Ermahnung: Das sollten Sie darüber wissen

Ein Mitarbeiter, der seinen Job immer gut macht und sich jederzeit tadellos verhält – das wünschen sich wohl alle Arbeitgeber. Im Berufsalltag kommt es allerdings immer wieder zu Situationen, in denen der Arbeitgeber mit seinem Beschäftigten nicht zufrieden ist. Auf ein Fehlverhalten oder einen Pflichtverstoß des Arbeitnehmers kann dann eine mündliche oder schriftliche Ermahnung folgen. In diesem Beitrag erfahren Sie, in welchen Fällen eine Ermahnung droht, wodurch sie sich von der Abmahnung unterscheidet und wie man auf sie reagieren kann.

Ein Chef erteilt einer Mitarbeiterin eine Ermahnung

Ermahnung im Arbeitsrecht: Rüge für den Arbeitnehmer

Es kommt immer wieder vor, dass Arbeitnehmer sich falsch verhalten. Sie verstoßen etwa gegen ihre Pflichten, die sich durch den Arbeitsvertrag oder gesetzliche Regelungen ergeben, oder zeigen ein respektloses Verhalten gegenüber dem Chef, Kollegen oder externen Kontakten. Dann muss der Arbeitgeber das nicht hinnehmen. Er kann den betreffenden Mitarbeiter darauf hinweisen, dass er mit seinem Verhalten nicht einverstanden ist, und es offiziell rügen. Das geht mit einer Abmahnung – oder einer Ermahnung.

Eine Ermahnung – auch bekannt als Verwarnung – kann mündlich oder schriftlich erteilt werden. Mit ihr drückt der Arbeitgeber sein Missfallen über eine bestimmte Handlung des Beschäftigten aus. Sofern es sich um eine schriftliche Ermahnung handelt, sollte sie in ihrem Inhalt möglichst konkret und unmissverständlich sein. Andernfalls könnte es sein, dass die Botschaft nicht beim Arbeitnehmer ankommt. Außerdem ist eine Ermahnung im Arbeitsrecht nur möglich, wenn sie sich auf ein schuldhaftes Verhalten des Mitarbeiters bezieht.

Unterschiede zwischen Ermahnung und Abmahnung

Von einer Ermahnung und einer Abmahnung ist häufig synonym die Rede. Selbst manche Arbeitgeber sprechen von einer Ermahnung und meinen eine Abmahnung – oder umgekehrt. Bei einer Ermahnung im Arbeitsrecht handelt es sich jedoch genau genommen um etwas anderes als eine Abmahnung, obgleich beide Rügen wichtige Gemeinsamkeiten haben.

Sowohl eine Ermahnung als auch eine Abmahnung sind Mittel, mit denen ein Arbeitgeber auf ein Fehlverhalten eines Mitarbeiters reagieren kann. Sie setzen also jeweils ein Verhalten des Betroffenen voraus, welches nicht in Ordnung war. Sowohl mit einer Ermahnung als auch einer Abmahnung drückt der Arbeitgeber aus, dass er dieses Verhalten nicht toleriert. Zugleich fordern beide Varianten den Mitarbeiter dazu auf, sein Verhalten zu ändern beziehungsweise sich nicht erneut falsch zu verhalten.

Eine Ermahnung hat keine Warnfunktion

Der wichtigste Unterschied zwischen Ermahnung und Abmahnung ist allerdings die Bedeutung im Arbeitsrecht. Die Abmahnung geht einen Schritt weiter als die Ermahnung: Sie fungiert als Warnung vor einer Kündigung, die auf einen erneuten Pflichtverstoß folgen kann. Diese Funktion hat eine Ermahnung nicht. Sie ist damit weniger offiziell und eignet sich eher für weniger schlimme Pflichtverstöße und Fehlverhalten. Deshalb wird sie oft auch der kleine Bruder der Abmahnung genannt.

Möchte der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt wegen des gleichen Verhaltens kündigen, muss er gegebenenfalls zuerst eine Abmahnung erteilen, damit die Kündigung wirksam ist. Das ist allerdings nicht nötig, wenn es sich um einen besonders schwerwiegenden Pflichtverstoß handelt, der eine fristlose verhaltensbedingte Kündigung rechtfertigt.

In welchen Fällen kann eine Ermahnung drohen?

