Bewerbung als Personalsachbearbeiter / Personalsachbearbeiterin
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Muster / Vorlage: Bewerbungsschreiben „Personalsachbearbeiter / Personalsachbearbeiterin“
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Häufige Aufgaben, Tätigkeiten und Einsatzorte als Personalsachbearbeiter / Personalsachbearbeiterin
Der Beruf Personalsachbearbeiter / Personalsachbearbeiterin beschreibt die allgemeine Tätigkeit in einer Personalabteilung. Voraussetzung ist zumindest eine kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise als Personalkaufmann / Personalkauffrau. Die Aufgabe umfasst alle Bereiche, die mit der Einstellung oder dem Austritt sowie der Verwaltung von Mitarbeitern eines Unternehmens zu tun haben.
Administrative Arbeiten sind beispielsweise das – heute üblicherweise elektronische – Führen der Personalakten, die Überwachung und Feststellung von Arbeits- und Krankheitszeiten sowie anderer Fehlzeiten und von Urlaubsansprüchen und Überstunden. Kaufmännischen Fähigkeiten sind bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung gefordert, die heute meist auch softwareunterstützt durchgeführt, beziehungsweise an externe Dienstleister ausgelagert wird, so dass die Hauptaufgabe eine Kontrollfunktion ist. Teil des Berufsbildes kann auch die Unterstützung bei der Personal- oder Gehaltskostenplanung sein, sowie die Zusammenstellung von Personalkennzahlen als Information für die Geschäftsleitung oder andere Abteilungen.
Im Rahmen der Suche nach neuen Mitarbeitern übernehmen Personalsachbearbeiter / Personalsachbearbeiterinnen organisatorische Aufgaben für die Personalleitung oder Personalreferenten. So erarbeiten sie Stellenbeschreibungen, sorgen für die Veröffentlichung von Stellenanzeigen, nehmen Bewerbungen entgegen und leiten sie gegebenenfalls an die zuständigen Abteilungen für eine Prüfung weiter, sie vereinbaren und koordinieren die Termine mit den Bewerbern, führen die Korrespondenz mit ihnen, erstellen nach Vorgaben Beurteilungen der Kandidaten für die weitere Auswahl und bereiten Arbeitsverträge vor.
Bei der Konzeptionierung von Schulungen, Weiterbildungen oder Workshops unterstützen sie die Verantwortlichen beispielsweise durch das Sammeln von Informationen zu externen Anbietern, die Terminplanung mit Veranstaltern und Teilnehmern, die Zusammenstellung von Information für die Mitarbeiter oder die Aufbereitung von Schulungsunterlagen.
Sachbearbeiter / Sachbearbeiterinnen in der Personalabteilung sind auch Ansprechpartner für die Mitarbeiter bei Fragen zu Urlaubsansprüchen, Gehaltsabrechnungen, Meldungen an Sozialversicherungen und Krankenkassen, der betrieblichen Altersversorgung, Mutterschutzregelungen und Elternzeit oder sie stellen Bescheinigungen aus.
Bei einer verantwortungsvolleren Gestaltung des Berufsbildes können Personalsachbearbeiter / Personalsachbearbeiterinnen auch selbst für den gesamten Prozess der Bewerberauswahl zuständig sein, also die Bewerbungen prüfen, Kandidaten auswählen und Vorstellungsgespräche führen.
Personalsachbearbeiter / Personalsachbearbeiterinnen werden in allen Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Einrichtungen gesucht, die eine eigene Personalabteilung haben.
Häufig geforderte Fähigkeiten und Qualifikationen bei der Bewerbung als Personalsachbearbeiter / Personalsachbearbeiterin
Wie in allen Berufen im Personalbereich, haben auch Personalsachbearbeiter / Personalsachbearbeiterinnen jeden Tag Kontakt mit vielen Menschen und deren teils sehr persönlichen Anliegen. Voraussetzung für den Beruf ist deshalb die Freude am Umgang mit Menschen – und die Fähigkeit dazu.
Besonders in produzierenden Betrieben sind die Mitarbeiter Menschen unterschiedlichster sozialer und ethnischer Herkunft und Bildung. Das erfordert Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, auch in der Kommunikation. Da Personalsachbearbeiter / Personalsachbearbeiterinnen für alle anfallenden Bürotätigkeiten zuständig sind, müssen
sie mit den entsprechenden Office-Programmen ebenso vertraut sein, wie mit der Bürotechnik.
In größeren Unternehmen werden ERP- (Enterprice Ressource Planning) beziehungsweise Warenwirtschaftssysteme wie SAP oder Microsoft Navision genutzt, die auch Programme für die Personalverwaltung, insbesondere die Lohn- und Gehaltsabrechnungen, beinhalten. Darüber hinaus gibt es zahlreiche eigenständige Programme für das Personalwesen, die zum Teil branchenspezifisch ausgerichtet sind. Kenntnisse in diesen Programmen werden oft gefordert und sind in jedem Fall bei der Bewerbung nützlich.
Personalsachbearbeiter / Personalsachbearbeiterinnen müssen systematisch und sehr zuverlässig arbeiten können und auf die Wahrung der Vertraulichkeit personenbezogener Daten achten. Neben der Kenntnis der gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz sollten sie sich auch mit arbeits- und sozialrechtlichen Grundlagen und den Tarifverträgen für die Branche, in der sie arbeiten, auskennen. Da sich gesetzliche Vorschriften ständig ändern, muss die Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung vorhanden sein.
Freundliches und sicheres Auftreten, Teamfähigkeit, gewandter Umgang mit der deutschen Sprache sowie eine hohe Dienstleistungs- und Serviceorientierung gehören zu den unbedingten Voraussetzungen für den Beruf. Auch Belastbarkeit wird gefordert, im Personalbereich werden Sachbearbeiter / Sachbearbeiterinnen auch mit schwierigen Situationen wie Abmahnungen und Kündigungen, rechtlichen Streitfällen oder schweren Erkrankungen und Unfällen von Mitarbeitern, bis hin zu Todesfällen, konfrontiert. Dann müssen die daraus folgenden administrativen und organisatorischen Aufgaben ungeachtet der persönlichen Betroffenheit erledigt werden.
