Kommunikationsprobleme: Wie sie entstehen & wie man sie lösen kann

In allen möglichen Situationen im Privatleben und dem Beruf kommunizieren Menschen miteinander. Nicht immer läuft die Kommunikation mit Kollegen, dem Chef, dem Partner, Freunden oder Angehörigen reibungslos. Kommunikationsprobleme lassen sich nicht immer ganz vermeiden, aber wenn man weiß, wie man richtig kommuniziert, werden sie unwahrscheinlicher. Hier erfahren Sie, was Kommunikationsprobleme begünstigen kann und wie sie verhindert werden können.

Was sind Kommunikationsprobleme?

Viele Menschen kommunizieren von morgens bis abends mit anderen Menschen. Was genau bedeutet Kommunikation? Und was sind Kommunikationsprobleme? Der Duden definiert Kommunikation als „Verständigung untereinander“, als „zwischenmenschliche[n] Verkehr besonders mithilfe von Sprache, Zeichen“. Kommunikation kann verbal stattfinden, aber auch auf nonverbaler Ebene ablaufen.

Gibt es Kommunikationsprobleme, haben zwei (oder mehr) Menschen Probleme, sich zu verständigen. Die Informationen werden nicht adäquat übermittelt, es können Missverständnisse aufkommen. Zum Begriff Kommunikationsprobleme ist ein Synonym Kommunikationsstörungen.

Darum gibt es so häufig Kommunikationsprobleme

„Man kann nicht nicht kommunizieren“. Sicherlich haben Sie diesen berühmten Satz schon einmal gehört. Er stammt vom österreichischen Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick. In allen möglichen Situationen kommunizieren wir mit anderen – im persönlichen Kontakt, am Telefon, digital. Manchmal mit Worten, manchmal auch nur mit Blicken oder Gesten.

Wo Menschen miteinander kommunizieren, kann es zu Kommunikationsproblemen kommen. Das gilt selbst dann, wenn sich die Gesprächspartner kennen und mögen und gute Absichten haben. Kommunikationsprobleme können verschiedene Ursachen haben. Grundsätzlich ist Kommunikation komplex. Wie etwas bei einer anderen Person ankommt, hängt von einer Vielzahl von Aspekten ab. Das betrifft zum Beispiel den Gesprächsinhalt, die konkrete Wortwahl, die Mimik und Gestik.

Hinzu kommen viele Faktoren, die das Auftreten von Kommunikationsproblemen wahrscheinlicher machen können. Es kann zum Beispiel sein, dass Menschen etwas sagen, das von ihrer tatsächlichen Meinung oder ihren wahren Gefühlen abweicht. Jemand wünscht sich etwa insgeheim etwas, äußert seine Bedürfnisse aber nicht klar. Womöglich fühlt er sich trotzdem von der anderen Person übergangen – obwohl dieser seine Bedürfnisse gar nicht bewusst waren.

Diese Faktoren können Kommunikationsprobleme begünstigen

Häufig entstehen Kommunikationsprobleme, weil (mindestens) einer der Beteiligten nicht richtig zuhört und nicht aufmerksam ist. Manchmal ist jemand gedanklich ganz woanders. In anderen Fällen denken Menschen darüber nach, was sie selbst als Nächstes sagen möchten, während die andere Person redet. Beides kann Missverständnisse wahrscheinlicher machen und dafür sorgen, dass die zwischenmenschliche Kommunikation gestört ist.

Manchmal kommt es zu Problemen in der Kommunikation, weil jemand das hört, was er hören möchte. Auch hier mangelt es an Aufmerksamkeit, oder man gesteht sich nicht ehrlich ein, dass man eine verzerrte Wahrnehmung hat. Es können auch Emotionen im Spiel sein. Eine Person könnte zum Beispiel einer anderen gegenüber negativ eingestellt sein oder schlechte Laune haben.

