Einfaches Arbeitszeugnis: Inhalt, Nutzen und Muster
Im Fall einer Kündigung haben Arbeitnehmer einen Anspruch darauf, dass ihnen der Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis ausstellt. Der Beschäftigte entscheidet, ob dies ein einfaches Arbeitszeugnis oder ein qualifiziertes Arbeitszeugnis sein soll. Wann ist ein einfaches Arbeitszeugnis nützlich? Welchen Inhalt hat es und bis wann muss der Arbeitgeber es aushändigen? Das und mehr erfahren Sie in diesem Artikel – inklusive Muster für ein einfaches Arbeitszeugnis.
Was ist ein einfaches Arbeitszeugnis?
Wer aus einem Beschäftigungsverhältnis ausscheidet, dem steht ein Arbeitszeugnis zu. Das muss der Arbeitgeber seinem scheidenden Mitarbeiter ausstellen. So sehen es § 109 der Gewerbeordnung (GewO) und § 630 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) vor. Ein Arbeitszeugnis dient als Nachweis für künftige Arbeitgeber und informiert diese über die Eckdaten der Zusammenarbeit. Sie können sich einen Überblick über bisherige Tätigkeiten verschaffen und daraus Rückschlüsse auf die Eignung von Bewerbern ziehen.
Unterschieden werden das einfache und das qualifizierte Arbeitszeugnis, und zwar im Hinblick auf Inhalt und Länge. Das qualifizierte Arbeitszeugnis ist deutlich aufschlussreicher als das einfache Zeugnis, das oft nur eine halbe Seite umfasst. Die Entscheidung, welche Art von Arbeitszeugnis ausgestellt werden soll, liegt beim Arbeitnehmer. Er kann sowohl ein einfaches als auch ein qualifiziertes Arbeitszeugnis vom Arbeitgeber einfordern.
Einen Anspruch darauf, von ihrem Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis zu erhalten, haben alle Arbeitnehmer. Dabei ist es irrelevant, ob sie in Vollzeit oder Teilzeit tätig sind, einen befristeten Arbeitsvertrag haben oder im Betrieb als Auszubildende tätig waren. Auch Praktikanten und Minijobber können vom Arbeitgeber verlangen, dass er ihnen zum Ende ihrer Beschäftigung ein Arbeitszeugnis ausstellt. Für das Recht auf ein Arbeitszeugnis spielt die bisherige Dauer des Beschäftigungsverhältnisses keine Rolle. Auch bei einer Kündigung in der Probezeit muss der Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis übermitteln.
Keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben hingegen freie Mitarbeiter und andere Selbstständige. Sie können alternativ eine Referenz erbitten, die inhaltlich nahezu deckungsgleich mit Arbeitszeugnissen ist. Sie ist für Arbeitgeber aber freiwillig.
Ein einfaches Arbeitszeugnis anfordern: Welche Fristen gelten?
Arbeitnehmer müssen sich selbst darum kümmern, dass ihnen ein Arbeitszeugnis ausgestellt wird. Sie müssen das Zeugnis vom Arbeitgeber einfordern – dieser muss weder ein einfaches noch ein qualifiziertes Arbeitszeugnis von sich aus ausstellen. Eine Ausnahme besteht bei einer Ausbildungsverhältnissen. Hier muss der Arbeitgeber unaufgefordert zumindest ein einfaches Arbeitszeugnis vorlegen, wenn die Ausbildung endet. Die Fristen für die Anforderung des Arbeitszeugnisses sind bei den beiden Varianten unterschiedlich.
Der Anspruch auf ein einfaches Arbeitszeugnis besteht prinzipiell so lange, wie im Unternehmen Unterlagen über den Beschäftigten vorliegen – theoretisch also noch viele Jahre später. Die Fristen für den Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis hängen von den Regelungen des Arbeitsvertrags oder eines geltenden Tarifvertrags, von Gesetzen und der Rechtsprechung ab. Vertragliche Fristen sind gegenüber gesetzlichen Fristen vorrangig. Die Frist zur Anforderung eines Arbeitszeugnisses im Arbeitsvertrag muss mindestens drei Monate betragen, damit sie wirksam ist.
Inhalt: Das steht in einem einfachen Arbeitszeugnis
Welchen Inhalt ein einfaches Arbeitszeugnis haben muss, geht aus § 109 GewO hervor. Demzufolge müssen in einem Arbeitszeugnis mindestens Art und Dauer einer Tätigkeit vermerkt sein. Angaben zu Leistung und Verhalten des Arbeitnehmers finden sich in einem einfachen Zeugnis hingegen nicht. Es listet ohne Wertung auf, was der Arbeitnehmer gemacht hat.
