Zeitfresser im Alltag: Rechtzeitig erkennen, vorbeugen & verhindern

Zeit ist für viele Menschen ein knappes Gut. Besonders ärgerlich ist es, wenn bestimmte Aufgaben durch Zeitfresser unnötig viel Zeit kosten. Hier erfahren Sie, wie Sie Zeitfresser im beruflichen und privaten Alltag erkennen können. Und wir geben Ihnen Tipps, um Zeitfresser an der Arbeit, im Haushalt und in Ihrer Freizeit zu eliminieren.

Zeitfresser: Für viele Menschen alltägliche Begleiter

Ein Zeitfresser ist ein Vorgehen oder eine Angewohnheit, die Zeit kostet, und zwar typischerweise unnötig viel Zeit. Man nennt sie auch Zeiträuber oder Zeitdiebe. Gäbe es bestimmte Zeitfresser nicht, bekäme man Aufgaben schneller erledigt und Aktivitäten würden weniger Zeit in Anspruch nehmen. Dabei kann es sich sowohl um Tätigkeiten handeln, die unweigerlich lange dauern, oder die durch eine bestimmte Vorgehensweise oder ein bestimmtes Verhalten mehr Zeit kosten als nötig. Oft hindern Zeitfresser einen daran, seine Zeit effizient zu nutzen.

Wenn der Zeitfresser nicht die Aufgabe an sich ist, sondern Verhaltensweisen betrifft, die Zeit kosten, hängt das meist damit zusammen, dass die Tätigkeit monoton, langweilig oder aber besonders komplex ist. Für die Zeitfresser sorgt man dann in der Regel selbst – weil man sich nur allzu gerne von der ungeliebten Tätigkeit ablenken lässt. Somit sind Zeitfresser häufig Ablenkungen, die einen in der Konzentration stören. Wer sich durch viele Unterbrechungen immer wieder neu in eine Aufgabe hineindenken muss, braucht dafür länger. Er wird die Aufgabe sehr wahrscheinlich auch als anstrengender und lästiger empfinden, als wenn er fokussiert durcharbeiten würde.

Es gibt sowohl innere als auch äußere Zeitfresser. Innere Zeitfresser entstehen aus einem selbst heraus, äußere Zeitfresser sind meist Ablenkungen von außen. Ein innerer Zeitfresser könnte zum Beispiel die vorübergehende Unfähigkeit sein, sich zu konzentrieren. Oder die Prokrastination von ungeliebten Aufgaben. Ein äußerer Zeitfresser ist vielleicht das Handy, das einen immer wieder aus der Arbeit herausreißt. Wenn eine Aufgabe (unnötig) lange dauert, kann auch ein Zusammenspiel an inneren und äußeren Zeitfressern schuld daran sein.

Zeitfresser: Beispiele für typische Zeitfresser

Wie können Zeitfresser konkret aussehen? Das hängt davon ab, ob es sich dabei um Aufgaben handelt, die unweigerlich lange dauern, um suboptimale Verhaltensweisen oder um Ablenkungen. Fangen wir mit den langwierigen Aufgaben an: Vielleicht muss eine Arbeitnehmerin jede Woche einen längeren Report schreiben, in dem sie detailliert darlegt, wie sie ihre Arbeitstage genutzt hat. Das kostet womöglich viel Zeit. Ein Zeitfresser, den man nur bedingt beeinflussen kann, könnten auch Meetings sein. Der Arbeitsalltag vieler Beschäftigter ist geprägt durch ständige Meetings, bei denen oft wenig zustande kommt und die einem Zeit rauben.

Suboptimale Vorgehensweisen kosten unnötig Zeit

Manchmal ergeben sich Zeitfresser, weil man mit einer suboptimalen Vorgehensweise an Aufgaben und Tätigkeiten herangeht. In manchen Fällen hat man Einfluss auf solche Zeitfresser, in anderen Fällen nicht. Ein Beispiel hierfür könnte ein Meeting sein, dass unnötig lange dauert. Es bringt die Beteiligten kaum voran, im Gegenteil: Sie wären womöglich schneller gewesen, wenn jeder für sich bestimmte Überlegungen angestellt oder einfach mit der Arbeit begonnen hätte. In diese Kategorie von Zeitfressern fallen auch Herangehensweisen an Aufgaben, die umständlich sind und den Prozess unnötig in die Länge ziehen.

