Eine gute Urlaubsvertretung fördert Ihre Erholung

Ganz gleich, in welcher Branche Sie tätig sind: Treten Sie Ihren Urlaub an, ohne für eine Vertretung gesorgt zu haben, leidet die Erholung darunter. Entweder müssen Sie damit rechnen, dass Chef und Kollegen Ihnen hinterhertelefonieren oder aber damit, dass bei der Rückkehr zum Arbeitsplatz Chaos auf Sie wartet. Das bezieht sich nicht nur auf eine überquellende Ablagen, sondern im schlimmsten Falle auch auf verärgerte Kunden und Geschäftspartner.

Eine Frau am Flughafen, sie hat für ihren Urlaub eine Urlaubsvertretung gefunden

Im Urlaub erreichbar für den Arbeitgeber?

Laut einer Umfrage des Digitalverbands Bitkom werden rund 70 Prozent aller Arbeitnehmer in Deutschland auch im Urlaub von Vorgesetzen oder Kollegen kontaktiert. Ein Arbeitgeber darf jedoch nicht verlangen, dass seine Mitarbeiter während des Urlaubs ständig per Mail, Telefon oder WhatsApp erreichbar sind. Deshalb sollten die nötigen Vorbereitungen getroffen werden, damit auch während der Abwesenheit am Arbeitsplatz alles reibungslos weiterlaufen kann.

Denken Sie rechtzeitig an eine Urlaubsvertretung

Eigentlich ist es Sache des Chefs, eine Kollegin oder einen Kollegen zu bestimmen, der während Ihrer Urlaubsabwesenheit die Vertretung übernimmt. Manche Unternehmen besitzen einen eigenen Plan, der regelt, welche Kollegen einander bei Abwesenheit gegenseitig vertreten. Andere überlassen es dem Team, sich untereinander abzusprechen. Wichtig ist, dass die Urlaubsvertretung mit Ihrer Arbeit vertraut ist und diese zusätzliche Aufgabe nicht widerwillig übernimmt.

Die meisten Teamleiter freut es zudem, wenn Mitarbeiter selbstständig eine geeignete Vertretung vorschlagen. Wie auch immer die Regelung bei Ihrem Arbeitgeber aussieht: Lassen Sie Ihre Urlaubsvertretung nicht ins kalte Wasser springen!

Vorbereitung der Urlaubsvertretung

Informieren Sie Ihre Vertretung frühzeitig. So bleibt genügend Zeit für Vorbereitungen und sicher findet sich auch ein Termin für eine persönliche Übergabe. Empfehlenswert ist eine To-do-Liste für sich selbst und eine für die Kollegin oder den Kollegen.

Was sollten Sie vor dem Urlaub erledigen?

Erledigen Sie dringende Termine und Besprechungen nicht auf den letzten Drücker. Vermeiden Sie auch, Arbeiten, die Sie persönlich erledigen müssen, auf den letzten Tag zu verschieben.
Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf und legen Sie gegebenenfalls Unterlagen bereit, die während Ihrer Abwesenheit wahrscheinlich gebraucht werden.
Legen Sie eine Ablage mit mehreren Fächern für Ihre Urlaubsvertretung an und beschriften Sie diese beispielsweise mit „zu erledigen“, „erledigt“ und „zur Kenntnisnahme“.
Erstellen Sie eine Liste mit den anfallenden Routinearbeiten, wie Posteingang, Ablage, Mails beantworten etc.
Sorgen Sie dafür, dass die wichtigsten Passwörter weitergegeben werden.
Leiten Sie die Mails zu Ihrer Vertretung um und vergessen Sie nicht, an Ihrer E-Mail-Adresse eine entsprechende Abwesenheitsnotiz zu hinterlassen.
Auch für das Telefon sollte eine Weiterleitung eingerichtet werden.
Schreiben Sie eine Liste mit den wichtigsten Kunden und Ansprechpartnern und deren Kontaktdaten.
Stellen Sie nötige Vollmachten aus.
Machen Sie sich Stichpunkte darüber, was persönlich besprochen werden muss. Denn im Urlaubsfieber geht schnell etwas vergessen.

Wie sollte sich die Urlaubsvertretung vorbereiten?

Ihre Urlaubsvertretung muss für ein, zwei oder mehr Wochen zusätzlich zu ihrem Arbeitspensum weitere Aufgaben übernehmen. Auch sie muss sich entsprechend organisieren und vorbereiten.

Ihre Urlaubsvertretung sollte sich rechtzeitig mit den zusätzlichen Aufgaben vertraut machen. Im Idealfall arbeiten Sie bereits zusammen in einem Büro oder an einem Projekt. Ist dies nicht der Fall, ist es ratsam, die Übergabe frühzeitig vorzubereiten.
Zu einer optimalen Vorbereitung gehört es, sich Notizen zu machen und zentrale Fragen zu stellen, solange Sie noch im Haus sind.
Das Pensum der anfallenden Zusatzarbeiten lässt sich nicht immer voraussagen. Eine Urlaubsvertretung sollte nicht mit der Einstellung „Das schaffe ich locker nebenher“ an die Arbeit gehen, sondern sich seriös darauf einstellen. Dazu gehört beispielsweise, die eigenen Aufgaben entsprechend zu organisieren, damit die vorübergehenden neuen Aufgaben nicht unter dem Mehraufwand leiden.

