Bewerbung als Kaufmännischer Assistent / Wirtschaftsassistent / Kaufmännische Assistentin / Wirtschaftsassistentin

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Häufige Aufgaben, Tätigkeiten und Einsatzorte als Kaufmännischer Assistent / Wirtschaftsassistent / Kaufmännische Assistentin / Wirtschaftsassistentin

Kaufmännische Assistenten / Kaufmännische Assistentinnen, oder auch Wirtschaftsassistenten / Wirtschaftsassistentinnen genannt, kümmern sich um die kaufmännisch-organisatorischen Tätigkeiten in einem bestimmten Unternehmensbereich. Es gibt den Beruf in verschiedenen Fachrichtungen wie zum Beispiel Betriebsinformatik, Betriebswirtschaft, Büro/Sekretariat, DV/Rechnungswesen, Fremdsprachen, Informationsverarbeitung und Medien.

Die einzelnen Tätigkeiten von Kaufmännischen Assistenten / Kaufmännischen Assistentinnen sind sehr verschieden. Oft arbeiten die Organisationstalente selbstständig auf mittlerer Führungsebene. Dort erstellen sie zum Beispiel Dienstpläne, kalkulieren Preise, schreiben Verträge, betreuen Kunden oder koordinieren abteilungsinterne sowie abteilungsübergreifende Aufgaben. Im Bereich Betriebsinformatik sorgen sie für einen reibungslosen Ablauf der betriebswirtschaftlichen, organisatorischen und technischen Prozesse mithilfe von IT-Systemen. Dazu analysieren sie die Geschäftsprozesse und wählen geeignete IT-Lösungen aus. Ständig überwachen sie deren Funktionsweise und veranlassen bei Bedarf passende Erweiterungen bzw. Erneuerungen. Der Schwerpunkt Betriebswirtschaft konzentriert sich auf die allgemeinen Organisationsaufgaben in verschiedenen Funktionsbereichen von Unternehmen, während Wirtschaftsassistenten / Wirtschaftsassistentinnen mit Spezialisierung Büro / Sekretariat das Büro- bzw. Sekretariatsmanagement sicherstellen. Zum Beispiel erledigen sie den Postein- und -ausgang, erstellen Abrechnungen und übernehmen die Ablage von Dokumenten sowie die zentrale Terminplanung im Unternehmen. In der Fachrichtung Datenverarbeitung / Rechnungswesen nehmen sie Aufgaben in der Finanzbuchhaltung wahr. Sie verbuchen Geschäftsvorfälle, steuern den Zahlungsverkehr, schreiben Mahnungen und unterstützen die Erstellung des Jahresabschlusses. Im Bereich Fremdsprachen dreht sich alles um die kaufmännische Betreuung ausländischer Geschäftspartner und mit Schwerpunkt Informationsverarbeitung unterstützen Wirtschaftsassistenten / Wirtschaftsassistentinnen Informatiker / Informatikerinnen bei ihrer Arbeit rund um die Nutzung von Software im Unternehmen. Last but not least kümmern sich Kaufmännische Assistenten / Kaufmännische Assistentinnen im Bereich Medien um die kaufmännisch-organisatorischen Tätigkeiten bei Medienproduktionen. Zum Beispiel prüfen sie die Finanzierungsoptionen verschiedener Medienprodukte, beschaffen Lizenzen, erstellen Marktanalysen und unterstützen die Entwicklung geeigneter Marketingkonzepte.

So vielfältig wie die Aufgaben und Tätigkeiten von Kaufmännischen Assistenten / Kaufmännischen Assistentinnen sind auch ihre Beschäftigungsmöglichkeiten. Sie finden Anstellung in den Verwaltungsabteilungen verschiedener Firmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche sowie bei Behörden und Institutionen. Ihre Einsatzorte sind Büro- und Besprechungsräume, Lagerhallen, Archive und Schulungsräume. Außerdem sind sie oft auf Messen oder direkt beim Kunden vor Ort tätig.

Häufig geforderte Fähigkeiten und Qualifikationen bei der Bewerbung als Kaufmännischer Assistent / Wirtschaftsassistent / Kaufmännische Assistentin / Wirtschaftsassistentin

Kaufmännischer Assistent / Wirtschaftsassistent / Kaufmännische Assistentin / Wirtschaftsassistentin ist ein staatlich anerkannter Ausbildungsberuf. Die Ausbildung ist durch die Ausbildungsverordnung geregelt. Demnach dauert sie in der Regel zwei Jahre oder mit Zusatzqualifikation drei bis vier Jahre. Es handelt sich um eine rein schulische Ausbildung. Lernorte sind ein Berufskolleg, die Berufsschule und eventuelle Praktikumsbetriebe. Die Bildungsträger wählen die Auszubildenden nach eigenen Kriterien aus. Ein bestimmter Schulabschluss ist vom Gesetzgeber nicht vorgeschrieben. In der Praxis haben die meisten Bewerber / Bewerberinnen jedoch eine mittlere Schulbildung abgeschlossen. Gute Noten in Wirtschaft, Mathe, Deutsch, Englisch und Informatik erhöhen die Aussichten auf einen Ausbildungsplatz.

Während der Ausbildung zum Kaufmännischen Assistent / zur Kaufmännischen Assistentin bzw. zum Wirtschaftsassistent / zur Wirtschaftsassistentin erwerben die Auszubildenden sowohl theoretische Grundlagen als auch praktische Fähigkeiten. Sie lernen die Aufbau- und Ablauforganisation von Unternehmen kennen und machen sich mit den einzelnen Abteilungen einer Firma vertraut. Sie beschäftigen sich mit einschlägigen Rechtsgebieten, schulen den Umgang mit IT und üben verschiedene Kommunikationsaufgaben, wie zum Beispiel Kundengespräche, Personalgespräche, die Anfertigung von Verträgen und Geschäftsbriefen sowie die Rechnungserstellung und das Mahnwesen. Außerdem stehen Fächer wie Fremdsprachen, Qualitätsmanagement und Umweltschutz auf dem Lehrplan.

Neben den fachlichen Qualifikationen benötigen Wirtschaftsassistenten / Wirtschaftsassistentinnen persönliche und soziale Kompetenzen. Sie haben ein Faible für Zahlen und ein großes Organisationstalent. Hinzu kommen kaufmännisches Denken sowie logisch-analytische Fähigkeiten. Sie sind sprachbegabt, redegewandt, verhandlungsstark, selbstbewusst und durchsetzungsfähig. Sie arbeiten eigenständig, verantwortungsbewusst, zuverlässig und äußerst effizient. Aber auch Sorgfalt und Ausdauer legen sie dabei an den Tag. Sie sind flexibel und multitaskingfähig. Außerdem sind sie teamfähig sowie einsatz- und leistungsbereit. Sie scheuen keine Überstunden und keine Reisetätigkeiten. Sie freuen sich auf neuen Input und nehmen gerne an betrieblichen Weiterbildungen teil.

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