Feedbackgespräch: So reagieren Sie am besten auf Kritik

Feedback, vor allem kritisches, löst bei den meisten Menschen nicht gerade Freude aus. Es kann aber sehr nützlich sein, zu wissen, wo man steht. In vielen Arbeitsverhältnissen stehen deshalb regelmäßige Feedbackgespräche an. Wie sie ablaufen und was Sie tun können, damit das Gespräch möglichst konstruktiv verläuft – hier erfahren Sie es.

Feedbackgespräche: Rückmeldung für den Arbeitnehmer

Von einem Feedbackgespräch ist in der Regel in einem beruflichen Kontext die Rede. Dabei setzen sich der Arbeitgeber und ein Mitarbeiter zusammen und besprechen, wo der Mitarbeiter aus Sicht des Arbeitgebers steht. Der Arbeitgeber gibt seinem Beschäftigten Rückmeldungen zu dessen Leistungen und möglicherweise auch zu seinem Verhalten. Dabei kann ein Feedbackgespräch abhängig von seinem Anlass allgemein gehalten sein oder sich konkret auf einen bestimmten Sachverhalt beziehen.

In vielen Firmen ist es üblich, dass einmal im Jahr ein Mitarbeitergespräch stattfindet, bei dem sich Arbeitgeber und Beschäftigte ausführlich austauschen. Ebenso üblich sind Feedbackgespräche in der Probezeit: Wenn die Probezeit sich dem Ende zuneigt, besprechen Vorgesetzte und neue Mitarbeiter, ob und wie es mit dem Arbeitsverhältnis weitergeht. Ebenso kann ein Feedbackgespräch geplant sein, weil der Arbeitnehmer seinen Chef darum bittet oder ein Projekt nach dessen Abschluss besprochen werden soll.

Es ist auch denkbar, dass konkrete Vorwürfe gegen den Mitarbeiter im Raum stehen, die der Arbeitgeber klären möchte, zum Beispiel häufiges Zuspätkommen. Oder dass der Mitarbeiter keine guten Leistungen erbringt, oft fehlt oder durch eine schlechte Arbeitsmoral auffällt – auch das können Anlässe sein, ein offenes Gespräch unter vier Augen zu führen.

Feedbackgespräch: Oft unbeliebt, aber hilfreich

So unterschiedlich wie der Anlass eines Feedbackgesprächs kann auch sein Inhalt sein. Es kann darin um die bisherige Zusammenarbeit und eine Perspektive zum Ende der Probezeit gehen, aber auch allgemeiner darum, wie zufrieden der Arbeitgeber mit seinem Mitarbeiter ist. Ebenso werden in Feedbackgesprächen häufig Zukunftsperspektiven erörtert: Wo möchte der Arbeitnehmer beruflich hin? Wie kann der Arbeitgeber ihn dabei unterstützen – zum Beispiel mit Weiterbildungen oder Seminaren?

Wenn ein Feedbackgespräch ansteht, löst das wohl bei den wenigsten Arbeitnehmern Freude aus. Nützlich ist es trotzdem, regelmäßig oder bei Bedarf eine Rückmeldung vom Arbeitgeber zu erhalten. So wissen Arbeitnehmer, wo sie stehen. Sie erfahren, womit der Arbeitgeber zufrieden ist und wo noch Luft nach oben ist. Zugleich erhalten sie Anregungen, wie sie sich weiter verbessern können. Das kann essenziell sein, um beruflich voranzukommen. Lob vom Arbeitgeber kann den Mitarbeiter auch motivieren und zu guten Leistungen antreiben.

Für den Arbeitgeber ist es ebenso hilfreich zu wissen, was seine Beschäftigten bewegt, wie zufrieden sie ihrerseits sind und ob es etwas gibt, was der Arbeitgeber besser machen könnte. Mit diesen Informationen können Arbeitgeber ihre Beschäftigten zielgerichtet in ihrer persönlichen Entwicklung unterstützen, wovon sie natürlich auch selbst profitieren.

So läuft ein Feedbackgespräch ab

Wie ein Feedbackgespräch abläuft, unterscheidet sich von Fall zu Fall. Es kann sich auch in der Dauer unterscheiden, je nachdem, welchen Zweck der Arbeitgeber damit verfolgt und wie viel es zu besprechen gibt. Üblicherweise findet ein Feedbackgespräch dabei unter vier Augen statt: Eine Führungskraft spricht mit einem Mitarbeiter über dessen berufliche Situation.

