Kündigungsgespräch führen: Tipps für Chefs und Arbeitnehmer

Die meisten Arbeitnehmer wechseln während ihres Berufslebens öfter den Arbeitgeber. Bevor sie bei dem neuen Chef starten, müssen sie sich dazu von dem alten trennen. Das geschieht häufig im Rahmen eines Kündigungsgesprächs. Wie sich beide Seiten im Kündigungsgespräch verhalten sollten und worauf zu achten ist, verraten wir hier.

Kündigungsgespräch führen: Darum ist es so schwer

Ein Kündigungsgespräch zu führen, fällt wohl niemandem leicht – und das gilt für beide Seiten im Gespräch. Denn sowohl für die Führungskraft als auch für den Mitarbeiter ist das Gespräch häufig unangenehm. Bei einer Umfrage der Kienbaum Unternehmensberatung unter Führungskräften gaben 70 Prozent der Befragten an, dass sie nur sehr ungern Kündigungsgespräche führen. Der häufigste Grund: Sie fühlen sich nicht richtig auf die Aufgabe vorbereitet.

Hinzu kommt, dass wohl niemand gerne der Überbringer schlechter Nachrichten ist. Natürlich muss eine Führungskraft auch unangenehme Themen ansprechen, doch eine Kündigung ist ein äußerst einschneidendes Erlebnis für den Beschäftigten. Unter Umständen muss der Vorgesetzte bei diesem Gespräch sogar mit Beleidigungen oder Beschimpfungen zurechtkommen.

Doch auch dann, wenn der Mitarbeiter sich unter Kontrolle hat, ist das Kündigungsgespräch eine Ausnahmesituation, in der richtiges Management und wertschätzender Umgang gefragt sind. Wenn Führungskräfte darauf nicht richtig vorbereitet sind, wie zwei Drittel der Befragten der Kienbaum Studie angeben haben, kann das Gespräch schnell eine ungewollte Richtung einschlagen. Die Folgen für Arbeitgeber können dramatisch sein. Denn Mitarbeiter, die mit dem Kündigungsgespräch unzufrieden sind, werden ihren Frust nicht verbergen. Schließlich müssen sie sich nun nicht mehr loyal dem Arbeitgeber gegenüber verhalten. Das Arbeitsverhältnis ist ja beendet.

Die Folgen eines schlecht geführten Kündigungsgesprächs

Fühlen sich ehemalige Beschäftigte abgefertigt und aus dem Unternehmen gedrängt, werden sie ihre schlechten Erfahrungen vermutlich mit den ehemaligen Kollegen teilen. Besteht enger Kontakt unter den Kollegen, kann dies auch negative Auswirkungen auf deren Arbeitsmotivation haben . Sie werden sich vermutlich fragen, ob es ihnen in Zukunft auch so ergehen könnte. Besonders dann, wenn die Kündigung des Mitarbeiters recht überraschend kam. Je nachdem, wie sehr sie an ihrem Job und den Kollegen hängen, könnten sie sich sogar nach einem neuen Arbeitgeber umsehen. Ganz nach dem Motto: Lieber frühzeitig handeln, als später das Nachsehen haben.

Doch selbst dann, wenn die restlichen Mitarbeiter dem Unternehmen treu bleiben, kann ein schlecht geführtes Kündigungsgespräch Folgen für den Arbeitgeber haben: Mitarbeiter, die sich nicht wertgeschätzt fühlen, arbeiten nicht mit der gleichen Motivation und Hingabe wie Beschäftigte, die ein gutes Verhältnis zu ihrem Chef haben.

Kündigungsgespräch vorbereiten: Tipps für Arbeitgeber

Mehr als genug Gründe, sich ordentlich auf das Entlassungsgespräch mit dem Noch-Mitarbeiter vorzubereiten. Denn je besser die Person auf Arbeitgeberseite vorbereitet ist, desto strukturierter kann man das Kündigungsgespräch führen – und schon diese Vorbereitung zeigt dem Mitarbeiter, dass er wertgeschätzt wird.

Die Vorbereitung auf ein Kündigungsgespräch kann zum Beispiel so aussehen:

1. Teilnehmer klären

Ein Kündigungsgespräch findet am besten in einem kleinen Kreis statt. Denn das Gespräch an sich ist unangenehm und dem ein oder anderen Mitarbeiter könnte es sogar peinlich sein, dass er eine Kündigung erhält. Bei einigen Mitarbeitern kommt es sogar zu Gefühlsausbrüchen.

