Bewerbung als Fremdsprachensekretärin / Fremdsprachensekretär
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Muster / Vorlage: Bewerbungsschreiben „Fremdsprachensekretärin / Fremdsprachensekretär“
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Häufige Aufgaben, Tätigkeiten und Einsatzorte als Fremdsprachensekretärin / Fremdsprachensekretär
Das Berufsbild der Fremdsprachensekretärin / des Fremdsprachensekretärs gleicht weitgehend dem einer klassischen Sekretärin / eines klassischen Sekretärs: In ihren Händen liegt beispielsweise die interne und externe Korrespondenz, sie verfassen Protokolle und Berichte und sind verantwortlich für die Organisation und Verwaltung des Büros sowie für die Postbearbeitung. Sie organisieren Dienstreisen, vereinbaren, koordinieren und überwachen die Termine ihrer Vorgesetzten und sprechen diese mit Geschäftspartnern ab. In ihrer Obhut liegen Ablage- und Ordnungssysteme, Kundendaten, Akten und andere Dokumente durchaus auch vertraulicher Natur.
Die Zusammenarbeit mit den Führungskräften ist eng, denn von ihrer Zuverlässigkeit hängt der reibungslose Ablauf des Tagesgeschäftes ab. Zu den verantwortungsvollsten Aufgaben zählt die Vertretung von Vorgesetzten während deren Abwesenheit. Besonders bei Funktionen im Chefsekretariat erfordert es selbstbewusstes Auftreten und Fingerspitzengefühl im Umgang mit Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten.
Im Unterschied zum allgemeinen Berufsbild Sekretärin / Sekretär werden viele der anfallenden Tätigkeiten nicht nur in Deutsch, sondern auch in Fremdsprachen ausgeführt. Fremdsprachensekretärinnen / Fremdsprachensekretäre sind in der Lage, die internationale geschäftliche Korrespondenz ebenso in anderen Sprachen zu führen, wie entsprechende Telefonate. Routinebriefe können sie selbständig erledigen, für komplexere Korrespondenz arbeiten sie nach Stichworten oder Diktat. Zu den Aufgaben gehören auch die Übersetzung von Dokumenten und die Erstellung von Präsentationen. Dabei ist nicht nur die souveräne Beherrschung der jeweiligen Sprache wichtig, neben dem branchenspezifischen Wortschatz ist es auch entscheidend, die formalen Besonderheiten und Gestaltungsmerkmale, die in dem jeweiligen Land üblich sind, zu kennen.
Die sichere Beherrschung der Fremdsprachen ist besonders bei Besuchen ausländischer Geschäftspartner wichtig. Hier übernehmen Fremdsprachensekretärinnen / Fremdsprachensekretäre auch Dolmetschertätigkeiten und kümmern sich um die Wünsche der Gäste. Gerade bei eher informellen Gesprächen kommt Alltagssprache zum Einsatz, die dementsprechend auch zum Repertoire gehören sollte.
Bedarf für diesen Beruf besteht in nahezu allen Wirtschaftsbereichen mit zumindest teilweise internationaler Ausrichtung. Der Einsatz erfolgt dabei beispielsweise in Export- oder Vertriebsabteilungen, aber auch auf der Ebene der Geschäftsleitung.
Häufig geforderte Fähigkeiten und Qualifikationen bei der Bewerbung als Fremdsprachensekretärin / Fremdsprachensekretär
Fremdsprachensekretärin / Fremdsprachensekretär ist eine gesetzlich geregelte schulische Ausbildung an Berufsfachschulen, die in der Regel zwei Jahre dauert. Der Nachweis für diese Ausbildung wird bei Bewerbungen immer gefordert. Besonders vorteilhaft ist dabei, wenn die Ausbildung zumindest teilweise in einem oder mehreren Ländern absolviert wurde, in denen die entsprechende Sprache gesprochen wird. Auch berufliche Auslandserfahrung wird gerne gesehen.
Die allgemeine Ausbildung im Beruf Fremdsprachensekretärin / Fremdsprachensekretär deckt den oft erforderlichen branchenspezifischen Wortschatz nicht ab. Umfasst die ausgeschrieben Stelle einen großen Anteil an Aufgaben, wie die Erstellung von Präsentationen, Angeboten, Mailings oder anderen Dokumenten mit branchenspezifischen Informationen, sind entsprechende Kenntnisse eine gefragte Voraussetzung.
Entsprechend der Ausbildung wird außerdem zumindest ein Grundwissen in den Bereichen Wirtschaftslehre, Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung erwartet. Der sichere Umgang mit dem Microsoft Office-Paket und der Bürotechnik ist eine Selbstverständlichkeit in allen Sekretariatsberufen. Heutzutage gehören dazu oft auch komplexere Systeme wie Whiteboards und Videokonferenzsysteme.
Absolute Vertrauenswürdigkeit und Loyalität sind unabdingbare Voraussetzungen. Sekretäre und Sekretärinnen haben häufig Kundenkontakt und repräsentieren generell in jeder Situation ihre Vorgesetzten beziehungsweise die Abteilungen, in denen sie eingesetzt sind. Dementsprechend sind ein freundliches Auftreten, gute Umgangsformen, sprachliche Gewandtheit sowie eine sehr gute Ausdrucksfähigkeit ein Muss. Dazu gehört auch kunden- und serviceorientiertes Handeln.
Die Vertrauensstellung dieses Berufes machen Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit zu einer ebenfalls wichtigen Voraussetzung. Ebenso müssen sich Fremdsprachensekretärinnen / Fremdsprachensekretäre immer an ihren Vorgesetzten orientieren und auch in Zeiten hohen Arbeitsanfalles, starken Termindrucks oder anderer generell problematischer Situationen belastbar sein.
Aufgrund der internationalen Ausrichtung des Berufsbildes werden von Fremdsprachensekretärinnen / Fremdsprachensekretären Einfühlungsvermögen und Verständnis für den Umgang mit anderen Kulturen erwartet.
