Qualifiziertes Arbeitszeugnis: Worauf sollten Arbeitnehmer achten?

Jeder Arbeitnehmer hat ein Recht darauf, vom Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis zu erhalten, wenn ein Beschäftigungsverhältnis endet. Die gängige Form ist das qualifizierte Zeugnis. In diesem Beitrag erfahren Sie, was ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auszeichnet, woran Sie erkennen, wie gut ein Zeugnis ist und welche Angaben darin nicht fehlen dürfen.

Was ist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Wenn ein Arbeitsverhältnis endet, haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf den Erhalt eines Arbeitszeugnisses. Es dient als Nachweis dafür, dass die Zusammenarbeit tatsächlich bestand, und enthält einige grundlegende Informationen zur Art der Beschäftigung. Es gibt zwei Varianten des Arbeitszeugnisses: das einfache und das qualifizierte Arbeitszeugnis.

Ein einfaches Arbeitszeugnis dokumentiert, welchen Job jemand ausgeübt hat und in welchem Zeitraum er das getan hat. Sie enthalten darüber hinaus Informationen zu den wichtigsten Aufgaben des Beschäftigten. Anders beim qualifizierten Arbeitszeugnis: Es enthält zusätzlich zu den genannten Angaben eine Bewertung der Leistung und des Verhaltens von Arbeitnehmern. Aus Sicht anderer Arbeitgeber ist es deshalb wesentlich aufschlussreicher. Das ist der Grund, warum die meisten Personaler qualifizierte Arbeitszeugnisse erwarten, wenn sie Bewerbungen erhalten. Einfache Arbeitszeugnisse wecken schnell Misstrauen: Gab es womöglich Probleme mit diesem Arbeitnehmer? Wäre in einem qualifizierten Zeugnis wenig Positives zu vermelden gewesen? Wenn es um den Nachweis von kurzen Praktika oder Aushilfstätigkeiten geht, reicht ein einfaches Zeugnis jedoch meist aus.

Neben abschließenden Arbeitszeugnissen, die am Ende der Zusammenarbeit ausgestellt werden, gibt es auch Zwischenzeugnisse. Einen generellen gesetzlichen Anspruch darauf gibt es nicht, Sie können ein qualifiziertes Zwischenzeugnis aber in bestimmten Situationen anfordern, wenn ein berechtigtes Interesse daran besteht. Üblich ist das etwa dann, wenn der unmittelbare Vorgesetzte wechselt oder der Betrieb einen neuen Inhaber bekommt. Auch vor Verhandlungen um einen Aufhebungsvertrag ist es sinnvoll, sich ein qualifiziertes Zwischenzeugnis ausstellen zu lassen. Dasselbe gilt, wenn Sie vorhaben, eine längere Pause im Job einzulegen, etwa vor einer Elternzeit oder einem Sabbatical. Ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis kann sich auch aus Tarifverträgen ergeben.

Wer hat Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Jeder Arbeitnehmer hat grundsätzlich einen Anspruch darauf, dass ihm sein Arbeitgeber zum Ende eines Beschäftigungsverhältnisses ein Arbeitszeugnis ausstellt. Dieser Anspruch ergibt sich aus § 109 der Gewerbeordnung (GewO) sowie § 630 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Ein Arbeitszeugnis muss stets in Schriftform übermittelt werden. Es kann nicht stattdessen per Mail verschickt werden. Auch eine handschriftliche Variante ist nicht zulässig.

Für den Anspruch auf ein Arbeitszeugnis ist es unerheblich, was für eine Beschäftigung jemand ausgeübt hat und in welchem zeitlichen Umfang. Ein Arbeitszeugnis steht nicht nur Vollzeit-Mitarbeitern zu, sondern auch Mitarbeitern in Teilzeit, mit befristetem Arbeitsvertrag, Aushilfen und Praktikanten. Auch nach der Ausbildung besteht ein Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Wenn ein Arbeitnehmer während der Probezeit seinen Job verliert oder selbst kündigt, berührt das seinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis nicht.

