Was ist ein Gehaltsnachweis? Was Sie über den Einkommensnachweis wissen müssen

In manchen Situationen braucht man ihn: einen Gehaltsnachweis oder Einkommensnachweis. Welche Möglichkeiten gibt es, die eigenen Einkünfte nachzuweisen? Wie sieht ein Gehaltsnachweis aus? Und was sollte man beachten, wenn man eine Gehaltsbescheinigung einreichen möchte? Hier erfahren Sie, was Sie zum Thema Gehaltsnachweis wissen sollten.

Was ist ein Gehaltsnachweis und welchen Zweck hat er?

Es gibt Situationen, in denen wird ein Gehaltsnachweis verlangt. Was ist damit gemeint? Ein Gehaltsnachweis oder Einkommensnachweis ist ein Dokument, mit dem die eigenen Einkünfte nachgewiesen werden können. Damit wird deutlich, wie gut jemand finanziell dasteht und wie liquide er ist. Es kann sich dabei je nach Art des Nachweises auch um mehrere Dokumente handeln.

Ein Gehaltsnachweis ist gefragt, wenn es für eine andere Person beziehungsweise ein Unternehmen wichtig ist, wie die finanzielle Situation eines Menschen ist. Das kann bei bestimmten Geschäften oder Ansprüchen der Fall sein. Dabei ist Gehaltsnachweis nicht gleich Gehaltsnachweis: Es gibt unterschiedliche Arten von Gehaltsnachweisen. Was in einer bestimmten Situation als Gehaltsnachweis gefragt ist, hängt davon ab, was genau verlangt wird.

Eine simple Form des Gehaltsnachweises ist die Gehaltsabrechnung, die der Arbeitgeber üblicherweise jeden Monat ausstellt. Oft reicht das aber nicht aus, stattdessen ist üblicherweise eine etwas ausführlichere Verdienstbescheinigung erwünscht. Die gibt nicht nur Aufschluss darüber, was jemand in einem bestimmten Monat verdient hat. Aus einer Verdienstbescheinigung geht auch hervor, wie stabil die finanzielle Situation einer Person ist, weil man erfährt, wie lange jemand seinen Job schon hat.

Unterschiede zwischen Verdienstbescheinigung und Einkommensnachweis

Im Vergleich zu einer Verdienstbescheinigung ist ein Einkommensnachweis eine ausführlichere Form des Gehaltsnachweises. Dabei ist nicht nur relevant, was jemand im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit verdient. Von Interesse sind auch mögliche weitere Einkünfte, zum Beispiel aus einer Vermietung, Unterhaltsansprüche beziehungsweise -zahlungen, Renteneinkünfte, Einkünfte aus Dividenden und weitere Einkünfte. Geht es um einen Einkommensnachweis, ist also nicht ein einziges Dokument gefragt, sondern oft eine ganze Reihe von Unterlagen, die die finanzielle Situation einer Person dokumentieren.

Was ist, wenn jemand gerade erst einen neuen Job antritt – wird auch ein Arbeitsvertrag statt Gehaltsnachweis akzeptiert? Das besprechen Sie am besten direkt mit der Person oder Einrichtung, die Nachweise über Ihre Einkünfte sehen möchte. Erklären Sie Ihre persönliche und berufliche Situation, um die Chancen zu erhöhen, dass ein Arbeitsvertrag als Nachweis ausreichend ist. 

Wann braucht man einen Gehaltsnachweis?

Ein Gehaltsnachweis kann in verschiedenen Situationen gefragt sein. Er wird zum Beispiel häufig verlangt, wenn jemand auf Wohnungssuche ist und einen Mietvertrag unterschreiben möchte. Der Vermieter will sich damit absichern, dass sein neuer Mieter die nötigen Mittel hat, um die Miete zu zahlen. Auch Banken können einen Gehaltsnachweis verlangen, wenn jemand einen Kredit aufnehmen möchte.

Ein Gehaltsnachweis kann darüber hinaus verlangt werden, wenn jemand ein Fahrzeug leasen möchte oder sich um ein Stipendium bemüht. Auch im Rahmen von Unterhaltsverpflichtungen spielt er eine Rolle. Gefragt ist ein Einkommensnachweis zudem beim Jobcenter, wenn staatliche Unterstützungsleistungen wie zum Beispiel Bürgergeld beantragt werden.

Wie viel Zeit hat man, einen Gehaltsnachweis vorzulegen? Das hängt davon ab, wofür er benötigt wird. Fragen Sie im Zweifel bei Ihrem Ansprechpartner nach, bis wann Sie den Nachweis einreichen müssen. So gibt es keine Missverständnisse, die Nachteile für Sie zur Folge haben könnten.

Was steht in einem Gehaltsnachweis?

Welche Informationen enthält ein Gehaltsnachweis? Das kommt darauf an, um was für eine Art Dokument es sich handelt. Eine typische monatliche Lohnabrechnung ist weniger detailliert als eine Verdienstbescheinigung, die der Arbeitgeber nur auf Nachfrage gesondert ausstellt. Dennoch gibt es weitreichende Überschneidungen zwischen beiden Formen des Gehaltsnachweises vom Arbeitgeber.

Lohnabrechnung wie Verdienstbescheinigung gibt Aufschluss über das Bruttogehalt und die anfallenden Abzüge für die Sozialversicherung. Auch das Nettogehalt wird genannt. Ein gesonderter Verdienstnachweis geht jedoch stärker in die Tiefe. Hier werden unter anderem die folgenden Informationen ergänzt:

• Wie lange jemand schon für seinen Arbeitgeber tätig ist
• Ob er Sonderzahlungen wie beispielsweise Urlaubs- oder Weihnachtsgeld erhält
• Ob Zulagen gezahlt werden, etwa Spesen oder Zuschläge für bestimmte Schichten
• Das Jahresgehalt
• Vereinbarte Gehaltserhöhungen

Anders als eine Lohnabrechnung wird eine Verdienstbescheinigung unterschrieben. Auch ein Stempel mit dem Ausstellungsdatum wird typischerweise genutzt, was bei monatlichen Abrechnungen nicht der Fall ist.

