Urlaubsabgeltung: So berechnen Sie Ihren Anspruch richtig

Urlaub muss normalerweise in jedem Fall genommen werden. Geht das zum Ende eines Arbeitsverhältnisses nicht mehr, haben Beschäftigte Anspruch auf eine Urlaubsabgeltung. Wann der Anspruch darauf besteht, wie sich die Höhe der Urlaubsabgeltung berechnet und ob die Zahlung Einfluss auf Arbeitslosengeld hat – hier erfahren Sie alles, was rund um das Thema Urlaubsabgeltung wichtig ist.

Urlaubsabgeltung: Was ist das?

Jeder Arbeitnehmer hat einen gesetzlich verbrieften Anspruch auf Erholungsurlaub. Da diese Zeit, wie der Name schon sagt, der Erholung dient, muss Urlaub grundsätzlich „in Natur“ genommen werden, wie es heißt. Das bedeutet: Der Arbeitgeber muss Ihnen freigeben, und zwar unter Fortzahlung des üblichen Lohns. Normalerweise ist es nicht erlaubt, den Urlaub auszuzahlen, statt ihn zu gewähren. Auf diese Idee könnten Arbeitgeber und auch manche Arbeitnehmer kommen. Das wäre eine Urlaubsabgeltung, die im Regelfall nicht zulässig ist.

Eine Urlaubsabgeltung kommt nur dann infrage, wenn Erholungsurlaub wirklich nicht mehr gewährt werden kann. In diesem Fall darf und muss der Urlaub durch eine entsprechende Zahlung abgegolten werden. Praktisch ist das nur dann der Fall, wenn ein Arbeitsverhältnis ausläuft oder schon beendet wurde. Auch hier gilt aber: Wenn es noch möglich ist, sollten die verbleibenden Urlaubstage vor dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses genommen werden.

So ist die Urlaubsabgeltung gesetzlich geregelt

Die zugrundeliegende Regelung zur Urlaubsabgeltung findet sich im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), genauer in § 7 Abs. 4 BUrlG. Dort heißt es: „Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, so ist er abzugelten“.

Das bedeutet im Umkehrschluss nicht, dass Urlaub sofort finanziell abgegolten werden darf, wenn der Arbeitgeber oder Arbeitnehmer die Kündigung eingereicht hat. Auch wenn das Ende des Arbeitsverhältnisses feststeht, hat Urlaub „in Natur“ Vorrang. Es muss zunächst versucht werden, den Urlaub wie vorgesehen zu gewähren. Wenn das nicht möglich ist, ist eine Urlaubsabgeltung angezeigt.

Urlaubsabgeltung Berechnung: Wie berechnet sich die Höhe der Urlaubsabgeltung?

Die Berechnung der Urlaubsabgeltung ist nicht dem Gutdünken von Arbeitgebern überlassen, sondern gesetzlich geregelt, und zwar in § 11 BUrlG. Entscheidend ist, wie viel Sie pro Tag verdienen würden. Dieses Geld bekommen Sie bei nicht genommenem Urlaub in Form der Urlaubsabgeltung pro Tag des Urlaubsanspruchs. Dabei müssen variable Bestandteile des Gehalts wie zum Beispiel Provisionen berücksichtigt werden.

Zur Berechnung der Urlaubsabgeltung muss zunächst das Quartalsgehalt, also das Gehalt in drei Monaten, ermittelt werden. Ein Quartal umfasst 13 Wochen, wobei das Gehalt der letzten 13 Wochen vor dem Beginn des Urlaubs relevant ist. Hierzu multiplizieren Sie Ihr Gehalt mal 3 (Monate). Anschließend teilen Sie diesen Betrag durch 13 (Wochen), um auf das Wochengehalt zu kommen. Und schließlich teilen Sie dieses Ergebnis durch die Zahl der Tage, die Sie pro Woche arbeiten, also etwa 5.