Ein Arbeitszeugnis kommt jedoch nur bei Arbeitnehmern infrage. Wer als freier Mitarbeiter in einem Unternehmen tätig ist, hat kein Recht, ein Arbeitszeugnis anzufordern. Dasselbe gilt für alle anderen Selbständigen. Als Alternative zum Arbeitszeugnis kommt dann eine Referenz in Betracht. In ihrem Inhalt gleicht sie dem Arbeitszeugnis, allerdings ist eine Referenz für Arbeitgeber freiwillig.

Aufbau und Inhalt: Welche Angaben enthält ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Qualifizierte Arbeitszeugnisse sind meist ein bis zwei Seiten lang. Im oberen Seitenbereich finden sich die Kontaktangaben des Unternehmens. Jedes Arbeitszeugnis enthält eine Überschrift („Arbeitszeugnis“ oder „Zwischenzeugnis“). Im ersten Abschnitt geht der Arbeitgeber auf die Grundlagen der Zusammenarbeit ein. Er notiert, wen er beschäftigt hat und gibt dazu Vor- und Nachname, gegebenenfalls auch das Geburtsdatum und den Geburtsort an. Relevant ist auch die Position, in der der Beschäftigte tätig war, und gegebenenfalls die Abteilung.

Nun folgt eine Kurzbeschreibung des Unternehmens. Anschließend geht der Arbeitgeber auf die typischen Aufgaben des scheidenden Mitarbeiters ein. Auch besondere Erfolge können im qualifizierten Zeugnis erwähnt werden. Im nächsten Abschnitt folgt die Beurteilung von Leistung und Verhalten. Der Arbeitgeber gibt an, wie zufrieden man im Unternehmen mit dem Beschäftigten war und wie er sich gegenüber anderen Personen verhalten hat. In diesem Zusammenhang geht es auch um Soft Skills, also soziale Kompetenzen des Mitarbeiters.

Abschließend folgt im Arbeitszeugnis eine Schlussformel. Hier kann der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter für die Zusammenarbeit danken oder erwähnen, dass er dessen Ausscheiden aus der Firma bedauert. Auch auf die Gründe für das Ende der Zusammenarbeit kann der Arbeitgeber eingehen. Üblicherweise wünscht der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alles Gute und (weiterhin) viel Erfolg auf seinem weiteren Weg. Zum Schluss wird das Arbeitszeugnis unterschrieben.

Zeugnissprache entschlüsseln: So deuten Sie die Formulierungen des Arbeitszeugnisses richtig

Nach § 109 GewO muss ein Arbeitszeugnis in seiner Sprache klar und verständlich sein. Die Angaben des Arbeitgebers müssen der Wahrheit entsprechen und wohlwollend sein. Der Arbeitnehmer darf durch das Arbeitszeugnis nicht an seinem beruflichen Fortkommen gehindert werden. Soweit die Theorie. In der Praxis sieht die Sache oft ganz anders aus, denn Arbeitszeugnisse enthalten fast immer versteckte Codes. Was auf den ersten Blick positiv klingt, ist es oft nicht.

Wenn Sie Ihr qualifiziertes Zeugnis prüfen, sollten Sie zunächst auf Vollständigkeit achten. Sind alle wichtigen Angaben enthalten? Fehlen bestimmte Themen, denkt ein potenzieller Arbeitgeber wahrscheinlich, dass es in diesen Bereichen Probleme gab. Das wäre etwa der Fall, wenn der Arbeitgeber nichts dazu sagt, wie Ihr Verhältnis zu ihm, zu Kollegen und gegebenenfalls Kunden oder anderen Ansprechpartnern war. Auch die Reihenfolge der genannten Personen ist bei der Verhaltensbeurteilung wichtig: Die Kontaktpersonen werden hierarchisch gegliedert. Erwähnt der Arbeitgeber zuerst Ihre Kollegen und dann Ihren Vorgesetzten, ist das ein versteckter Hinweis auf Konflikte mit dem Chef.