Zu Beginn erklärt der Vorgesetzte wahrscheinlich, worum es in dem Gespräch gehen und wie es grob ablaufen wird. Er wird Ihnen dann sicherlich konkretes Feedback geben, was hoffentlich in einer nachvollziehbaren und plausiblen Art und Weise geschieht. Darauf können Sie als Arbeitnehmer reagieren: Sie können sich zum Beispiel zu kritischen Rückmeldungen des Arbeitgebers äußern und Ihr Empfinden schildern. Ebenso können Sie Ihrerseits Feedback geben, Fragen klären oder Wünsche vorbringen.

Falls es Probleme gibt, die im Feedbackgespräch besprochen werden, kann der Austausch mit dem Chef helfen, gemeinsam tragfähige Lösungen zu finden. Dabei können auch konkrete Vereinbarungen getroffen werden. Zum Schluss des Feedbackgesprächs geht es womöglich um weiterführende Perspektiven, zum Beispiel Ziele, auf die Sie sich mit dem Vorgesetzten einigen. Sie können auch schon einen Zeitpunkt ins Auge fassen, an dem Sie wieder für ein Gespräch zusammenkommen.

So führen Sie ein erfolgreiches Feedbackgespräch

Ein erfolgreiches Feedbackgespräch beginnt mit einer gründlichen Vorbereitung. Das gilt sowohl für Führungskräfte als auch für Mitarbeiter. Das Feedback-Gespräch vorzubereiten ist im Grundsatz in erster Linie die Aufgabe des Arbeitgebers. Er sollte wissen, welchen Zweck er mit dem Gespräch verfolgt, wie es ablaufen soll und was die Ziele sind. Außerdem liegt es am Vorgesetzten, den Beschäftigten rechtzeitig zum Feedbackgespräch einzuladen und eine passende Zeit und einen passenden Ort dafür zu wählen. Während des Gesprächs sollte es keinen Zeitdruck geben.

Im Vorfeld sollten Vorgesetzte die Leistungen ihres Mitarbeiters so objektiv wie möglich reflektieren. Wie sieht der Chef seinen Mitarbeiter? Ist sein Eindruck gerechtfertigt? Was läuft gut, was weniger? Gibt es Probleme? Falls ja: Trägt man selbst als Führungskraft – zum Beispiel durch den Führungsstil – womöglich dazu bei?

Wie Sie sich als Arbeitnehmer auf das Feedback-Gespräch vorbereiten können

Auch der Arbeitnehmer sollte das Feedback-Gespräch vorbereiten. Seine Aufgabe ist es, sich zu vergegenwärtigen, wie es beruflich für ihn läuft beziehungsweise in der letzten Zeit gelaufen ist. Wie sieht einen der Arbeitgeber (mutmaßlich)? Wie läuft es mit Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zielen? Welche Leistungen haben Sie erbracht, welche Erfolge hatten Sie? Haben Sie sich jederzeit tadellos verhalten? Als Arbeitnehmer sollten Sie sich auch eigenes Feedback überlegen. Gibt es etwas, was Sie loswerden möchten? Wünschen Sie sich eine Veränderung oder Verbesserung in bestimmter Hinsicht?

Das Feedbackgespräch mit dem Chef gibt Ihnen die Möglichkeit, solche Anregungen vorzubringen. Wie konstruktiv das Feedbackgespräch verläuft, hängt außerdem davon ab, wie sich die Beteiligten in dem Gespräch verhalten. Beide Seiten sind gut beraten, dem anderen aufmerksam zuzuhören, statt nur selbst reden zu wollen. So können beide etwas lernen. Als Arbeitnehmer ist es darüber hinaus wichtig, dass Sie sich in einer aktiven Rolle sehen. Stellen Sie ruhig Rückfragen und geben Sie Ihrerseits Impulse und Rückmeldungen – sachlich formuliert, versteht sich.

Souverän mit Kritik im Feedbackgespräch umgehen

Es kann gut sein, dass Sie in einem Feedbackgespräch nicht nur positive Rückmeldungen bekommen. Womöglich gibt es auch den einen oder anderen Kritikpunkt, selbst wenn es sich dabei nicht um weltbewegende Dinge handelt. Dann ist es wichtig, dass Sie im Gespräch mit dem Chef souverän mit der Kritik umgehen. Reagieren Sie hingegen beleidigt oder sichtlich angegriffen, wirkt das leicht unprofessionell.

