Umgang mit schwierigen Mitarbeitern: Strategien für eine konstruktive Zusammenarbeit

Schwierige Mitarbeiter zu führen, ist oft nicht einfach. Sie sind vielleicht respektlos, demotiviert oder haben ständig schlechte Laune – eine Herausforderung für Führungskräfte. Hier erfahren Sie, welche Typen von schwierigen Mitarbeitern es gibt, warum solche Beschäftigten oft auch für die Kollegen eine Belastung sind und wie man mit ihnen konstruktiv umgehen kann.

Schwierige Mitarbeiter: Eine Typologie

Wohl jeder Chef und jede Chefin hat mindestens einen Mitarbeiter im Team, den man als „schwierig“ empfinden könnte. Was genau macht einen Beschäftigten zu einem schwierigen Mitarbeiter? Das ist letztlich Ansichtssache. Oft kommt es dabei zumindest zum Teil auch auf das Zusammenspiel zwischen Führungskraft und Mitarbeiter an. Der „schwierige“ Mitarbeiter trifft dann womöglich einen Nerv bei seinem Vorgesetzten – eine andere Führungskraft hätte dann vielleicht etwas geringere Probleme mit der betreffenden Person. Somit spielt zwar die Persönlichkeit des Mitarbeiters eine Rolle, aber es kommt auch auf den Charakter und die Erwartungen von Führungskräften an.

Jeder „schwierige“ Mitarbeiter ist anders und stellt für Vorgesetzte eine einzigartige Herausforderung dar. Dennoch: Oft lassen sich schwierige Mitarbeiter in bestimmte Kategorien einteilen. Die folgende Typologie dreht sich um Typen von schwierigen Mitarbeitern, die besonders häufig vorkommen.

Respektlose Mitarbeiter

Ein Mitarbeiter akzeptiert den Vorgesetzten nicht. Ein anderer Mitarbeiter ist respektlos gegenüber dem Vorgesetzten. Solche Mitarbeiter haben entweder ein Problem mit der Führungskraft an sich: Sie mögen den Chef oder die Chefin vielleicht einfach nicht und tun sich deshalb schwer damit, die Autorität des Vorgesetzten zu akzeptieren. Oder es handelt sich um Menschen, denen es allgemein an professionellen, höflichen Umgangsformen mangelt. Dann betrifft das Verhalten der Personen womöglich auch Kollegen und Personen in ihrem privaten Umfeld.

Faule Mitarbeiter

Jeder Arbeitgeber wünscht sich fleißige Mitarbeiter, die sich einbringen und mitdenken. Nicht jeder Mitarbeiter fällt in diese Kategorie. Manche tun nur das Allernötigste – sie haben vielleicht sogar ganz offensichtlich keine Lust auf ihre Arbeit, und das merkt man ihren Leistungen auch an. Es kann unterschiedliche Gründe geben, warum Mitarbeiter nicht genug tun. Sie können zum Beispiel im Job unzufrieden, gelangweilt oder unterfordert sein.

Mitarbeiter, die ständig schlecht gelaunt sind

Nicht einfach ist es auch, Mitarbeiter zu führen, die ständig schlechte Laune haben. Sie sind dann vielleicht mit bestimmten Bedingungen in ihrem Job unzufrieden und deshalb nicht gut drauf. Ebenso kann es sein, dass es einfach zu ihrer Persönlichkeit gehört, sich auf das Negative zu fokussieren. So oder so: Miesepetrige Beschäftigte sind für Vorgesetzte wie Kollegen eine Belastung.

Mitarbeiter, die sich ständig beschweren

Manche Mitarbeiter beschweren sich über alles und jeden. Das kann auf Dauer anstrengend werden, denn solche Menschen finden ein Haar in jeder Suppe. Oft wirkt es, als wollten sie schlicht nicht zufrieden sein, weil sie immer ein neues Problem äußern.

Intrigante Mitarbeiter

Andere Beschäftigte sind aus Sicht von Vorgesetzten schwierige Mitarbeiter, weil sie Intrigen gegen andere spinnen. Sie untergraben damit womöglich die Autorität des Vorgesetzten oder haben einen Kollegen oder eine Kollegin auf dem Kieker. Ein intrigantes Verhalten kann nicht nur die „Opfer“ belasten, es kann auch das Betriebsklima vergiften und das Team spalten.

