Warum eine Abwesenheitsnotiz wichtig ist und wie sie formuliert wird

Wohl jeder hat schon auf eine verschickte Mail eine Abwesenheitsnotiz erhalten. Im Idealfall enthielt diese alle relevanten Informationen: Von wann bis wann ist der Empfänger abwesend und was passiert in der Zwischenzeit mit eingehenden Mails?

Häufig wird die Abwesenheitsnotiz jedoch zwischen Tür und Angel verfasst. Sie enthält Fehler oder Botschaften, die eigentlich ungewollt sind. Damit Ihnen das nicht passiert, lohnt es sich, sich näher mit diesem Thema zu befassen, um künftig professionell und seriös die Abwesenheit mitteilen zu können.

Was versteht man eigentlich unter einer Abwesenheitsnotiz?

Urlaub, Krankheit, Dienstreise, verlängertes Wochenende … es gibt verschiedene Gründe, für ein paar Tage oder gar Wochen nicht am Arbeitsplatz zu sein. Es gehört zum guten Ton, Kunden, Kollegen und Geschäftspartnern mitzuteilen, wenn Sie vorübergehend nicht auf Ihre Mails zugreifen können. Die Mailprogramme bieten eine Funktion, in welcher Sie das Datum der Abwesenheit sowie einen kurzen Text verfassen können. Sobald eine Mail im gewählten Zeitraum eintrifft, verschickt das Programm automatisch die Abwesenheitsnotiz. Diese wird auch auto-response genannt.

Warum sollten Sie eine Abwesenheitsnotiz erstellen?

Nicht jede Mail ist gleich wichtig. Sind Sie im Büro, entscheiden Sie wahrscheinlich nach Dringlichkeit, wann der Absender eine Antwort bekommt. Wichtige Anfragen oder Bestellungen sollten zeitnah bearbeitet werden. Während Sie außer Haus sind, bleibt die Post zwangsläufig unabhängig von deren Inhalt liegen. Um die Absender nicht zu verärgern und diese bei wichtigen Anliegen nicht im Ungewissen zu lassen, verfassen Sie eine Abwesenheitsnotiz.

Was sollte in einer Abwesenheitsnotiz stehen?

Es gibt keine festen Regeln, wie eine automatische Antwort auszusehen hat. Im Geschäftsleben hat es sich jedoch bewährt, einige Punkte zu beachten:

• Mails mit einer leeren oder nichtssagenden Betreffzeile werden häufig gar nicht gelesen. Je nach Mailanbieter oder Mailprogramm erscheint bereits automatisch in der Betreffzeile der Hinweise, dass Sie abwesend sind.
• Achten Sie bei der Formulierung darauf, dass die Formulierung zu Ihrem Job und Ihrer Stellung passt. Richten Sie als Chefsekretärin die Abwesenheitsnotiz für Ihren Vorgesetzten ein, dürfen Sie nicht so kreativ sein, wie zum Beispiel ein inhabergeführtes Handwerksunternehmen, welches hauptsächlich für Stammkunden tätig ist.
• Bedanken Sie sich für die Mail und erwähnen Sie gleich im nächsten Satz den Zeitraum Ihrer Abwesenheit.
• Im nächsten Absatz sollte der Empfänger erfahren, was mit seinem Anliegen passiert: Antworten Sie sofort nach Ihrer Rückkehr? Oder gibt es für dringende Angelegenheiten eine Vertretung? Dann geben Sie Namen, eventuell die Funktion und natürlich die Mailadresse des Kollegen oder der Kollegin an.
• Die Grußformel muss auf Ihre Zielgruppe abgestimmt sein. Sind Feiertage der Grund für die Abwesenheit, wirkt es sympathisch, wenn Sie zudem schöne Festtage wünschen.

Was nicht in eine Abwesenheitsnotiz gehört

Sie freuen sich, dass Sie endlich in den Urlaub fahren dürfen? Das ist verständlich. Vermeiden Sie bei aller Vorfreude Sätze wie: „Während mich Ihre Mail erreicht, liege ich am Strand und tanke Sonne“ oder „Juhu, endlich Urlaub, den habe ich mir verdient!“. Bedenken Sie, dass nicht nur Kollegen und Stammkunden schreiben, sondern womöglich auch Behörden oder ein Neukunde. Für diese wirkt eine zu persönliche automatische Abwesenheitsmeldung wahrscheinlich befremdlich und unseriös.