Der Arbeitgeber kann eine Ermahnung aussprechen, wenn sich ein Beschäftigter falsch verhalten hat. Die Rüge ist denkbar, wenn der Mitarbeiter gegen die Pflichten verstoßen hat, die sich aus dem Arbeitsvertrag ergeben – etwa zur Arbeitszeit, Pausen oder dem gewünschten Vorgehen bei Krankheit.

Auch Verstöße gegen gesetzliche Regelungen oder Straftaten können ein Grund für eine Ermahnung im Arbeitsrecht sein. In manchen Fällen verstößt ein Mitarbeiter, der ermahnt wird, zwar nicht gegen bestimmte Pflichten, verhält sich aber auf persönlicher Ebene unangemessen. Das wäre etwa der Fall, wenn er einen Kollegen beleidigt oder mobbt.

Damit ein Verhalten mit einer Ermahnung bemängelt werden kann, muss es sich um ein Verschulden des Mitarbeiters handeln. Es darf also kein Missverständnis vorliegen, durch das der Arbeitnehmer im Glauben war, dass sein Handeln korrekt ist. Eine Ermahnung wählen Arbeitgeber zudem meist nur bei geringfügigen Pflichtverstößen und Fehlverhalten. Je gravierender das Fehlverhalten eines Arbeitnehmers, desto eher wird ein Arbeitgeber keine Ermahnung aussprechen, sondern eine Abmahnung erteilen.

Die folgenden Beispiele verdeutlichen, welche Umstände eine Ermahnung im Arbeitsrecht rechtfertigen können:

  • Zuspätkommen
  • verspätetes Einreichen einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung oder verspätete Krankmeldung
  • zu lange Pausen oder unerlaubte Pausen
  • zu frühes Verlassen des Arbeitsplatzes
  • Verstoß gegen Regeln im Betrieb
  • unerlaubte private Internetnutzung
  • unerlaubte private Tätigkeiten während der Arbeitszeit, etwa Telefonate oder das Schreiben von Nachrichten
  • unerlaubter Alkohol- oder Drogenkonsum während der Arbeitszeit
  • Aufnahme einer Nebentätigkeit ohne Erlaubnis des Arbeitgebers
  • respektloses Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Kunden oder anderen Geschäftskontakten
  • Annahme von Geschenken durch Kunden oder Geschäftskontakte
  • Arbeitsverweigerung

Wie kann man auf eine Ermahnung reagieren?

Wer eine Ermahnung erhalten hat, ist oft verunsichert: Wie soll man darauf reagieren? Soll man überhaupt darauf reagieren? In den meisten Fällen sollten Sie eine Ermahnung durch den Arbeitgeber nicht kommentarlos hinnehmen. Dabei spielt es keine Rolle, ob das bemängelte Fehlverhalten zutreffend ist oder nicht.

Wie Sie auf eine Ermahnung reagieren können, hängt von der Ausgangslage ab:

  • Sie haben sich tatsächlich falsch verhalten, die Vorwürfe des Arbeitgebers sind berechtigt – In diesem Fall sollten Sie sich beim Arbeitgeber entschuldigen und sich damit einsichtig zeigen. Erklären Sie, dass das Verhalten nicht mehr vorkommen wird und verhalten Sie sich fortan so, dass Sie dem Arbeitgeber keinen Grund zu Unzufriedenheit mehr geben.
  • Sie haben sich nicht falsch verhalten, die Vorwürfe des Arbeitgebers sind nicht berechtigt – Nicht immer stimmen die Vorwürfe, die einer Ermahnung zugrunde liegen. In diesem Fall sollten Sie versuchen, das Missverständnis im direkten Gespräch mit dem Arbeitgeber aus der Welt zu schaffen. Beharrt der Arbeitgeber auf seiner Sichtweise, können Sie von ihm verlangen, dass er eine schriftliche Ermahnung aus Ihrer Personalakte entfernt. Sie können sich auch an den Betriebsrat wenden, wenn Sie wegen einer Ermahnung im Clinch mit Ihrem Arbeitgeber liegen.

Häufige Fragen zur Ermahnung im Arbeitsrecht

Bestimmte Fragen kommen rund um die Ermahnung im Arbeitsrecht immer wieder auf. Hier finden Sie die Antworten auf häufige Fragen zur Ermahnung.

Sollte man eine Ermahnung unterschreiben oder nicht?

