem Ruder zu laufen, sollte der Moderator gegensteuern und die Beteiligten daran erinnern, welcher Umgangston wünschenswert ist.

Der Austausch bei einem Meeting ist am ehesten gewinnbringend, wenn sich alle Teilnehmer mit ihren Gedanken und Ideen einbringen. Geschieht das nicht von allein, ist es die Aufgabe des Moderators, die Teilnehmer dazu zu ermutigen. Dazu kann es auch gehören, dominantere Teilnehmer daran zu erinnern, auch andere zu Wort kommen zu lassen, oder ruhigere Beteiligte bewusst nach ihrer Meinung zu fragen.

Um auf die besten Ergebnisse hinzuwirken, können sich auch bestimmte Moderationstechniken eignen. Es können zum Beispiel Flipcharts genutzt werden, um Informationen, Ideen und Übereinkünfte zu visualisieren. Welche Techniken sinnvoll sein können, hängt vom Anlass und dem Zweck eines Meetings ab.

Effektive Kommunikation während des Meetings

Zu welchen Ergebnissen ein Meeting führt, hängt in hohem Maße von der Kommunikation der Beteiligten ab. Es ist nicht nur die Aufgabe des Moderators, auf einen angemessenen Austausch zu achten. Jeder Beteiligte sollte bestimmte Aspekte berücksichtigen, um möglichst effektiv mit den übrigen Beteiligten zu kommunizieren.

Das betrifft zum Beispiel die eigene Ausdrucksweise. Was jemand sagt, sollte klar und prägnant sein, damit es alle richtig verstehen. Kurze, aktive Sätze sind dafür hilfreich, lange Schachtelsätze hinderlich. Fachjargon sollte nur genutzt werden, wenn die anderen Beteiligten diesen ganz sicher verstehen. Andernfalls kann er für Missverständnisse sorgen oder dazu führen, dass der Informationsaustausch gehindert wird. Wenn es sinnvoll erscheint, können die eigenen Punkte mit passenden Tools verdeutlicht werden. Dazu können sich zum Beispiel Diagramme, Schaubilder oder Folien im Rahmen einer Präsentation eignen.

Aufmerksames Zuhören für einen guten Austausch

Zu einer effektiven Kommunikation als Baustein von effizienten Meetings gehört es auch, anderen aktiv zuzuhören, statt nur selbst reden zu wollen. Wenn andere sprechen, sollten die übrigen Teilnehmer genau hinhören. Viele Menschen haben die Tendenz, eigenen Gedanken nachzuhängen, während andere sprechen. Wer jedoch genau zuhört, kann mehr aus einer Unterhaltung ziehen. Das, was andere sagen, kann einen selbst auf neue Ideen bringen. Zusammen können oft die besten Ergebnisse erzielt werden. Zugleich ist es eine Frage der Höflichkeit und des Respekts, anderen die nötige Aufmerksamkeit zu schenken. Das kommt dem Miteinander zugute.

Ebenfalls wichtig, um Meetings zu optimieren, ist gegenseitiges Feedback. Rückmeldungen sollten immer konkret und konstruktiv sein, damit sie den gewünschten Effekt haben können. Sie sollten wertschätzend formuliert sein, damit sich niemand vor den Kopf gestoßen fühlt. Durch Formulierungen mit Fingerspitzengefühl kann zugleich eine positive Atmosphäre aufrechterhalten werden, die die Grundlage für gute Beziehungen zwischen den Beteiligten ist.

Die richtigen Entscheidungen im Meeting treffen: Darauf kommt es an

In Meetings müssen oft viele kleinere und größere Entscheidungen getroffen werden. Wie findet man einen guten Konsens, der alle weiterbringt? Zunächst einmal ist es wichtig, dass sich alle einbringen können und dies auch tatsächlich tun. Je mehr Beteiligte es gibt und je stärker deren Vorstellungen voneinander abweichen, desto schwieriger ist es, einen tragfähigen Kompromiss zu finden. Nichtsdestotrotz ist es wichtig, dass sich dominantere Personen nicht über die Meinungen von eher zurückhaltenden Beteiligten hinwegsetzen. Das kann nicht nur Beziehungen schädigen und Konflikte hervorrufen, es ist auch dem Ergebnis oft nicht zuträglich.