Ein einfaches Arbeitszeugnis enthält wie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis die Kontaktangaben des Arbeitgebers. Es ist überschrieben mit dem Wort „Arbeitszeugnis“. Im eigentlichen Text geht der Arbeitgeber darauf ein, wen er beschäftigt hat. Zu den dabei gemachten Angaben zählen der Vor- und Nachname des Beschäftigten und in der Regel auch sein Geburtsdatum und gegebenenfalls der Geburtsort. Erwähnt wird anschließend, in welcher Position und in welchem Zeitraum der Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt war. Typischerweise folgt eine kurze Detail-Beschreibung der ausgeübten Tätigkeiten. Das ist für nachfolgende Arbeitgeber wichtig, denn dadurch können sie besser einschätzen, was der Arbeitnehmer kann und womit er sich auskennt.
Wie beim qualifizierten Arbeitszeugnis enthält auch das einfache Arbeitszeugnis eine Schlussformel. Darin kann der Arbeitgeber seinem scheidenden Mitarbeiter Dank ausdrücken oder erwähnen, dass er dessen Ausscheiden aus dem Unternehmen bedauert. Es ist üblich, dass der Arbeitgeber dem Beschäftigten sowohl beruflich als auch privat alles Gute und viel Erfolg wünscht. Schließlich wird das einfache Arbeitszeugnis persönlich unterschrieben. Dabei werden auch Ort und Datum vermerkt. Wie andere Arbeitszeugnisse muss es immer schriftlich vorgelegt werden. Die elektronische Form ist ausgeschlossen – und damit auch der Versand per E-Mail.
Einfaches Arbeitszeugnis: Schlussformel als versteckte Bewertung des Arbeitnehmers?
Eigentlich enthält ein einfaches Arbeitszeugnis keinerlei Bewertung des scheidenden Mitarbeiters. Es dokumentiert nüchtern die Fakten der Zusammenarbeit – zumindest in der Theorie. In der Praxis haben Arbeitgeber einen Weg gefunden, doch zum Ausdruck zu bringen, wie zufrieden sie mit dem Mitarbeiter waren: die Schlussformel. Bei der Schlussformel eines einfachen Arbeitszeugnisses gibt es grundsätzlich keine Unterschiede zur Schlussformel eines qualifizierten Arbeitszeugnisses.
Die Schlussformel von qualifizierten Arbeitszeugnissen ist aus Sicht von Arbeitgebern besonders aufschlussreich. Sie ist für Arbeitgeber freiwillig. Ob der Arbeitgeber seinen Dank ausdrückt, ob er schreibt, dass er den Austritt seines Mitarbeiters aus dem Unternehmen bedauert, ist allein seine Entscheidung. Ist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis positiv formuliert, aber die Schlussformel liest sich nüchtern, kann das den Gesamteindruck eines Arbeitszeugnisses entscheidend verändern. Auf diese Weise können Arbeitgeber übermitteln, wie wertvoll ein Beschäftigter aus ihrer Sicht wirklich war.
Ein einfaches Arbeitszeugnis enthält zwar generell keine Leistungsbeurteilung und geht auch nicht auf das Verhalten des Beschäftigten ein. Allerdings kann die Schlussformel auch hier darüber mitentscheiden, welchen Eindruck das Zeugnis bei möglichen Arbeitgebern hinterlässt. Fehlen der Ausdruck von Dank und Bedauern oder die Zukunftswünsche, deutet das auf Probleme zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer hin. Vor allem wenn es Konflikte mit einem Arbeitgeber gab, sollten Sie darauf achten, wie die Schlussformel genau formuliert ist. Fordern Sie den Arbeitgeber gegebenenfalls zu Korrekturen auf. Möglicherweise wusste er nicht, dass die gewählte Formulierung einen negativen Beigeschmack hat.
Einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis: Was ist besser?
Arbeitnehmer haben die Wahl: Möchten sie ein einfaches oder ein qualifiziertes Arbeitszeugnis? Was ist sinnvoller? In den meisten Fällen ist es besser, ein qualifiziertes Arbeitszeugnis vom Arbeitgeber zu erbitten. Es ist ein typischer Bestandteil von Bewerbungen und wird als solcher von Arbeitgebern erwartet. Anhand eines einfachen Zeugnisses können sie kaum abschätzen, wie gut ein Bewerber tatsächlich ist. Wird nur ein einfaches Zeugnis mitgeschickt, weckt das schnell Misstrauen. Der Verdacht kann aufkommen, dass es Probleme mit dem Arbeitgeber gab oder dieser schlicht nicht zufrieden war und deshalb nur ein einfaches Arbeitszeugnis mitgeschickt wurde.
Allerdings bedeutet das nicht, dass ein einfaches Arbeitszeugnis immer eine schlechte Wahl wäre. Angenommen, es gab tatsächlich Unstimmigkeiten mit dem Arbeitgeber: Mit einem einfachen Arbeitszeugnis erfährt der nächste Arbeitgeber nichts davon. Er mag sich seinen Teil denken, schwarz auf weiß lassen sich diese Vermutungen allerdings nicht bestätigen.
Ein einfaches Arbeitszeugnis reicht zudem in bestimmten Situationen aus. Wer nur ein kurzes Schülerpraktikum gemacht hat, braucht vor allem einen Nachweis darüber. Die Beurteilung von Verhalten und Leistung ist in solchen Fällen in der Regel nicht entscheidend. Auch zum Nachweis von Aushilfstätigkeiten oder Nebenjobs, die für Bewerbungen im eigentlichen Beruf nicht relevant sind, brauchen Arbeitnehmer nur ein einfaches Arbeitszeugnis. Dasselbe gilt für Stellen, die sie nur sehr kurz innehatten.
