Personalakte: Alles, was Sie darüber wissen müssen

In der Personalakte finden sich wichtige Informationen über einen Arbeitnehmer, die im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Das kann zum Beispiel Bewerbungsunterlagen, den Arbeitsvertrag oder Leistungsbeurteilungen betreffen. Welche Rechte haben Arbeitnehmer, wenn es um ihre Personalakte geht? Wer darf die Personalakte einsehen? Und wie lange muss eine Personalakte aufbewahrt werden? Hier erfahren Sie alles, was zum Thema wichtig ist.

Was ist eine Personalakte – und was steht drin?

Fast jeder Arbeitnehmer hat sie: die Personalakte. Die meisten Unternehmen führen für alle Beschäftigten eine solche persönliche Akte, die herkömmlich in Form eines Hängeordners oder als digitale Personalakte angelegt und gepflegt wird. Eine Pflicht, eine Personalakte zu führen, gibt es nicht, es spricht aber aus Arbeitgebersicht viel dafür. Wer für jeden Mitarbeiter eine Akte anlegt, hat alle wichtigen Informationen beisammen. Werden bestimmte Unterlagen benötigt, ist sofort klar, wo man danach suchen muss. Das spart Zeit und Arbeit.

Was steht in der Personalakte? In die Personalakte können sämtliche Informationen aufgenommen werden, die im Zusammenhang mit einem Beschäftigungsverhältnis wichtig sind. Das kann zum Beispiel Bewerbungsunterlagen und den Arbeitsvertrag betreffen, Leistungsbeurteilungen, Zwischenzeugnisse und Abmahnungen.

Auch Unterlagen, die für die Sozialversicherung und die Steuer wichtig sind, können der persönlichen Akte eines Mitarbeiters beigefügt werden. Sie enthält zudem allgemeine persönliche Daten wie Kontaktdetails und Bankverbindungen. Auch Zielvereinbarungen oder der Inhalt von Mitarbeitergesprächen können hier oft eingesehen werden, ebenso wie Arbeitserlaubnisse, Führungszeugnisse oder medizinische Beurteilungen vom Betriebsarzt.

Personalakte: Rechte und Pflichten von Arbeitnehmern und Arbeitgebern

Im Zusammenhang mit der Personalakte haben Arbeitnehmer und Arbeitgeber gewisse Rechte beziehungsweise Pflichten. Dazu gehört das Recht von Arbeitnehmern, in ihre Personalakte Einsicht zu nehmen. Arbeitgeber müssen jedem Mitarbeiter, der dies wünscht, Einsicht in seine Personalakte gewähren. Dieses Recht auf Einsicht können Arbeitnehmer jederzeit ausüben. Sie müssen nicht vorher ankündigen, dass sie in ihre Personalakte schauen möchten, oder dafür gar einen Termin vereinbaren.

Worauf Arbeitnehmer ebenfalls einen Anspruch haben: Sie dürfen verlangen, Inhalte aus ihrer Personalakte zu kopieren oder sich Notizen dazu anzufertigen. Sie dürfen den Arbeitgeber dazu auffordern, Unterlagen aus ihrer Personalakte zu nehmen, die nicht darin aufbewahrt werden dürfen. Es ist auch ihr Recht, dass falsche Daten auf Verlangen korrigiert werden. Bei bestimmten Einträgen kann es zudem gerechtfertigt sein, den Arbeitgeber dazu aufzufordern, sie zu löschen.

Arbeitnehmer, die von ihrem Arbeitgeber abgemahnt wurden, haben das Recht, eine Gegendarstellung zu der Abmahnung abzugeben. Diese muss auf Wunsch des Arbeitnehmers zu seiner Personalakte genommen werden.

Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, die persönlichen Daten ihrer Mitarbeiter vertraulich zu behandeln. Sie müssen die Daten nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schützen und sicherstellen, dass möglichst wenige, ausgewählte Personen Zugriff darauf haben. Am besten kommen damit nur Mitarbeiter in Berührung, die unmittelbar mit den persönlichen Daten arbeiten müssen.