Kritische Mitarbeiter

Viele Führungskräfte haben ein Problem damit, wenn Mitarbeiter kritisch sind. Dabei gibt es ein breites Spektrum an kritischen Mitarbeitern. Manche denken einfach nur mit und scheuen sich nicht, abweichende Meinungen zu äußern. Solchen Mitarbeitern geht es um die Sache. Andere scheinen grundsätzlich dagegen zu sein – sie lehnen Dinge aus Prinzip ab.

Mitarbeiter, die ständig fehlen

Andere Beschäftigte sind nicht im persönlichen Umgang anstrengend für Vorgesetzte, aber sie sind (fast) nie da: Mitarbeiter, die ständig krankgeschrieben sind. Solche Mitarbeiter fehlen dann entweder auf Dauer wegen einer langwierigen Erkrankung oder sie melden sich immer wieder kurzzeitig krank. Dadurch können Führungskräfte mit ihnen nicht planen und die liegengebliebene Arbeit muss auf die übrigen Mitarbeiter aufgeteilt werden, deren Arbeitsbelastung dadurch steigt.

Warum es so wichtig ist, konstruktiv mit schwierigen Mitarbeitern umzugehen

Wohl jede Führungskraft sieht sich früher oder später mit einem Beschäftigten konfrontiert, den sie als schwierig empfindet. Gibt es einen schwierigen Mitarbeiter im Team, ist das eine Herausforderung für den Vorgesetzten. Es kann auch eine Belastung für die übrigen Mitarbeiter sein, die den Kollegen oder die Kollegin womöglich ebenfalls als anstrengend empfinden. Umso wichtiger ist es, als Führungskraft einen Plan zu haben, wie man mit solchen Mitarbeitern konstruktiv umgeht.

Ein konstruktiver Umgang mit schwierigen Mitarbeitern setzt ein professionelles Verhalten des Chefs oder der Chefin voraus. Vorgesetzte dürfen sich nicht triggern lassen und zum Beispiel auf Beleidigungen durch einen Mitarbeiter ihrerseits ausfallend reagieren. Das würde das Problem nur verschärfen. Gefragt ist vielmehr eine Strategie, die durch Sachlichkeit und Lösungsorientierung gekennzeichnet ist.

Ob Vorgesetzte bei schwierigen Mitarbeitern tätig werden sollten, hängt vom Umfang des Problems ab. Hat der Chef oder die Chefin einfach auf persönlicher Ebene ein Problem mit der betreffenden Person, gibt es objektiv womöglich gar kein Problem. Dann liegt es an der Führungskraft, über die persönlichen Differenzen hinwegzusehen und den Mitarbeiter so zu behandeln wie die übrigen Beschäftigten auch.

Handlungsbedarf besteht jedoch spätestens dann, wenn das Verhalten des schwierigen Mitarbeiters spürbar negative Auswirkungen hat. Vielleicht führt es dazu, dass sich das Betriebsklima verschlechtert, oder vielleicht leistet die betreffende Person schlicht zu wenig. Oder sie vergrault Kunden und schadet dem Ruf des Arbeitgebers. In solchen Fällen sollten Vorgesetzte nicht untätig bleiben, sondern frühzeitig eingreifen. Wie das aussehen kann, erfahren Sie in den nächsten Abschnitten.

Was macht den Mitarbeiter schwierig?

Strategien im Umgang mit schwierigen Mitarbeitern müssen immer zu den Mitarbeitern passen. 08/15-Ansätze sind wenig hilfreich. Deshalb sollten Sie im ersten Schritt versuchen, herauszufinden, warum ein Mitarbeiter aus Ihrer Sicht schwierig ist. Wie verhält sich der Beschäftigte konkret in einer Art und Weise, die Sie als problematisch empfinden?