Eine Ausnahme: Betriebsferien dürfen erwähnt werden. Teilen Sie in diesem Fall mit, dass Sie aufgrund von Betriebsferien nicht anwesend sind. Erwähnen Sie unbedingt, ob Mails in dieser Zeit umgeleitet und gelesen oder erst nach Ihrer Rückkehr bearbeitet werden.

Aber auch andere Gründe, weshalb die Mail im Moment nicht beantwortet werden kann, haben in einer auto-response nichts zu suchen:

• Abwesenheitsnotiz bei Krankheit – Es gehört nicht in die Geschäftskorrespondenz, dass Sie am Blinddarm operiert werden oder ein gebrochenes Bein haben.
• Abwesenheitsnotiz wegen Schwangerschaft oder Elternzeit – Auch das interessiert bei beruflichem Schriftwechsel niemanden. Vielleicht haben Sie mit dem ein oder andere Geschäftspartner einen netten Kontakt: Dann spricht nichts dagegen, ihm in einer späteren Mail oder am Telefon zu erzählen, dass Ihr Baby nun auf der Welt ist. Aber vergessen Sie nicht, dass die Abwesenheitsnotiz auch auf dem Rechner von Fremden landet.
• Abwesenheitsnotiz wegen Fortbildung – In diesem Fall könnten Sie, sofern die Weiterbildung für den Job relevant ist, kurz darauf eingehen. Eine mögliche Formulierung wäre: „Vom 10. bis 24. April bin ich aufgrund einer Weiterbildung nicht im Büro.“ Oder persönlicher: „Um Sie künftig noch besser beraten zu können, werde ich vom 10. bis 24. April an einer Fortbildung teilnehmen.“
• Abwesenheitsnotiz wegen Kündigung – Ihr Arbeitsverhältnis ist gekündigt. Sie haben noch Überstunden oder Ihr Chef stellt Sie frei. Machen Sie sich keinesfalls in der Abwesenheitsnotiz Luft, auch dann nicht, falls Sie im Streit das Unternehmen verlassen. Eine mögliche Formulierung: „Vielen Dank für Ihre Mail. Ich arbeite ab 15. Juni 2020 nicht mehr in der Firma XY. Bitte wenden Sie sich an meine Nachfolgerin, Frau XYZ. Besten Dank und freundliche Grüße.“ Sofern Sie regelmäßig schriftlichen Austausch mit Geschäftspartnern hatten, fügen Sie hinzu: „Ich danke Ihnen für die gute Zusammenarbeit und wünsche Ihnen alles Gute.“

Grundsätzlich sind Sie frei, welchen Text Sie für die Abwesenheitsnotiz verwenden. Orientieren Sie sich am besten daran, wie dies im Unternehmen allgemein gehandhabt wird.

Achten Sie unbedingt auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik. Bitten Sie eine Kollegin oder einen Kollegen, den Text der Abwesenheitsnotiz durchzulesen und Ihnen Feedback zu geben. Falls Sie allein im Büro sind, lesen Sie mit etwas zeitlichem Abstand selbst nochmals Korrektur. Eigene Schreibfehler werden häufig übersehen.

Vorlage für eine Abwesenheitsnotiz

Sie können den Text Ihrer Abwesenheitsnotiz immer wieder als Muster verwenden. Allerdings muss er jedes Mal neu angepasst werden. Vergewissern Sie sich, ob das angegebene Datum stimmt. Es ist peinlich, wenn im Oktober ein Kunde informiert wird, dass Sie im Mai eine Woche nicht im Büro sein werden.

Fazit: Die automatische Antwort muss freundlich, professionell und fehlerfrei erstellt werden. Zurück am Arbeitsplatz sollten Sie die Anfragen umgehend beantworten. Wenn sehr viel Post während Ihrer Abwesenheit eingetroffen ist, können Sie die Notiz einen Tag länger laufen lassen, um Zeit für die Beantwortung zu gewinnen. Das sollte allerdings eine Ausnahme bleiben.

Bildnachweis: Kaspars Grinvalds / Shutterstock.com