Im Normalfall darf es pro Mitarbeiter nur eine Personalakte geben. Falls eine zweite erforderlich sein sollte, muss der Arbeitgeber seinen Mitarbeiter darüber informieren. Nur dann kann dieser sein Recht auf Einsicht wahrnehmen oder verlangen, dass Einträge entfernt werden.

Wie ist eine Personalakte aufgebaut?

Eine Personalakte kann mehr oder weniger umfangreich sein. Welche Unterlagen sie enthält, ist variabel und hängt unter anderem davon ab, wie lange ein Beschäftigter schon für das Unternehmen tätig ist. Ein typischer Bestandteil von Personalakten sind Unterlagen, die sich unmittelbar auf das Arbeitsverhältnis beziehen. Das betrifft insbesondere den Arbeitsvertrag, aber auch mögliche Zusatzvereinbarungen oder Kündigungsschreiben.

Ebenso enthält eine Personalakte üblicherweise Angaben, die für die Sozialversicherung relevant sind. Das kann zum Beispiel den Sozialversicherungsausweis betreffen, aber auch die Anmeldung bei der Krankenkasse und weitere mögliche Nachweise. In der Personalakte finden sich außerdem Entgeltbescheinigungen und Unterlagen, die für die Lohnsteuer wichtig sind. Vielleicht enthält die Personalakte auch Kopien von dem Führungszeugnis, dem Führerschein oder einem Schwerbehindertenausweis.

Möglicherweise hat ein Beschäftigter Weiterbildungen oder Fortbildungen absolviert oder an Seminaren teilgenommen. Die Nachweise darüber können ebenfalls der Personalakte angeheftet sein. Dasselbe gilt für Abmahnungen, die um Gegendarstellungen ergänzt sein können. Auch andere schriftliche Korrespondenz zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer kann in der Personalakte enthalten sein.

Wie sind Dokumente in der Personalakte sortiert?

Wie sind die Unterlagen in einer Personalakte geordnet? Das ist prinzipiell den Vorlieben der zuständigen Mitarbeiter überlassen, soweit es keine entsprechenden Vorgaben von übergeordneter Ebene gibt. Eine chronologische Sortierung der Unterlagen in der Personalakte wäre eine Option, die sich aber meist nicht anbietet, weil sie in der Praxis einen höheren Zeitaufwand mit sich bringen kann. Je umfangreicher die Personalakte, desto schwieriger kann es bei einer chronologischen Sortierung werden, ein bestimmtes Dokument zu finden – vor allem, wenn man nicht sicher ist, wann es zur Personalakte genommen wurde.

Langes Suchen können sich die zuständigen Mitarbeiter sparen, wenn sie Personalakten sinnvoll gliedern. So ist gleich klar, welche Dokumente an welcher Stelle zu finden sind. Es macht Sinn, mit den Basics anzufangen. Das betrifft grundlegende Informationen über das Arbeitsverhältnis beziehungsweise den Mitarbeiter. Hierzu zählen Bewerbungsunterlagen und Zeugnisse. Auch der Arbeitsvertrag kann an dieser Stelle angeheftet werden, gegebenenfalls ergänzt um Zusatzvereinbarungen.

Die nächste Rubrik in der Personalakte könnte die Tätigkeit eines Mitarbeiters betreffen. Die Stellenbeschreibung kann sich in der Personalakte ebenso finden wie Leistungsbeurteilungen oder Weiterbildungsnachweise. Falls der Arbeitgeber Abmahnungen ausgesprochen hat, sind sie ebenfalls Teil der Personalakte. Sofern der betroffene Mitarbeiter eine Gegendarstellung abgegeben hat, ist sie an derselben Stelle abgelegt.