Vielleicht wissen Sie, dass es heikel sein kann, eine Abmahnung zu unterschreiben. Sie bestätigen damit zwar formell, dass Sie das Schreiben bekommen haben, allerdings kann die Unterschrift ebenso als Bestätigung des Inhalts gewertet werden. Deshalb wird vielfach geraten, eine Abmahnung nicht ohne Weiteres zu unterschreiben. Die Unterschrift könnte sich später als Nachteil herausstellen, wenn es zu einer verhaltensbedingten Kündigung kommt.

Wie ist es bei einer Ermahnung? Sollte man auch hier vorsichtig sein mit der Unterschrift? Da eine Ermahnung arbeitsrechtlich kein Gewicht hat und nicht die offizielle Warnfunktion einer Abmahnung erfüllt, ist eine Unterschrift meist unproblematisch. Wenn Sie mit dem Inhalt der Ermahnung nicht einverstanden sind, können Sie auch deutlich machen, dass sich Ihre Unterschrift nur auf die Kenntnisnahme der Ermahnung bezieht.

Droht nach einer Ermahnung die Kündigung?

Eine Abmahnung kann die Vorstufe einer Kündigung aus verhaltensbedingten Gründen sein. Das ist bei einer Ermahnung nicht der Fall. Sie müssen also nicht befürchten, dass der Arbeitgeber Ihnen beim nächsten vergleichbaren Pflichtverstoß kündigt.

Das bedeutet allerdings nicht, dass Sie vor einer Kündigung geschützt sind. Bei einem erneuten Fehlverhalten kann der Arbeitgeber Sie abmahnen, worauf die Kündigung folgen kann. Außerdem kann Ihnen bei gravierendem Fehlverhalten eine außerordentliche und fristlose Kündigung drohen. Es ist also immer ratsam, dem Arbeitgeber keinen Grund mehr für Beanstandungen zu geben, um mögliche unerwünschte Folgen zu vermeiden.

Hat eine Ermahnung Konsequenzen?

Eine Ermahnung bleibt in arbeitsrechtlicher Hinsicht ohne Folgen. Eine mögliche verhaltensbedingte Kündigung setzt in der Regel eine vorherige Abmahnung durch den Arbeitgeber voraus. Trotzdem kann eine Ermahnung ein Nachteil sein, vor allem, wenn Sie uneinsichtig sind oder sich nicht entschuldigen, wenn die Vorwürfe des Arbeitgebers zutreffen. Der Arbeitgeber ist dann womöglich schlecht auf Sie zu sprechen, was die Zusammenarbeit belasten kann.

Ermahnung: Schriftlich oder mündlich?

Arbeitgeber haben die Wahl: Sie können eine schriftliche Ermahnung erteilen oder den Arbeitnehmer mündlich ermahnen. Eine mündliche Ermahnung hat aus Arbeitgebersicht den Nachteil, dass der Unmut des Arbeitgebers beim Arbeitnehmer womöglich nicht in vollem Ausmaß ankommt. Wird die Ermahnung mündlich erteilt, kann das wie eine kurze Kritik am Rande wirken, die der Beschäftigte womöglich nicht sonderlich ernst nimmt.

Deutlicher wird ein Arbeitgeber mit einer schriftlichen Ermahnung. Die Tatsache, dass der Arbeitgeber sich die Zeit genommen hat, eine schriftliche Ermahnung aufzusetzen, zeigt, dass es ihm mit seiner Kritik ernst ist. Außerdem kann eine schriftliche Ermahnung zur Personalakte des Mitarbeiters genommen werden, was ihr zusätzliches Gewicht verleiht.

Kann man verlangen, dass eine Ermahnung aus der Personalakte genommen wird?

Wenn sich in der Personalakte eine Ermahnung findet, hat das unmittelbar keine Konsequenzen für betroffene Arbeitnehmer. Trotzdem kann eine Ermahnung in der Personalakte hinderlich für das berufliche Fortkommen sein. Als besonders störend empfinden Betroffene Ermahnungen, die sich auf unberechtigte Vorwürfe beziehen. Kann man verlangen, dass der Arbeitgeber die Ermahnung aus der Personalakte nimmt?

Es kommt darauf an. In juristischer Hinsicht kann es berechtigt sein, zu verlangen, dass eine Ermahnung aus der Personalakte genommen wird, wenn die Vorwürfe nicht stimmen. Sie können Ihren Arbeitgeber auch zur Entfernung der Ermahnung auffordern, wenn diese inhaltlich schwammig ist und dadurch nicht klar ist, worauf sich der Arbeitgeber eigentlich bezieht.

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