In anderen Fällen hängen Kommunikationsprobleme damit zusammen, dass jemand sich unklar ausdrückt. Oder dass einer der Gesprächspartner Wissen bei dem anderen voraussetzt, das dieser gar nicht besitzt. In einer Beziehung könnte einer der Partner zum Beispiel glauben, der andere müsste doch wissen, was er möchte – dieser weiß es aber im Einzelfall vielleicht nicht so genau. Die Art und Weise, in der zwei (oder mehr) Personen kommunizieren, kann ebenfalls zu Missverständnissen führen.

Das gilt insbesondere für eine schriftliche Kommunikation. Wenn man etwa eine Text-Nachricht liest, stehen einem für eine Interpretation der Bedeutung nur die eigentlichen Worte zur Verfügung, vielleicht auch Emojis. Die vielen subtilen Hinweise, die in einem Face-to-Face-Gespräch vorhanden sind, fehlen auf dieser Gesprächsebene. Die gewählten Worte oder Emojis können zweideutig wirken oder Emotionen auslösen, die der Sender gar nicht beabsichtigt hat.

Diese Anzeichen deuten auf eine gestörte Kommunikation hin

Es gibt verschiedene Anzeichen, an denen man Probleme in der Kommunikation bemerken kann. Ein Klassiker sind Missverständnisse, die oft erst wesentlich später auffallen. Es könnte zum Beispiel sein, dass die Beteiligten denken, der andere habe einen negativen Eindruck von ihnen, obwohl das gar nicht stimmt. Es können auch Gerüchte entstehen, was in vielen Fällen mit einem Mangel an direkter Kommunikation zusammenhängt.

Wenn die Kommunikation zwischen zwei (oder mehr) Menschen gestört ist, kann sich das durch verletzte Gefühle bemerkbar machen. Vielleicht bilden sich auch Ressentiments oder jemand ist gekränkt. Es kann auch zu latenten Konflikten oder offenem Streit kommen. Kommunikationsprobleme sorgen häufig für negative Gefühle, die aber nicht allen Beteiligten bewusst sein müssen.

Im Job kann es Kommunikationsprobleme im Team geben, die Auswirkungen auf die Zusammenarbeit und die Ergebnisse der Arbeit haben können. Die Beteiligten erbringen dann womöglich keine optimalen Leistungen oder sie arbeiten aneinander vorbei. Manchmal werden dieselben Aufgaben wegen einer gestörten Kommunikation doppelt erledigt, was die Produktivität im Team mindert. Es kann auch sein, dass sich die Beteiligten nicht auf Vorgehensweisen einigen können und dadurch nicht vorankommen, oder dass es nicht gelingt, Kompromisse zu schließen.

Kommunikationsprobleme: Beispiele

Wie können Kommunikationsprobleme praktisch aussehen? Die folgenden Beispiele machen es deutlich:

Zwischen zwei Personen entsteht durch ein Missverständnis Streit.
Kollegen im Team sprechen sich schlecht ab, so dass einem Beteiligten wichtige Informationen fehlen. Das sorgt für Probleme oder schlechtere Ergebnisse.
Jemand drückt sich in einer Art und Weise aus, die für andere mehrdeutig ist.
Zwei Freunde unterhalten sich, aber eine Person ist in Gedanken woanders und hört gar nicht richtig zu. Das bemerkt die andere Person – und empfindet es als negativ.
Jemand spricht eine Sprache schlecht und kann sich dadurch schlecht ausdrücken. So kann es sehr schwer werden, sich mit anderen Menschen zu verständigen.
Auch ein unterschiedlicher kultureller Hintergrund kann Kommunikationsprobleme bedingen. Im arabischen Raum zum Beispiel schütteln Männern Frauen als Zeichen des Respekts nicht die Hand, in Japan sind zur Begrüßung Verbeugungen statt Händeschütteln üblich.
Zwei Personen beurteilen einen Gesprächsverlauf ganz unterschiedlich. Vielleicht haben sie sich auf etwas geeinigt, aber jeder denkt, dass man eine andere Übereinkunft getroffen hat.
Kommunikationsprobleme können auch durch einen gestörten Empfang – und damit die eingeschränkte Möglichkeit zur Kommunikation – entstehen, zum Beispiel bei Telefonaten in manchen ländlichen Gebieten oder in einer lauten Umgebung.