Relevante Dokumente der Personalakte können auch das Gehalt beziehungsweise den Lohn betreffen. Unterlagen können sich auf Gehaltsbestandteile beziehen, eine Gehaltserhöhung dokumentieren oder sich um Übereinkünfte zur betrieblichen Altersvorsorge drehen. Es ist sinnvoll, solche Dokumente in der Personalakte zu bündeln. Es kommt immer wieder vor, dass Mitarbeiter bei der Arbeit fehlen – zum Beispiel, weil sie krank, im Urlaub oder in Elternzeit sind. Die entsprechenden Nachweise und zugehöriger Schriftverkehr sind weitere Bestandteile der Personalakte. 

Wo wird meine Personalakte geführt?

Wer ist zuständig für die Führung der Personalakte der Mitarbeiter? Diese Aufgabe übertragen Arbeitgeber meist an die Personalabteilung. Dort wird dann alles gesammelt und geordnet, was in einem spezifischen Arbeitsverhältnis relevant ist. In kleinen Firmen, in denen es keine formelle Personalabteilung gibt, kann der Geschäftsführer diese Aufgabe auch selbst erledigen oder sie an andere Führungskräfte delegieren.

Es ist wichtig, dass beim Führen der Personalakte der Datenschutz gewahrt wird. Die persönlichen Daten der Mitarbeiter müssen so gut es geht gesichert sein. Das kann zum Beispiel in verschließbaren Aktenschränken geschehen. Auch Räume können zutrittsbeschränkt sein. Bei digitalen Personalakten ist ein Kennwortschutz unumgänglich. Falls Daten in der Cloud gespeichert werden, kommt es auf die Vertrauenswürdigkeit des Anbieters an.

Wie lange muss eine Personalakte aufbewahrt werden? Da keine Personalakte geführt werden muss, gibt es auch keine gesetzlich geregelten Aufbewahrungsfristen. Zugleich besteht für Arbeitgeber keine Pflicht, Personalakten zu vernichten oder elektronische Personalakten zu löschen, sobald ein Arbeitsverhältnis endet. Es kommt allerdings auf die konkreten Unterlagen an. Vorgaben zur Aufbewahrungsfrist der Personalakte kann es zum Beispiel für Dokumente geben, die steuerlich relevant sind, etwa Lohnabrechnungen. Hierfür gilt eine Aufbewahrungsfrist von mindestens sechs Jahren. Informationen, die als Nachweis für Sozialversicherungsbeiträge wichtig sind, dürfen frühestens nach fünf Jahren vernichtet werden.

Ausschlussfristen abwarten, bevor persönliche Unterlagen vernichtet werden

Für Arbeitgeber ist es sinnvoll, Personalakten zumindest so lange aufzubewahren, bis mögliche Ausschlussfristen und Verjährungsfristen abgelaufen sind. Gleichzeitig müssen Vorgaben zum Datenschutz beachtet werden. Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nötig ist.

Was ist, wenn Personalakten digital geführt werden – kann man die Originale in Papierform dann direkt entsorgen? Das ist nicht pauschal zu empfehlen. Für manche Dokumente ist nach wie vor die Schriftform verpflichtend, zum Beispiel für befristete Arbeitsverträge oder Kündigungen. Somit müssen sie trotz der digitalen Personalakte auch in Druckform aufbewahrt werden. 

Elektronische Personalakte: Was die digitale Personalakte bringt

Immer mehr Unternehmen führen Personalakten nicht mehr wie lange üblich in Form einer tatsächlichen Akte, sondern als digitales Dokument. Elektronische Personalakten bieten viele Vorteile: Es wird weniger Fläche in Büros benötigt und es ist leicht möglich, die gewünschten Informationen zu finden, was den zuständigen Mitarbeitern Zeit spart. Der Zugriff ist ortsunabhängig möglich – auch Mitarbeiter im Homeoffice oder unterwegs können die Dokumente aufrufen. Sensible Daten können zudem in digitaler Form mit entsprechenden Vorkehrungen oft besser geschützt werden als eine Akte in Papierform.