Um den Grundstein für gute Entscheidungen zu legen, ist wiederum eine gute Moderation gefragt. In diesem Zusammenhang können auch Instrumente wie Abstimmungen oder Pro-Contra-Listen nützlich sein. So kristallisiert sich eher heraus, was wirklich zielführend ist und welche Vor- und Nachteile eine bestimmte Vorgehensweise haben könnte.

Wenn es um Entscheidungen in Meetings geht, ist es wichtig, dass Vereinbarungen für alle Teilnehmer klar und verbindlich sind. Wenn es sinnvoll oder notwendig ist, können auch Fristen festgelegt werden – zum Beispiel, wenn bestimmte Aufgaben erledigt werden müssen. In diesem Zusammenhang müssen auch Verantwortlichkeiten klar benannt werden: Wer kümmert sich um was? Je deutlicher das kommuniziert wird, desto unwahrscheinlicher werden Missverständnisse.

Das Meeting nachbereiten: Warum es so wichtig ist

Ein Meeting effizient zu gestalten bedeutet nicht nur, für einen möglichst reibungslosen, konstruktiven Ablauf während der Besprechung zu sorgen. Entscheidend ist auch die Nachbereitung, die der Reflexion dient. Indem ein Meeting nachbereitet wird, wird deutlicher, wie gut (oder schlecht) es gelaufen ist und was beim nächsten Mal gegebenenfalls optimiert werden könnte. Die Nachbereitung von Meetings ermöglicht in diesem Sinne kontinuierliches Lernen.

Zur Nachbereitung kann es sinnvoll sein, die Ergebnisse des Meetings zusammenzufassen. Hierfür ist es wichtig, dass es während der Besprechung jemanden gibt, der das Besprochene protokolliert. Der Protokollant sollte die Zusammenfassung möglichst zeitnah nach dem Meeting in Reinform bringen und an die Teilnehmer aushändigen. So können sich die Beteiligten vor Augen führen, was besprochen wurde, und sich auf das nächste Treffen vorbereiten.

Nach einem Meeting sollten mögliche nächste Schritte überlegt werden: Was ist als Nächstes zu tun? Welche Aufgaben sind noch offen, was muss noch geklärt werden? Ist ein weiteres Treffen geplant – und wenn ja, welcher Zeitpunkt bietet sich dafür an?

Es kann sinnvoll sein, die Teilnehmer des Meetings um Feedback zu bitten. Wie ist es ihrer Meinung nach gelaufen? Ist ihnen alles klar? Haben sie Verbesserungsvorschläge? Entscheidend ist, dass die Beteiligten das Gefühl haben, sich offen und ehrlich äußern zu können. Ansonsten kann es passieren, dass sie kritische Anmerkungen für sich behalten.

Virtuelle Meetings effizient gestalten: Das ist wichtig

In Zeiten, in denen viele Arbeitnehmer regelmäßig im Homeoffice arbeiten oder in denen Teams aus Mitarbeitern in unterschiedlichen Standorten zusammengesetzt sind, sind virtuelle Meetings essenziell. Es ist häufig nicht möglich, so oft wie nötig persönlich zusammenzukommen. Virtuelle Meetings können diese Lücke füllen, sie können aber auch ganz eigene Herausforderungen mit sich bringen.

Da wäre zum Beispiel die Technik: Technisch muss bei allen Teilnehmern alles reibungslos funktionieren. Wenn jemand zum Beispiel seine Kollegen nicht gut versteht oder die Verbindung immer wieder unterbrochen wird, sind effiziente Meetings nicht möglich. Es dauert dann unnötig lange oder ein Austausch ist gar nicht möglich, wenn sich technische Probleme nicht beheben lassen. Jeder Teilnehmer sollte die nötige Technik besitzen, eine stabile Internetverbindung haben und sich mit dem jeweiligen Meeting-Tool auskennen.

Eine weitere Herausforderung bei virtuellen Meetings kann darin bestehen, dass sich einzelne Beteiligte weniger stark einbringen. Sind Teilnehmer sehr passiv, ist das wenig förderlich für gute Ergebnisse. In solchen Fällen sollte der Moderator eingreifen.