Kommunikationsprobleme im Team

Im Job müssen die meisten Menschen eng mit anderen zusammenarbeiten. Sie haben Kontakt mit ihren Kollegen im Team und darüber hinaus, mit Vorgesetzten, Kunden und anderen geschäftlichen Kontakten. Dabei treffen oft ganz unterschiedliche Persönlichkeiten aufeinander, die spezifische Eigenheiten bei der Kommunikation haben. Vor diesem Hintergrund ist es nicht verwunderlich, dass es im beruflichen Kontext immer wieder zu Kommunikationsproblemen kommt.

Um nur ein Beispiel zu nennen: Zwei Kollegen arbeiten eng zusammen, an der Absprache hapert es aber immer mal wieder. Vielleicht vergisst einer der Kollegen, wichtige Informationen an den anderen weiterzugeben. Oder der andere fragt nicht nach, wenn ihm etwas unklar ist, weil er Angst hat, inkompetent zu wirken. Beides sind keine guten Grundlagen für die Zusammenarbeit, weil es dadurch zu Missverständnissen kommen kann.

Ein Team ist auf eine gute Zusammenarbeit – und damit auch eine gute, konstruktive Kommunikation – angewiesen. Die besten Fachkräfte sind für einen Arbeitgeber wenig wert, wenn sie sich nicht mit ihren Kollegen verständigen können. Das Team kommt nur voran, wenn alle optimal aufeinander eingestellt sind und sich die Kollegen in ihrer Arbeit bestmöglich ergänzen.

Gibt es hingegen Kommunikationsprobleme, kann das die Performance des Teams insgesamt verringern. Außerdem kann es eher zu Fehlern kommen, ebenso zu Konflikten. Solche Konflikte können offen sichtbar sein, manchmal schwelen sie aber auch verdeckt unter der Oberfläche. Auch negative Gefühle gegenüber Kollegen können die Folge von Kommunikationsproblemen im Team sein. Es kann auch sein, dass es kein gegenseitiges Vertrauen gibt, was ebenfalls ein Hindernis für eine gute Kooperation wäre.

Richtig kommunizieren: Darauf sollten Sie achten

Ob es zu Kommunikationsproblemen kommt, hängt davon ab, wie Menschen mit anderen kommunizieren. Wenn Sie darauf achten, wie Sie mit anderen sprechen oder sich anderweitig mit ihnen austauschen oder auf sie reagieren, können Sie die Grundlage für eine gute Kommunikation schaffen. Worauf kommt es dabei an?

Grundsätzlich ist es wichtig, dass Sie die Botschaft aussenden, die Sie auch tatsächlich aussenden möchten. Ihre Worte sollten mit Ihren Gedanken und Emotionen übereinstimmen, wenn es nicht einen guten Grund dafür gibt, sie für sich zu behalten. Andere Menschen können nicht hellsehen und wissen nicht, was Sie wollen, wenn Sie es nicht sagen. Je klarer Sie kommunizieren, desto eher werden anderen in Ihrem Sinne reagieren.

Drücken Sie sich so verständlich wie möglich aus, wenn Sie mit anderen sprechen. Das beinhaltet auch, dass Sie Dinge nicht unnötig kompliziert ausdrücken. Manchen Sie es simpel, anstatt mit Fachwörtern oder Schachtelsätzen um sich zu schmeißen. Das ist umso wichtiger, je komplexer der Sachverhalt ist, um den es geht. Berücksichtigen Sie dabei den Kenntnisstand der anderen Person.