Firmen, die Personalakten digital führen möchten, legen digitale Dokumente auf dem PC ab oder scannen Unterlagen in Schriftform ein, um sie in die digitale Personalakte integrieren zu können. Für den bestmöglichen Datenschutz ist es hilfreich, die Mitarbeiter im verantwortungsbewussten Umgang mit den persönlichen Daten zu schulen. Das macht menschliche Fehler und Datenlecks unwahrscheinlicher.

Häufig kommt die Frage auf: Ab wann ist die digitale Personalakte Pflicht? Seit Anfang des Jahres 2022 dürfen Arbeitgeber bestimmte Unterlagen nur noch in elektronischer Form führen. Das betrifft unter anderem Bescheinigungen der Krankenkassen über die Versicherungspflicht oder Nachweise der Elternschaft. So gesehen gibt es damit keine generelle Pflicht, Personalakten digital zu führen. Es besteht lediglich die Pflicht, bestimmte Dokumente digital vorzuhalten. Es ist möglich, sich bis zum Jahr 2026 von dieser Pflicht befreien zu lassen. Ein entsprechender Antrag kann beim Prüfdienst der gesetzlichen Rentenversicherung gestellt werden. 

Was darf nicht in die Personalakte?

Arbeitgeber können (oder sollten) nicht einfach alles, was mit einem bestimmten Mitarbeiter zu tun hat, in dessen Personalakte hinterlegen. Rechtlich ist der Spielraum begrenzt: Manche Unterlagen haben in der Personalakte nichts zu suchen. Das betrifft Informationen, welche die Privatsphäre der Beschäftigten berühren. Es dürfen sich zum Beispiel keine Details zum Gesundheitszustand eines Mitarbeiters dort finden. Auch eine Krankmeldung darf nicht in die Personalakte gelegt werden – es sei denn, es besteht der Verdacht, dass die betreffende Person gar nicht wirklich krank war.

Was die Privatsphäre von Mitarbeitern verletzen könnte, darf nicht in die Personalakte. Das kann neben gesundheitlichen Aspekten zum Beispiel Informationen zur politischen Gesinnung von Beschäftigten betreffen, private Interessen, die Religion (soweit sie nicht steuerlich relevant ist), Notizen über gewerkschaftliches Engagement oder die Mitarbeit im Betriebsrat, Leistungsvermerke oder Posts aus sozialen Netzwerken.

FAQ: Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Personalakte

Hier finden Sie Antworten auf Fragen, die im Zusammenhang mit der Personalakte häufig aufkommen – vom Inhalt der Personalakte bis zur Frage, wie lange eine Abmahnung in der Personalakte verbleibt.

Was steht in der Personalakte?

Eine Personalakte enthält wichtige Informationen über einen bestimmten Arbeitnehmer, soweit sie im Zusammenhang mit seinem Job stehen. Zu den Unterlagen, die in der Personalakte hinterlegt werden können, zählen etwa Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Tätigkeitsbeschreibungen, Informationen zum Gehalt, Lohnsteuerunterlagen, Abmahnungen oder Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Wer darf die Personalakte ansehen?

Aus Datenschutz-Gründen ist es wichtig, dass so wenige Personen wie möglich Zugriff auf die Personalakte haben. Meist sind der Arbeitgeber und Mitarbeiter der Personalabteilung die Einzigen, welche die Unterlagen einsehen können. Zugleich hat der Mitarbeiter selbst das Recht, jederzeit Einsicht in seine Personalakte zu nehmen.

Wie kann man Fehler in der Personalakte korrigieren lassen?

