Bewerbung als Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau

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Muster / Vorlage: Bewerbung als Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau

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Häufige Aufgaben, Tätigkeiten und Einsatzorte als Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau

Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau ist ein sehr abwechslungsreicher Beruf, in dem es um die Planung und Organisation von Events geht.

Auch die Kalkulation der Kosten und Risiken fällt in den Zuständigkeitsbereich der Veranstaltungskaufleute. Bei der Erstellung eines Kostenplans sind eine Reihe von Posten wie Personalkosten, Materialkosten und Marketingkosten zu berücksichtigen. Da kaum jemand über ein unbegrenztes Budget verfügt, achten sie auf die strikte Einhaltung dieses Plans.

Der Ablaufplan legt den zeitlichen Rahmen fest. Gerade bei größeren Veranstaltungen wie Musikfestivals muss dieser minutiös eingehalten werden, um einen störungsfreien Verlauf zu ermöglichen. Den äußeren Rahmen eines Events bestimmt der Aufbauplan. Hierzu gehören u.a. der Bühnenaufbau, die Möblierung und die Dekoration.

Am Veranstaltungsort selbst sorgt der Veranstaltungskaufmann / die Veranstaltungskauffrau dafür, dass alles an den vorgesehenen Platz kommt, und legt beim Aufbau selbst mit Hand an. Organisatorische Dinge, die gegebenenfalls noch zu regeln sind, erledigt er / sie von einem mobilen Büro vor Ort aus. Auch während des Events gibt es genug zu tun, wie die Betreuung von Künstlern und Moderatoren. Und am darauffolgenden Tag hilft er / sie beim Abbau mit.
Bevor eine Veranstaltung endgültig abgehakt werden kann, werden eine Erfolgskontrolle und eine Endabrechnung durchgeführt.

Das Wahrnehmen von Kundenterminen ist ebenfalls ein wesentlicher Bestandteil des Berufes Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau. Wenn eine Messe oder Ausstellung ansteht, sucht er / sie den Auftraggeber auf, um mit ihm seine Wünsche und Vorstellungen zu besprechen. Die als Schnittstellenmanagement bezeichnete Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern (Caterern, Werbeagenturen, etc.) gehört genauso zu seinen / ihren Aufgaben wie die Wahl des passenden Veranstaltungsorts.

Auch in die Planung und Organisation von Stadtfesten sind Veranstaltungskaufleute involviert: Zusammen mit dem jeweils zuständigen Kulturbeauftragten planen sie u.a. das Musikprogramm und die Belegung der einzelnen Stände. Zudem müssen die Events bei den Behörden angemeldet und die erforderlichen Genehmigungen eingeholt werden.

Darüber hinaus kümmert sich der Veranstaltungskaufmann / die Veranstaltungskauffrau um die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften, zum Beispiel der Brandschutzmaßnahmen, und um den Einsatz von Sicherheitspersonal.

Veranstaltungskaufleute kommen in zahlreichen Branchen zum Einsatz: in Rundfunkanstalten, Eventagenturen, größeren Hotels, Stadtverwaltungen und Kulturämtern sowie bei Konzert- und Messeveranstaltern, Reiseveranstaltern und Caterern.

Häufig geforderte Fähigkeiten und Qualifikationen bei der Bewerbung als Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau

Die Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau erfordert offiziell keinen bestimmten Schulabschluss. Bevorzugt werden jedoch Bewerber mit allgemeiner oder Fachhochschulreife.

Wer sich für den Beruf interessiert, sollte vor allem Kreativität, Organisationstalent und kaufmännisches Verständnis mitbringen. Zu den Kernkompetenzen gehören Kalkulation, Kosten- und Leistungsrechnung, Marketing und Veranstaltungsplanung. Auch die Fähigkeit zur Beurteilung von Veranstaltungsrisiken spielt eine wichtige Rolle.

Für die Betreuung internationaler Künstler, Messeteilnehmer und Kunden sind gute Fremdsprachenkenntnisse, insbesondere ein verhandlungssicheres Englisch, unerlässlich. Ebenfalls als selbstverständlich gilt die Beherrschung aller gängigen Anwendungen des MS Office Pakets. Auch die Kenntnis branchentypischer Software wie Site Inspection, einem Programm zur genauen Prüfung eines infrage kommenden Veranstaltungsortes, steht auf der Wunschliste so mancher Arbeitgeber.

Zu den Fähigkeiten und persönlichen Stärken, die für die Ausübung des Berufes Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau maßgeblich sind, zählen ein kontaktfreudiges Wesen, Kommunikationsstärke, Durchsetzungsvermögen und Teamfähigkeit.
Verhandlungsgeschick und eine freundliche, gewinnende Art erleichtern den Umgang mit Künstlern und Kunden erheblich. Dies gilt auch für ein gepflegtes Äußeres und gute Umgangsformen.

Veranstaltungskaufleute, die mit der eigenständigen Planung und Organisation eines Events betraut sind, zeichnen sich idealerweise durch Sorgfalt und eine selbstständige Arbeitsweise aus. Und weil selbst eine noch so gut durchorganisierte Veranstaltung nicht immer nach Plan verläuft, sind in diesem Beruf Entscheidungsfreude und Improvisationstalent gefragt.

Ein Veranstaltungskaufmann / eine Veranstaltungskauffrau betreut in der Regel eine Veranstaltung vom Anfang bis zum Ende. Aus diesem Grund wird von ihm / ihr eine hohe Bereitschaft zu Überstunden und unregelmäßigen Arbeitszeiten erwartet. Oft arbeitet er / sie dann, wenn andere frei haben, zum Beispiel am Wochenende. In den Sommermonaten, wenn die meisten Open Air Veranstaltungen stattfinden, erfordert der Beruf Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau ein hohes Maß an Belastbarkeit und Mobilität. Das gilt vor allem dann, wenn er / sie, wie es häufig der Fall ist, in mehreren Projekten gleichzeitig mitwirkt.

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