So oder so führt man ein Entlassungsgespräch also am besten mit möglichst wenig Beteiligten. Vorgesetzte sollten sich vorher überlegen, ob sie das Kündigungsgespräch allein führen möchten oder vielleicht doch einen Mitarbeiter aus der Personalabteilung hinzuziehen.

Der Vorteil: Diese dritte Person kann die Wogen zwischen Führungskraft und Mitarbeiter glätten, sollte es zu einem Konflikt kommen. Darüber hinaus kann eine weitere Person auf der Seite des Arbeitgebers als Zeuge fungieren, sollte der gekündigte Mitarbeiter Klage vor dem Arbeitsgericht erheben und unter Umständen unwahre Dinge behaupten.

2. Rahmen schaffen

Damit es erst gar nicht so weit kommt, können Vorgesetzte unter anderem auf einen angemessenen Rahmen für das Kündigungsgespräch achten. Idealerweise wählt man dafür nicht den größten Besprechungsraum im Büro – womöglich auch noch den vollverglasten. Für ein Kündigungsgespräch ist dagegen ein kleines Büro, in dem absolute Diskretion garantiert werden kann, der richtige Ort. In den meisten Fällen bietet sich das Büro der Führungskraft dafür an.

Zu dem richtigen Rahmen für ein Kündigungsgespräch gehört außerdem, dass die Beteiligten nicht unverhofft unterbrochen werden können. Die Führungskraft sollte ihr Telefon und andere Störquellen schon vor dem Gespräch ausschalten. Kollegen und andere Mitarbeiter können darauf hingewiesen werden, dass man während des nun folgenden Gesprächs nichts gestört werden möchte.

3. Zeitpunkt wählen

Neben den örtlichen Gegebenheiten kommt es auch auf den richtigen Zeitpunkt für das Kündigungsgespräch an. Häufig finden derartige Gespräche am Anfang der Woche statt. So gibt man dem Mitarbeiter Gelegenheit, offene Fragen zu klären. Vielleicht möchte der ehemalige Mitarbeiter noch einmal mit dem Betriebsrat reden oder sich an eine andere Führungskraft im Unternehmen wenden. Das gelingt zu Beginn der Arbeitswoche häufig besser. Freitags besteht die Gefahr, dass die betreffenden Personen sich schon ins Wochenende verabschiedet haben.

Ebenso sollte die Führungskraft das Entlassungsgespräch möglichst früh am Tag führen. Es zeugt nicht gerade von Wertschätzung, wenn man den Mitarbeiter zuerst einen gesamten Arbeitstag lang arbeiten lässt und ihm dann nach getaner Arbeit kündigt. Das hinterlässt mindestens ein ungutes Gefühl beim ehemaligen Beschäftigten. Das Kündigungsgespräch sollte auch nicht kurz vor dem Urlaub oder einer längeren Auszeit stattfinden.

4. Gesprächsverlauf vorbereiten

Auch auf den Gesprächsverlauf eines Kündigungsgesprächs können sich Vorgesetzte vorbereiten. Denn in vielen Fällen reagieren die Beschäftigten ähnlich, wenn sie eine Kündigung erhalten.

Auf die Reaktion können sich Führungskräfte vorbereiten, indem sie schon vor dem Entlassungsgespräch folgende Fragen für sich beantworten:

• Wie war die bisherige Laufbahn des Mitarbeiters im Unternehmen? Hat sich in letzter Zeit abgezeichnet, dass es zu der Kündigung kommen könnte?
• Wie ist das Verhältnis des scheidenden Mitarbeiters zur übrigen Belegschaft, wie zum Vorgesetzten und den übrigen Führungskräften?
• Wie stehen Sie als Führungskraft zum Mitarbeiter? Gab es Probleme oder Konflikte?
• Wie könnte die Reaktion des Mitarbeiters aussehen? Kommt die Kündigung überraschend oder kann er sich schon denken, dass Sie das Arbeitsverhältnis auflösen möchten?

Wenn Sie das Kündigungsgespräch möglichst detailliert vorbereiten möchten, können Sie das im Rahmen eines Rollenspiels tun. Dazu bitten Sie eine andere Führungskraft, die Rolle des Mitarbeiters zu übernehmen. Zu Beginn des Rollenspiels sollten Sie die oben genannten Fragen beantwortet haben und Ihre Antworten ihrem Kollegen mitteilen. So kann er sich besser in seine Rolle hineinversetzen. Sie können ihn bitten, bei seinen Antworten möglichst zu übertreiben. So haben Sie im echten Kündigungsgespräch schon einmal die schlimmsten Reaktionen erlebt und können mit weniger schlimmen souverän umgehen. Kurzum, das Rollenspiel gibt Ihnen die Gelegenheit, das Kündigungsgespräch zu üben und sich ausführlich darauf vorzubereiten.