Woran Sie ein gutes Arbeitszeugnis erkennen können

Ein besonderes Augenmerk sollten Sie auch auf die Sprache des qualifizierten Arbeitszeugnisses legen. Wie überschwänglich lobt Sie der Arbeitgeber? Finden sich viele Superlative oder andere Steigerungsformen im Text? Formulierungen und Wörter wie „stets“, „überaus“, „jederzeit“, „äußerst“ oder „in höchstem Maße“ deuten auf ein positives Arbeitszeugnis hin.

Relativ einfach ist die Gesamtbeurteilung zu entschlüsseln, die nahezu jedes qualifizierte Arbeitszeugnis enthält. Das sind die typischen Formulierungen bei der Gesamtbewertung im Arbeitszeugnis:

Die ihr/ihm übertragenen Aufgaben hat sie/er…

• stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt = Note 1, sehr gut
• stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt = Note 2, gut
• stets zu unserer Zufriedenheit erledigt = Note 3, befriedigend
• zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt = Note 3, befriedigend
• zu unserer Zufriedenheit erledigt = Note 4, ausreichend
• im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit erledigt = Note 5, mangelhaft
• Er/sie hat sich bemüht, die Aufgaben zu unserer Zufriedenheit zu erledigen = Note 6, ungenügend

Achten Sie bei der Prüfung Ihres Arbeitszeugnisses auch darauf, ob der Arbeitgeber eine aktive Sprache gewählt hat. Wirken Sie wie jemand, der die Dinge in die Hand genommen hat? Oder deuten bestimmte Formulierungen darauf hin, dass Sie nur nach Aufforderung tätig wurden? Auch in solchen Passagen können sich versteckte Beurteilungen finden.

Der Umfang eines Arbeitszeugnisses gibt ebenfalls Hinweise darauf, wie zufrieden der Arbeitgeber war. Je länger das Arbeitszeugnis ist, desto mehr hatte der Arbeitgeber über seinen Mitarbeiter zu sagen. In der Regel deutet das auf eine positive Beurteilung hin. Geht es im Zeugnis nur um ein Praktikum oder einen Nebenjob, ist die Länge jedoch nicht entscheidend.

Tipp: Möchte ein ehemaliger Arbeitgeber, dass Sie Ihr Arbeitszeugnis selbst schreiben, dann haben wir einige Arbeitszeugnis-Muster für Sie als Orientierung.

Warum die Schlussformel im Arbeitszeugnis so wichtig ist

Es gibt branchenspezifische Angaben, die in einem qualifizierten Arbeitszeugnis nicht fehlen dürfen. Das betrifft etwa die Ehrlichkeit bei Verkäufern oder anderen Arbeitnehmern, die mit Geld umgehen. Fehlt diese Angabe, ist das negativ zu werten. Die Auslassung kann als Hinweis darauf verstanden werden, dass der Arbeitgeber nur etwas Negatives hätte schreiben können.

Schauen Sie genau hin: Hat der Arbeitgeber im Arbeitszeugnis Selbstverständliches erwähnt? Bestätigt er etwa Ihre Pünktlichkeit, liegt nahe, dass er wenig anderes zu loben hatte. Pünktlichkeit ist in einem Arbeitsverhältnis schließlich keine Tugend, sondern kann vorausgesetzt werden.

Ein besonderes Augenmerk sollten Sie auf die Schlussformel des Arbeitszeugnisses richten. Ihr kommt eine besondere Bedeutung zu, weil sie für Arbeitgeber freiwillig ist. An der Wortwahl lässt sich jedoch ablesen, wie schade es ein Arbeitgeber findet, dass der Mitarbeiter sein Unternehmen verlässt. Drückt der Arbeitgeber sein Bedauern überhaupt aus? Dankt er dem Arbeitgeber – und wofür genau? Wünscht er dem Mitarbeiter beruflich wie privat alles Gute und weiterhin viel Erfolg? Fehlt bei den Zukunftswünschen das Wort „weiterhin“, ist auch das als versteckte Negativwertung zu verstehen. Es deutet schließlich an, dass der Beschäftigte bislang keinen Erfolg hatte.