Wer kann die Urlaubsvertretung übernehmen?

Meistens vertreten sich Teamkollegen gegenseitig. In der Regel ist das für alle Beteiligten die einfachste Lösung: Die Kollegen kennen die Arbeitsabläufe im Unternehmen und können durch die räumliche Nähe die wichtigsten Instruktionen erhalten, ohne dass spezielle Termine vereinbart werden müssen.

Optimal ist diese Lösung jedoch nur, wenn der Teamzusammenhalt stimmt und das gegenseitige Vertrauen da ist. Schlechte Arbeitsatmosphäre geprägt von Neid und Konkurrenzdenken löst verständliche Bedenken aus: Immerhin bekommt die Urlaubsvertretung Einblicke in die Art und Weise Ihrer Arbeit, kommuniziert mit Ihren Kunden und hat Zugang zu Ihrem PC und Arbeitsplatz.

Gut zu wissen: Je nach Arbeitsaufwand und erforderlichem Fachwissen kann die Urlaubsvertretung auch auf mehrere Personen übertragen werden.

Können Auszubildende für Urlaubsvertretung eingespannt werden?

Grundsätzlich ist es in Absprache mit dem Vorgesetzten erlaubt, während der Urlaubsabwesenheit dem Auszubildenden Aufgaben zu übertragen. Folgendes müssen Sie diesbezüglich bedenken:

Es ist ein Vertrauensbeweis, einem jungen Menschen, der noch in Ausbildung ist, einige Bereiche Ihrer Arbeit zu übergeben. Bietet er übermotiviert an, alles zu erledigen, geht das natürlich nicht. Ein Auszubildender darf keine Verantwortung für ein Projekt oder eine Dienstleistung übernehmen.
Nehmen Sie sich Zeit, ihn gründlich auf die Aufgabe vorzubereiten. Bedenken Sie dabei das jeweilige Lehrjahr und den Kenntnisstand des Auszubildenden.
Organisieren Sie eine Ansprechperson für den Auszubildenden.
Denken Sie zudem daran, dass der Azubi nicht ständig anwesend ist, da außerdem die Berufsschule besucht.
In Produktion und Handwerk bestimmt das Arbeitsgesetz, welche Tätigkeiten ein Auszubildender selbstständig ausführen darf.

Ist eine externe Urlaubsvertretung eine gute Idee?

Als Angestellter dürfen Sie ohne Rücksprache mit dem Vorgesetzten keine externe Urlaubsvertretung einspannen. Besprechen Sie deshalb rechtzeitig mit ihm die Situation, wenn sich intern keine geeignete Vertretung finden lässt. Es würde den Rahmen dieses Beitrags sprengen, ausführlich über Vor- und Nachteile einer externen Urlaubsvertretung und die rechtliche Lage einzugehen. Deshalb nur kurz zusammenfasst die wichtigsten Punkte:

Es ist in der heutigen Zeit vergleichsweise leicht, eine virtuelle Sekretärin zu finden. Das entsprechende Angebot ist groß. Doch Vorsicht: Die Berufsbezeichnung ist nicht geschützt und noch längst nicht jede Person, die sich virtuelle Sekretärin nennt, hat die entsprechenden Qualifikationen. Lassen Sie sich unbedingt Referenzen zeigen. Fallen Sie nicht auf Billigangebote herein und achten Sie auf Professionalität.
Urlaubsvertretung durch Zeitarbeitsunternehmen ist rechtlich geregelt. Informationen darüber erhalten Sie bei der Bundesagentur für Arbeit.
Fangen Sie nicht zu kurzfristig mit der Suche an. Es sollte Zeit vorhanden sein, verschiedene Angebote zu vergleichen.
Führen Sie Gespräche mit den möglichen externen Mitarbeitern und kümmern Sie sich darum, dass die externe Urlaubsvertretung gut instruiert wird.
Legen Sie beim Vertragsabschluss mit der Zeitarbeiterfirma Wert darauf, dass schriftlich eine Zufriedenheitsgarantie gegeben wird. Das heißt, dass Ersatz gestellt wird, sollte die externe Arbeitskraft krank werden oder nicht den Erwartungen entsprechen.

Und noch ein paar Tipps, bevor Sie sich in den Urlaub verabschieden:

Denken Sie auch an Ihre Pflanzen am Arbeitsplatz: Werden diese während der Abwesenheit von einer Kollegin gegossen oder übernimmt die Urlaubsvertretung die Pflege?
Stellt Ihr Unternehmen seinen Mitarbeitern einen Kühlschrank zur Verfügung? Räumen Sie Ihre Lebensmittel aus oder verschenken Sie diese an Kollegen.
Hinterlassen Sie einen netten Gruß für Ihre Urlaubsvertretung auf dem Schreibtisch.
Besprechen Sie mit Ihrem Teamleiter, wer Sie in wirklich dringenden Fällen kontaktieren darf.

Fazit: Überlassen Sie nichts dem Zufall, wenn Sie Ihren verdienten Urlaub antreten. Kümmern Sie sich rechtzeitig um eine kompetente Urlaubsvertretung und organisieren Sie alles Notwendige. So können Sie im Urlaub beruhigt abschalten und erholt an Ihren Arbeitsplatz zurückkehren.

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