Versuchen Sie als Nächstes, zu ergründen, wo die Ursachen für das Verhalten des Mitarbeiters liegen könnten. Ist es einfach seine Persönlichkeit? Oder könnte der Mitarbeiter private Probleme haben, die sich auf die Arbeit auswirken? Vielleicht macht er gerade eine schwierige Phase durch oder er hat psychische Probleme. Belastende private Umstände liegen nahe, wenn ein Beschäftigter noch nicht immer schwierig war, sondern das Verhalten erst seit einiger Zeit gehäuft auftritt.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass der Mitarbeiter psychisch stark belastet sein könnte, kann sich ein offenes Gespräch anbieten. In diesem Gespräch können Sie dem Mitarbeiter Ihre Unterstützung anbieten.

Es ist wichtig, im Umgang mit schwierigen Mitarbeitern selbstkritisch zu sein. Hinterfragen Sie Ihre eigene Rolle: Haben Sie – vielleicht unwillkürlich – zu dem Problem beigetragen, zum Beispiel durch Ihre Kommunikation oder Ihre Erwartungen? Solche Aspekte sollten Sie bedenken.

Mit schwierigen Mitarbeitern kommunizieren

Ungeachtet der Frage, woher die Probleme stammen, sollten Sie als Führungskraft mit Bedacht mit schwierigen Mitarbeitern kommunizieren. Sie könnten das Problem ansonsten ungewollt verschärfen. Bei der Kommunikation mit schwierigen Mitarbeitern ist es einerseits wichtig, dass Sie sich möglichst klar und unmissverständlich ausdrücken. So weiß der Mitarbeiter, woran er ist und welche Erwartungen Sie an ihn haben.

Zugleich ist es wichtig, dass Sie in Ihrer Kommunikation empathisch sind. Versuchen Sie, sich in den Mitarbeiter hineinzuversetzen und seine Beweggründe nachzuvollziehen. Das ermöglicht es Ihnen, mit der Person in einer Art und Weise zu kommunizieren, die der Situation zuträglich ist. Ein empathischer Umgang auch und gerade mit schwierigen Mitarbeitern kann sich positiv auf die Zusammenarbeit auswirken und zu besseren Beziehungen führen. Je besser Ihr Draht zu dem schwierigen Mitarbeiter ist, desto eher dringen Sie zu ihm durch. Sie können die Entwicklungen dann leichter in eine positive Richtung lenken.

Konflikte mit schwierigen Mitarbeitern konstruktiv lösen

Ob es im Umgang mit einem schwierigen Mitarbeiter Handlungsbedarf gibt, hängt von der Situation ab. Sie müssen nicht immer sofort eingreifen und zum Beispiel auf jede spitze Bemerkung sofort reagieren. Manchmal ist es besser, die Dinge eine Weile zu beobachten, weil sie noch kein nennenswertes Problem darstellen. Wirkt es jedoch so, als würde eine problematische Situation sich verfestigen, sollten Sie handeln.

Überlegen Sie sich, welche Strategie im Einzelfall sinnvoll sein könnte. Dabei ist es wichtig, dass Sie sich in Ihrem eigenen Verhalten stets von einer lösungsorientierten Denkweise leiten lassen. Tun Sie nichts, was den Konflikt weiter verschärfen könnte, auch wenn es Ihnen in manchen Situationen schwerfallen mag.

Beispiele: So könnten Lösungsansätze im Umgang mit schwierigen Mitarbeitern aussehen

Hier finden Sie einige beispielhafte konkrete Vorschläge dafür, wie Vorgesetzte schwierige Mitarbeiter führen könnten.

Szenario: Mitarbeiter akzeptiert den Vorgesetzten nicht

Das ist eine knifflige Situation für Führungskräfte. Nicht nur, dass das Verhältnis zum betreffenden Mitarbeiter womöglich nicht allzu gut ist und der Beschäftigte vielleicht weniger leistet. Der Mitarbeiter könnte sich auch in einer Art und Weise verhalten, die sich auf den Rest des Teams auswirkt. Schlimmstenfalls stachelt er andere gegen den Chef oder die Chefin auf, sodass das Problem noch viel größere Dimensionen annimmt.