Ob ein Arbeitszeugnis einen positiven Eindruck bei möglichen Arbeitgebern hinterlässt, hängt letztlich von seiner Gesamtwirkung ab. Es sind die vielen Details, die darüber entscheiden – die Länge, die Wortwahl, mögliche Auslassungen und die Schlussformel. Auch, ob Firmenpapier verwendet wurde oder ob Fehler enthalten sind, trägt zum Gesamteindruck bei. Für Laien kann es selbst nach etwas Recherche über gängige Formulierungen im Arbeitszeugnis schwierig sein, verlässlich einzuschätzen, wie gut ein Zeugnis ausgefallen ist. Im Zweifel wenden Sie sich am besten an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Qualifiziertes Arbeitszeugnis anfordern: So geht es

Als Arbeitnehmer haben Sie eine sogenannte Holschuld, wenn es um das Arbeitszeugnis geht. Der Arbeitgeber muss Ihnen ein qualifiziertes Arbeitszeugnis nicht von sich aus ausstellen, sondern erst, nachdem Sie ihn dazu aufgefordert haben. Lediglich Auszubildende brauchen nichts tun, um ein Zeugnis zu bekommen. Der Betrieb muss das Ausbildungszeugnis unaufgefordert aushändigen.

Die Bitte um die Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses können Sie schriftlich äußern. Oft reicht es jedoch aus, wenn Sie Ihrem Arbeitgeber eine kurze Mail schreiben oder ihn mündlich darauf ansprechen. So etwa könnten Sie ihn um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis bitten:

„Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],

ich verlasse das Unternehmen zum X.X.XXXX. Bitte stellen Sie mir bis dahin ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aus.

Vielen Dank im Voraus.

Freundliche Grüße

[Name]“

Falls Sie selbst kündigen, ist es sinnvoll, schon im Kündigungsschreiben zu erwähnen, dass Sie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis wünschen.

Bei der Anforderung Ihres Arbeitszeugnisses sollten Sie sich nicht zu viel Zeit lassen. Wie lange Sie Zeit haben, um Ansprüche geltend zu machen, geht aus dem Arbeitszeugnis hervor. Findet sich dort kein Hinweis auf eine Frist, gelten die gesetzlichen Verjährungsfristen. Laut § 195 BGB beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre. Sie beginnt am Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Auch aus Tarifverträgen kann sich eine Frist bei der Verjährung des Anspruchs auf ein Arbeitszeugnis ergeben. Ein einfaches Zeugnis kann hingegen solange verlangt werden, wie es im Unternehmen Informationen über das Beschäftigungsverhältnis gibt.

Qualifiziertes Arbeitszeugnis: Muster

Wie sieht ein qualifiziertes Arbeitszeugnis konkret aus? Im Folgenden finden Sie ein Muster für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, an dem Sie sich orientieren können, wenn Sie Ihr eigenes Zeugnis prüfen.

Zeugnis

Frau Sabine Muster, geboren am 26. Juli 1990, war vom 1. Juli 2018 bis zum 30. Juni 2020 als Verkäuferin in unserer Filiale in Musterstadt-Musterstadtteil tätig.

Die Muster-Firma betreibt im Großraum Musterstadt mehrere Filialen des Bio-Facheinzelhandels. Wir bieten unseren Kunden ein breites Sortiment an biologisch hergestellten und überwiegend fair gehandelten Waren an. Gleichzeitig übernimmt die Muster-Firma Verantwortung für Umwelt und Natur, um zum Schutz von Klima, Artenvielfalt und natürlichen Lebens- und Erholungsräumen beizutragen.