Ein Beispiel hierfür können E-Mails sein. In vielen Firmen ist es nicht mehr üblich, per Telefon zu kommunizieren. Stattdessen werden E-Mails geschrieben, was vermeintlich schnell gemacht ist, aber in manchen Fällen wesentlich länger dauern kann als ein Telefonat. Das gilt besonders, wenn es darum geht, sich auf etwas zu einigen, oder wenn Fragen geklärt werden müssen. Ebenso gut können Telefonate Zeitfresser sein, wenn sie unnötig lange dauern. Wenn der Gesprächspartner zum Beispiel nicht aufhört, zu reden, wäre eine E-Mail womöglich wirklich schneller gewesen. 

Perfektionismus als Problem

Ein Zeitfresser im Arbeitsalltag kann auch mangelnde Ordnung sein, zum Beispiel in Bezug auf Unterlagen oder die digitale Ordnung auf dem PC. Dadurch dauert es womöglich unnötig lange, bis jemand mit einer Aufgabe überhaupt anfangen kann. Er muss zum Beispiel erst lange nach einer Datei auf dem Computer oder einem Dokument suchen, das nicht ordnungsgemäß abgeheftet ist.

Wenn etwas unnötig viel Zeit beansprucht, kann auch Perfektionismus dahinterstecken. Viele Perfektionisten könnten wesentlich schneller fertig sein, wollen aber alles zweihundertprozentig erledigen. Den Unterschied bemerkt am Ende womöglich nicht einmal jemand. Ein Problem ist auch Multitasking: Es ist ein Trugschluss, zu glauben, damit sei man schneller. Das Gegenteil ist der Fall: Das Gehirn kann nicht mehrere komplexe Aufgaben gleichzeitig erledigen, sondern muss ständig hin- und herschalten. Das kostet mentale Kapazitäten.

Viele Zeitfresser fallen in die Kategorie Ablenkungen. Im Büro können es zum Beispiel Kollegen sein, die einen von der Arbeit abhalten. Sie kommen dann etwa am Arbeitsplatz vorbei und verwickeln einen in eine Unterhaltung. Oder sie unterhalten sich laut mit anderen, wodurch es einem schwerer fällt, sich auf seine Arbeit zu konzentrieren. Lärm ist allgemein ein Problem, weshalb es in Großraumbüros schwerer sein kann, zügig mit der Arbeit durchzukommen. Das gilt besonders für Phasen, wo die Konzentration ohnehin schon verringert ist.

Der ständige Blick aufs Smartphone

Viele Menschen lenken sich selbst ab. Das kann in Form des Smartphones geschehen, das vor einem auf dem Schreibtisch liegt. Vibriert es, ist man sofort raus aus seiner aktuellen Aufgabe, weil man die Benachrichtigung checken möchte. Oder man surft in Phasen der Langeweile oder Unkonzentriertheit im Internet oder scrollt sich durch soziale Netzwerke. Auch das sind Zeitfresser, die oft wesentlich mehr Zeit beanspruchen, als Betroffenen bewusst ist.

Im privaten Bereich sind Zeitfresser oft jene Tätigkeiten, auf die man wenig Lust hat, die aber erledigt werden müssen, oder Ablenkungen, die einem nicht wirklich etwas bedeuten. Ein Zeitfresser könnte zum Beispiel das abendliche Kochen mitsamt dem Abwasch sein, oder das Begleiten von Kindern zu deren Freizeitaktivitäten. Auch hier spielt das Handy oft eine große Rolle: Viele Menschen greifen automatisch zum Handy, wenn ihnen langweilig ist. Das ewige Scrollen führt aber oft nicht wirklich zu einer Befriedigung und wird später oft als Zeitverschwendung angesehen.

Warum Sie Zeitfresser aus Ihrem Alltag verbannen sollten

Zeitfresser – schon der Begriff legt nahe, dass es sich dabei nicht um etwas Positives handelt, sondern um etwas, das einem etwas raubt. In diesem Fall Zeit. Es gibt zwar Zeitfresser, um die werden Sie nicht drumherum kommen. Gemeint sind jene Aufgaben im privaten und beruflichen Alltag, die einfach viel Zeit in Anspruch nehmen. Sie lassen sich nicht wirklich beschleunigen und sind auch nötig, so dass man sie nicht umgehen kann. Mit solchen Zeitfressern werden Sie leben müssen.