Mögliche Lösung: Es ist für Führungskräfte wichtig, nachzuvollziehen, woher das Problem kommt. Hat der Vorgesetzte eventuell dazu beigetragen? Ein offenes, sachliches Gespräch mit dem Mitarbeiter kann für Klärung sorgen. Dabei ist es wichtig, keine Vorwürfe zu machen oder eine negative Stimmung aufzubauen, sondern sich ehrlich interessiert zu zeigen, was die Sichtweise des Mitarbeiters angeht. Darüber hinaus kann es nötig sein, dem Beschäftigten Grenzen zu setzen, wenn er zu weit geht.

Szenario: Mitarbeiter ist schlecht gelaunt und leistet zu wenig

Ein missmutiger Mitarbeiter, der nur das Nötigste macht, hemmt die Produktivität im Team. Seine schlechte Laune kann außerdem Kollegen anstecken und damit das Betriebsklima negativ beeinflussen. Der Umgang mit einem solchen Mitarbeiter kann unangenehm sein.

Mögliche Lösung: Kein Chef kann gute Laune von seinen Mitarbeitern einfordern. Dass ein Mitarbeiter schlecht gelaunt ist, müssen Sie wohl oder übel hinnehmen. Sie können sich aber nach den Gründen für die schlechte Stimmung erkundigen. Schlechte oder zu geringe Leistungen bieten hingegen mehr Ansatzpunkte. Sie können und sollten Ihrem Mitarbeiter Ihre Einschätzung mitteilen und ihn dazu auffordern, mehr zu tun. Fragen Sie dabei, inwieweit Sie den Beschäftigten unterstützen könnten.

Szenario: Mitarbeiter ist sehr kritisch

Kritische Mitarbeiter sind bei vielen Vorgesetzten nicht gern gesehen. Es ist schwer, sie zu begeistern, und sie können die Kollegen mit ihrer negativen Sichtweise anstecken. Im persönlichen Umgang können solche ewigen Nein-Sager für Führungskräfte anstrengend sein.

Mögliche Lösung: Bei kritischen Mitarbeitern ist Differenzierung gefragt: Ist jemand schlicht an der Sache interessiert? Dann kann ein kritischer Mitarbeiter, so anstrengend er manchmal auch sein mag, tatsächlich wertvoll sein. Ihm fallen Schwachstellen eher auf, was das Ergebnis verbessern kann. Handelt es sich hingegen um einen Mitarbeiter, der alles mit einer negativen Bemerkung kommentiert, kann ein Gespräch angebracht sein. Darin können Sie sich danach erkundigen, warum die Person so kritisch ist, und ihr rückmelden, wie ihr Verhalten bei anderen ankommt.

Eine Eskalation vermeiden: Wie knifflige Situationen entschärft werden können

Einen schwierigen Mitarbeiter zu haben, kann für Führungskräfte zur Dauerbelastung werden. Wie ein Vorgesetzter auf einen schwierigen Mitarbeiter reagiert, hat jedoch großen Einfluss auf den weiteren Verlauf. Das Verhalten der Führungskraft entscheidet darüber, ob die Situation sich noch verschärft oder ob sie langfristig verbessert werden kann.

Deeskalation ist wichtig, wenn sich ein ernstzunehmender Konflikt entwickelt hat – zum Beispiel zwischen der Führungskraft und dem Mitarbeiter oder im Kollegenkreis. Dabei hat niemand etwas davon, wenn sich der Konflikt verschärft: Es müssen schließlich alle möglichst konstruktiv zusammenarbeiten. Je stärker die Zusammenarbeit von einem Konflikt überschattet ist, desto schwieriger wird es, sich auf die Arbeit zu konzentrieren.

Führungskräfte, die in Konflikte unmittelbar involviert sind, sollten versuchen, sie beizulegen. Das kann durch offene Gespräche, klare Vorgaben oder auch ein verändertes Verhalten der Führungskraft geschehen. Ebenso sollten Führungskräfte tätig werden, wenn es schwierige Situationen im Team gibt. Es kann je nach Situation sinnvoll sein, mit bestimmten Beteiligten zu sprechen. Zur unmittelbaren Deeskalation können weitere Maßnahmen helfen – etwa, mehr räumliche Distanz zwischen den Arbeitsplätzen der beteiligten Kollegen zu schaffen.