Es kann passieren, dass die Teilnehmer bei virtuellen Meetings leichter abgelenkt sind – zumal womöglich nicht auffällt, wenn sie nebenher an ihrem Handy sind. Dadurch werden Absprachen jedoch erschwert; Meetings können länger dauern als eigentlich nötig. Es ist im Interesse aller, auf einen möglichst effizienten Ablauf zu achten, statt sich ablenken zu lassen.

Durch die mangelnde Nähe kann es bei vorwiegend virtuellen Meetings schwieriger sein, gute Beziehungen untereinander aufzubauen. Damit trotz der Entfernung ein Wir-Gefühl aufkommt, kann es sinnvoll sein, wenn alle Beteiligten ihre Kameras und Mikrofone einschalten. Es ist dabei wichtig, abzuwägen, wann es im Sinne einer konzentrierten Zusammenarbeit besser ist, Mikros und Kameras vorübergehend auszuschalten – sie können schließlich auch eine Störquelle und Ablenkung darstellen.

Meetings als Zeitfresser: Wie das verhindert werden kann

Meetings sorgen bei vielen Beschäftigten nicht gerade für Freude, vor allem, wenn der typische Arbeitstag vollgepackt mit Besprechungen ist. Zwar kann die Absprache mit anderen einen in der eigenen Arbeit voranbringen oder ist schlicht notwendig. Zugleich bergen Meetings gewisse Risiken, die sie unbeliebt bei Arbeitnehmern machen können. Als besonders problematisch empfinden es viele Beschäftigte, wenn Meetings länger dauern. Besonders störend ist das, wenn es schneller gehen könnte. Es gibt dann aber womöglich Beteiligte, die unnötige Diskussionen anfangen oder die Teilnehmer haben Probleme, sich auf eine Vorgehensweise zu einigen.

Es ist wichtig, dass Meetings nicht zu vermeidbaren Zeitfressern werden. Dazu spielt eine gute Planung eine essenzielle Rolle. Effiziente Meetings sind mit einem klaren Zeitrahmen versehen, der eher kürzer als länger ausfallen sollte. Ist die Zeit knapp bemessen, sorgt das für einen gewissen Zeitdruck, der hilfreich für ein effizientes Meeting sein kann. Der Moderator des Meetings sollte darauf achten, dass sich die Beteiligten nicht verzetteln, sondern sich zielgerichtet austauschen und nicht zu lange über einzelne Aspekte diskutieren.

Zugleich ist es Aufgabe der Verantwortlichen in Unternehmen, gut zu überlegen, welche Meetings wirklich notwendig sind – und für wen. Manche Besprechungen ließen sich durch einen informellen Austausch von wenigen Beteiligten vermeiden. In anderen Fällen sind unnötig viele Personen beteiligt. Wenn eine bestimmte Angelegenheit für einen Beschäftigten weniger wichtig ist, könnte er seine Zeit besser nutzen, wenn er nicht an dem Meeting teilnehmen würde (oder müsste).

Es lohnt sich außerdem, Meetings zu den richtigen Zeiten zu planen. Sie sollten die Beschäftigten möglichst wenig in ihren produktivsten Zeiten unterbrechen. Es kann deshalb sinnvoll sein, Besprechungen zu Randzeiten anzusetzen, wenn die Konzentration nachlässt oder noch nicht voll ausgeprägt ist. 

Fazit: 3 Dinge, die ein Meeting effizient machen

Meetings effizient zu gestalten ist wichtig, damit sie nicht unnötig viel Zeit in Anspruch nehmen und das Ziel möglichst schnell und gut erreicht wird. Es gibt viele Aspekte, die beeinflussen, ob eine Besprechung effizient verläuft oder nicht. Die folgenden drei Aspekte sind besonders wichtig:

• Es bedarf einer klaren Zielsetzung, die gegenüber den Teilnehmern kommuniziert wird. So weiß jeder, worauf er hinarbeitet.
• Ein Meeting sollte mit einem Zeitrahmen verbunden sein, der möglichst knapp bemessen ist – so kostet der Austausch nicht unnötig viel Zeit und das Risiko sinkt, dass sich die Teilnehmer in nebensächlichen Diskussionen verzetteln.
• Effiziente Meetings leben von einer gründlichen Vorbereitung und einer strukturierten Moderation, die durch eine aktive Beteiligung aller Teilnehmer gekennzeichnet ist.

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