Zum Aufgabengebiet von Frau Muster gehörten:

• Warenverräumung und Warenaufbau
• Kassiertätigkeiten
• Warenkontrolle
• Kontrolle der Mindesthaltbarkeit
• Kundenberatung
• Bestellung von Waren
• Preisreduzierungen
• Tagesabschluss

Frau Muster haben wir als stets überaus engagierte Mitarbeiterin mit einem großen Wissen über Bio-Produkte und die Grundlagen des biologischen Anbaus kennengelernt. Sie zeichnete sich durch ihre gewissenhafte, zuverlässige Arbeitsweise aus und war stets ehrlich. Auch bei hoher Arbeitsbelastung hat sie alle Aufgaben fristgerecht und mit großem Einsatz ausgeführt. Ihre Arbeitsmoral war stets gut. Die ihr übertragenen Aufgaben hat sie stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt.

Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war jederzeit tadellos.

Frau Muster verlässt unsere Firma im gegenseitigen Einvernehmen zum 30. November 2019. Wir danken ihr für ihre tatkräftige Unterstützung und wünschen ihr auf ihrem weiteren Berufs- und Lebensweg alles Gute und weiterhin viel Erfolg.

Muster-Firma, 30. Juni 2020

[Unterschrift]

[Name]

Korrektur vom qualifizierten Zeugnis einfordern: Möglichkeiten für Betroffene

Nicht immer fällt das qualifizierte Zeugnis so gut aus wie erhofft. Mitunter finden sich darin auch schlicht Fehler, etwa falsche Angaben oder Rechtschreibfehler. In solchen Fällen sollten Sie das Gespräch mit dem Arbeitgeber suchen. Gerade bei einer weniger guten Bewertung kann es sein, dass der Arbeitgeber das gar nicht beabsichtigt hat. Vor allem kleinere Firmen kennen sich oft nicht im Detail mit den Anforderungen an qualifizierte Arbeitszeugnisse aus. Ein kurzer Hinweis reicht dann oft schon, damit der Arbeitgeber die jeweiligen Passagen überarbeitet.

Hilft ein Gespräch mit dem Arbeitgeber nicht weiter, können Sie ihn schriftlich zu einer Korrektur des qualifizierten Arbeitszeugnisses auffordern. Beschreiben Sie im Detail, an welchen Passagen Sie sich stören und warum. Sie können Formulierungsvorschläge ergänzen, die dem Arbeitgeber Arbeit abnehmen. Bei einer schriftlichen Aufforderung zur Korrektur eines Arbeitszeugnisses sollten Sie dem Arbeitgeber gleichzeitig eine Frist setzen. Gängig sind zwei Wochen.

Führt auch dieser Schritt nicht zur gewünschten Korrektur, bleibt Ihnen noch die Möglichkeit einer Zeugnisklage. Sie können Ihren Anspruch auf ein inhaltlich korrektes, vollständiges Arbeitszeugnis mit durchschnittlicher Wertung vor einem Arbeitsgericht geltend machen. Dabei sollten Sie sich anwaltliche Unterstützung suchen. Bei Zeugnisklagen muss der Arbeitgeber beweisen, warum Ihr unterdurchschnittliches Arbeitszeugnis berechtigt war. Die Beweislast liegt bei Ihnen als Kläger, wenn Sie eine überdurchschnittliche Bewertung einklagen möchten.

Falls der Arbeitgeber seiner Pflicht zur Ausstellung eines Arbeitszeugnisses nicht wie vorgesehen erfüllt, muss er Betroffenen unter Umständen Schadensersatz zahlen. Dafür müssen Sie allerdings nachweisen, dass Sie Nachteile dadurch hatten – etwa, weil Sie bislang keinen neuen Job gefunden haben. Es muss in diesem Fall ersichtlich sein, dass es das fehlende oder schlechte Zeugnis war, das Ihnen nur Absagen beschert hat.

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