Urlaubsabgeltung berechnen: Beispiele

Ein Rechenbeispiel: Ein Beschäftigter verdient 2500 Euro brutto im Monat. Sein Quartalsgehalt liegt bei 2500 x 3 = 7500 Euro. Das Wochengehalt macht 7500 / 13 = 576,92 Euro aus. Der Arbeitnehmer arbeitet fünf Tage pro Woche, also teilt man 576,92 Euro durch 5 und kommt auf ein Tagesgehalt von 115,38 Euro. Bei einem Resturlaub von zehn Tagen hätte dieser Beschäftigte Anspruch auf eine Urlaubsabgeltung in Höhe von 1153,80 Euro.

Wer weniger (oder mehr) Tage pro Woche arbeitet, errechnet wie eben gezeigt den üblichen Wochenlohn. Dann teilen Sie diesen Betrag durch die Zahl der Arbeitstage pro Woche, also etwa 3. Nehmen wir an, jemand verdient bei einer solchen Teilzeitbeschäftigung 1500 Euro im Monat. Das sind 4500 Euro im Quartal und 346,15 Euro pro Woche. Auch hier kommt man auf ein Tagesgehalt von 115,38 Euro (346,15 / 3), das als Urlaubsabgeltung pro Urlaubstag ausgezahlt werden müsste.

Freistellung statt Urlaub: Zulässige Alternative zur Urlaubsabgeltung?

Wenn ein Arbeitsverhältnis auf Wunsch des Arbeitgebers endet, kann es sein, dass er seinen Mitarbeiter bis zum Ende der Zusammenarbeit freistellt. Ist das nicht so gut wie Urlaub? Anders gefragt: Kann der Urlaub durch eine solche Freistellung als abgegolten gelten? Nicht automatisch. Es kommt auf die konkrete Regelung an. Wenn die Freistellung widerruflich ist, kann Urlaub damit nicht abgegolten werden. Der Mitarbeiter müsste dann befürchten, wieder zur Arbeit gerufen zu werden. So könnte er nicht verreisen oder seine Zeit wirklich frei einteilen – echte Erholung wäre also nicht möglich.

Eine unwiderrufliche Freistellung, bei der explizit vereinbart wurde, dass ein Teil der Zeit den verbleibenden Urlaub kompensieren soll, kann jedoch zulässig sein. Ein Sonderfall ist eine unwiderrufliche Freistellung mit Verweis auf die Anrechnung dieser Zeit auf offene Urlaubsansprüche, wenn der Arbeitnehmer erkrankt. Mit einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung können Urlaubsansprüche schließlich für einen späteren Zeitpunkt gesichert werden. Das ist in diesem Fall nicht anders: Der Arbeitgeber muss eine Urlaubsabgeltung bei Krankheit und Beendigung des Arbeitsverhältnisses zahlen – vorausgesetzt, der Arbeitnehmer reicht rechtzeitig eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ein.

Fristlose Kündigung: Muss der Urlaub abgegolten werden?

Was ist, wenn der Arbeitgeber oder Arbeitnehmer eine Stelle fristlos kündigt – muss der Urlaub dann ebenfalls abgegolten werden? Genommen werden können verbleibende Urlaubstage naturgemäß nicht mehr. Auch hier gilt dann: Wenn der Urlaub nicht mehr in Natur gewährt werden kann, muss er abgegolten werden. Das gilt nicht nur für fristlose Kündigungen, sondern auch, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer einen Aufhebungsvertrag mit sofortiger Wirkung schließen. Der Urlaubsanspruch – und damit der Anspruch auf eine Urlaubsabgeltung – des Beschäftigten verfällt in solchen Fällen nicht.

Urlaubsabgeltung bei Kündigung: Vorsicht bei nicht genommenem Jahresurlaub

Urlaub, den man in einem Jahr nicht nimmt, nimmt man einfach ins nächste Jahr mit. Viele Arbeitnehmer sind davon überzeugt, dass das problemlos möglich ist, und viele Arbeitgeber machen mit. Juristisch gesehen ist es aber grundsätzlich so, dass Urlaub in dem Jahr genommen werden muss, in dem der Urlaubsanspruch entsteht. Nur in Ausnahmefällen ist eine Übertragung von Resturlaub aufs Folgejahr möglich: Die Urlaubstage können dann noch bis zum 31. März genutzt werden.