Gehaltsnachweis: Woher bekommt man ihn?

Sie brauchen einen Gehaltsnachweis – an wen können Sie sich dafür wenden? Es kommt darauf an, was für einen Nachweis Sie konkret benötigen und wofür er gebraucht wird. Eine Verdienstbescheinigung kann Ihnen Ihr Arbeitgeber ausstellen. Fragen Sie einfach direkt bei Ihrem Vorgesetzten oder in der Personalabteilung oder der Lohnbuchhaltung nach. Der Arbeitgeber darf Ihre Bitte nicht ablehnen – weisen Sie ihn notfalls auf Ihre Rechte hin.

Nicht jeder Gehaltsnachweis kommt vom Arbeitgeber. Wer einen Gehaltsnachweis braucht, weil er staatliche Leistungen beantragen möchte, kann dafür in der Regel vorgefertigte Formulare nutzen. Geht es zum Beispiel um BAföG, gibt es entsprechende Formulare beim Bildungsministerium. Wer einen Gehaltsnachweis benötigt, um den Kinderzuschlag beantragen zu können, bekommt eine Vorlage bei der Familienkasse. Für Anträge auf Wohngeld sind die örtlichen Behörden zuständig.

Was gilt als Gehaltsnachweis bei Selbstständigen?

Auch Freiberufler und andere Selbstständige können in bestimmten Situationen einen Gehaltsnachweis brauchen. In ihrem Fall ist die Sache naturgemäß etwas komplizierter. Nicht nur, dass es keinen Arbeitgeber gibt, der mal eben eine Verdienstbescheinigung ausstellen könnte. Das Einkommen in der Selbstständigkeit schwankt auch oft stark – von Jahr zu Jahr, nicht selten aber auch von Monat zu Monat. Wie geht man als Selbstständiger vor, wenn man einen Einkommensnachweis braucht?

Als Gehaltsnachweis kann zum Beispiel ein Steuerbescheid herangezogen werden. Auch Jahresabschlüsse oder betriebswirtschaftliche Auswertungen können für diesen Zweck genutzt werden. Kontoauszüge können ebenfalls aufschlussreich sein. Im Zweifel ist es sinnvoll, zu erfragen, welche Art von Gehaltsnachweis im Fall einer Selbstständigkeit akzeptiert wird.

Tipps zum Umgang mit Gehaltsnachweisen

Es ist sinnvoll, Gehaltsnachweise nicht einfach so weiterzugeben, wie man sie bekommt. Besser als das Original verschicken Sie zum Beispiel eine Kopie – so haben Sie das eigentliche Dokument noch, falls Sie es noch einmal benötigen sollten. Außerdem ist ein umsichtiger Umgang mit personenbezogenen Daten gefragt. Um wichtige Daten, die für den Empfänger des Gehaltsnachweises ohnehin nicht relevant sind, zu verbergen, können sie geschwärzt werden.

Sie können Inhalte von Gehaltsnachweisen am PC schwärzen, zum Beispiel in einem PDF-Dokument oder schon in Word, wenn Sie Zugriff auf die ursprüngliche Word-Datei haben. Wenn Dokumente, die als Gehalts- oder Einkommensnachweis dienen, analog vorliegen, kann das Schwärzen schon beim Einscannen erledigt werden. Dafür können kleine Papierschnipsel genutzt werden, die auf die betreffenden Stellen gelegt oder geklebt werden. Alternativ ist es auch hier möglich, die entsprechenden Passagen nachträglich digital unkenntlich zu machen.

Was man schwärzen sollte bei Gehaltsnachweisen, hängt auch davon ab, welche Informationen das Dokument enthält. Angenommen, Sie sind selbstständig und reichen einen Kontoauszug als Gehaltsnachweis ein. Dann möchten Sie womöglich so einige Transaktionen schwärzen, die die andere Partei nichts angehen. Sie könnten auch Ihre Konfessionszugehörigkeit schwärzen oder die Information, wie Sie krankenversichert sind. Im Zweifel können alle sensiblen Daten geschwärzt werden, die nicht unmittelbar für den Nachweis der Einkünfte relevant sind.

Fazit: Gehaltsnachweis ist nicht gleich Gehaltsnachweis

• Ein Gehaltsnachweis ist in vielen Situationen gefragt – zum Beispiel, wenn Sie einen Kredit beantragen, eine Wohnung mieten möchten oder staatliche Unterstützungsleistungen beantragen möchten.
• Es gibt verschiedene Arten von Gehaltsnachweisen, etwa einfache Lohnabrechnungen oder gesondert ausgestellte Verdienstbescheinigungen, die mehr Informationen enthalten.
• Arbeitnehmer, die einen Gehaltsnachweis benötigen, können ihn bei ihrem Arbeitgeber beantragen. Der Arbeitgeber muss dieser Bitte entsprechen.
• Wenn Selbstständige einen Gehaltsnachweis brauchen, können sie dafür Einkommenssteuerbescheide nutzen, alternativ Jahresabschlüsse, betriebswirtschaftliche Auswertungen oder Kontoauszüge.
• Es kann sinnvoll sein, sensible Daten auf einem Gehaltsnachweis zu schwärzen, wenn sie für den Zweck des Einkommensnachweises nicht unmittelbar relevant sind. Das dient dem Datenschutz und der Anonymisierung.

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