Bei anderen Zeitfressern haben Sie hingegen selbst in der Hand, wie stark Sie davon betroffen sind. Zeitfresser an der Arbeit zum Beispiel sind oft Tätigkeiten, die Sie nicht voranbringen, vielleicht sogar aktiv ablenken. Wenn Ihr Arbeitsalltag voll mit solchen Zeiträubern ist, brauchen Sie womöglich insgesamt länger. Das kann nicht nur bedeuten, dass Sie Überstunden machen müssen.

Sie haben vielleicht auch mehr Stress, die Arbeit wird anstrengender und Sie haben eher schlechte Laune. Das kann schnell frustrieren, außerdem könnten Sie womöglich bessere Leistungen erbringen, wenn Sie es schaffen würden, bestimmte Zeitfresser aus Ihrem Berufsalltag zu verbannen. Zeitfresser können in manchen Fällen ein echtes Hindernis für die Karriere sein.

Auch im Privaten sind Zeitfresser im Alltag ein Problem. Für viele Beschäftigte ist Zeit ohnehin ständig knapp. Das Wochenende ist schnell vorbei, und auch der Feierabend geht oft viel zu schnell vorüber. Wenn Sie sich dann noch unnötig mit Zeitfressern aufhalten, haben Sie noch weniger von Ihrer Freizeit. Sie können die freie Zeit wahrscheinlich auch weniger genießen.

Ein Beispiel ist das Handy: Für viele Menschen ist der Drang, soziale Medien oder andere Seiten zu checken, groß. Beim Scrollen wird Dopamin ausgeschüttet, was süchtig machen kann. Das Problem: Als wirklich bereichernd empfinden viele Menschen die Zeit am Handy nicht. Stattdessen bleibt ihnen weniger Zeit für Dinge, die ihnen wirklich guttun. Wenn Sie es schaffen, Zeitfresser zu eliminieren, kann das Ihr Wohlbefinden steigern und zu mehr Zufriedenheit führen.

Wie kann man Zeitfresser eliminieren?

Egal, ob es um Zeitfresser im Büro geht oder um Zeitfresser im Alltag – Zeiträuber können eine echte Belastung sein, Ihnen unnötig Stress machen oder Ihre Zufriedenheit verringern. Wenn Sie mit Zeitfressern ein Problem haben, ist es Zeit, ihnen den Kampf anzusagen. Wie Sie Zeitfresser eliminieren können, erfahren Sie hier.

Zeitfresser identifizieren

Um Zeitfresser zu eliminieren, müssen Sie wissen, welche Zeitfresser es in Ihrem beruflichen und privaten Alltag gibt. Das Ziel ist im ersten Schritt also, Zeitfresser zu identifizieren. Dazu kann es hilfreich sein, mal einen Tag lang (oder mehrere Tage) minutiös aufzuschreiben, womit Sie Ihre Zeit verbringen. Schreiben Sie dabei auch kleine Details auf, zum Beispiel, dass Sie sich zehn Minuten lang durch Instagram gescrollt haben oder zehn Minuten an einer kurzen E-Mail gefeilt haben.

Wenn Sie detailliert aufschreiben, was Sie machen, werden Sie Zeitfresser schnell erkennen. Dann können Sie im nächsten Schritt eine Zeitfresser-Liste machen. Das sind die Punkte, an denen Sie etwas verändern möchten. Sie möchten zum Beispiel anders an bestimmte Aufgaben herangehen, bestimmte Tätigkeiten reduzieren oder Ablenkungen widerstehen. Indem Sie diese Zeitfresser auf eine Liste schreiben, sind Sie gewappnet und können sich einen Plan machen, wie Sie mit diesen Aspekten künftig umgehen. 

Verhalten ändern

Sie kennen nun die wichtigsten Zeitfresser in Ihrem Leben? Prima – dann können Sie sich jetzt daran machen, anders mit diesen Dingen umzugehen. Das geht natürlich nur bei Tätigkeiten, die Sie beeinflussen können. Aus unproduktiven Meetings an der Arbeit können Sie sich nicht einfach in Eigenregie ausklinken (wobei Sie durchaus mit dem Chef darüber sprechen könnten, ob bestimmte Meetings wirklich in dieser Form nötig sind, wenn Sie darin ein Problem sehen).