Bereiten Sie sich deshalb darauf vor, dass der Vorgesetzte Ihnen auch kritische Rückmeldungen geben könnte. Überlegen Sie dabei, was er genau bemängeln könnte. Gibt es Aspekte, wo Sie angreifbar sind oder wo die Dinge besser laufen könnten? Wie stehen Sie selbst dazu? Wie können Sie reagieren, wenn der Vorgesetzte Sie im Feedbackgespräch mit diesen Aspekten konfrontiert?

Wenn Sie im Feedbackgespräch mit Kritik konfrontiert werden, haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Eine Option ist es, aufmerksam zuzuhören und gar nicht so viel dazu zu sagen. Vielleicht räumen Sie auch unumwunden ein, dass Sie sich anders hätten verhalten können. In jedem Fall sollten Sie deutlich machen, dass Sie sich die Kritik des Chefs zu Herzen nehmen und berücksichtigen werden.

Was Sie nicht tun sollten: dem Chef durch ausschweifende Erklärungen das Gefühl geben, Sie wollten sich herausreden. Versuchen Sie auch nicht, die Schuld auf andere zu schieben. Ebenso wenig sollten Sie beratungsresistent sein. Eine Abwehrhaltung wird nicht nur womöglich dem Chef negativ auffallen, Sie können dann auch nichts lernen.

Feedbackgespräch: Diese Fehler sollten Sie vermeiden

Es ist zwar normalerweise vor allem der Arbeitgeber, der in einem Feedbackgespräch redet. Trotzdem können auch Arbeitnehmer dabei Fehler machen, die entweder negativ auffallen oder sie in ihrer persönlichen Entwicklung hindern können. Ein Fehler wäre es zum Beispiel, von vornherein mit einer Abwehrhaltung in das Gespräch mit dem Chef zu gehen. Unter diesen Umständen lassen Sie sich wahrscheinlich gar nicht darauf ein, was der Vorgesetzte Ihnen sagen möchte. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Kritik annehmen, ist gering, was im Umkehrschluss bedeutet, dass Sie auch nichts daraus lernen können.

Denken Sie also nicht, Sie wüssten es ohnehin besser, sondern hören Sie mit einer offenen Grundhaltung zu. Natürlich können und sollen Sie Ihre Sichtweise schildern, wenn Sie anderer Meinung als der Arbeitgeber sind. Das heißt aber nicht, dass Sie nicht auch etwas von dem annehmen sollten, was Ihnen der Chef mitgeben möchte. Denken Sie daran: Sie können daraus etwas lernen. Außerdem bringt es Sie beruflich voran, zu wissen, was der Arbeitgeber von Ihnen erwartet.

Warum eine passive Grundhaltung keine gute Idee ist

Ein weiterer Fehler in einem Feedbackgespräch wäre es, empfindlich auf Kritik zu reagieren. Werden Sie nicht emotional, seien Sie nicht beleidigt und machen Sie Ihrem Arbeitgeber keine Vorwürfe. Nehmen Sie einfach hin, was der Vorgesetzte sagt, und überlegen Sie, was Sie davon mitnehmen können. Was Sie ebenfalls in einem Feedbackgespräch mit dem Arbeitgeber lassen sollten: sich mit Kollegen zu vergleichen. Das gilt vor allem dann, wenn Sie dabei etwas Negatives über Kollegen sagen würden. Außerdem sind Vergleiche häufig wenig zielführend: Das, was für Sie vergleichbar erscheint, muss nicht aus Sicht des Arbeitgebers vergleichbar sein.

Viele Arbeitnehmer gehen mit einer passiven Grundhaltung an ein Feedbackgespräch heran. Sie lassen den Arbeitgeber reden und hoffen, dass das Gespräch möglichst schnell vorbei ist. Das ist aber keine gute Idee, weil Sie das Gespräch dann nicht optimal für sich nutzen. Überlegen Sie lieber schon im Vorfeld, was Sie Ihrerseits zum Arbeitgeber sagen möchten. Sie können eigene Impulse einbringen, Fragen stellen, Wünsche äußern. Ebenso wichtig wie die Vorbereitung ist die Nachbereitung. Haken Sie das Gespräch nicht einfach ab, wenn es beendet ist. Nehmen Sie sich lieber die Zeit, zu überlegen, welche Lehren Sie daraus ziehen können – so nutzen Sie das Feedbackgespräch bestmöglich.

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