5. Kündigungsgrund abklären

Sofern das Kündigungsgespräch nicht in der Probezeit geführt wird, muss der Arbeitgeber einen Grund haben, um die Kündigung auszusprechen. Dieser Grund muss in der Kündigung genannt werden. Da der Arbeitnehmer erfahren möchte, warum ihm gekündigt wird, kommt der Kündigungsgrund vermutlich auch im Entlassungsgespräch zur Sprache. Es kommen

• Betriebsbedingte,
• personenbedingte und
• verhaltensbedingte

Kündigungsgründe infrage.

Kündigungsgespräch als Arbeitnehmer führen

Doch nicht nur Arbeitgeber kündigen, auch Arbeitnehmer führen Kündigungsgespräche, weil sie sich beruflich neu orientieren möchten.

Auch in diesem Fall ist es wichtig, die richtigen Worte zu finden und ein wertschätzendes Kündigungsgespräch mit dem Arbeitgeber zu führen. Auch Arbeitnehmer sollten sich auf ein Kündigungsgespräch vorbereiten.

1. Kündigungsgrund nennen oder nicht?

Arbeitnehmer sind nicht gezwungen, den Kündigungsgrund zu nennen – weder im Kündigungsgespräch noch in der schriftlichen Kündigung. Möchten Sie den Kündigungsgrund nur nennen, um ihren Arbeitgeber zu verärgern, ist das zu kurz gedacht. Wenn Sie weiterhin in der aktuellen Branche arbeiten möchten, besteht die Chance, dass Sie Ihrem ehemaligen Vorgesetzten oder anderen Führungskräften wieder begegnen. Nennen Sie den Kündigungsgrund daher nur dann, wenn Sie den Arbeitgeber damit besänftigen können. Ein anstehender Umzug ist zum Beispiel ein nachvollziehbarer Grund.

2. Souverän ins Kündigungsgespräch gehen

Sollten Sie sich dagegen von Ihrem Arbeitgeber trennen, weil Sie unzufrieden sind, sich nicht wertgeschätzt fühlen oder gar gemobbt worden sind, müssen Sie all diese Gefühle hinter sich lassen. Ein Kündigungsgespräch ist der falsche Platz, um diese Dinge zur Sprache zu bringen. Wenn Sie Ihre Kündigung schon geschrieben haben, bringt es nichts mehr, an diesen Konflikten zu arbeiten. Daher brauchen Sie diese auch gar nicht zu erwähnen. Konzentrieren Sie sich lieber darauf, einen guten Eindruck zu hinterlassen. Vorwürfe oder Anschuldigungen haben daher im Kündigungsgespräch nichts verloren.

3. Übergabe vorbereiten

Zu einem souveränen Kündigungsgespräch gehört außerdem, dass Sie die Übergabe an Kollegen oder gar den Nachfolger anbieten. Sollten Sie noch bis zum Ende der Kündigungsfrist im Unternehmen weiterarbeiten, bleibt Ihnen dazu ausreichend Zeit. Sie können beispielsweise Checklisten anlegen, aktuelle Arbeitsergebnisse sichern und den Stand der Projekte kurz zusammenfassen. Auch wichtige Passwörter sollten Sie so sichern, dass Ihr Nachfolger ohne weiteres auf die entsprechenden Tools und/oder Dokumente zugreifen kann.

4. Kündigungsgespräch üben

Sie können das Kündigungsgespräch vorab üben und sich so auf mögliche Rückfragen und Reaktionen Ihres Arbeitgebers vorbereiten. Das kann dabei helfen, weniger aufgeregt in das Gespräch zu starten. Gerade die ersten Sätze sind häufig die schwierigsten. Nutzen Sie daher die Chance und bereiten Sie sich einige Zeit vor dem geplanten Kündigungsgespräch bestmöglich darauf vor.

5. Schriftliche Kündigung mitbringen

Nachdem Sie Ihrem Arbeitgeber gesagt haben, dass Sie kündigen, können Sie das Kündigungsschreiben direkt übergeben. Zwar werden Sie das Thema Arbeitszeugnis vermutlich auch in der Kündigung ansprechen, es schadet aber nicht, es auch im Kündigungsgespräch zu erwähnen. Vor allem dann, wenn das Gespräch wertschätzend verläuft, sollten Ihre Chancen für ein gutes Arbeitszeugnis nicht allzu schlecht stehen.

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