Bewerbung als Projektkoordinator / Projektkoordinatorin

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Muster / Vorlage: Bewerbung als Projektkoordinator / Projektkoordinatorin

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Häufige Aufgaben, Tätigkeiten und Einsatzorte als Projektkoordinator / Projektkoordinatorin

Hinter der Bezeichnung Projektkoordinator / Projektkoordinatorin steht kein Ausbildungsberuf oder Studium. Der Begriff beschreibt die administrative und organisatorische Koordination eines Vorhabens.

Es gibt einige Weiterbildungsangebote für dieses Berufsbild, darunter der IHK-Lehrgang IT-Projektkoordinator / IT-Projektkoordinatorin. Schulungen zum Projektkoordinator / zur Projektkoordinatorin werden auch im Handwerk angeboten, private Weiterbildungsinstitute bieten beispielsweise einen Lehrgang „Projektkoordinator / Projektkoordinatorin Luftfahrt“ an.

Bei den Projekten, mit denen sich der Koordinator / die Koordinatorin befasst, kann es sich sowohl um zeitlich begrenzte Vorhaben, wie die Einführung eines Produktes, die Abwicklung eines anspruchsvollen Auftrages, die Entwicklung von Prozessen, aber auch um geographische orientierte Projekte, zum Beispiel die Planung der Expansion in einen neuen Markt, gehen.
Gemeinsam ist den Projekten, dass die Aufgaben, Ziele und Aktivitäten geplant, organisiert und überwacht werden. Der Projektkoordinator / Die Projektkoordinatorin hält alle Fäden in der Hand, verschafft dem Vorhaben eine Struktur, organisiert die menschlichen und materiellen Ressourcen, definiert Ziele und Kennzahlen, kalkuliert Kosten, beschafft Informationen, schätzt Risiken ein, überwacht Termine, räumt Probleme aus dem Weg, steuert Dienstleister und Lieferanten, löst Konflikte und ist interner und externer Ansprechpartner. Er / Sie dokumentiert das Projekt und ist für die Präsentation und die Abnahme durch Vorgesetzte oder externe Kunden verantwortlich. Handwerkszeug des Projektkoordinators / der Projektkoordinatorin sind Planungs- und Analysemethoden und IT-Tools.

Projektkoordinatoren / Projektkoordinatorinnen können die Vorhaben eigenverantwortlich führen oder sie sind einem Projektmanager / einer Projektmanagerin unterstellt. Voraussetzung für die Übernahme einer solchen Aufgabe ist meist Erfahrung in der speziellen Branche oder einem Fachgebiet. Als Fachfremder die Anforderungen, Risiken und Möglichkeiten eines Projektes zu erkennen, ist kaum machbar. Nur in der Konstellation Projektmanager / Projektkoordinator kann der Koordinator / die Koordinatorin in diesem Fall ausschließlich für die organisatorische und administrative Führung des Projektes verantwortlich sein, die inhaltliche Verantwortung obliegt dann dem Manager.

Unter Projektkoordination kann aber auch die fachliche Leitung eines Projektes verstanden werden. Dabei ist beispielsweise die Aufgabe für einen Ingenieur / eine Ingenieurin, ein neues Steuerungssystem zu entwickeln. Neben seiner / ihrer Arbeit als Ingenieur / Ingenieurin ist er / sie dann auch für alle mit dem Projekt verbundenen Aufgaben verantwortlich. Mögliche Arbeitgeber sind größere Unternehmen aller Branchen.

Häufig geforderte Fähigkeiten und Qualifikationen bei der Bewerbung als Projektkoordinator / Projektkoordinatorin

Stellen als Projektkoordinator / Projektkoordinatorin werden im Allgemeinen fachspezifisch ausgeschrieben, also beispielsweise Projektkoordinator / Projektkoordinatorin „Vertrieb“, „Produktentwicklung Food“ oder „Montagetechnik“.

Neben dem erforderlichen fachlichen Hintergrund benötigt man in diesem Beruf ausgeprägte organisatorische und analytische Fähigkeiten. Zu den Aufgaben gehört es, die zahlreichen und sehr unterschiedlichen Bestandteile eine Projektes in eine sinnvolle Struktur bringen, die Ziele, einzelne Schritte, Maßnahmen, notwendigen Ressourcen und Kosten nachvollziehbar und vor allem kontrollierbar macht. Das erfordert konzeptionelles Arbeiten und prozessorientiertes Denken. Weiterhin sind Erfahrung in Planungstechniken und Methoden zur Projektsteuerung ebenso erforderlich, wie Sicherheit im Umgang mit den entsprechenden Software-Tools wie Microsoft Project.

Selbständiges Arbeiten und die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen, gehören ebenfalls unbedingt zu den Voraussetzungen.

Eine große Bedeutung hat bei der Koordination von anspruchsvollen Projekten der Umgang mit den beteiligten Menschen. Der Koordinator / Die Koordinatorin sollte zumindest die Grundlagen der Gruppendynamik und Konfliktbehandlung kennen. Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und Durchsetzungsvermögen sind unerlässlich – als Verantwortlicher / Verantwortliche muss der Projektkoordinator / die Projektkoordinatorin immer wieder unterschiedliche Interessen ausgleichen, Ergebnisse einfordern und menschliche oder fachliche Probleme der Beteiligten lösen.

Führungsqualitäten sind ebenso wichtig wie Teamfähigkeit. Die Motivation der Mitarbeiter an einem Projekt kann entscheidend für den Erfolg sein. Erkennen, wann diese gefährdet ist und sinnvolle Maßnahmen zur Aufrechterhaltung ergreifen, sollten deshalb zu den Fähigkeiten eines Projektkoordinators / einer Projektkoordinatorin gehören.

Projektarbeit bedeutet oft auch, unter Zeitdruck zu arbeiten, weil ein bestimmter Einführungstermin für ein Produkt eingehalten werden muss oder auf ein definiertes Ereignis hingearbeitet wird. Belastbarkeit auch unter Stress und die Bereitschaft zu Überstunden wird deshalb meist vorausgesetzt.

Ist das Projekt international ausgerichtet, sind die entsprechenden Fremdsprachenkenntnisse ebenso notwendig, wie das Wissen um kulturelle Unterschiede.

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