Fragen Sie bei Unklarheiten nach

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie etwas gemeint ist, fragen Sie nach. Das gilt auch, wenn Worte und Körpersprache einer anderen Person nicht zusammenpassen. Wenn jemand offensichtlich unzufrieden ist, aber beteuert, dass alles in Ordnung ist, kann das Grund für eine Nachfrage sein. Sie werden womöglich nicht immer eine ehrliche Antwort erhalten, manchmal können Konflikte oder andere Probleme auf diese Weise aber gelöst werden.

Es kann sinnvoll sein, andere an Ihren Gedankengängen und Gefühlen teilhaben zu lassen. Dadurch ermöglichen Sie anderen, Sie besser einzuschätzen und nachzuvollziehen, warum Sie bestimmte Dinge vorschlagen oder in einer bestimmten Weise handeln. Manchmal ist es nötig, andere zu kritisieren. Das sollten Sie ehrlich und klar, aber mit Fingerspitzengefühl machen. Wenn Sie selbst Kritik erhalten, nehmen Sie diese an. Falls Sie nicht sicher sind, was genau gemeint ist, fragen Sie nach – nur so können Sie mit der Kritik wirklich etwas anfangen.

Besonders anfällig für Kommunikationsprobleme ist die digitale Kommunikation. Wenn Sie über E-Mail oder WhatsApp kommunizieren, können eher Missverständnisse entstehen als bei persönlichen Gesprächen, weil viele Hinweise aus der Face-to-Face-Kommunikation fehlen. Achten Sie deshalb besonders darauf, welche Formulierungen oder Emojis zweideutig für den Empfänger sein könnten.

Wie kann man Kommunikationsprobleme lösen?

Selbst wenn Sie darauf achten, wie Sie mit anderen kommunizieren, kann es zu Problemen in der Kommunikation kommen. Das lässt sich in vielen Fällen nicht verhindern, besonders bei Menschen, die man schlecht kennt und deshalb nicht gut einschätzen kann. Sie können aber darauf einwirken, wie hartnäckig sich Kommunikationsprobleme halten. Im besten Fall gelingt es Ihnen, die Probleme in der Kommunikation rasch zu lösen.

Dafür ist es wichtig, dass Sie der anderen Person aufmerksam zuhören statt gedanklich nicht voll bei der Sache zu sein. Nehmen Sie sich Zeit, wirklich zu verstehen, was der andere denkt und fühlt. Versuchen Sie, sich in die andere Person hineinzuversetzen und ihre Bedürfnisse, Wünsche und Vorstellungen besser nachzuvollziehen.

Fragen Sie ruhig offen nach, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre Einschätzung zutreffend ist. Das gilt auch, wenn Ihnen auffällt, dass Worte und Körpersprache nicht zusammenpassen. Nehmen Sie nicht einfach hin, wenn jemand offensichtlich schlecht gelaunt oder schlecht auf Sie zu sprechen ist. In einem offenen Gespräch, das in einem wohlwollenden, konstruktiven Ton geführt wird, kann man vieles klären.

Reagieren Sie nicht emotional, wenn Sie sich provoziert oder in die Ecke gedrängt fühlen. In solchen Fällen vertagen Sie das Gespräch lieber, wenn Sie Ihre Gefühle nicht im Griff haben. Sie können das Gespräch dann zu einem anderen Zeitpunkt wieder aufnehmen. Die Gefahr ist sonst groß, dass Sie überreagieren oder etwas in den falschen Hals bekommen, weil Sie sowieso schon gestresst sind.

Vielleicht gibt es immer wieder Missverständnisse mit anderen, zum Beispiel bei Absprachen. Dem können Sie begegnen, indem Sie ein grundlegendes Gespräch mit der anderen Person über Ihre Kommunikation miteinander führen. Gemeinsam können Sie darüber nachdenken, was Sie für eine bessere Kommunikation tun können. Sie können zum Beispiel am Ende einer Übereinkunft noch einmal zusammenfassen, worauf Sie sich geeinigt haben. So sind alle Beteiligten auf demselben Kenntnisstand.

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