Es muss dringende Gründe geben, die mit dem Betrieb oder der Person des Arbeitnehmers zusammenhängen, die es unmöglich machen, den Urlaub im eigentlich vorgesehenen Jahr zu nehmen. Viele Unternehmen nehmen es damit nicht so genau – und wenn der Urlaub dann später noch gewährt wird, gibt es auch keinen Streit. Das kann jedoch anders aussehen, wenn Sie gekündigt haben. Besonders vorsichtig sein sollten Sie, wenn Ihr Arbeitsverhältnis in den ersten Monaten des Jahres ausläuft und Sie im neuen Jahr noch Urlaubstage übrig haben.

Es kann sein, dass der Arbeitgeber behauptet, dass Ihr Urlaub zum 31. Dezember verfallen ist. Dann bekommen Sie weder den Urlaub noch eine Urlaubsabgeltung für nicht genommenen Urlaub. Vereinbaren Sie die Übertragung von Urlaubstagen deshalb unbedingt schriftlich mit dem Arbeitgeber, um auf der sicheren Seite zu sein.

Hat eine Urlaubsabgeltung Einfluss auf Arbeitslosengeld?

Wirkt sich eine Urlaubsabgeltung auf Arbeitslosengeld aus? Dieser Fall ist in § 157 Abs. 2 Drittes Buch Sozialgesetzbuch (SGB III) geregelt. Demnach wird das Arbeitslosengeld um die Tage gekürzt, für die Anspruch auf eine Urlaubsabgeltung besteht. Allerdings ruht der Anspruch auf Arbeitslosengeld in dieser Zeit nur – eine Sperrzeit beim Arbeitslosengeld gibt es also in diesem Fall, anders als etwa nach einer arbeitnehmerseitigen Kündigung, nicht. Sie erhalten dann zu Beginn Ihrer Arbeitslosigkeit für eine gewisse Zeit kein Geld vom Amt. Ihr Gesamtanspruch verringert sich aber nicht, sondern die Bezugsdauer verschiebt sich lediglich nach hinten. Ihnen drohen somit durch eine Urlaubsabgeltung keine Einbußen beim Arbeitslosengeld.

Fallen auf eine Urlaubsabgeltung Steuern an?

In sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht handelt es sich bei einer Urlaubsabgeltung um reguläres Einkommen. Dadurch fallen Steuern auf den Betrag an. Auf die Urlaubsabgeltung müssen außerdem Sozialversicherungsabgaben gezahlt werden – so, wie es bei einer Entgeltfortzahlung während des Urlaubs auch der Fall wäre.

Urlaubsabgeltung einfordern: Wie geht es?

Sie haben zum Ende eines Arbeitsverhältnisses noch Urlaubstage übrig, die Sie nun nicht mehr nehmen können. Der Arbeitgeber hat aber bislang keine Anstalten gemacht, Ihnen eine entsprechende Urlaubsabgeltung zu zahlen. Was nun? Zunächst einmal können Sie Ihren Chef auf das Thema ansprechen – womöglich lässt sich die Angelegenheit ganz schnell und informell klären. Andernfalls können Sie die Urlaubsabgeltung auch schriftlich vom Arbeitgeber einfordern. Dazu erklären Sie, welche Urlaubsansprüche Sie noch haben, warum Sie den Urlaub bis zum Ende Ihres Arbeitsverhältnisses nicht mehr nehmen können und fordern den Arbeitgeber auf, die Urlaubsabgeltung zeitnah an Sie auszuzahlen.

Dazu können Sie zum Beispiel das folgende Urlaubsabgeltung-Musterschreiben nutzen:

Bitte um Urlaubsabgeltung

Sehr geehrte/r Frau/Herr XY,

mein Arbeitsverhältnis endet zum XX.XX.XXXX. Arbeitsvertraglich steht mir bis zu diesem Zeitpunkt noch Resturlaub von X Tagen zu. Aus betrieblichen Gründen ist es nicht möglich, diesen Urlaub noch vor meinem Ausscheiden aus dem Unternehmen zu nehmen, weshalb ich Sie hiermit höflich darum bitte, eine entsprechende Urlaubsabgeltung bis zum XX.XX.XXXX an mich auszuzahlen.

Mit freundlichen Grüßen

Vorname Nachname

Bildnachweis: 99Art / Shutterstock.com