Um ein einfaches Arbeitszeugnis bitten: Wie macht man es richtig?
Bevor ein Arbeitsverhältnis endet, sollten Sie ein Arbeitszeugnis beim Arbeitgeber erbitten. Warten Sie nicht darauf, dass dieser von selbst auf die Idee kommt, Ihnen ein Zeugnis auszustellen. Sie sind in der Holschuld. Wie kann man ein einfaches oder ein qualifiziertes Arbeitszeugnis erbitten?
Oft reicht es völlig aus, wenn Sie Ihren Arbeitgeber auf das Thema ansprechen oder ihm eine E-Mail schreiben. Wer selbst kündigt, bittet im Kündigungsschreiben um die Ausstellung des Arbeitszeugnisses. Auf Nummer sicher gehen Sie, wenn Sie Ihren Wunsch nach einem einfachen Arbeitszeugnis schriftlich äußern. Dabei müssen Sie keinen langen Brief schreiben – schildern Sie einfach in aller Kürze Ihr Anliegen. Fordern Sie den Arbeitgeber rechtzeitig dazu auf, Ihnen ein Zeugnis auszustellen. Sonst warten Sie womöglich darauf, wenn Sie sich für andere Jobs bewerben möchten.
So könnte der Wunsch nach einem einfachen Arbeitszeugnis klingen:
„Sehr geehrter Herr Meier,
mein Arbeitsverhältnis bei Muster-Unternehmen endet zum 30. November 2020. Ich bitte Sie deshalb, mir ein Arbeitszeugnis auszustellen. Ein einfaches Zeugnis ist ausreichend.
Vielen Dank und freundliche Grüße
[Unterschrift]“
Wann muss das einfache Arbeitszeugnis vorliegen?
Gibt es eine Frist, an die sich der Arbeitgeber halten muss, wenn er ein Arbeitszeugnis erstellt? Theoretisch haben Sie ab dem Zeitpunkt der Kündigung Anspruch darauf, ein Arbeitszeugnis zu erhalten. Da es jedoch an Ihnen liegt, ob und wann Sie ein einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis anfordern, gibt es keine allgemeingültige Frist, bis wann ein Arbeitszeugnis erstellt werden muss.
Sie können dem Arbeitgeber aber Ihrerseits eine Frist setzen. Für ein einfaches Arbeitszeugnis sind einige Tage in der Regel ausreichend, bei einem qualifizierten Arbeitszeugnis können Sie dem Arbeitgeber einige Wochen Zeit lassen. Wenn das Arbeitsverhältnis noch besteht, bitten Sie den Arbeitgeber darum, das Zeugnis an Ihrem letzten Arbeitstag vorzulegen. Dass das Arbeitszeugnis spätestens dann übermittelt wird, ist in vielen Firmen ohnehin üblich. Sie können jedoch auch eine frühere Frist setzen.
Kommt der Arbeitgeber seiner Pflicht zur Ausstellung eines Arbeitszeugnisses nicht nach, können Sie Ihren Anspruch juristisch geltend machen. Bevor Sie rechtliche Schritte unternehmen, sollten Sie jedoch das Gespräch mit dem Arbeitgeber suchen. Womöglich hat er schlicht vergessen, Ihnen Ihr Arbeitszeugnis auszustellen. Falls Sie das Arbeitszeugnis für Bewerbungen dringend brauchen, können Sie beim zuständigen Arbeitsgericht eine einstweilige Verfügung erwirken – oder möglichen Arbeitgebern im Bewerbungsgespräch erklären, warum Sie bislang kein Zeugnis vorlegen konnten. Viele Arbeitgeber haben dafür Verständnis, die Schuld liegt schließlich nicht beim Arbeitnehmer.
Einfaches Arbeitszeugnis: Muster-Vorlage
Wie kann ein einfaches Arbeitszeugnis klingen? Das folgende Muster für ein einfaches Arbeitszeugnis gibt Ihnen eine bessere Vorstellung davon.
„[Briefkopf/Kontaktdetails des Arbeitgebers]
Arbeitszeugnis
Frau Carina Mustermann, geboren am 9. Dezember 1999 in Dresden, war vom 2. Januar 2020 bis zum 14. Februar 2020 als Praktikantin in unserer Muster-Abteilung tätig. Zu ihren Aufgaben gehörten die Unterstützung der Geschäftsführung in verschiedenen Themen, Hilfe in der Organisation und Logistik sowie die Kontrolle des Wareneingangs und des Warenausgangs. Sie beschäftigte sich darüber hinaus mit der Abwicklung des Warenmanagements.
Wir bedanken uns bei Frau Mustermann für ihre Unterstützung und wünschen ihr für die Zukunft alles Gute und viel Erfolg.
[Unterschrift]
14. Februar 2020, Musterstadt“
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