Um Konflikte zwischen schwierigen Mitarbeitern und anderen Beschäftigten zu vermeiden, können sich Schulungen der Mitarbeiter anbieten. So wissen die Betroffenen, was sie im Ernstfall tun können.

Schwieriger Kollege im Team: Was tun?

Einen schwierigen Kollegen zu haben, kann für die übrigen Beschäftigten gravierende Auswirkungen haben. Das gilt vor allem, wenn die Betroffenen mit der Person eng zusammenarbeiten müssen. Was kann man tun, wenn es im Team einen schwierigen Kollegen gibt?

Ein Ansatz kann darin bestehen, den schwierigen Kollegen möglichst zu meiden, soweit das möglich ist. Je weniger Kontakt es gibt, desto eher kann man eine anstrengende Person aushalten, wenn man doch mit ihr zu tun hat. Diese Strategie kann auch langfristig geeignet sein, wenn es unwahrscheinlich ist, dass man auf das Verhalten des schwierigen Kollegen Einfluss nehmen kann.

Ebenso kann es sich anbieten, mit der betreffenden Person über die Situation zu sprechen – in einer sachlichen, konstruktiven Art und Weise. Das geschieht am besten unter vier Augen oder in einem kleinen Rahmen.

Wenn die eigenen Bemühungen nicht fruchten, kann früher oder später ein Gespräch mit dem Vorgesetzten angebracht sein. Das ist dann sinnvoll, wenn die Situation sehr belastend ist und sich negativ auf das Arbeitsklima auswirkt. Es ist dann an der Führungskraft, eine Lösung zu finden.

Schwierige Mitarbeiter: Arbeitsrechtliche Maßnahmen – Abmahnung und Kündigung

Kann man schwierigen Mitarbeitern kündigen? Das kommt auf die Umstände an. Eine Kündigung wäre in gravierenden Fällen denkbar, wenn dem Mitarbeiter unmittelbar etwas zur Last gelegt werden kann. Vielleicht erbringt er geringe Leistungen über einen längeren Zeitraum, beleidigt andere oder widersetzt sich den Anweisungen seines Chefs. Im ersten Schritt ist dann in aller Regel eine Abmahnung erforderlich. Im Wiederholungsfall kann eine Kündigung infrage kommen, wobei diese nur als letztes Mittel denkbar ist.

Führungskräfte sollten versuchen, arbeitsrechtliche Maßnahmen zu vermeiden. Bevor ein Mitarbeiter abgemahnt wird, sollten Vorgesetzte das Gespräch suchen. Vielleicht findet sich gemeinsam eine Lösung. Durch ein Gespräch bekommt der Mitarbeiter die Gelegenheit, weitere Schritte abzuwenden, indem er sein Verhalten ändert.

Schwierige Personen frühzeitig erkennen und gar nicht erst einstellen

Im besten Fall stellt ein Unternehmen schwierige Personen gar nicht erst ein. Prävention ist durch eine umsichtige Personalauswahl in vielen Fällen möglich. Je aufmerksamer Personalverantwortliche sind, desto geringer ist das Risiko, sich ungewollt schwierige Mitarbeiter in die Firma zu holen. Was können Personaler tun?

Es ist wichtig, Bewerbungen aufmerksam zu lesen. Aufschlussreicher als das Bewerbungsschreiben sind Arbeitszeugnisse. Sie müssen zwar grundsätzlich wohlwollend formuliert sein, zwischen den Zeilen können aber Warnhinweise versteckt sein, die ein aufmerksamer Personaler erkennen kann.

Ein Warnzeichen können auch häufige Jobwechsel sein. Zwar ist es gerade bei jüngeren Menschen oft ganz normal, alle paar Jahre die Stelle zu wechseln. Hat jemand aber auch in einer etwas längeren Karriere nie irgendwo Fuß gefasst, kann das auf eine schwierige Art hindeuten.

Entscheidend ist nicht zuletzt das Vorstellungsgespräch. Personalverantwortliche sollten möglichst unvoreingenommen an Gespräche mit Kandidaten herangehen. Wer in der Lage ist, feine Signale wahrzunehmen, kann schwierige Mitarbeiter frühzeitig erkennen.

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