Was Sie gegen Zeitfresser an der Arbeit oder im privaten Alltag tun können, hängt davon ab, um welche Zeiträuber es sich handelt. Vielleicht haben Sie erkannt, dass Sie als Perfektionist zu viel Zeit in bestimmte Aufgaben stecken. Dann kann es helfen, sich ein realistisches Zeitlimit für bestimmte Tätigkeiten zu setzen. So haben Sie den nötigen Druck, die Aufgabe rasch zu erledigen – und wenn Sie es nicht im Zeitlimit schaffen, sind Sie zumindest daran erinnert, dass Sie gerade Extra-Zeit aufwenden.

Es kann sein, dass Sie feststellen, dass Sie Ihre Freizeit nicht so verwenden, wie es Sie eigentlich gerne möchten. Vielleicht träumen Sie davon, mehr zu lesen, sich einem Hobby zu widmen, sich mehr zu bewegen oder kreativ zu werden. Die Realität sieht womöglich ganz anders aus – vielleicht gehen Sie den Weg des geringsten Widerstands, indem Sie nach der Arbeit einfach den Fernseher einschalten oder sich mit dem Handy auf die Couch setzen. Wenn Sie das glücklich macht, ist alles gut. Wenn nicht, wird es Zeit, Ihre Zeit bewusster zu nutzen. Auch hier kann es hilfreich sein, sich vorher zu überlegen, was Sie gerne machen möchten, und das dann auch tatsächlich durchzuziehen.

Zeitfressern vorbeugen: Ablenkungen reduzieren

Damit Zeitfresser gar nicht erst eine Chance haben, ist es wichtig, ihnen vorzubeugen. Das geht nicht immer, aber in vielen Bereichen ist Prävention möglich. Sie sollten besonders auf der Hut sein, wenn es um Ablenkungen geht. Widerstehen Sie Impulsen, während der Arbeit nach dem Handy zu greifen oder im Internet zu surfen. Das bringt Sie nicht voran und sorgt dafür, dass Sie mit Ihren eigentlichen Aufgaben länger brauchen. Wenn es praktikabel ist, können Sie auch das WLAN vorübergehend ausschalten.

Der Drang nach Zerstreuung kann auch ein Zeichen dafür sein, dass Sie eine Pause brauchen, weil Sie sich nicht mehr konzentrieren können. Im besten Fall machen Sie nach spätestens einer Stunde eine kurze Pause von fünf bis zehn Minuten. Das gibt dem Gehirn Zeit, sich zu regenerieren, und macht Sie leistungsfähiger. Viele Menschen glauben, dass sie sich Pausen nicht leisten könnten. Das Gegenteil ist oft der Fall: Ohne Pausen dauert es nicht selten länger. 

Überlegen Sie, welche Ablenkungen Sie minimieren können. So können Sie an der Arbeit zum Beispiel Ihr E-Mail-Programm nicht ständig geöffnet lassen, damit eingehende Mails Sie nicht immer wieder aus der Arbeit herausreißen. Es kann auch sinnvoll sein, die Tür zu Ihrem Büro zu schließen, um sich nicht von den Kollegen oder Lärm ablenken zu lassen.

Tage planen

Auch ein besseres Zeitmanagement kann nützlich sein, um Zeitfresser zu eliminieren. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie nie das schaffen, was Sie sich vorgenommen hatten, kann es helfen, Ihre Tage zeitlich zu planen. An der Arbeit können Sie sich zum Beispiel To-do-Listen machen, etwa für jeden Tag oder für eine Woche. Anschließend teilen Sie sich Ihre Tage zeitlich so ein, dass Sie alles schaffen. Planen Sie dabei ausreichend Pausen und Puffer ein.

Auch im privaten Bereich können Sie vorher überlegen, wie Sie Ihre Zeit verbringen wollen. Denken Sie dabei nicht nur an Dinge, die Sie erledigen müssen, sondern auch an schöne Aktivitäten, auf die Sie Lust haben und die Ihnen guttun. Machen Sie sich zum Beispiel vor Ihrem Feierabend oder dem Wochenende einen Plan, wie Sie die Zeit nutzen möchten. Das reduziert das Risiko, dass Sie am Ende doch nur auf der Couch hängen und sich treiben lassen.

Bildnachweis: Foxy burrow / Shutterstock.com