Nicht alles, was in der Personalakte steht, ist korrekt. Was, wenn ein Arbeitnehmer Fehler in seiner Personalakte entdeckt, die er korrigieren möchte? Der einfachste Weg besteht in diesem Fall darin, mit dem Vorgesetzten zu sprechen. Vielleicht handelt es sich nur um ein Missverständnis, das sich schnell aus der Welt räumen lässt. Ist der Chef oder die Chefin hingegen uneinsichtig, kann es alternativ sinnvoll sein, sich an die Personalabteilung zu wenden. Hilft auch das nicht, kann vielleicht der Betriebsrat vermitteln.

Wann werden Einträge in der Personalakte gelöscht?

Wann Einträge in der Personalakte gelöscht werden (oder gelöscht werden müssen), lässt sich nicht pauschal sagen. Oft liegt es im Ermessen des Arbeitgebers, wie lange er bestimmte Informationen speichert. Meist löschen Arbeitgeber Personalakten, wenn ein Beschäftigter schon eine gewisse Zeit nicht mehr für sie tätig ist. Auch datenschutzrechtliche Bestimmungen können beeinflussen, wie lange bestimmte Dokumente in der Personalakte verbleiben dürfen.

Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?

Eine Abmahnung ist aus Sicht von Arbeitnehmern ärgerlich – und riskant, schließlich kann im Wiederholungsfall die Kündigung drohen. Arbeitgeber, die eine Abmahnung aussprechen, nehmen das Dokument üblicherweise zur Personalakte des betreffenden Mitarbeiters. Dort bleibt die Abmahnung in der Regel für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses.

Welche Rechte Arbeitnehmer haben, hängt davon ab, ob die Abmahnung gerechtfertigt war oder nicht. Arbeitnehmer können verlangen, dass zu Unrecht ausgesprochene Abmahnungen gelöscht werden. Wurde die Abmahnung hingegen zu Recht erteilt, gibt es keine entsprechenden Ansprüche. Eine Frist, nach der die Abmahnung nicht mehr gültig wäre, gibt es in diesem Fall nicht. Sind die Beschäftigten mit der Abmahnung nicht einverstanden, haben sie die Möglichkeit, eine Gegendarstellung dazu abzugeben. Diese wird dann zur Abmahnung in die Personalakte genommen.

Einsicht in die Personalakte bei Bewerbung: Muss man zustimmen?

Wer sich im selben Haus für eine andere Stelle bewirbt, dem kann es passieren, dass sich der neue Arbeitgeber beziehungsweise Vorgesetzte für die Inhalte seiner Personalakte interessiert. Gerade bei einer Tätigkeit im öffentlichen Dienst ist die Bitte um Einsicht in die Personalakte bei einer Bewerbung für eine andere Stelle keine Seltenheit. Zustimmen müssen Sie dem natürlich nicht, aber eine Ablehnung könnte den Eindruck erwecken, dass Sie etwas zu verbergen haben. Wenn Sie den Job haben möchten, sollten Sie also lieber Ja sagen, wenn der neue Arbeitgeber Ihre Personalakte sehen möchte.

Fazit: Die Personalakte als Zusammenstellung wichtiger Dokumente in einem Arbeitsverhältnis

• Die Personalakte enthält wichtige Informationen über einen Arbeitnehmer, die im Zusammenhang mit einem Arbeitsverhältnis relevant sind.
• Eine Pflicht, eine Personalakte zu führen, gibt es nicht, es ist aber gängige Praxis.
• Digitale Personalakten sind auf dem Vormarsch. Sie bieten verschiedene Vorteile und können auch in datenschutzrechtlicher Sicht eine bessere Lösung sein als Akten in Papierform.
• Im Zusammenhang mit Personalakten gibt es bestimmte Rechte und Pflichten. So können Arbeitnehmer etwa Einsicht in Ihre Personalakte verlangen – und Arbeitgeber müssen sie gewähren.
• Es ist wichtig, dass die persönlichen Daten der Mitarbeiter so gut es geht geschützt werden. Dazu sind auch Schulungen der Mitarbeiter im Umgang mit sensiblen Informationen sinnvoll.

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